Angebotserstellung im Großhandel automatisieren: von der Kundenanfrage zum prüfbaren Angebot

1. 01

   Die Anfrage kommt an

   Jedes Unternehmen bekommt ein eigenes Agenten-Postfach. Der Innendienst leitet die Kundenanfrage aus Outlook dorthin weiter, etwa aus dem gemeinsamen Anfragen-Postfach; ob daraus ein Angebot oder ein Kundenauftrag wird, ist für Ihr Unternehmen eingestellt. Oder er fügt die Anfrage unverändert in die Web-App ein und wählt dort Angebot oder Kundenauftrag. Ihre eigenen Systeme können Anfragen auch über die REST-API (auf Englisch) oder den MCP-Server (auf Englisch) senden.

2. 02

   Der Agent erkennt die richtigen Artikel

   Kürzel, Abmessungen, Normen, Werkstoffe, Artikelnummern und Kundenartikelnummern werden Artikeln aus Ihrem Artikelstamm zugeordnet, auch wenn Anfrage und Katalog in verschiedenen Sprachen sind. Kandidaten, die einer genannten Nennweite, Spannung oder Schutzart widersprechen, rutschen nach unten, und ist die Zusatzprüfung für Ihr Unternehmen aktiviert, schickt sie falsche Zuordnungen zur erneuten Suche zurück. Findet der Agent keinen passenden Artikel, setzt er Ihren Platzhalterartikel ein, statt zu raten.

3. 03

   Die Kundenpreise kommen dazu

   Der Agent erkennt den Kunden aus der Anfrage, sucht ihn im Kundenstamm Ihres ERP und meldet sofort, wenn kein Kunde passt. Die Preise holt er aus den für Ihr Unternehmen eingerichteten Daten und Regeln; sobald Ihr ERP angebunden ist, samt Kundenrabatten aus der Preislogik des ERP.

4. 04

   Der Innendienst prüft

   Positionen mit einem Trefferwert unter 80 sind markiert, sodass der Innendienst diese Zeilen klärt und den Rest freigibt.

5. 05

   Das Angebot landet im ERP, CRM oder anderen System

   Der freigegebene Entwurf wird ins angebundene System geschrieben oder als Datei geliefert. Bei einer ERP-Anbindung gleicht der Agent vorher die Artikelnummern ab, sodass nur Nummern gespeichert werden, die es im ERP gibt.

Wer Kundenanfragen im Großhandel automatisieren will, muss sie so nehmen, wie sie kommen. Der Agent liest:

• E-Mail-Texte und weitergeleitete E-Mails, auch als .eml- oder .msg-Datei
• PDF, auch gescannte PDFs, die per OCR gelesen werden
• Excel-Listen (xlsx, xls) und CSV-Dateien
• Word-Dokumente
• Bilder und Fotos, die mit der Anfrage kommen

ERP Agent ist bei Großhändlern für Stahl, Haustechnik und Befestigungstechnik im Einsatz. Was der Agent prüft, hängt von der Branche ab:

• Angebote im Stahlhandel: Profile, Stahlgüten und Längen, die Umrechnung in kg, m oder Stück und eine Zeile für den Sägezuschnitt, wenn die Schnittlänge von der Handelslänge abweicht.
• Anfragen im SHK- und Lüftungsgroßhandel: Nennweiten wie DN 50, Druckstufen wie PN 16, Kanalmaße wie 600 × 300 oder Ø 250 und Feuerwiderstandsklassen wie EI 60.
• Angebote in der Befestigungstechnik: DIN- und ISO-Normen, Gewindegrößen und Werkstoffe wie A2 oder A4.
• Anfragen im Elektrogroßhandel: Spannung und Schutzart, damit bei einer 24-V-Anfrage kein 230-V-Artikel oben steht.
• Angebote im Werkzeughandel: Bohrer, Gewindebohrer, Fräser und Wendeschneidplatten nach Durchmesser, Norm und Schneidstoff, etwa „6,8 HSS-Co DIN 338“.

ERP Agent ist „The first agentic AI layer for wholesale distribution ERP systems“: eine KI-Schicht auf Ihrem bestehenden ERP. Deshalb ist der Einstieg leicht:

• Kein ERP-Wechselprojekt. ERP Agent setzt auf dem ERP, CRM oder anderen System auf, das Sie heute nutzen, und freigegebene Angebote landen genau dort.
• Ihr Team behält die Kontrolle. Der Agent bereitet den Entwurf vor, der Innendienst gibt ihn frei, bevor er ins ERP geht. An Kunden versendet der Agent nie etwas von sich aus.
• Start mit einer Artikeldatei. Laden Sie Ihren Artikelstamm hoch, leiten Sie noch in derselben Woche echte Anfragen weiter und binden Sie das ERP an, wenn Sie so weit sind.
• Mit jedem Angebot besser. Jede Position, die Ihr Team versendet, bringt dem Agenten die Kürzel Ihrer Kunden bei. Das Wissen bleibt im Unternehmen, und neue Kolleginnen und Kollegen sind schneller produktiv.