Integraatio · Microsoft Dynamics 365 Business Central
Tarjousten ja tilausten automatisointi tekoälyllä Business Centraliin
ERP Agent lukee asiakkaan pyynnön sähköpostista, PDF:stä tai Excelistä, tunnistaa oikeat nimikkeet Business Centralin nimikeluettelosta, hinnoittelee rivit asiakkaan omilla hinnoilla ja alennuksilla Business Centralista ja luo myyntitarjouksen tai myyntitilauksen, kun myyjä on hyväksynyt luonnoksen. Business Central -yhteyden rakennamme yrityksellenne käyttöönoton aikana, ja tuoteluettelotiedostolla pääsette alkuun jo samalla viikolla.
Mitä ERP Agent lukee Business Centralista?
Yhteys kulkee Business Centralin oman REST-rajapinnan (API v2.0) kautta, ja kirjautuminen tehdään Microsoft Entra ID:llä. Agentti käyttää nimikeluetteloanne sellaisenaan.
| Tieto Business Centralissa | Mistä se tulee | Mitä agentti sillä tekee |
|---|---|---|
| Nimikkeet ja nimikevariantit | API v2.0: items, itemVariants | Tunnistaa jokaiselle pyynnön riville oikean nimikkeen ja variantin asiakkaan omasta sanamuodosta ja tarkistaa ennen kirjausta, että nimikenumero on olemassa |
| Mittayksiköt | API v2.0: unitsOfMeasure | Kirjaa jokaisen rivin mittayksiköllä, jonka Business Central tuntee |
| Asiakkaat | API v2.0: customers | Tunnistaa pyynnön asiakkaan, ilmoittaa myyjälle, jos osumaa ei löydy, ja huomauttaa, jos toimitusosoite poikkeaa Business Centralissa olevasta |
| Asiakashinnat ja alennukset | Business Centraliin määritetyt myyntihinnastot ja rivialennukset | Tuo riveille hinnan ja alennuksen, jotka Business Central antaa tälle asiakkaalle, joten myyjä tarkistaa luonnoksen oikein hinnoin |
Nimikeluettelo, hinnastot ja asiakastiedot pysyvät ennallaan: agentti lukee niitä mutta ei muuta niitä.
Mitä ERP Agent kirjoittaa Business Centraliin?
Kaksi dokumenttia, ja kumpikin kirjataan vasta, kun myyjä on hyväksynyt luonnoksen.
| Dokumentti | API v2.0 | Mitä kirjataan |
|---|---|---|
| Myyntitarjous | salesQuotes, salesQuoteLines | Asiakas, asiakkaan oma viite ja jokainen hyväksytty rivi nimikkeineen, variantteineen, määrineen ja mittayksiköineen. Hinta tulee Business Centralista, tai se on myyjän tarkistuksessa asettama hinta. |
| Myyntitilaus | salesOrders, salesOrderLines | Samat rivit sekä asiakkaan pyytämä toimituspäivä ja toimitusosoite, jotka agentti poimii pyynnöstä |
Molemmat ovat tavallisia Business Central -dokumentteja, joita tiiminne avaa ja muokkaa kuten muitakin. Kun asiakas hyväksyy tarjouksen, siitä tehdään myyntitilaus tuttuun tapaan Tee tilaus -toiminnolla.
Miksi Business Central -tiimi tarvitsee tarjousagentin?
Tarjouksen vaikein osa ei ole sen näppäily Business Centraliin. Vaikeinta on lukea ”20 kpl MMJ 3x2,5S 100m” tai asiakkaan oma tuotenumero ja tietää, mikä nimike se on, mitä tämä asiakas siitä maksaa ja mitkä rivit kaipaavat toista silmäparia. Tapaustutkimuksemme mukaan myyjältä kuluu keskimäärin 4–7 minuuttia riviä kohden, kun tarjouksia ja tilauksia tehdään käsin. 30 rivin tarjouspyyntöön menee siis 2–3,5 tuntia.
Agentti tekee tämän pohjatyön puolestanne. ERP Agent on ensimmäinen agenttinen tekoälykerros tukkukaupan ERP-järjestelmille, ja Business Centralissa se toimii nykyisen järjestelmänne päällä: järjestelmää ei vaihdeta, eikä asiakkaillenne muutu mikään. Asiakas saa vastauksen nopeammin, myyjälle jää aikaa harkintaa vaativiin riveihin ja myyntiin, ja uusi myyjä pääsee vauhtiin nopeammin, koska kokeneiden myyjien tuotetuntemus jää talteen. Laskekaa nykyisen käsityön hinta tarjousrivien kustannuslaskurilla (englanniksi).
Sama agentti hoitaa tarjousten automatisoinnin ja myyntitilausten automatisoinnin minkä tahansa ERP-järjestelmän kanssa. Tällä sivulla kerrotaan, mitä se tekee Business Centralissa.
