KI-Automatisierung für Angebote und Kundenaufträge in SAP S/4HANA

1. 01

   Die Anfrage kommt beim Agenten an

   Der Innendienst leitet die E-Mail des Kunden an das Agenten-Postfach Ihres Unternehmens weiter oder fügt sie unverändert in die Web-App ein und wählt Angebot oder Kundenauftrag. PDF (auch gescannt), Excel, CSV, Word und Bilder sind kein Problem. Ihre eigenen Systeme senden Anfragen über die REST-API (auf Englisch) oder den MCP-Server (auf Englisch).

2. 02

   Kunde und Materialien werden erkannt

   Der Agent findet den Geschäftspartner über Firmenname oder E-Mail-Domain und meldet sofort, wenn keiner passt. Kürzel, Abmessungen, Normen und Kundenmaterialnummern werden Materialien aus Ihrem Produktstamm zugeordnet; Kandidaten, die einer genannten Größe, Spannung oder Druckstufe widersprechen, rutschen nach unten. Eine zu vage Zeile kommt mit dem Wortlaut des Kunden auf Ihr Platzhaltermaterial, statt geraten zu werden.

3. 03

   S/4HANA ermittelt die Preise

   Den Preis holt der Agent über eine Preissimulation in S/4HANA. Im Entwurf steht also der Nettopreis, den Ihr Kalkulationsschema diesem Kunden für diese Menge gibt. Ändert der Innendienst einen Preis, geht er als manuelles Preiselement an die Position.

4. 04

   Der Innendienst prüft den Entwurf

   Die Positionen erscheinen, sobald sie zugeordnet sind. Der Innendienst klärt die markierten Zeilen, übernimmt wo nötig eine Alternative und gibt frei. Weicht die Lieferadresse vom Warenempfänger in S/4HANA ab, wird sie markiert.

5. 05

   Der Beleg entsteht in S/4HANA

   Erst werden alle Materialnummern abgeglichen, dann wird das Angebot oder der Auftrag mit einer einzigen OData-Anfrage angelegt, und S/4HANA vergibt die Belegnummer. Ein kurzer Countdown erlaubt noch einen Abbruch. Aus den versendeten Positionen lernt der Agent: Schreibt ein Kunde das nächste Mal dasselbe, wählt er dasselbe Material.

• Trefferwert von 0 bis 100. Positionen unter 80 sind markiert, die Prüfung beginnt also dort, wo Erfahrung gefragt ist. So funktioniert der Trefferwert (auf Englisch).
• Begründung. Ein Klick auf die Zeile zeigt, warum der Agent dieses Material gewählt hat.
• Alternativen. Zu jeder Position bleiben die nächstbesten Materialien gespeichert.
• Angebots-Chat. Zeilen hinzufügen oder entfernen, Mengen und Preise ändern; jede vorgeschlagene Änderung wird Zeile für Zeile angenommen oder abgelehnt.
• Ihr Team behält die Kontrolle. Der Entwurf wird freigegeben, bevor er in S/4HANA angelegt wird, und an Kunden geht nichts ohne Freigabe.

• DSGVO-konform. ERP Agent ist DSGVO-konform, und die Modelle laufen ohne Datenspeicherung (Zero Data Retention). Mehr zu Sicherheit (auf Englisch).
• Zugriff nur für diese Aufgabe. Vor der Einrichtung vereinbaren wir, welche Daten der Agent braucht und auf welche Systeme er zugreifen darf.
• Authentifizierung nach SAP-Standard. In S/4HANA Cloud Public Edition verbindet sich der Agent über eine Kommunikationsvereinbarung mit eigenem Kommunikationsbenutzer, angemeldet per Benutzer und Kennwort, Clientzertifikat oder OAuth 2.0.
• Ein Mensch gibt frei. Standardmäßig wird nichts in S/4HANA geschrieben, bevor der Innendienst den Entwurf geprüft hat, und an Kunden versendet der Agent nie etwas von sich aus.

Die Anbindung richten wir beim Onboarding für Ihr Unternehmen ein. Von Ihrem SAP-Team brauchen wir:

• S/4HANA Cloud Public Edition: eine Kommunikationsvereinbarung für die Szenarien Sales Quotation Integration (SAP_COM_0118) und Sales Order Integration (SAP_COM_0109) sowie Lesezugriff auf die APIs für Produkte, Geschäftspartner und Kunden-Material-Infos.
• S/4HANA im eigenen Rechenzentrum oder Private Edition: dieselben OData-Services, im SAP Gateway aktiviert, und einen technischen Benutzer mit den nötigen Berechtigungen.
• Ihre Regeln. Angebots- und Auftragsart, der Vertriebsbereich für Kunden, die in mehreren angelegt sind, und das Platzhaltermaterial für zu vage Zeilen.
• Ihre Historie. Frühere Angebote und der E-Mail-Verlauf aus Outlook bringen dem Agenten bei, wie Ihre Kunden schreiben.
• Start in derselben Woche. Der Innendienst arbeitet mit einer Artikeldatei (auf Englisch) und leitet echte Anfragen weiter, während die S/4HANA-Anbindung entsteht.
• Preis. Eine Einrichtungsgebühr und ein monatliches Abonnement, abhängig von Anbindungen, Produktdaten und Ihren Anforderungen, mit einem detaillierten Angebot vorab. Siehe Preise.