Integration · Microsoft Dynamics 365 Business Central
Angebote und Aufträge in Business Central mit KI automatisieren
ERP Agent liest die Anfrage Ihres Kunden aus E-Mail, PDF oder Excel, erkennt die richtigen Artikel in Ihrem Artikelstamm in Business Central, bepreist jede Zeile mit den Preisen und Rabatten dieses Debitors aus Business Central und legt ein Verkaufsangebot oder einen Verkaufsauftrag an, sobald Ihr Innendienst den Entwurf freigegeben hat. Die Anbindung an Business Central richten wir beim Onboarding für Ihr Unternehmen ein.
Was liest ERP Agent aus Business Central?
Die Anbindung läuft über die Standard-REST-API von Business Central (API v2.0) und meldet sich mit Microsoft Entra ID an. ERP Agent arbeitet mit Ihrem Artikelstamm so, wie er heute ist.
| Daten in Business Central | Woher sie kommen | Was der Agent damit macht |
|---|---|---|
| Artikel und Varianten | API v2.0: items, itemVariants | Erkennt zu jeder Anfragezeile aus dem Wortlaut des Kunden den richtigen Artikel und die richtige Variante und prüft vor dem Schreiben, dass die Artikelnummer existiert |
| Einheiten | API v2.0: unitsOfMeasure | Legt jede Zeile in einer Einheit an, die Business Central kennt |
| Debitoren | API v2.0: customers | Findet den Kunden hinter der Anfrage, warnt den Innendienst, wenn kein Debitor passt, und markiert eine Lieferadresse, die von der in Business Central abweicht |
| Kundenpreise und Rabatte | Die in Business Central eingerichteten Verkaufspreislisten und Zeilenrabatte | Übernimmt den Preis und Rabatt, den Business Central diesem Debitor gibt, damit der Innendienst den Entwurf mit echten Preisen prüft |
Artikelstamm, Preislisten und Debitorendaten bleiben, wie sie sind: Der Agent liest sie und ändert sie nie.
Was schreibt ERP Agent in Business Central?
Zwei Belege, beide erst, nachdem der Innendienst den Entwurf freigegeben hat.
| Beleg | API v2.0 | Was geschrieben wird |
|---|---|---|
| Verkaufsangebot | salesQuotes, salesQuoteLines | Der Debitor, die Referenz des Kunden und jede freigegebene Zeile mit Artikel, Variante, Menge und Einheit, bepreist aus Business Central oder zu dem Preis, den der Innendienst bei der Prüfung gesetzt hat |
| Verkaufsauftrag | salesOrders, salesOrderLines | Dieselben Zeilen, dazu das gewünschte Lieferdatum und die Lieferadresse aus der Anfrage |
Beides sind normale Business-Central-Belege, die Ihr Team öffnet und bearbeitet wie jeden anderen. Nimmt der Kunde ein Angebot an, wird daraus wie gewohnt mit Auftrag erstellen ein Verkaufsauftrag.
Warum Business-Central-Teams einen KI-Angebotsagenten einsetzen
Das Schwierige an einem Angebot ist nicht das Eintippen in Business Central. Schwierig ist, „200 Stk. Sechskantschraube M12x40 8.8 verz.“ oder die eigene Artikelnummer eines Kunden zu lesen und zu wissen, welcher Artikel gemeint ist, was dieser Kunde dafür zahlt und welche Zeilen einen zweiten Blick brauchen. Laut unserer Fallstudie braucht ein Vertriebsmitarbeiter im Schnitt 4–7 Minuten pro Zeile, wenn er Angebote und Aufträge von Hand erstellt; bei einer Anfrage mit 30 Zeilen sind das zwei bis dreieinhalb Stunden.
Diese Vorarbeit übernimmt der Agent. ERP Agent ist die erste agentische KI-Schicht für ERP-Systeme im Großhandel und arbeitet in Business Central auf dem System, das Sie bereits nutzen: kein Systemwechsel, und für Ihre Kunden ändert sich nichts. Sie bekommen schneller eine Antwort, Ihr Innendienst hat Zeit für Entscheidungen und Verkauf, und neue Mitarbeiter sind schneller produktiv.
Derselbe Agent übernimmt die automatisierte Angebotserstellung und die Auftragserfassung (auf Englisch) in jedem ERP; diese Seite beschreibt, was er in Business Central tut.
