Integratie · AFAS Profit
Offertes en verkooporders automatiseren in AFAS Profit
ERP Agent leest de aanvraag van uw klant uit e-mail, PDF of Excel, herkent per regel het juiste artikel in AFAS Profit, zet de prijs uit de prijslijst van die debiteur erbij en maakt de verkoopofferte of verkooporder in Profit aan zodra de binnendienst het concept heeft goedgekeurd. De koppeling met AFAS richten wij voor uw bedrijf in tijdens de onboarding.
Wat ERP Agent uit AFAS Profit leest
De koppeling loopt via de REST API die AFAS standaard in Profit aanbiedt: GetConnectoren om gegevens te lezen, UpdateConnectoren om documenten aan te maken. Beide autoriseert u in een eigen app connector voor ERP Agent.
| Gegevens in Profit | GetConnector | Wat ERP Agent ermee doet |
|---|---|---|
| Artikelen | Profit_Article | Herkent per regel het juiste artikel uit de woorden van de klant en controleert vóór het wegschrijven of elke artikelcode in Profit bestaat |
| Eenheden per artikel | Profit_Unit_per_Item | Zet elke regel in een eenheid die Profit voor dat artikel kent |
| Debiteuren | Profit_Debtor | Zoekt de klant achter de aanvraag op, meldt het als er geen debiteur past en markeert een afleveradres dat afwijkt van Profit |
| Prijslijst per debiteur | Profit_SalesPrice | Zet op elke regel de prijs die Profit voor deze debiteur hanteert, zodat de binnendienst het concept met echte prijzen controleert |
Uw artikelen, prijslijsten en debiteuren blijven zoals ze zijn: de agent leest ze en wijzigt ze nooit.
Wat ERP Agent in AFAS Profit aanmaakt
Twee documenten, allebei pas nadat de binnendienst het concept heeft goedgekeurd.
| Document | UpdateConnector | Wat er wordt weggeschreven |
|---|---|---|
| Verkoopofferte | FbSalesQuotation | De debiteur, de referentie van de klant en elke goedgekeurde regel met artikel, aantal, eenheid en prijs, met de offertestatus die u kiest: onderhanden of definitief |
| Verkooporder | FbSales | Dezelfde regels, plus de gewenste leverdatum en het afwijkende afleveradres uit de aanvraag |
Beide zijn gewone documenten in Profit, waarin uw team verder werkt zoals altijd. Accepteert de klant de offerte, dan maakt u er in Profit zoals gewoonlijk een verkooporder van.
Waarom groothandels op AFAS een AI-offerteagent toevoegen
Het werk van een offerte zit zelden in het intikken in Profit. Het zit in het uitzoeken: welk artikel bedoelt de installateur met “WCD 2-voudig opbouw” of met zijn eigen artikelnummer, wat betaalt deze klant ervoor, en welke regels verdienen een tweede blik? Volgens onze casestudy besteedt een binnendienstmedewerker gemiddeld 4–7 minuten per regel aan het handmatig maken van offertes en orders; een aanvraag van 30 regels kost dus twee tot drieënhalf uur.
ERP Agent doet dat voorwerk. Het is de eerste agentische AI-laag voor ERP-systemen in de groothandel, en op AFAS werkt het bovenop het pakket dat u al gebruikt: geen vervangingsproject, en voor uw klanten verandert er niets. Zij krijgen sneller antwoord, de binnendienst houdt tijd over voor advies en verkoop, en nieuwe collega’s zijn sneller productief. Reken met de offertekostencalculator (in het Engels) uit wat het handwerk u nu kost.
Met dezelfde agent kunt u op elk ERP offertes automatiseren en de orderverwerking automatiseren; hier leest u wat hij in AFAS Profit doet.