Näin tarjousautomaatio toimii Business Centralissa
Pyyntö tulee agentille
Myyjä välittää asiakkaan viestin liitteineen Outlookista yrityksenne omaan agentin postilaatikkoon tai liittää sen sellaisenaan verkkosovellukseen ja valitsee, tehdäänkö tarjous vai myyntitilaus. PDF (myös skannattu), Excel, CSV, Word, kuvat ja välitetyt sähköpostit käyvät. Omat järjestelmänne voivat lähettää pyyntöjä REST-rajapinnan (englanniksi) tai MCP-palvelimen (englanniksi) kautta.
Asiakas ja nimikkeet tunnistetaan
Agentti tunnistaa asiakkaan pyynnön tiedoista ja etsii sen Business Centralista. Lyhenteet, mitat, materiaalit, tuotenumerot ja asiakkaan omat koodit yhdistetään nimikkeisiinne, ja jos rivillä mainitaan koko, jännite tai suojausluokka, sen kanssa ristiriitaiset ehdokkaat putoavat alemmas. Suomenkielinen pyyntö löytää nimikkeen myös ruotsin- tai englanninkielisestä nimikeluettelosta. Liian väljä rivi ei päädy arvaukseksi, vaan se merkitään sovitulle yleisnimikkeelle asiakkaan sanamuoto mukana.
Hinnat tulevat Business Centralista
Jokainen rivi saa hinnan ja rivialennuksen, jotka Business Centralin myyntihinnastot antavat tälle asiakkaalle. Vakiorivit, kuten pakkauslisä, lisätään sääntöjenne mukaan.
Myyjä tarkistaa luonnoksen
Rivit ilmestyvät taulukkoon sitä mukaa kuin agentti tunnistaa ne. Myyjä käy läpi merkityt rivit, ottaa tarvittaessa vaihtoehtoisen nimikkeen, tekee muutokset tarjouschatissa ja hyväksyy.
Dokumentti syntyy Business Centraliin
Jokainen nimikenumero tarkistetaan Business Centralista ennen kirjausta, joten dokumentille ei päädy numeroa, jota siellä ei ole. Lyhyen lähtölaskennan aikana myyjä voi vielä perua. Hyväksytyistä riveistä agentti oppii: kun asiakas seuraavan kerran kirjoittaa saman asian, se valitsee saman nimikkeen.
Esimerkki: sähköpostipyynnöstä myyntitarjous Business Centraliin
Sähköurakoitsija lähettää listan sähkötukulle, jolla on käytössä Business Central. Myyjä välittää viestin agentin postilaatikkoon, josta syntyy tarjouksia.
”Saisinko tarjouksen alla olevista Tampereen kohteeseen? Toimitus työmaalle ensi torstaina.”
- 20 kpl MMJ 3x2,5S 100m
- 10 kpl turvakytkin 3-nap 25A IP65
- 50 kpl läpivienti M20 messinki
- 6 kpl LED-valaisin 1200 40W 4000K
- 15 kpl meidän koodi SA-2290
- 1 erä kiinnikkeitä kaapelihyllylle
| Asiakas kirjoitti | Ehdotettu Business Central -nimike | Määrä | Vastaavuus | Agentin huomio |
|---|---|---|---|---|
| MMJ 3x2,5S 100m | MMJ 3×2,5S asennuskaapeli, 100 m kela | 20 | 96 | Johdinmäärä, poikkipinta ja kelan pituus täsmäävät. |
| turvakytkin 3-nap 25A IP65 | Turvakytkin 3-napainen 25 A, IP65 | 10 | 92 | IP44-mallit putosivat listalla alemmas. |
| läpivienti M20 messinki | Kaapeliläpivienti M20, messinki | 50 | 93 | Kierrekoko ja materiaali täsmäävät. |
| LED-valaisin 1200 40W 4000K | LED-valaisin 1200 mm, 40 W, 4000 K, IP65 | 6 | 77 | Kaksi suojausluokkaa sopii; merkitty tarkistettavaksi (alle 80). |
| meidän koodi SA-2290 | Kaapelihylly 200 mm, rei’itetty, 3 m | 15 | 98 | Asiakkaan oma koodi, opittu aiemmasta tarjouksesta. |
| kiinnikkeitä kaapelihyllylle | Yleisnimike, asiakkaan sanamuoto mukana | 1 | – | Liian väljä tunnistettavaksi; myyjä päättää. |
Havainnollistava esimerkki: nimikkeet, koodit ja pisteet ovat keksittyjä. Oikeassa luonnoksessa jokaisella rivillä on myös asiakkaan hinta Business Centralista, ja Tampereen työmaaosoitteesta huomautetaan, koska se poikkeaa asiakkaan osoitteesta Business Centralissa.
Mitä myyjä näkee ennen kuin mitään kirjataan Business Centraliin?