So funktioniert die Angebotsautomatisierung in Business Central
Die Anfrage erreicht den Agenten
Der Innendienst leitet die E-Mail des Kunden an das eigene Agenten-Postfach Ihres Unternehmens weiter oder fügt sie unverändert in die Web-App ein und wählt Angebot oder Verkaufsauftrag. PDF (auch gescannt), Excel, CSV, Word, Bilder und weitergeleitete E-Mails funktionieren. Ihre eigenen Systeme senden Anfragen über die REST-API (auf Englisch) oder den MCP-Server (auf Englisch).
Debitor und Artikel werden erkannt
Der Kunde wird aus der Anfrage erkannt und in Business Central gefunden. Kürzel, Abmessungen, Werkstoffe, Artikelnummern und Kundenartikelnummern werden Ihren Artikeln zugeordnet, und Kandidaten, die einer genannten Größe, Spannung oder Klasse widersprechen, rutschen nach unten. Eine Anfrage in einer Sprache findet Artikel, die in einer anderen beschrieben sind. Eine Zeile, die zu unbestimmt ist, landet auf Ihrem Sammelartikel, mit dem Wortlaut des Kunden, nie als Vermutung.
Die Preise kommen aus Business Central
Jede Zeile trägt den Preis und Zeilenrabatt, den Ihre Verkaufspreislisten in Business Central diesem Debitor geben. Standardzeilen, etwa für Verpackung, kommen nach Ihren Regeln dazu.
Der Innendienst prüft den Entwurf
Die Zeilen erscheinen in der Tabelle, sobald sie zugeordnet sind. Der Innendienst prüft die markierten Zeilen, nimmt bei Bedarf eine Alternative, ändert Details im Angebots-Chat und gibt frei.
Der Beleg entsteht in Business Central
Jede Artikelnummer wird zuerst gegen Business Central geprüft, damit kein Beleg eine Nummer enthält, die Business Central nicht kennt. Ein kurzer Countdown lässt den Innendienst noch abbrechen. Aus den Zeilen, die Ihr Team versendet, lernt der Agent: Schreibt ein Kunde das nächste Mal dasselbe, wählt er denselben Artikel.
Beispiel: Eine Bestellung per E-Mail wird zum Verkaufsauftrag in Business Central
Ein Metallbaubetrieb schickt eine Bestellung per E-Mail an einen Händler für Befestigungstechnik, der mit Business Central arbeitet. Der Innendienst fügt die E-Mail in die Web-App ein und wählt Verkaufsauftrag.
„Bestellung wie folgt, Lieferung an die Werkstatt in Bielefeld. Preise wie gehabt.“
- 200 Stk. Sechskantschraube M12x40 8.8 verz.
- 200 Stk. Mutter M12 Kl. 8 verz.
- 400 Stk. U-Scheibe M12
- 10 Stk. Gewindestange M12 1m A4
- 20 Stk. unsere Art.-Nr. 55-310
- 1 Pos. div. Befestigungsmaterial Gerüst
| Kunde schrieb | Vorgeschlagener Artikel in Business Central | Menge | Treffer | Hinweis |
|---|---|---|---|---|
| Sechskantschraube M12x40 8.8 verz. | Sechskantschraube ISO 4017 M12 × 40, 8.8, galvanisch verzinkt | 200 | 95 | „verz.“ als galvanisch verzinkt gelesen; Festigkeitsklasse stimmt. |
| Mutter M12 Kl. 8 verz. | Sechskantmutter ISO 4032 M12, Kl. 8, galvanisch verzinkt | 200 | 96 | Klasse und Oberfläche stimmen. |
| U-Scheibe M12 | Scheibe ISO 7089 13 mm, galvanisch verzinkt | 400 | 84 | Oberfläche nicht angegeben; die Ausführung, die dieser Kunde sonst kauft, wurde gewählt. |
| Gewindestange M12 1m A4 | Gewindestange DIN 976 M12 × 1000 mm, A4 | 10 | 93 | Länge und Werkstoff stimmen. |
| unsere Art.-Nr. 55-310 | Bolzenanker M10 × 95, galvanisch verzinkt | 20 | 98 | Die eigene Nummer des Kunden, gelernt aus einem früheren Auftrag. |
| div. Befestigungsmaterial Gerüst | Sammelartikel, Wortlaut des Kunden übernommen | 1 | – | Zu unbestimmt; der Innendienst entscheidet. |
Illustratives Beispiel: Artikel, Nummern und Werte sind erfunden. In einem echten Entwurf trägt jede Zeile auch den Preis des Debitors aus Business Central, und die Lieferadresse in Bielefeld wird markiert, weil sie von der Adresse des Debitors in Business Central abweicht.
Was der Innendienst sieht, bevor etwas in Business Central landet
- Ein Trefferwert von 0 bis 100. Zeilen unter 80 werden markiert, damit die Prüfung dort beginnt, wo Urteilsvermögen gefragt ist.
