Automatisera offerter och kundorder i SAP S/4HANA med AI

1. 01

   Förfrågan når agenten

   Innesäljaren vidarebefordrar kundens mejl till ert företags agentbrevlåda eller klistrar in det oförändrat i webbappen och väljer offert eller kundorder. PDF (även skannade), Excel, CSV, Word och bilder fungerar. Era egna system kan skicka förfrågningar via REST-API (på engelska) eller MCP-server (på engelska).

2. 02

   Kund och material identifieras

   Agenten hittar affärspartnern utifrån företagsnamnet eller e-postdomänen och varnar direkt om ingen kund passar. Förkortningar, dimensioner, standarder och kundens egna nummer kopplas till material i ert produktregister; kandidater som strider mot en angiven storlek, spänning eller tryckklass rangordnas lägre. En rad som är för vag hamnar på ert platshållarmaterial med kundens text kvar, aldrig på en gissning.

3. 03

   S/4HANA prissätter raderna

   Agenten hämtar priset genom en prissimulering i S/4HANA. I utkastet står alltså det nettopris som ert kalkylschema ger kunden för den kvantiteten. Ändrar innesäljaren ett pris följer ändringen med på positionen som ett manuellt priselement.

4. 04

   Innesäljaren granskar

   Raderna visas medan de matchas. Säljaren går igenom de markerade raderna, väljer ett alternativ där det behövs och godkänner. En leveransadress som avviker från varumottagaren i S/4HANA flaggas.

5. 05

   Dokumentet skapas i S/4HANA

   Först kontrolleras alla materialnummer, sedan skapas offerten eller ordern med ett enda OData-anrop och S/4HANA returnerar dokumentnumret. En kort nedräkning låter säljaren avbryta. Agenten lär sig av raderna ert team skickar: skriver kunden samma sak nästa gång väljer den samma material.

• Matchningspoäng från 0 till 100. Rader under 80 markeras, så granskningen börjar där omdöme behövs. Se hur matchningspoängen fungerar (på engelska).
• Resonemang. Öppna en rad och se varför agenten valde materialet.
• Alternativ. Näst bästa material sparas för varje rad.
• Offertchatt. Lägg till eller ta bort rader och ändra antal eller priser; varje föreslagen ändring godkänns eller avvisas rad för rad.
• Ert team har kontrollen. Utkastet godkänns innan det skapas i S/4HANA, och inget når en kund utan godkännande.

• GDPR-kompatibel. ERP Agent är GDPR-kompatibel, och modellerna körs utan datalagring (zero data retention). Se säkerhet och dataskydd.
• Åtkomst bara för uppgiften. Före uppstarten kommer vi överens om vilka uppgifter agenten behöver och vilka system den får tillgång till.
• SAP:s egen autentisering. I S/4HANA Cloud Public Edition ansluter agenten via en kommunikationsöverenskommelse (communication arrangement) med en egen kommunikationsanvändare, som loggar in med användarnamn och lösenord, klientcertifikat eller OAuth 2.0.
• En människa godkänner. Som standard skrivs inget till S/4HANA innan innesäljaren har granskat utkastet, och agenten skickar aldrig något till en kund på egen hand.

Vi sätter upp kopplingen för ert företag under uppstarten. Av ert SAP-team behöver vi:

• S/4HANA Cloud Public Edition: en kommunikationsöverenskommelse för scenarierna Sales Quotation Integration (SAP_COM_0118) och Sales Order Integration (SAP_COM_0109), plus läsåtkomst till API:erna för produkter, affärspartner och kund-materialinfo.
• S/4HANA i egen datahall eller Private Edition: samma OData-tjänster aktiverade i SAP Gateway och en teknisk användare med de behörigheter arbetet kräver.
• Era regler. Offert- och ordertyp, vilket försäljningsområde som gäller för kunder som finns i flera, och platshållarmaterialet för rader som är för vaga.
• Er historik. Tidigare offerter och e-posthistoriken i Outlook lär agenten hur era kunder skriver.
• Börja samma vecka. Innesäljarna arbetar från en artikelfil (på engelska) och skickar riktiga förfrågningar medan S/4HANA-kopplingen sätts upp.
• Pris. En startavgift och en månadsavgift, beroende på integrationer, produktdata och era krav, med en specificerad offert innan ni börjar. Se så fungerar prissättningen.