Automatische orderverwerking
Orderverwerking automatiseren betekent voor een groothandel: de inkooporder van een klant, of die nu binnenkomt als e-mail, PDF of Excel-lijst, wordt zonder overtypen een verkooporder met de juiste artikelen uit uw eigen assortiment en de prijzen van die klant. ERP Agent zet het concept klaar, uw binnendienst controleert het per regel en de goedgekeurde order gaat naar uw ERP, CRM of ander systeem.
Bij veel groothandels komen orders nog per e-mail binnen: een PDF-inkooporder met de eigen artikelnummers van de klant, een Excel-lijst van de projectleider, een gescande bestelbon of een mailtje van de werkvoorbereider (“zelfde als vorige keer, plus 40 meter buisisolatie 22 mm”).
Iemand van de binnendienst leest elke regel, zoekt het bedoelde artikel op, controleert eenheid en klantprijs en tikt de verkooporder over in het ERP. Volgens onze casestudy kost het handmatig maken van offertes en orders een binnendienstmedewerker gemiddeld 4 tot 7 minuten per regel: voor een voorbeeldorder van 30 regels is dat 2 tot 3,5 uur.
Het lezen is niet het probleem. Het probleem is weten dat “drukverm. 3/4” uw drukverminderaar van 3/4 duim is, en welke uitvoering bedoeld is. Die kennis zit bij ervaren collega’s, en een nieuwe medewerker bouwt die niet in een paar weken op.
Deze pagina gaat over orders die klanten bij u plaatsen: hun inkooporder wordt uw verkooporder. Aan de inkoopkant vergelijkt ERP Agent orderbevestigingen van leveranciers (in het Engels) per regel met uw inkooporder.
Zo werkt orderinvoer automatiseren, stap voor stap:
Uw binnendienst stuurt de e-mail van de klant door naar de agentmailbox van uw bedrijf; bij doorsturen bepaalt de instelling van uw organisatie of het concept een offerte of een verkooporder wordt. In de webapp plakt de medewerker de order en kiest hij zelf verkooporder als documenttype. Andere systemen leveren orders aan via de REST API (in het Engels) of de MCP-server (in het Engels).
De agent leest de e-mail en de bijlagen: PDF (ook gescand), Excel, CSV, Word, afbeeldingen en doorgestuurde e-mails. Hij haalt de klant uit de aanvraag, zoekt die op in de debiteuren van uw ERP, waarschuwt als die niet gevonden wordt en markeert een afwijkend afleveradres.
Elke regel wordt gekoppeld aan een artikel uit uw eigen assortiment, op basis van afkortingen, maten, materialen en artikelnummers, ook die van de klant (in het Engels). Artikelen die botsen met een genoemde maat, spanning of drukklasse (DN50, 24 V, PN16) schuiven naar achteren, en is de extra controle voor uw bedrijf ingeschakeld, dan stuurt die verkeerde matches terug.
Prijzen komen uit de gegevens en regels die voor uw bedrijf zijn ingesteld; zodra uw ERP gekoppeld is, rechtstreeks uit de prijslogica van het ERP zelf, klantprijzen en kortingen inbegrepen. Elke prijs is aan te passen.
Uw team controleert het concept en keurt het goed. Artikelnummers worden vooraf in het ERP gecontroleerd, zodat er nooit een order met een onbekend nummer in uw ERP belandt. De goedgekeurde order wordt direct een verkooporder in uw ERP.
Een order gaat naar de agentmailbox zoals hij binnenkomt, met de PDF of het Excel-bestand als bijlage; de regels verschijnen in de webapp zodra ze gematcht zijn.
Een Excel-bestellijst van een paar honderd regels wordt in delen verwerkt, nadat u de verwerking hebt goedgekeurd. Via Microsoft 365 en Outlook (in het Engels) leert de agent ook van uw e-mailhistorie: eerdere aanvragen, gekoppeld aan de offertes die u daarop verstuurde.
Een installatiebedrijf mailt een PDF-inkooporder naar zijn installatiegroothandel.
