Matchscore van 0 tot 100
Regels onder de 80 zijn gemarkeerd: daar begint de controle.
AI-offerteagent
Offertes automatiseren voor de groothandel: van offerteaanvraag tot offerte
Een offerte automatiseren betekent voor een groothandel: de offerteaanvraag van een klant, uit e-mail, PDF of Excel, wordt een conceptofferte met uw eigen artikelen en de prijzen van die klant. De AI-offerteagent van ERP Agent herkent per regel het juiste artikel, haalt de klantprijs op en geeft elke match een score van 0 tot 100. Uw binnendienst controleert het concept voordat het in uw ERP, CRM of ander systeem komt.
Waarom kost een offerte maken in de groothandel zoveel tijd?
Een offerteaanvraag gebruikt zelden uw artikelnamen. Hij komt binnen als e-mail, PDF of Excel-lijst, in de woorden van de klant: “RVS koker 40x40x2 L=6m”, “M10 borgmoer A2” of een eigen artikelnummer. De binnendienst zoekt per regel het bedoelde artikel, controleert maten en kwaliteiten, zoekt de klantcondities op en tikt alles over in het ERP of CRM.
Volgens onze casestudy kost het handmatig maken van offertes en orders een binnendienstmedewerker gemiddeld 4 tot 7 minuten per regel. Een voorbeeldaanvraag van 40 regels is dan 160 tot 280 minuten werk. Trage offertes kosten orders, en ervaren mensen tikken regels over in plaats van te verkopen. Reken het na met uw eigen aantallen (in het Engels).
Het lastige is niet het lezen, maar weten dat “borgmoer A2” bij u een DIN 985-moer in RVS is. Die kennis zit bij ervaren collega’s, niet bij wie net begint.
Offertes automatiseren: wat betekent dat voor een groothandel?
Wie zoekt op offertes automatiseren, vindt vooral offertesoftware die een offerte opmaakt, verstuurt en laat tekenen. Bij een groothandel zit het werk ergens anders: per regel bepalen welk artikel de klant bedoelt en wat hij betaalt. Precies dat werk doet de AI-offerteagent van ERP Agent.
Automatische offertes betekenen hier: de aanvraag gaat erin, een conceptofferte met de juiste artikelen en klantprijzen komt eruit, en de binnendienst beslist over de twijfelgevallen. Voor inkooporders van klanten: orderverwerking automatiseren.
Hoe werkt een AI-offerteagent voor de groothandel?
De offerteaanvraag komt binnen
De binnendienst stuurt de e-mail door naar de agentmailbox van uw bedrijf of plakt de aanvraag in de webapp. Eigen systemen gebruiken de REST API (in het Engels) of de MCP-server (in het Engels).
De juiste artikelen worden herkend
Afkortingen, maten, materialen, fabrikantnummers en klantcodes worden gekoppeld aan uw assortiment. Kandidaten die botsen met een genoemde maat, spanning of drukklasse zakken weg; is de extra controle voor uw bedrijf ingeschakeld, dan stuurt die foute matches terug. Wat niet te herkennen is, komt op uw dummyartikel: de agent gokt niet.
De klantprijs komt erbij
De agent herkent de klant uit de aanvraag, zoekt hem op in uw ERP, meldt het meteen als er geen klant past en haalt de prijzen op die voor uw bedrijf gelden; zodra uw ERP gekoppeld is, uit de prijslogica van het ERP zelf, klantkortingen inbegrepen.
De binnendienst controleert
Regels onder de 80 zijn gemarkeerd, zodat uw medewerker daarover beslist en de rest goedkeurt.
De offerte komt in uw ERP, CRM of ander systeem
Het goedgekeurde concept gaat naar het gekoppelde systeem of komt als bestand. Artikelcodes worden eerst in het ERP gecontroleerd, zodat alleen codes die daar bestaan worden opgeslagen.
Welke offerteaanvragen kan de agent lezen?
- E-mails en doorgestuurde e-mails, ook .eml en .msg
- PDF, ook gescand (gelezen met OCR)
- Excel-lijsten (xlsx, xls) en CSV
- Word-documenten
- Afbeeldingen en foto’s bij de aanvraag
Voorbeeld: een gemengde offerteaanvraag, regel voor regel
Een installatiebedrijf mailt een groothandel in bevestigingsmaterialen en appendages. Prijzen zijn weggelaten.
