Integratie · Exact Online en Exact Globe
Offertes en verkooporders automatiseren in Exact Online en Exact Globe
ERP Agent leest de aanvraag van uw klant uit e-mail, PDF of Excel, herkent per regel het juiste artikel in uw artikelbestand in Exact, zet de prijsafspraken van die klant erbij en maakt de offerte of verkooporder aan in Exact Online of Exact Globe zodra de binnendienst het concept heeft goedgekeurd. De koppeling met Exact richten wij voor uw bedrijf in tijdens de onboarding.
Wat ERP Agent uit Exact Online leest
De koppeling loopt via de standaard REST API van Exact Online en logt in met OAuth 2.0. ERP Agent werkt met uw artikelbestand zoals het nu is.
| Gegevens in Exact Online | REST API | Wat ERP Agent ermee doet |
|---|---|---|
| Artikelen en eenheden | logistics/Items, logistics/Units | Herkent per regel het juiste artikel uit de woorden van de klant en controleert vóór het wegschrijven of elke artikelcode in Exact bestaat |
| Artikelcodes van de klant | logistics/CustomerItems | Herkent het eigen artikelnummer van de klant, als u die codes in Exact Online vastlegt |
| Relaties | crm/Accounts | Zoekt de klant achter de aanvraag op, meldt het als er geen klant past en markeert een afleveradres dat afwijkt van Exact |
| Verkoopprijzen en prijsafspraken | logistics/SalesItemPrices, sales/SalesPriceLists | Zet op elke regel de prijs die Exact voor deze klant hanteert: de prijsafspraak, de prijslijst die aan de relatie hangt of de staffelkorting |
Uw artikelen, prijslijsten en relaties blijven zoals ze zijn: de agent leest ze en wijzigt ze nooit.
Wat ERP Agent in Exact Online aanmaakt
Twee documenten, allebei pas nadat de binnendienst het concept heeft goedgekeurd.
| Document | REST API | Wat er wordt weggeschreven |
|---|---|---|
| Offerte | crm/Quotations, crm/QuotationLines | De klant, de referentie van de klant en elke goedgekeurde regel met artikel, aantal, eenheid en prijs uit Exact, of de prijs die de binnendienst bij de controle heeft gekozen |
| Verkooporder | salesorder/SalesOrders met SalesOrderLines | Dezelfde regels, plus de gewenste leverdatum en het afleveradres uit de aanvraag |
Beide zijn gewone documenten in Exact Online, waarin uw team verder werkt zoals altijd. Accepteert de klant de offerte, dan maakt u er in Exact zoals gewoonlijk een verkooporder van.
Exact Globe Next en Exact Globe+
Werkt u met Exact Globe, dan loopt de koppeling via de entity services van Exact Globe, de webservice met een REST- en een SOAP-ingang die Exact zelf bij Globe levert. Daarmee leest ERP Agent artikelen, eenheden, debiteuren en de prijslijsten per debiteur, en maakt hij offertes en verkooporders aan. Waar dat beter past, gebruiken we de XML-import van Exact Globe voor offertes en verkooporders.
Exact ondersteunt Exact Globe Next tot eind 2027 en ontwikkelt verder in Exact Globe+. Ook Exact Globe+ heeft entity services, dus of u nu overstapt of nog even op Globe Next blijft: we richten de koppeling in op de versie die u gebruikt.
Waarom groothandels op Exact een AI-offerteagent toevoegen
Het werk van een offerte zit zelden in het intikken in Exact. Het zit in het uitzoeken: welk artikel bedoelt de klant met “knelkoppeling 15 recht” of met zijn eigen artikelnummer, wat betaalt deze klant ervoor, en welke regels verdienen een tweede blik? Volgens onze casestudy besteedt een binnendienstmedewerker gemiddeld 4–7 minuten per regel aan het handmatig maken van offertes en orders; een aanvraag van 30 regels kost dus twee tot drieënhalf uur.
ERP Agent doet dat voorwerk. Het is de eerste agentische AI-laag voor ERP-systemen in de groothandel, en op Exact werkt het bovenop het pakket dat u al gebruikt: geen vervangingsproject, en voor uw klanten verandert er niets. Zij krijgen sneller antwoord, de binnendienst houdt tijd over voor advies en verkoop, en nieuwe collega’s zijn sneller productief. Reken met de offertekostencalculator (in het Engels) uit wat het handwerk u nu kost.
Met dezelfde agent kunt u op elk ERP offertes automatiseren en de orderverwerking automatiseren; hier leest u wat hij in Exact doet.
Zo wordt een aanvraag een offerte of verkooporder in Exact
De aanvraag komt binnen
De binnendienst stuurt de mail vanuit Outlook (in het Engels) door naar de eigen agentmailbox van uw bedrijf, of plakt de mail in de webapp zoals hij is en kiest offerte of verkooporder. PDF (ook gescand), Excel, CSV, Word, afbeeldingen en doorgestuurde mails werken allemaal. Uw eigen systemen sluiten aan via de REST API (in het Engels) of de MCP-server (in het Engels).