Inkooporder van de klant, PDF bij een e-mail: “Graag donderdag leveren op de bouwplaats”
| Regel | Voorgesteld artikel | Aantal | Match | Toelichting |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Knelkoppeling recht 15 × 15 mm, messing | 50 | 96 | “ms” gelezen als messing. |
| 2 | Buisbeugel 20–23 mm met rubberinlage, aansluiting M8 | 100 | 94 | “m/rubber” gelezen als met rubberinlage. |
| 3 | Drukverminderaar 3/4", met manometer | 6 | 82 | Uitvoering niet vermeld; de versie zonder manometer staat als alternatief klaar. |
| 4 | Muurplaat 15 mm knel × 1/2" binnendraad | 30 | 99 | Eigen artikelnummer van de klant; voor dit nummer heeft uw team eerder dit artikel verstuurd. |
| 5 | Buisisolatie PE 22 × 9 mm, per meter | 40 | 76 | Gemarkeerd (onder de 80): wanddikte niet vermeld. Voorgesteld op basis van de verkoophistorie van deze klant. |
Illustratief voorbeeld met fictieve gegevens.
Alles wat de binnendienst nodig heeft, staat op de regel:
ERP Agent werkt bovenop de systemen die u al gebruikt.
| Koppeling | Leest | Wat ERP Agent aanmaakt |
|---|---|---|
| Exact | Artikelen, klanten, klantprijzen | Verkooporders en offertes, direct in Exact |
| AFAS | Artikelen, debiteuren, prijsafspraken | Verkooporders en offertes, direct in AFAS Profit |
| Business Central | Artikelen, klanten, klantprijzen | Verkooporders en verkoopoffertes, direct in Business Central |
| SAP, Dynamics 365, Odoo, Visma | Artikelen, klanten, klantprijzen | Verkooporders en offertes, direct in uw ERP |
| Artikelbestand / SFTP (in het Engels) | Artikelen uit een bestand | De gecontroleerde order als bestand, klaar om te importeren in uw ERP, CRM of ander systeem: dezelfde week beginnen |
| Microsoft 365 / Outlook (in het Engels) | Klantorders in de agentmailbox | Er gaat niets naar klanten zonder uw team |
| Elk ander ERP of CRM | Artikelen, klanten en prijzen, via de koppeling die wij tijdens de onboarding inrichten | Verkooporders en offertes in uw ERP, CRM of ander systeem |
ERP Agent integreert met Exact, AFAS, Business Central, SAP en elk ander ERP- of CRM-systeem. Wij richten de koppeling voor uw bedrijf in tijdens de onboarding, en u kunt dezelfde week starten met een artikelbestand. Zie alle ERP-koppelingen.
Software die alleen OCR of templates gebruikt, zet een PDF om in velden en scheelt typwerk. Maar op de regel staat nog steeds “drukverm. 3/4”: artikel, eenheid en prijs moet iemand nog zelf zoeken. Templategebaseerde tools vragen bovendien voor elke klant een eigen sjabloon. ERP Agent herkent de artikelen uit de eigen woorden van de klant, dus er valt per klant niets in te richten: een klant die voor het eerst bestelt, wordt net zo verwerkt als uw grootste afnemer.
EDI (in de bouw en techniek vaak volgens DICO) en uw webshop werken goed voor afnemers die uw artikelnummers al gebruiken, en dat blijft zo. Klanten die per e-mail in hun eigen woorden bestellen, bereiken ze zelden, en precies daar doet ERP Agent het werk: het juiste artikel en de juiste prijs per regel, met een score die laat zien hoe zeker de agent is.
Werkt u met Business Central? ERP Agent werkt ook met Business Central: wij richten de koppeling voor uw bedrijf in tijdens de onboarding, en de goedgekeurde order komt daar als verkooporder binnen.
ERP Agent is live bij groothandels in staal, installatietechniek (HVAC) en bevestigingsmaterialen.
Maten (Ø250, DN50) en drukklassen (PN16) worden op elke regel gecontroleerd; is de extra controle ingeschakeld, dan stelt de agent waarschijnlijke toebehoren voor en beslist de binnendienst. AI voor de installatiegroothandel en de sanitairgroothandel.