- Vastaavuuspisteet 0–100. Alle 80 pisteen rivit merkitään, joten tarkistus alkaa riveistä, jotka vaativat harkintaa.
- Perustelu. Rivin avaamalla näkee, miksi agentti valitsi juuri sen nimikkeen.
- Vaihtoehdot. Jokaiselle riville tallennetaan seuraavaksi parhaat nimikkeet, ja myyjä voi ottaa niistä yhden.
- Tarjouschat. Lisää tai poista rivejä tai muuta määriä ja hintoja; jokainen ehdotettu muutos hyväksytään tai hylätään rivi kerrallaan.
- Tiiminne päättää. Myyjä hyväksyy luonnoksen ennen kuin se kirjataan Business Centraliin, eikä asiakkaalle lähde mitään ilman hyväksyntää.
Tietoturva ja hallinta
- GDPR-yhteensopiva, ei datan tallennusta malleissa. ERP Agent on GDPR-yhteensopiva, ja mallit ajetaan ilman datan tallennusta (zero data retention). Lue lisää tietoturvasta.
- Pääsy sovitaan ensin. Ennen käyttöönottoa sovimme, mitä tietoja agentti tarvitsee ja mihin järjestelmiin sillä on pääsy.
- Vain työn vaatimat oikeudet. Yhteys kirjautuu omana Microsoft Entra -sovelluksenaan, joka otetaan Business Centralissa käyttöön Microsoft Entra -sovellukset-sivulla vain sovituilla käyttöoikeusjoukoilla. Business Central ei anna tällaiselle sovellukselle SUPER-käyttöoikeutta.
- Ihminen hyväksyy. Business Centraliin ei kirjata mitään ennen kuin myyjä hyväksyy luonnoksen, eikä asiakkaalle lähde mitään ilman tiimiänne.
- Lukee, ei muokkaa. Nimikkeitä, hintoja ja asiakastietoja vain luetaan; agentti luo tarjouksia ja tilauksia eikä muuta muita tietoja.
Käyttöönotto: mitä tarvitsemme teiltä
Rakennamme Business Central -yhteyden yrityksellenne käyttöönotossa. Myyjien ei tarvitse odottaa sitä: he aloittavat tuoteluettelotiedostolla jo samalla viikolla.
Tuoteluettelo tiedostona
Nimikeluettelo vietynä Business Centralista esimerkiksi Exceliin tai CSV-tiedostoksi. Myyjät välittävät oikeita pyyntöjä agentille ensimmäisestä viikosta alkaen ja tarkistavat jokaisen luonnoksen verkkosovelluksessa.
Sovelluksen rekisteröinti
Microsoft 365 -ylläpitäjänne rekisteröi ERP Agentille sovelluksen Microsoft Entra ID:hen ja ottaa sen käyttöön Business Centralissa sovituilla käyttöoikeusjoukoilla. Lähetämme tarkan listan.
Ympäristö ja yritys
Missä Business Central -ympäristössä ja -yrityksessä agentti toimii. Halutessanne aloitamme testiympäristöstä (sandbox).
Säännöt ja historia
Mille yleisnimikkeelle liian väljät rivit merkitään, mitkä vakiorivit agentti lisää, sekä aiemmat tarjoukset tai Outlookin sähköpostihistoria, joista agentti oppii, miten asiakkaanne kirjoittavat.
Yhteys käytössä
Kun yhteys on käytössä, asiakashinnat tulevat Business Centralista ja hyväksytyt tarjoukset ja tilaukset syntyvät suoraan sinne.
ERP Agent luvuin
- 4–7 min
- riviä kohden, kun tarjouksia ja tilauksia tehdään käsin, tapaustutkimuksemme mukaan
- 95 %
- keskimääräinen automaatioaste asiakkaillamme
- 3–8 min
- tavallisen pyynnön valmisteluun agentilta
- 1–3 min
- pikatilassa, kun pyynnössä on enintään noin 50 riviä
Business Central nyt, mikä tahansa ERP myöhemmin
ERP Agent integroituu Business Centraliin, SAPiin, Vismaan, Lemonsoftiin ja mihin tahansa muuhun ERP- tai CRM-järjestelmään. Rakennamme yhteyden yrityksellenne käyttöönotossa, ja voitte aloittaa tuoteluettelotiedostolla jo samalla viikolla. Konsernin yhtiöt, joilla on eri järjestelmät, käyttävät samaa agenttia ja samaa tarkistusnäkymää. Katso myös kaikki integraatiot.
ERP Agent on käytössä teräs-, LVI- ja kiinnitystarviketukuissa. Se, mitä agentti tarkistaa riviltä, riippuu toimialasta: kaapelikoot ja suojausluokat sähkötukuissa, DIN- ja ISO-koodit kiinnitystarviketukuissa sekä laadut ja pituudet terästukuissa.
