Integratie · Microsoft Dynamics 365 Business Central
Offertes en verkooporders automatiseren in Business Central met AI
ERP Agent leest de aanvraag van uw klant uit e-mail, pdf of Excel, herkent de juiste artikelen in uw artikelbestand in Business Central, prijst elke regel met de prijzen en kortingen van die klant uit Business Central en maakt een verkoopofferte of verkooporder aan zodra uw verkoper het concept heeft goedgekeurd. Wij richten de koppeling met Business Central voor uw bedrijf in tijdens de onboarding.
Wat leest ERP Agent uit Business Central?
De koppeling loopt via de standaard REST-API van Business Central (API v2.0) en meldt zich aan met Microsoft Entra ID. ERP Agent werkt met uw artikelbestand zoals het nu is.
| Gegevens in Business Central | Waar ze vandaan komen | Wat de agent ermee doet |
|---|---|---|
| Artikelen en artikelvarianten | API v2.0: items, itemVariants | Herkent voor elke regel het juiste artikel en de juiste variant uit de eigen woorden van de klant, en controleert of het artikelnummer bestaat voordat er iets wordt weggeschreven |
| Eenheden | API v2.0: unitsOfMeasure | Zet elke regel in een eenheid die Business Central kent |
| Klanten | API v2.0: customers | Vindt de klant achter de aanvraag, waarschuwt de verkoper als er geen klant past en markeert een afleveradres dat afwijkt van het adres in Business Central |
| Klantprijzen en kortingen | De verkoopprijslijsten en regelkortingen die in Business Central zijn ingericht | Haalt de prijs en korting op die Business Central voor die klant hanteert, zodat de verkoper het concept met echte prijzen controleert |
Uw artikelbestand, prijslijsten en klantgegevens blijven zoals ze zijn: de agent leest ze en wijzigt ze nooit.
Wat schrijft ERP Agent naar Business Central?
Twee documenten, en beide pas nadat een verkoper het concept heeft goedgekeurd.
| Document | API v2.0 | Wat er wordt weggeschreven |
|---|---|---|
| Verkoopofferte | salesQuotes, salesQuoteLines | De klant, de eigen referentie van de klant en elke goedgekeurde regel met artikel, variant, aantal en eenheid, geprijsd vanuit Business Central of tegen de prijs die de verkoper bij de controle heeft ingevuld |
| Verkooporder | salesOrders, salesOrderLines | Dezelfde regels, plus de gevraagde leverdatum en het afleveradres uit de aanvraag |
Beide zijn gewone Business Central-documenten die uw team opent en bewerkt zoals elk ander. Accepteert de klant een offerte, dan maakt u er zoals altijd met Order maken een verkooporder van.
Waarom Business Central-teams een AI-offerteagent toevoegen
Het lastige van een offerte is niet het intikken in Business Central. Het lastige is “25 st knelkoppeling 15mm recht” of het eigen artikelnummer van een klant lezen en weten welk artikel dat is, wat deze klant ervoor betaalt en welke regels een tweede blik nodig hebben. Volgens onze casestudy besteedt een verkoper gemiddeld 4–7 minuten per regel aan het handmatig maken van offertes en orders; bij een aanvraag van 30 regels is dat twee tot drieënhalf uur.
Dat voorwerk neemt de agent over. ERP Agent is de eerste agentische AI-laag voor ERP-systemen in de groothandel, en in Business Central werkt de agent bovenop het systeem dat u al gebruikt: geen vervangingstraject, en voor uw klanten verandert er niets. Zij krijgen sneller antwoord, uw verkopers besteden hun tijd aan afwegingen en verkoop, en nieuwe verkopers zijn sneller productief.
Dezelfde agent verzorgt offertes automatiseren en orderverwerking automatiseren op elk ERP; deze pagina gaat over wat hij in Business Central doet.