- Begründung. Öffnen Sie eine Zeile und sehen Sie, warum der Agent genau diesen Artikel gewählt hat.
- Alternativen. Für jede Zeile werden die nächstbesten Artikel gespeichert; nehmen Sie mit einem Klick einen davon.
- Angebots-Chat. Zeilen hinzufügen oder entfernen, Mengen und Preise ändern, und jede vorgeschlagene Änderung Zeile für Zeile annehmen oder ablehnen.
- Ihr Team behält die Kontrolle. Der Innendienst gibt den Entwurf frei, bevor er in Business Central angelegt wird, und nichts geht ohne Freigabe an einen Kunden.
Sicherheit und Kontrolle
- DSGVO-konform, ohne Datenspeicherung in den Modellen. ERP Agent ist DSGVO-konform, und die Modelle laufen ohne Datenspeicherung (Zero Data Retention). Mehr zu Sicherheit und Datenschutz (auf Englisch).
- Zugriff vorab vereinbart. Vor der Einrichtung vereinbaren wir, welche Daten der Agent braucht und auf welche Systeme er zugreifen darf.
- Nur die Rechte, die die Arbeit braucht. Die Anbindung meldet sich als eigene Microsoft-Entra-Anwendung an, die in Business Central auf der Seite Microsoft Entra-Anwendungen nur mit den vereinbarten Berechtigungssätzen aktiviert wird. Den Berechtigungssatz SUPER erhält eine solche Anwendung in Business Central nie.
- Ein Mensch gibt frei. In Business Central wird nichts geschrieben, bevor der Innendienst den Entwurf freigibt, und nichts geht ohne Ihr Team an einen Kunden.
- Liest, überschreibt nie. Artikel, Preise und Debitorendaten werden gelesen; der Agent legt Angebote und Aufträge an und ändert sonst nichts.
Onboarding: Das brauchen wir von Ihnen
Die Anbindung an Business Central richten wir beim Onboarding für Ihr Unternehmen ein. Ihr Innendienst muss darauf nicht warten: Er startet noch in derselben Woche mit einer Artikeldatei.
Eine Artikeldatei
Ein Export Ihres Artikelstamms aus Business Central, etwa nach Excel oder als CSV. Ihr Innendienst leitet ab der ersten Woche echte Anfragen weiter und prüft jeden Entwurf in der Web-App. Mehr zum Start mit einer Artikeldatei (auf Englisch).
Eine App-Registrierung
Ihr Microsoft-365-Administrator registriert eine Anwendung für ERP Agent in Microsoft Entra ID und aktiviert sie in Business Central mit den Berechtigungssätzen, die wir vereinbaren. Die genaue Liste schicken wir Ihnen.
Umgebung und Mandant
In welcher Business-Central-Umgebung und in welchem Mandanten der Agent arbeitet. Auf Wunsch beginnen wir in einer Sandbox-Umgebung.
Ihre Regeln und Ihre Historie
Welcher Sammelartikel zu unbestimmte Zeilen aufnimmt, welche Standardzeilen der Agent ergänzt, und frühere Angebote oder der E-Mail-Verlauf aus Outlook (auf Englisch), damit der Agent lernt, wie Ihre Kunden schreiben.
Live in Business Central
Steht die Anbindung, kommen die Kundenpreise aus Business Central, und freigegebene Angebote und Aufträge entstehen direkt dort.
ERP Agent in Zahlen
- 4–7 Min.
- pro Zeile, wenn Angebote und Aufträge von Hand erstellt werden, laut unserer Fallstudie
- 95 %
- Automatisierungsgrad im Durchschnitt unserer Kunden
- 3–8 Min.
- braucht der Agent für eine typische Anfrage
- 1–3 Min.
- im Schnellmodus, für Anfragen bis etwa 50 Zeilen
Heute Business Central, morgen jedes andere ERP
ERP Agent integriert sich mit SAP, Business Central und jedem anderen ERP- oder CRM-System. Wir richten die Anbindung für Ihr Unternehmen beim Onboarding ein, und Sie können noch in derselben Woche mit einer Artikeldatei starten. Gruppengesellschaften mit unterschiedlichen Systemen nutzen auf jedem denselben Agenten und dieselbe Prüfansicht. Siehe auch Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management (auf Englisch) und alle Integrationen.
ERP Agent ist live bei Großhändlern für Stahl, Haustechnik und Befestigungstechnik. Was der Agent auf jeder Zeile prüft, folgt Ihrer Branche: DIN- und ISO-Normen bei Befestigungstechnik, Kabelquerschnitte und Schutzarten im Elektrogroßhandel, Güten und Längen im Stahlhandel.