Zo wordt een aanvraag een offerte of verkooporder in AFAS
De aanvraag komt binnen
De binnendienst stuurt de mail vanuit Outlook door naar de eigen agentmailbox van uw bedrijf, of plakt de mail in de webapp zoals hij is en kiest offerte of verkooporder. PDF (ook gescand), Excel, CSV, Word, afbeeldingen en doorgestuurde mails werken allemaal. Uw eigen systemen sluiten aan via de REST API (in het Engels) of de MCP-server (in het Engels).
Klant en artikelen worden herkend
De klant komt uit de aanvraag zelf en wordt opgezocht in uw debiteuren in Profit. Afkortingen, maten, materialen, fabrikantnummers en klantartikelnummers (in het Engels) worden gekoppeld aan uw artikelen; kandidaten die botsen met een genoemde maat, spanning of beschermingsgraad zakken naar achteren. Een Engelstalige of Franstalige aanvraag vindt ook uw Nederlandse artikelomschrijvingen. Een regel die te vaag is, komt met de tekst van de klant op uw dummyartikel: de agent gokt nooit.
De prijzen komen uit Profit
Elke regel krijgt de prijs uit de prijslijst die Profit voor deze debiteur hanteert. Vaste posten, zoals verpakking, komen er volgens uw regels automatisch bij.
De binnendienst controleert
Regels verschijnen zodra ze gematcht zijn. De medewerker loopt de gemarkeerde regels na, kiest waar nodig een alternatief, past via de offertechat aan wat nog anders moet en keurt goed.
Het document komt in Profit
Eerst worden alle artikelcodes in Profit nagekeken, zodat er nooit een code in een document komt die Profit niet kent. Tijdens een korte aftelling kan de medewerker nog annuleren. De agent leert van wat uw team verstuurt: schrijft een klant later hetzelfde, dan kiest hij hetzelfde artikel.
Voorbeeld: een aanvraag van een installateur wordt een verkoopofferte in AFAS
Een elektrotechnisch installatiebedrijf mailt een lijst naar een groothandel in elektrotechniek die met AFAS Profit werkt. De binnendienst stuurt de mail door naar de agentmailbox, die is ingesteld op offertes.
“Graag een offerte voor het project in Zwolle. Levering op de bouw, aanvang maandag.”
- 10 rol YMvK 3x2,5 100m
- 30 x WCD 2-voudig randaarde opbouw wit
- 6 x aardlekautomaat 1P+N B16 30mA
- 4 x LED paneel 60x60 4000K
- 20 x ons art. 88-117
- 1 x div. bevestigingsmateriaal
| Regel van de klant | Voorgesteld artikel in Profit | Aantal | Match | Toelichting |
|---|---|---|---|---|
| YMvK 3x2,5 100m | Installatiekabel YMvK 3 × 2,5 mm², rol 100 m | 10 | 95 | Doorsnede, aantal aders en rollengte komen overeen. |
| WCD 2-voudig randaarde opbouw wit | Wandcontactdoos 2-voudig met randaarde, opbouw, wit | 30 | 88 | De inbouwversie is naar achteren geschoven. |
| aardlekautomaat 1P+N B16 30mA | Aardlekautomaat 1P+N, B-karakteristiek 16 A, 30 mA | 6 | 93 | Karakteristiek en lekstroom komen overeen; C16 naar achteren geschoven. |
| LED paneel 60x60 4000K | LED-paneel 600 × 600 mm, 4000 K, 36 W | 4 | 76 | Vermogen niet vermeld: 36 W is wat deze klant koopt, 40 W staat als alternatief klaar. Gemarkeerd (onder 80). |
| ons art. 88-117 | Hollewanddoos enkel, diepte 45 mm | 20 | 98 | Klantartikelnummer, geleerd van een eerdere order. |
| div. bevestigingsmateriaal | Dummyartikel, tekst van de klant behouden | 1 | – | Te vaag om te herkennen; de binnendienst beslist. |
Illustratief voorbeeld met voorbeeldartikelen, -codes en -scores. In een echt concept staat op elke regel ook de klantprijs uit Profit, en het afleveradres op de bouw in Zwolle wordt gemarkeerd omdat het afwijkt van het adres van de debiteur in Profit.