Zo werkt offerte-automatisering in Business Central
De aanvraag komt bij de agent
De verkoper stuurt de e-mail van de klant door naar de eigen agentmailbox van uw bedrijf, of plakt hem zoals hij is in de webapp en kiest offerte of verkooporder. Pdf (ook gescand), Excel, CSV, Word, afbeeldingen en doorgestuurde e-mails werken allemaal. Uw eigen systemen kunnen aanvragen sturen via de REST-API (in het Engels) of de MCP-server (in het Engels).
Klant en artikelen worden herkend
De klant wordt uit de aanvraag herkend en in Business Central opgezocht. Afkortingen, maten, materialen, artikelnummers en eigen codes van de klant worden gekoppeld aan uw artikelen, en kandidaten die in strijd zijn met een opgegeven maat, spanning of klasse zakken naar beneden. Een aanvraag in de ene taal vindt artikelen die in een andere taal zijn omschreven. Een regel die te vaag is om te herkennen, komt op uw verzamelartikel met de omschrijving van de klant erbij, nooit als gok.
De prijzen komen uit Business Central
Elke regel krijgt de prijs en regelkorting die uw verkoopprijslijsten in Business Central voor die klant hanteren. Vaste kostenregels, zoals verpakking, worden volgens uw regels toegevoegd.
De verkoper controleert het concept
Regels verschijnen in de tabel zodra ze zijn gematcht. De verkoper bekijkt de gemarkeerde regels, kiest waar nodig een alternatief, past zaken aan in de offertechat en keurt goed.
Het document ontstaat in Business Central
Elk artikelnummer wordt eerst in Business Central gecontroleerd, zodat een document nooit een nummer bevat dat Business Central niet kent. Een korte aftelling geeft de verkoper nog de kans om te annuleren. Van de regels die uw team verstuurt, leert de agent: schrijft een klant de volgende keer hetzelfde, dan kiest hij hetzelfde artikel.
Voorbeeld: een gemailde aanvraag wordt een verkoopofferte in Business Central
Een installateur mailt een aanvraag naar een installatiegroothandel die met Business Central werkt. De binnendienst stuurt de mail door naar de agentmailbox, die offertes aanmaakt.
“Graag een prijs voor onderstaande, project Utrecht. Levering op de bouw volgende week donderdag.”
- 25 st knelkoppeling 15mm recht
- 10 st kogelkraan 3/4" bi-bi
- 12 st radiatorkraan haaks 1/2"
- 30 st pijpbeugel 22mm met rubber
- 8 st ons art. TB-4471
- 1 x div. bevestigingsmateriaal
| Klant schreef | Voorgesteld artikel in Business Central | Aantal | Match | Toelichting |
|---|---|---|---|---|
| knelkoppeling 15mm recht | Knelkoppeling recht 15 × 15 mm, messing | 25 | 95 | Maat en vorm kloppen. |
| kogelkraan 3/4" bi-bi | Kogelkraan 3/4", binnendraad × binnendraad | 10 | 92 | “bi-bi” gelezen als binnendraad aan beide kanten; versies met buitendraad zakken naar beneden. |
| radiatorkraan haaks 1/2" | Radiatorkraan haaks 1/2", thermostatisch voorbereid | 12 | 78 | Handbediende en thermostatische versie passen allebei; gemarkeerd voor controle (onder 80). |
| pijpbeugel 22mm met rubber | Pijpbeugel 22 mm met rubberinlage, M8 | 30 | 94 | Diameter en inlage kloppen. |
| ons art. TB-4471 | Muurplaat 1/2" × 15 mm, messing | 8 | 98 | De eigen code van de klant, geleerd van een eerdere offerte. |
| div. bevestigingsmateriaal | Verzamelartikel, omschrijving van de klant bewaard | 1 | – | Te vaag om te herkennen; de verkoper beslist. |
Illustratief voorbeeld: artikelen, codes en scores zijn verzonnen. In een echt concept staat op elke regel ook de prijs van de klant uit Business Central, en het afleveradres in Utrecht wordt gemarkeerd omdat het afwijkt van het klantadres in Business Central.
Wat de verkoper ziet voordat er iets in Business Central komt
- Een matchscore van 0 tot 100. Regels onder de 80 worden gemarkeerd, zodat de controle begint waar oordeel nodig is.