Häufige Fragen
Funktioniert ERP Agent mit Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Ja. ERP Agent liest Artikel, Debitoren und Preise über die Standard-API aus Business Central und legt dort Verkaufsangebote und Verkaufsaufträge an, nachdem der Innendienst sie freigegeben hat. Wir richten die Anbindung für Ihr Unternehmen beim Onboarding ein, und Sie können noch in derselben Woche mit einer Artikeldatei starten.
Legt der Agent in Business Central Angebote oder Verkaufsaufträge an?
Beides. In der Web-App wählt der Innendienst für jede Anfrage Angebot oder Verkaufsauftrag; an das Agenten-Postfach weitergeleitete E-Mails werden zu dem Belegtyp, den Ihr Unternehmen festgelegt hat.
Ersetzt ERP Agent die eigenen Copilot-Funktionen von Business Central?
Nein, ERP Agent stellt ihnen einen auf Angebote und Aufträge spezialisierten Agenten zur Seite. Die in Business Central eingebauten Copilot-Funktionen sind allgemeine KI-Unterstützung im ERP. ERP Agent ist für Großhandelsanfragen gebaut: Er erkennt die richtigen Artikel aus den Kürzeln der Kunden in Anfragen mit mehreren hundert Zeilen, bewertet jede Zeile mit einem Trefferwert von 0 bis 100 samt Begründung und Alternativen, ordnet sprachübergreifend zu und lernt aus den Zeilen, die Ihr Team versendet. Mehr zur automatisierten Angebotserstellung im Großhandel.
Worauf braucht ERP Agent in Business Central Zugriff?
Lesezugriff auf Artikel, Varianten, Einheiten, Debitoren und Preise sowie das Recht, Verkaufsangebote und Verkaufsaufträge anzulegen. Der Zugriff läuft über eine Microsoft-Entra-Anwendung, die Ihr Administrator in Business Central nur mit diesen Berechtigungssätzen aktiviert. Den Umfang vereinbaren wir vor der Einrichtung mit Ihnen.
Mit welchen Business-Central-Versionen funktioniert das?
Mit Business Central online und mit Business Central auf Ihren eigenen Servern, in Versionen mit API v2.0. Online ist die API immer eingeschaltet und die Anmeldung läuft über Microsoft Entra ID; auf eigenen Servern schaltet Ihr Administrator die API frei und macht sie erreichbar. Arbeiten Sie noch mit einer älteren Version von Dynamics NAV, prüfen wir, welche Webdienste Ihre Version veröffentlicht, und legen den Weg beim Onboarding fest.
Woher kommen die Preise auf einem Angebot in Business Central?
Aus Business Central: Die für den Debitor eingerichteten Verkaufspreislisten und Zeilenrabatte gelten auf jeder Zeile. Der Innendienst kann jeden Preis vor dem Versand prüfen und ändern.
Wie fangen wir an?
Vereinbaren Sie ein Gespräch und bringen Sie ein paar echte Anfragen mit. Sie starten in derselben Woche mit einer Artikeldatei, und wir richten die Anbindung an Business Central beim Onboarding ein. Der Preis besteht aus einer Einrichtungsgebühr und einem monatlichen Abonnement, und vor dem Start erhalten Sie ein aufgeschlüsseltes Angebot. Siehe Preise.
Weiterlesen
- Angebotserstellung im Großhandel automatisieren: von der Kundenanfrage zum prüfbaren Angebot
- Order entry automation for distributors: customer POs to sales orders (auf Englisch)
- ERP-Anbindung für die Angebots- und Auftragsautomatisierung – an jedes ERP-System
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- KI im Schrauben-Großhandel: von der Anfrage voller Normkürzel zum geprüften Angebot
- KI im Elektrogroßhandel: von der Anfrage des Elektroinstallateurs zum Angebotsentwurf mit Kundenpreisen
Schauen wir uns Ihren Angebotsprozess an
Bringen Sie eine Anfrage aus Ihrem Postfach mit
Vereinbaren Sie ein 30-minütiges Gespräch mit ein paar echten Anfragen. Wir zeigen, wie der Agent sie mit Ihren Artikeln bearbeitet und was die Anbindung Ihres Business Central umfasst.
- Ihre Anfragen und Ihr Produktkatalog
- Ihre Preisgestaltung und Ihr Prüfprozess
- Ein klarer Rahmen für den nächsten Schritt
Lauri Pelkonen
Gründer & CEO
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