Usein kysytyt kysymykset
Toimiiko ERP Agent Microsoft Dynamics 365 Business Centralin kanssa?
Toimii. ERP Agent lukee nimikkeet, asiakkaat ja hinnat Business Centralista sen vakiorajapinnan kautta ja luo sinne myyntitarjoukset ja myyntitilaukset, kun myyjä on ne hyväksynyt. Rakennamme yhteyden yrityksellenne käyttöönotossa, ja voitte aloittaa tuoteluettelotiedostolla jo samalla viikolla.
Luoko agentti Business Centraliin tarjouksia vai myyntitilauksia?
Molempia. Verkkosovelluksessa myyjä valitsee jokaiselle pyynnölle tarjouksen tai myyntitilauksen; agentin postilaatikkoon välitetyistä viesteistä syntyy se dokumentti, jonka yrityksenne on valinnut.
Korvaako ERP Agent Business Centralin omat Copilot-toiminnot?
Ei, se tuo niiden rinnalle tarjouksiin ja tilauksiin erikoistuneen agentin. Business Centralin sisäänrakennetut Copilot-toiminnot ovat yleiskäyttöistä tekoälyapua ERP:n sisällä. ERP Agent on rakennettu tukkukaupan pyyntöihin: se tunnistaa oikeat nimikkeet asiakkaiden lyhenteistä satojenkin rivien pyynnöissä, pisteyttää jokaisen rivin 0–100 perusteluineen ja vaihtoehtoineen, löytää tuotteen kielestä riippumatta ja oppii tiiminne lähettämistä riveistä. Lisää: tarjousten automatisointi tukkukaupalle.
Mihin ERP Agent tarvitsee pääsyn Business Centralissa?
Lukuoikeuden nimikkeisiin, nimikevariantteihin, mittayksiköihin, asiakkaisiin ja hinnoitteluun sekä oikeuden luoda myyntitarjouksia ja myyntitilauksia. Pääsy kulkee Microsoft Entra -sovelluksen kautta, jonka ylläpitäjänne ottaa Business Centralissa käyttöön vain näillä käyttöoikeusjoukoilla. Laajuus sovitaan kanssanne ennen käyttöönottoa.
Mitkä Business Central -versiot ovat tuettuja?
Pilvessä toimiva Business Central sekä omille palvelimillenne asennetut versiot, joissa on API v2.0. Pilviversiossa rajapinta on aina käytössä ja kirjautuminen tehdään Microsoft Entra ID:llä; omilla palvelimilla ylläpitäjä ottaa rajapinnan käyttöön ja avaa siihen yhteyden. Vanhemmassa Dynamics NAV -versiossa käymme läpi version julkaisemat verkkopalvelut ja sovimme toteutustavan käyttöönotossa.
Mistä Business Central -tarjouksen hinnat tulevat?
Business Centralista: asiakkaalle määritetyt myyntihinnastot ja rivialennukset koskevat jokaista riviä. Myyjä voi tarkistaa ja muuttaa minkä tahansa hinnan ennen lähettämistä.
Miten pääsemme alkuun?
Varatkaa aika ja ottakaa mukaan muutama oikea pyyntö. Aloitatte tuoteluettelotiedostolla samalla viikolla, ja rakennamme Business Central -yhteyden käyttöönotossa. Hinta koostuu käyttöönottomaksusta ja kuukausimaksusta, ja saatte eritellyn tarjouksen ennen aloitusta. Katso hinnoittelu.
Lue myös
- Tarjousten automatisointi tukkukaupalle: tarjouspyynnöstä tarjoukseksi tekoälyllä
- Myyntitilausten automatisointi tukkukaupalle: sähköpostista ERP:hen
- ERP-integraatiot tarjous- ja tilausautomaatioon – mihin tahansa ERP-järjestelmään
- Tilausvahvistusten automatisointi: toimittajan vahvistus ostotilausta vasten rivi riviltä
- Sähkötukku ja tekoäly: urakoitsijan tarjouspyynnöstä tarkistettuun tarjoukseen
- Tekninen kauppa ja tekoäly: kunnossapidon tarjouspyynnöstä tarkistettuun tarjoukseen
Tutustu ERP Agentiin
Tuokaa pyyntö omasta postilaatikostanne
Varatkaa 30 minuutin puhelu ja ottakaa mukaan muutama oikea pyyntö. Näytämme, miten agentti käsittelee ne nimikkeillänne ja mitä Business Centralinne liittäminen vaatii.
- Näe tarjousagentti käytännössä
- Kysy oman yrityksenne tarpeista
- Sovitaan seuraavat askeleet
Lauri Pelkonen
Perustaja ja toimitusjohtaja
Varaa 30 minuutin puhelu Pyydä demo sähköpostillaVoit myös kirjoittaa suoraan