“Graag een prijs voor onderstaande, levering volgende week op de bouwplaats. Zelfde condities als altijd.”
- 200 st zeskantbout M10 x 40 A2 DIN 933
- 200 st borgmoer M10 A2 nylon
- 6 st kogelkraan DN50 PN16 volle doorlaat
- 10 st ons art.nr. KX-1182
- 20 st draadeind M10 RVS 1 mtr
| Regel | Voorgesteld artikel | Aantal | Match | Toelichting |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Zeskanttapbout DIN 933 M10 × 40, RVS A2 | 200 | 96 | DIN 933 is volledig van draad voorzien: een tapbout. |
| 2 | Borgmoer met nyloninzet DIN 985 M10, RVS A2 | 200 | 91 | “Nylon” gelezen als nyloninzet. |
| 3 | Kogelkraan DN50 PN16, volle doorlaat, binnendraad | 6 | 78 | Maat en drukklasse kloppen; draad of flens niet vermeld. Flensuitvoering als alternatief. Gemarkeerd. |
| 4 | Buisklem 54 mm met rubberinlage | 10 | 98 | Eigen artikelnummer van de klant, geleerd van een eerdere offerte. |
| 5 | Draadeind DIN 976 M10 × 1000 mm, RVS A2 | 20 | 72 | “RVS” kan A2 of A4 zijn. Gemarkeerd. |
Illustratief voorbeeld: de artikelen, codes en scores tonen hoe het controlescherm elke regel toelicht.
Wat controleert de binnendienst voordat de offerte de deur uitgaat?
Onderbouwing per regel
Waarom de agent dit artikel koos, en wat open bleef, zoals een niet genoemde RVS-kwaliteit.
Alternatieven
De andere kandidaten blijven per regel bewaard; kies er een.
Offertechat
Regels toevoegen of schrappen, aantallen of prijzen wijzigen; u keurt elke wijziging per regel goed of af.
Een mens keurt goed
Standaard komt er niets in uw ERP, CRM of ander systeem zonder controle. De agent verstuurt zelf niets.
Waarom niet gewoon CPQ, OCR of EDI?
Wie offertesoftware of een automatisch offertesysteem voor de groothandel zoekt, komt deze benaderingen tegen. Elk ervan neemt één stap van het werk over. Geen ervan bepaalt welk artikel de klant bedoelt, en precies daar draait een groothandelsofferte om.
| Aanpak | Gemaakt voor | Wat uw team zelf nog doet |
|---|---|---|
| CPQ (configure, price, quote) | Producten configureren met optieregels (maakindustrie) | Elk artikel uit de lijst van de klant zelf opzoeken |
| Offertesoftware | Offertes opmaken, versturen en laten tekenen | Artikelen en prijzen per regel invullen |
| OCR en documentherkenning | Een PDF of scan omzetten in tekst | Uitzoeken welke artikelen de tekst bedoelt, en ze prijzen |
| EDI (in bouw en techniek vaak DICO) | Orders van vaste partners met afgesproken codes | Elke klant die mailt met PDF of Excel |
| ERP Agent | Artikel en prijs vinden in de aanvraag zoals die geschreven is | Gemarkeerde regels nakijken en goedkeuren |
Bestellen uw grootste klanten al via EDI, dan neemt ERP Agent alle andere voor zijn rekening: de e-mails, PDF’s en Excel-lijsten. Meer in CPQ of AI-offerteautomatisering (in het Engels).
Offertes automatiseren in cijfers
- 4–7 min
- per regel bij het handmatig maken van offertes en orders, volgens onze casestudy
- 95%
- gemiddelde automatiseringsgraad bij onze klanten
- Meer dan 95%
- nauwkeurigheid bij het automatiseren van offerteregels bij LVI-WaBeK
- 3–8 min
- om een doorsnee aanvraag voor te bereiden
Waar komt de offerte terecht: uw ERP, CRM of ander systeem
ERP Agent integreert met Exact, AFAS, Business Central, SAP en elk ander ERP- of CRM-systeem. Wij richten de koppeling voor uw bedrijf in tijdens de onboarding, en u kunt dezelfde week starten met een artikelbestand (in het Engels). Zie alle ERP-koppelingen.