Lengtes omgerekend naar kg, meters of stuks, met een zaagregel waar nodig. AI voor de staalhandel.
DIN-nummers en maten onderscheiden de varianten; is de extra controle ingeschakeld, dan gaat een bout waar een tapbout bedoeld was terug. AI voor groothandels in bevestigingsmaterialen.
Staat er 24 V op de regel, dan schuiven artikelen voor 230 V naar achteren. AI voor de elektrotechnische groothandel.
Fabrikantnummers uit uw artikelbestand, afkortingen en klantartikelnummers door elkaar in één order. AI voor de technische groothandel.
Bij LVI-WaBeK, een Finse installatiegroothandel, automatiseert ERP Agent offerteregels met een nauwkeurigheid van meer dan 95%, en houdt het team meer tijd over voor klanten. Lees het verhaal van LVI-WaBeK (in het Engels).
Voor groothandels in Nederland en België kan de binnendienst beginnen voordat de ERP-koppeling er is: orders doorsturen naar de agentmailbox en de concepten in de webapp controleren. Orders mogen in een andere taal zijn dan uw artikelbestand, bijvoorbeeld Frans tegenover Nederlands: de agent vindt toch het juiste artikel.
Vóór de inrichting spreken we af welke gegevens de agent nodig heeft en tot welke systemen hij toegang krijgt. De modellen draaien met zero data retention, en de dienst is AVG-conform (GDPR). Zie de prijsopbouw, beveiliging en gegevensverwerking (in het Engels) en de rekentool voor handmatige offerteregels (in het Engels).
Ja, het deel dat de tijd kost: de order lezen, per regel het bedoelde artikel uit uw assortiment kiezen, de klantprijs ophalen en de verkooporder klaarzetten. Onduidelijke regels worden gemarkeerd, en standaard keurt een mens goed voordat er iets in uw ERP, CRM of ander systeem komt.
Een verkooporder is de order die u als groothandel in uw ERP, CRM of ander systeem aanmaakt als een klant bij u bestelt; aan de kant van de klant heet die bestelling een inkooporder. Verkooporders automatiseren betekent dat die order ontstaat zonder dat iemand elke regel overtypt.
Ja. ERP Agent integreert met Exact, AFAS, Business Central, SAP en elk ander ERP- of CRM-systeem, en de goedgekeurde order wordt direct een verkooporder in uw ERP. Wij richten de koppeling voor uw bedrijf in tijdens de onboarding, en u kunt dezelfde week starten met een artikelbestand. Zie alle ERP-koppelingen.
De agent forceert geen match: hij zet de regel op het dummyartikel van uw organisatie, met de tekst van de klant erbij, en markeert regels met een score onder de 80. Uw binnendienst kiest het artikel of een alternatief, of vraagt het de agent in de chat.
Een doorsnee order duurt 3 tot 8 minuten, een order van enkele honderden regels ongeveer een half uur. In de snelle modus is een aanvraag tot ongeveer 50 regels in 1 tot 3 minuten klaar, en de regels verschijnen in het controlescherm zodra ze gematcht zijn.
Ja, zodra ze in uw gegevens staan of uw team ze eerder heeft gebruikt; de code van de klant staat op de regel. Verstuurt uw team een artikel voor die code en laat het de agent daarvan leren, dan kiest de agent de volgende keer hetzelfde artikel.
De prijs bestaat uit inrichtingskosten en een maandelijks abonnement. De inrichting hangt af van de koppelingen, uw artikeldata en uw eisen; vooraf ontvangt u een gespecificeerde offerte. Zie de prijsopbouw van ERP Agent.
Laten we naar uw offerteproces kijken
Neem orders mee die uw binnendienst al heeft verwerkt, ook de lastige, en we laten zien hoe de agent ze met uw artikelbestand en uw ERP zou afhandelen.
Oprichter & CEO
Plan een gesprek van 30 minuten Vraag per e-mail een demo aanOf mail rechtstreeks naar