- Onderbouwing. Open een regel en zie waarom de agent juist dat artikel koos.
- Alternatieven. Voor elke regel worden de beste andere kandidaten bewaard; kies er een met één klik.
- Offertechat. Voeg regels toe of verwijder ze, wijzig aantallen en prijzen, en keur elke voorgestelde wijziging per regel goed of af.
- Uw team houdt de regie. De verkoper keurt het concept goed voordat het in Business Central wordt aangemaakt, en er gaat niets naar een klant zonder goedkeuring.
Beveiliging en controle
- AVG-conform, geen dataopslag in de modellen. ERP Agent is AVG-conform (GDPR), en de modellen draaien zonder dataopslag (zero data retention). Meer over beveiliging (in het Engels).
- Toegang vooraf afgesproken. Voor de inrichting spreken we af welke gegevens de agent nodig heeft en tot welke systemen hij toegang krijgt.
- Alleen de rechten die het werk vraagt. De koppeling meldt zich aan als een eigen Microsoft Entra-toepassing, die in Business Central op de pagina Microsoft Entra-toepassingen wordt ingeschakeld met alleen de afgesproken machtigingensets. Business Central geeft zo’n toepassing nooit de machtigingenset SUPER.
- Een mens keurt goed. Er wordt niets naar Business Central geschreven voordat een verkoper het concept goedkeurt, en er gaat niets naar een klant zonder uw team.
- Leest, herschrijft nooit. Artikelen, prijzen en klantgegevens worden gelezen; de agent maakt offertes en orders aan en wijzigt verder niets.
Onboarding: wat wij van u nodig hebben
Wij richten de koppeling met Business Central voor uw bedrijf in tijdens de onboarding. Uw verkopers hoeven daar niet op te wachten: zij starten dezelfde week met een artikelbestand.
Een artikelbestand
Een export van uw artikelbestand uit Business Central, bijvoorbeeld naar Excel of CSV. Uw verkopers sturen vanaf de eerste week echte aanvragen door en controleren elk concept in de webapp.
Een app-registratie
Uw Microsoft 365-beheerder registreert een toepassing voor ERP Agent in Microsoft Entra ID en schakelt die in Business Central in met de machtigingensets die we afspreken. Wij sturen u de exacte lijst.
Omgeving en bedrijf
In welke Business Central-omgeving en welk bedrijf de agent werkt. Als u dat wilt, beginnen we in een sandbox-omgeving.
Uw regels en historie
Welk verzamelartikel te vage regels opvangt, welke vaste kostenregels de agent toevoegt, en eerdere offertes of de e-mailhistorie uit Outlook (in het Engels), zodat de agent leert hoe uw klanten schrijven.
Live in Business Central
Zodra de koppeling live is, komen de klantprijzen uit Business Central en worden goedgekeurde offertes en orders daar direct aangemaakt.
ERP Agent in cijfers
- 4–7 min
- per regel als offertes en orders met de hand worden gemaakt, volgens onze casestudy
- 95%
- gemiddelde automatiseringsgraad bij onze klanten
- 3–8 min
- voor de agent om een gemiddelde aanvraag voor te bereiden
- 1–3 min
- in snelle modus, voor aanvragen tot ongeveer 50 regels
Vandaag Business Central, morgen elk ander ERP
ERP Agent integreert met Exact, AFAS, Business Central, SAP en elk ander ERP- of CRM-systeem. Wij richten de koppeling voor uw bedrijf in tijdens de onboarding, en u kunt dezelfde week starten met een artikelbestand. Groepsbedrijven met verschillende systemen gebruiken op elk systeem dezelfde agent en hetzelfde controlescherm. Zie ook Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management en alle integraties.
ERP Agent is live bij groothandels in staal, installatietechniek en bevestigingsmiddelen. Wat de agent op elke regel controleert, volgt uw vak: maten en drukklassen bij installatiegroothandels, DIN- en ISO-codes bij groothandels in bevestigingsmiddelen, kwaliteiten en lengtes bij staalhandels.