| Systeem | Type | Leest | Schrijft |
|---|---|---|---|
| Dynamics 365 Business Central | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Verkoopoffertes en verkooporders |
| SAP S/4HANA | ERP-koppeling | Producten, zakenpartners, klantprijzen | Verkoopoffertes en verkooporders |
| SAP Business One | ERP-koppeling | Artikelen, zakenpartners, prijslijsten | Verkoopoffertes en verkooporders |
| NetSuite (in het Engels) | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Offertes (estimates) en verkooporders |
| Dynamics 365 Finance & Supply Chain | ERP-koppeling | Vrijgegeven producten, klanten, prijzen uit handelsovereenkomsten | Verkoopoffertes en verkooporders |
| Visma | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Offertes en verkooporders |
| IFS (in het Engels) | ERP-koppeling | Verkoopartikelen, klanten, klantprijzen | Verkoopoffertes en klantorders |
| Monitor ERP (in het Engels) | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Offertes en klantorders |
| Infor M3 (in het Engels) | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Offertes en klantorders |
| Exact | ERP-koppeling | Artikelen, relaties, verkoopprijzen | Offertes en verkooporders |
| AFAS Profit | ERP-koppeling | Artikelen, debiteuren, prijsafspraken | Offertes en verkooporders |
| Odoo | ERP-koppeling | Producten, klanten, prijslijsten | Offertes en verkooporders |
| Sage (in het Engels) | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Verkoopoffertes en verkooporders |
| Jeeves | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Offertes en verkooporders; bevestigde waarden op inkooporders |
| Lemonsoft (in het Engels) | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Offertes |
| Microsoft 365 / Outlook (in het Engels) | E-mailkoppeling | Klantaanvragen in de agentmailbox; e-mailhistorie om van te leren | Er gaat niets naar klanten zonder uw team |
| Artikelbestand / SFTP (in het Engels) | Bestand | Artikelbestand als bestand, al in de eerste week | De gecontroleerde offerte of order als bestand, klaar om in uw systeem in te lezen |
| Elk ander ERP of CRM | ERP- of CRM-koppeling | Artikelen, klanten en prijzen, via de koppeling die wij tijdens de onboarding voor uw bedrijf inrichten | Offertes en verkooporders |
Offertes automatiseren per branche
ERP Agent is live bij groothandels in staal, installatietechniek (HVAC) en bevestigingsmaterialen. Wat de agent per branche controleert:
- Staalhandel: kwaliteiten, lengtes, omrekening naar kilo’s en een zaagregel bij afwijkende lengte.
- Installatietechniek en klimaat: kanaalmaten als Ø250 of 600x300, brandwerendheid als EI60.
- Sanitair en verwarming: maten als DN50 of 15 mm en drukklassen als PN16.
- Bevestigingsmaterialen: DIN-nummers, draadmaten, RVS A2 of A4.
- Elektrotechnische groothandel: spanning en IP-klasse; een 230V-artikel zakt bij een 24V-regel.
- Technische groothandel: fabrikantnummers, afkortingen en klantcodes door elkaar.
Klantcase: LVI-WaBeK
LVI-WaBeK · Installatiegroothandel
Bij LVI-WaBeK automatiseert ERP Agent offerteregels met een nauwkeurigheid van meer dan 95%. De agent zoekt de artikelen in het assortiment, haalt de prijzen op en zet de offerte klaar; de verkoper controleert het voorstel, verwerkt de wensen van de klant en maakt de offerte af. Het resultaat: meer tijd voor de relatie met klanten. Lees het verhaal van LVI-WaBeK (in het Engels).
Gebouwd voor de manier waarop uw team al werkt
ERP Agent is “The first agentic AI layer for wholesale distribution ERP systems”: een laag bovenop uw ERP. Daardoor bent u snel aan de slag:
- Geen ERP-vervangingsproject. ERP Agent werkt bovenop uw ERP, CRM of ander systeem, en goedgekeurde offertes komen daar terecht.
- Uw team houdt de regie. De agent zet het concept klaar en uw medewerker keurt het goed voordat het in het ERP komt. De agent verstuurt nooit zelf iets naar een klant.
- Starten met een artikelbestand. Laad uw assortiment in, stuur dezelfde week al echte aanvragen door en koppel uw ERP wanneer u er klaar voor bent.
- Elke offerte maakt de agent beter. Elke regel die uw team verstuurt, leert de agent de afkortingen van uw klanten. De kennis blijft in het bedrijf en nieuwe collega’s zijn sneller productief.
