Offertes en verkooporders in SAP S/4HANA automatiseren met AI

1. 01

   De aanvraag komt binnen

   De binnendienst stuurt de mail van de klant door naar de agentmailbox van uw bedrijf, of plakt hem ongewijzigd in de webapp en kiest offerte of verkooporder. PDF (ook gescand), Excel, CSV, Word en afbeeldingen werken allemaal. Uw eigen systemen sluiten aan via de REST API (in het Engels) of de MCP-server (in het Engels).

2. 02

   Klant en materialen worden herkend

   De agent vindt de zakenpartner aan de hand van bedrijfsnaam of e-maildomein en geeft direct een melding als er geen klant past. Afkortingen, maten, normen en klantartikelnummers worden gekoppeld aan materialen in uw productstamgegevens; kandidaten die botsen met een genoemde maat, spanning of drukklasse zakken naar achteren. Een regel die te vaag is, komt met de tekst van de klant op uw dummymateriaal: de agent gokt nooit.

3. 03

   S/4HANA bepaalt de prijzen

   De agent vraagt de prijs op via een prijssimulatie in S/4HANA. In het concept staat dus de nettoprijs die uw eigen prijsbepaling deze klant voor dit aantal geeft. Past de binnendienst een prijs aan, dan gaat die als handmatig prijselement mee op de positie.

4. 04

   De binnendienst controleert

   Regels verschijnen zodra ze gematcht zijn. De medewerker loopt de gemarkeerde regels na, kiest waar nodig een alternatief en keurt goed. Een afleveradres dat afwijkt van de goederenontvanger in S/4HANA wordt gemarkeerd.

5. 05

   Het document ontstaat in S/4HANA

   Eerst worden alle materiaalnummers gecontroleerd; daarna wordt de offerte of order met één OData-verzoek aangemaakt en geeft S/4HANA het documentnummer terug. Tijdens een korte aftelling kan de medewerker nog annuleren. De agent leert van wat uw team verstuurt: schrijft een klant later hetzelfde, dan kiest hij hetzelfde materiaal.

• Matchscore van 0 tot 100. Regels onder de 80 zijn gemarkeerd, zodat de controle begint waar oordeelsvermogen nodig is. Zie hoe de matchscore werkt (in het Engels).
• Onderbouwing. Open een regel en lees waarom de agent dit materiaal koos.
• Alternatieven. Per regel worden de beste andere materialen bewaard.
• Offertechat. Regels toevoegen of schrappen, aantallen of prijzen wijzigen; elke voorgestelde wijziging keurt u per regel goed of af.
• Uw team houdt de regie. Het concept wordt goedgekeurd voordat het in S/4HANA wordt aangemaakt, en er gaat niets naar een klant zonder goedkeuring.

• AVG-conform (GDPR). ERP Agent is AVG-conform en de modellen draaien zonder dat er gegevens worden bewaard (zero data retention).
• Toegang beperkt tot het werk. Vóór de inrichting spreken we af welke gegevens de agent nodig heeft en tot welke systemen hij toegang krijgt.
• Authenticatie volgens SAP-standaard. In S/4HANA Cloud Public Edition verbindt de agent via een communicatieafspraak (communication arrangement) met een eigen communicatiegebruiker, aangemeld met gebruikersnaam en wachtwoord, clientcertificaat of OAuth 2.0.
• Een mens keurt goed. Standaard wordt er niets in S/4HANA geschreven voordat de binnendienst het concept heeft gecontroleerd, en de agent verstuurt nooit zelf iets naar een klant.

Wij richten de koppeling voor uw bedrijf in tijdens de onboarding. Van uw SAP-team hebben we nodig:

• S/4HANA Cloud Public Edition: een communicatieafspraak voor de scenario’s Sales Quotation Integration (SAP_COM_0118) en Sales Order Integration (SAP_COM_0109), plus leestoegang tot de API’s voor producten, zakenpartners en klant-materiaalinfo.
• S/4HANA in uw eigen datacenter of Private Edition: dezelfde OData-services, geactiveerd in SAP Gateway, en een technische gebruiker met de benodigde autorisaties.
• Uw regels. Offerte- en ordersoort, het verkoopgebied voor klanten die in meerdere zijn aangemaakt, en het dummymateriaal voor te vage regels.
• Uw historie. Eerdere offertes en de e-mailhistorie uit Outlook leren de agent hoe uw klanten schrijven.
• Dezelfde week starten. De binnendienst werkt met een artikelbestand (in het Engels) en stuurt echte aanvragen door terwijl de koppeling met S/4HANA wordt ingericht.
• Prijs. Eenmalige inrichtingskosten en een maandabonnement, afhankelijk van koppelingen, productgegevens en uw eisen, met vooraf een gespecificeerde offerte. Zie prijzen.