Wat ziet de binnendienst voordat er iets in Profit komt?
- Matchscore van 0 tot 100. Regels onder de 80 zijn gemarkeerd, zodat de controle begint waar oordeelsvermogen nodig is. Zie hoe de matchscore werkt (in het Engels).
- Onderbouwing. Open een regel en lees waarom de agent dit artikel koos.
- Alternatieven. Per regel worden de beste andere artikelen bewaard; kies er met één klik een.
- Offertechat. Regels toevoegen of schrappen, aantallen of prijzen wijzigen; elke voorgestelde wijziging keurt u per regel goed of af.
- Uw team houdt de regie. De medewerker keurt het concept goed voordat het in Profit wordt aangemaakt, en er gaat niets naar een klant zonder goedkeuring.
Beveiliging en controle
- AVG-conform (GDPR), zero data retention. ERP Agent is AVG-conform en de modellen draaien met zero data retention. Meer over beveiliging en gegevensverwerking (in het Engels).
- Eerst de toegang. Vóór de inrichting spreken we af welke gegevens de agent nodig heeft en tot welke systemen hij toegang krijgt.
- Een eigen app connector. ERP Agent krijgt in Profit een eigen app connector, en alleen de GetConnectoren en UpdateConnectoren die daaraan gekoppeld zijn, kan de koppeling gebruiken. U ziet in Profit precies wat de agent mag.
- OAuth, zoals AFAS aanbeveelt. De app connector werkt met OAuth, de methode die AFAS voor alle nieuwe koppelingen aanbeveelt: bij elke aanroep gaat alleen een kortlevend toegangstoken mee. Een IP-restrictie op de app connector kan erbij.
- Een mens keurt goed. Er komt niets in Profit voordat de binnendienst het concept heeft goedgekeurd, en er gaat niets naar een klant zonder uw team.
- Lezen, nooit herschrijven. Artikelen, prijzen en debiteuren worden gelezen; de agent maakt offertes en verkooporders aan en wijzigt verder niets.
Onboarding: wat we van u nodig hebben
Wij richten de koppeling met AFAS Profit voor uw bedrijf in tijdens de onboarding. De binnendienst wacht daar niet op: u start dezelfde week met een artikelbestand.
Een artikelexport
Een export van uw artikelen uit Profit, bijvoorbeeld naar Excel of CSV. De binnendienst stuurt vanaf de eerste week echte aanvragen door en controleert elk concept in de webapp. Zie starten met een artikelbestand (in het Engels).
Een app connector in Profit
Uw AFAS-beheerder maakt een app connector voor ERP Agent aan en koppelt de GetConnectoren en UpdateConnectoren die we samen afspreken. Wij sturen de precieze lijst.
Uw omgeving
In welke Profit-omgeving en administratie de agent werkt. Wilt u eerst testen, dan beginnen we in uw testomgeving.
Uw regels en historie
Welk dummyartikel de te vage regels krijgt, welke vaste posten de agent toevoegt, met welke offertestatus offertes in Profit komen, en eerdere offertes of de e-mailhistorie in Outlook, zodat de agent leert hoe uw klanten schrijven.
Live in Profit
Zodra de koppeling live is, komen de klantprijzen uit Profit en worden goedgekeurde offertes en verkooporders daar direct aangemaakt.
ERP Agent in cijfers
- 4–7 min
- per regel bij het handmatig maken van offertes en orders, volgens onze casestudy
- 95%
- gemiddelde automatisering bij onze klanten
- 3–8 min
- om een doorsnee aanvraag klaar te zetten
- 1–3 min
- in de snelle modus, voor aanvragen tot ongeveer 50 regels
Vandaag AFAS, morgen elk ander ERP
ERP Agent integreert met AFAS, Exact, Business Central, SAP en elk ander ERP- of CRM-systeem. Wij richten de koppeling voor uw bedrijf in tijdens de onboarding, en u kunt dezelfde week starten met een artikelbestand. Groepsbedrijven met verschillende pakketten gebruiken overal dezelfde agent en hetzelfde controlescherm. Zie Exact, Business Central, Odoo en alle ERP-koppelingen.