Veelgestelde vragen
Werkt ERP Agent met Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Ja. ERP Agent leest artikelen, klanten en prijzen uit Business Central via de standaard-API en maakt daar verkoopoffertes en verkooporders aan nadat een verkoper ze heeft goedgekeurd. Wij richten de koppeling voor uw bedrijf in tijdens de onboarding, en u kunt dezelfde week starten met een artikelbestand.
Maakt de agent offertes of verkooporders aan in Business Central?
Allebei. In de webapp kiest de verkoper per aanvraag offerte of verkooporder; e-mails die naar de agentmailbox worden doorgestuurd, worden het documenttype dat uw bedrijf heeft gekozen.
Vervangt ERP Agent de eigen Copilot-functies van Business Central?
Nee, ERP Agent voegt er een agent naast toe die gespecialiseerd is in offertes en orders. De ingebouwde Copilot-functies van Business Central zijn algemene AI-ondersteuning binnen het ERP. ERP Agent is gebouwd voor aanvragen in de groothandel: hij herkent de juiste artikelen uit de afkortingen van klanten in aanvragen van honderden regels, geeft elke regel een matchscore van 0 tot 100 met onderbouwing en alternatieven, matcht over taalgrenzen heen en leert van de regels die uw team verstuurt. Meer over offertes automatiseren voor de groothandel.
Waartoe heeft ERP Agent toegang nodig in Business Central?
Leesrechten op artikelen, artikelvarianten, eenheden, klanten en prijzen, en het recht om verkoopoffertes en verkooporders aan te maken. De toegang loopt via een Microsoft Entra-toepassing die uw beheerder in Business Central inschakelt met alleen die machtigingensets. De omvang spreken we vóór de inrichting met u af.
Met welke versies van Business Central werkt het?
Met Business Central online en met Business Central op uw eigen servers, in versies met API v2.0. Online staat de API altijd aan en meldt de koppeling zich aan met Microsoft Entra ID; op uw eigen servers schakelt uw beheerder de API in en maakt hij hem bereikbaar. Werkt u nog met een oudere versie van Dynamics NAV, dan bekijken we welke webservices uw versie publiceert en spreken we de route af tijdens de onboarding.
Waar komen de prijzen op een offerte in Business Central vandaan?
Uit Business Central: de verkoopprijslijsten en regelkortingen die voor de klant zijn ingericht, gelden op elke regel. De verkoper kan elke prijs controleren en aanpassen voordat er iets wordt verstuurd.
Hoe gaan we van start?
Plan een gesprek en neem een paar echte aanvragen mee. U start dezelfde week met een artikelbestand, en wij richten de koppeling met Business Central in tijdens de onboarding. De prijs bestaat uit eenmalige inrichtingskosten en een maandabonnement, en u ontvangt vooraf een gespecificeerde offerte. Zie prijzen.
Verder lezen
- Offertes automatiseren voor de groothandel: van offerteaanvraag tot offerte
- Orderverwerking automatiseren voor de groothandel: van inkooporder tot verkooporder
- ERP-koppelingen voor offerte- en orderautomatisering, met elk ERP-systeem
- Kosten van offerte-automatisering: inrichting plus een maandabonnement
- Offertes automatiseren voor de sanitairgroothandel: elke regel van de installateur naar uw eigen artikel
- AI voor de technische groothandel: van onderhoudslijst tot gecontroleerde offerte
Laten we naar uw offerteproces kijken
Neem een aanvraag uit uw inbox mee
Plan een gesprek van 30 minuten en neem een paar echte aanvragen mee. Wij laten zien hoe de agent ze met uw artikelen verwerkt en wat het koppelen van uw Business Central inhoudt.
- Uw aanvragen en artikelbestand
- Uw prijzen en controleproces
- Een duidelijke afbakening van de volgende stap
Lauri Pelkonen
Oprichter & CEO
Plan een gesprek van 30 minuten Vraag per e-mail een demo aanOf mail rechtstreeks naar