Voor groothandels in Nederland en België
In België komen aanvragen in het Nederlands én het Frans binnen. De agent herkent de juiste artikelen over taalgrenzen heen: een Franstalige aanvraag uit Wallonië vindt het artikel in uw Nederlandstalige assortiment, zonder dat iemand hoeft te vertalen. De prijs bestaat uit inrichtingskosten en een maandelijks abonnement, met vooraf een gespecificeerde offerte: zie de prijsopbouw.
Veelgestelde vragen
Hoe kunt u offertes automatiseren in de groothandel?
Begin met echte aanvragen, ook de lastige, en uw artikelbestand. De binnendienst kan al naar de agentmailbox doorsturen terwijl de ERP-koppeling wordt ingericht; tot dan krijgt u de gecontroleerde concepten als bestand. Zie wat u voor een pilot klaarlegt (in het Engels).
Kan ChatGPT offertes maken?
Het schrijft tekst die op een offerte lijkt en leest een prijslijst die u erin plakt. Maar het kent uw assortiment, uw klantafspraken en uw ERP niet, en niets toetst zijn keuzes daaraan. Weten welk artikel elke regel bedoelt en wat deze klant betaalt, is juist het werk van een offerteagent.
Gebruikt de agent onze klantprijzen en kortingen?
Ja. Zodra uw ERP gekoppeld is, komen de prijzen uit de prijslogica van het ERP zelf, klantkortingen inbegrepen. Uw medewerker kan elke prijs controleren en aanpassen voordat de offerte de deur uitgaat.
Werkt ERP Agent met Exact, AFAS of Business Central?
Ja. ERP Agent integreert met Exact, AFAS, Business Central, SAP en elk ander ERP- of CRM-systeem. Wij richten de koppeling voor uw bedrijf in tijdens de onboarding, en u kunt dezelfde week starten met een artikelbestand. Zie alle ERP-koppelingen.
Wat gebeurt er als de agent twijfelt over een regel?
Regels onder de 80 worden gemarkeerd, en de onderbouwing noemt wat de klant openliet, zoals draad of flens bij een kogelkraan. Uw medewerker kiest een alternatief of past de regel aan. Een regel zonder geloofwaardige match komt op uw dummyartikel in plaats van op een gok.
Leert de agent de afkortingen en artikelnummers van onze klanten?
Ja. Hij leert van de regels die uw team verstuurt en van eerdere aanvragen met de bijbehorende offertes. Schrijft een klant hetzelfde of gebruikt hij een eigen artikelnummer, dan kiest de agent hetzelfde artikel. Zo blijft de kennis in het bedrijf en is een nieuwe collega sneller productief.
Hoe lang duurt het voordat een conceptofferte klaarstaat?
Een doorsnee aanvraag duurt 3 tot 8 minuten; de regels verschijnen zodra ze gematcht zijn. Enkele honderden regels kosten ongeveer een half uur. De snelle modus verwerkt aanvragen in tekst, Excel of Word tot ongeveer 50 regels in 1 tot 3 minuten.
Is ERP Agent AVG-conform?
Ja. ERP Agent is AVG-conform (GDPR) en de modellen draaien met zero data retention. Vóór de inrichting spreken we af welke gegevens de agent nodig heeft en tot welke systemen hij toegang krijgt. Zie beveiliging en gegevensverwerking (in het Engels).
Verder lezen
- Orderverwerking automatiseren voor de groothandel: van inkooporder tot verkooporder
- AI voor de groothandel: waar AI-agents de binnendienst nu al werk uit handen nemen
- ERP-koppelingen voor offerte- en orderautomatisering, met elk ERP-systeem
- Offertes en verkooporders automatiseren in Exact Online en Exact Globe
- AI voor de technische groothandel: van onderhoudslijst tot gecontroleerde offerte
- Offertes automatiseren voor groothandels in bevestigingsmaterialen: van DIN-code tot gecontroleerde offerte
Laten we naar uw offerteproces kijken
Neem een echte offerteaanvraag mee
Neem een paar aanvragen mee, ook de lastige, en we laten zien hoe de agent ze met uw assortiment en ERP afhandelt.
- Uw aanvragen en artikelbestand
- Uw prijzen en controleproces
- Een duidelijke afbakening van de volgende stap
Lauri Pelkonen
Oprichter & CEO
Plan een gesprek van 30 minuten Vraag per e-mail een demo aanOf mail rechtstreeks naar