ERP Agent is live bij groothandels in staal, installatietechniek (HVAC) en bevestigingsmaterialen. Wat de agent per regel controleert, volgt uw branche: doorsneden en beschermingsgraden in de elektrotechnische groothandel, kanaalmaten en brandwerendheid in de installatietechniek, fabrikantnummers en klantcodes bij een technische groothandel.
Veelgestelde vragen
Werkt ERP Agent met AFAS Profit?
Ja. ERP Agent leest artikelen, debiteuren en prijslijsten uit AFAS Profit via de standaard REST API en maakt daar verkoopoffertes en verkooporders aan nadat de binnendienst heeft goedgekeurd. Wij richten de koppeling voor uw bedrijf in tijdens de onboarding, en u kunt dezelfde week starten met een artikelbestand.
Maakt ERP Agent offertes of verkooporders aan in AFAS?
Allebei: verkoopoffertes via de UpdateConnector FbSalesQuotation en verkooporders via FbSales. In de webapp kiest de binnendienst per aanvraag offerte of verkooporder; doorgestuurde mails worden het documenttype dat uw organisatie heeft ingesteld. Meer over orderverwerking automatiseren.
Vervangt ERP Agent Jonas, de AI van AFAS?
Nee, het voegt er een gespecialiseerde offerte- en orderagent aan toe. Jonas is de verzamelnaam voor de AI-functies in AFAS. ERP Agent doet het werk van de binnendienst: het herkent de juiste artikelen in de afkortingen en eigen codes van klanten, ook in aanvragen van honderden regels, geeft elke regel een matchscore met onderbouwing en alternatieven, werkt over talen heen en leert van wat uw team verstuurt.
Welke toegang heeft ERP Agent nodig in AFAS Profit?
Een eigen app connector met de GetConnectoren voor artikelen, eenheden, debiteuren en prijslijsten, en de UpdateConnectoren voor verkoopoffertes en verkooporders. Meer niet: andere connectoren kan de koppeling niet aanroepen. De precieze afbakening spreken we vóór de inrichting met u af.
Werkt het met onze versie van Profit?
Ja. ERP Agent werkt met AFAS Profit via de REST API die AFAS standaard in Profit voor alle klanten aanbiedt, in uw productie-, test- of acceptatieomgeving. We richten de app connector meteen in op OAuth, de methode die AFAS voor nieuwe koppelingen aanbeveelt.
Hoe beginnen we?
Plan een gesprek en neem een paar echte aanvragen mee. U start dezelfde week met een artikelbestand, en wij richten de koppeling met AFAS in tijdens de onboarding. De prijs bestaat uit inrichtingskosten en een maandelijks abonnement, met vooraf een gespecificeerde offerte. Zie prijzen.
Verder lezen
- Offertes automatiseren voor de groothandel: van offerteaanvraag tot offerte
- Orderverwerking automatiseren voor de groothandel: van inkooporder tot verkooporder
- ERP-koppelingen voor offerte- en orderautomatisering, met elk ERP-systeem
- Offertes en verkooporders automatiseren in Exact Online en Exact Globe
- Offertes en verkooporders automatiseren in Business Central met AI
- AI-offertes voor de elektrotechnische groothandel: van materiaalstaat tot gecontroleerde offerte
Laten we naar uw offerteproces kijken
Neem een paar aanvragen uit uw inbox mee
Plan een gesprek van 30 minuten met een paar echte aanvragen of orders. We laten zien hoe de agent ze afhandelt met uw artikelen en wat het koppelen van uw AFAS Profit inhoudt.
- Uw aanvragen en artikelbestand
- Uw prijzen en controleproces
- Een duidelijke afbakening van de volgende stap
Lauri Pelkonen
Oprichter & CEO
Plan een gesprek van 30 minuten Vraag per e-mail een demo aanOf mail rechtstreeks naar