Klant en artikelen worden herkend
De klant komt uit de aanvraag zelf en wordt opgezocht in uw relaties in Exact. Afkortingen, maten, materialen, fabrikantnummers en klantartikelnummers (in het Engels) worden gekoppeld aan uw artikelen; kandidaten die botsen met een genoemde maat, spanning of drukklasse zakken naar achteren. Een Franstalige of Engelstalige aanvraag vindt ook uw Nederlandse artikelomschrijvingen. Een regel die te vaag is, komt met de tekst van de klant op uw dummyartikel: de agent gokt nooit.
De prijzen komen uit Exact
Elke regel krijgt de prijs die Exact voor deze klant hanteert, van prijsafspraak tot staffelkorting. Vaste posten, zoals verpakking, komen er volgens uw regels automatisch bij.
De binnendienst controleert
Regels verschijnen zodra ze gematcht zijn. De medewerker loopt de gemarkeerde regels na, kiest waar nodig een alternatief, past via de offertechat aan wat nog anders moet en keurt goed.
Het document komt in Exact
Eerst worden alle artikelcodes in Exact nagekeken, zodat er nooit een code in een document komt die Exact niet kent. Tijdens een korte aftelling kan de medewerker nog annuleren. De agent leert van wat uw team verstuurt: schrijft een klant later hetzelfde, dan kiest hij hetzelfde artikel.
Voorbeeld: een mail van een installateur wordt een offerte in Exact Online
Een installatiebedrijf mailt een lijst naar een technische groothandel in sanitair en verwarming die met Exact Online Handel werkt. De binnendienst stuurt de mail door naar de agentmailbox, die is ingesteld op offertes.
“Graag een prijs voor onderstaande, project Amersfoort. Levering op de bouw, volgende week dinsdag.”
- 40 x knelkoppeling 15 recht
- 12 x radiatorkraan haaks 1/2" thermostatisch
- 15 x persbocht 90 22mm
- 8 x ons art. VB-4471
- 1 x div. bevestigingsmateriaal
| Regel van de klant | Voorgesteld artikel in Exact | Aantal | Match | Toelichting |
|---|---|---|---|---|
| knelkoppeling 15 recht | Knelkoppeling recht 15 × 15 mm, messing | 40 | 96 | Diameter en uitvoering komen overeen. |
| radiatorkraan haaks 1/2" thermostatisch | Thermostatische radiatorafsluiter haaks 1/2" | 12 | 89 | De rechte uitvoering is naar achteren geschoven. |
| persbocht 90 22mm | Persbocht 90° 22 mm, koper, V-profiel | 15 | 77 | Profiel niet vermeld: V-profiel is wat deze klant koopt, M-profiel staat als alternatief klaar. Gemarkeerd (onder 80). |
| ons art. VB-4471 | Leidingbeugel 22 mm met rubberen inlage | 8 | 98 | Artikelnummer van de klant, gevonden in de klantartikelcodes in Exact Online. |
| div. bevestigingsmateriaal | Dummyartikel, tekst van de klant behouden | 1 | – | Te vaag om te herkennen; de binnendienst beslist. |
Illustratief voorbeeld met voorbeeldartikelen, -codes en -scores. In een echt concept staat op elke regel ook de klantprijs uit Exact, en het afleveradres op de bouw in Amersfoort wordt gemarkeerd omdat het afwijkt van het adres van de klant in Exact.
Wat ziet de binnendienst voordat er iets in Exact komt?
- Matchscore van 0 tot 100. Regels onder de 80 zijn gemarkeerd, zodat de controle begint waar oordeelsvermogen nodig is. Zie hoe de matchscore werkt (in het Engels).
- Onderbouwing. Open een regel en lees waarom de agent dit artikel koos.
- Alternatieven. Per regel worden de beste andere artikelen bewaard; kies er met één klik een.
- Offertechat. Regels toevoegen of schrappen, aantallen of prijzen wijzigen; elke voorgestelde wijziging keurt u per regel goed of af.
- Uw team houdt de regie. De medewerker keurt het concept goed voordat het in Exact wordt aangemaakt, en er gaat niets naar een klant zonder goedkeuring.
Beveiliging en controle
- AVG-conform (GDPR), zero data retention. ERP Agent is AVG-conform en de modellen draaien met zero data retention. Meer over beveiliging en gegevensverwerking (in het Engels).
- Eerst de toegang. Vóór de inrichting spreken we af welke gegevens de agent nodig heeft en tot welke systemen hij toegang krijgt.
- Alleen de rechten die het werk vraagt. In Exact Online geeft een gebruiker met toegang tot uw administratie via de inlog van Exact toestemming, en vraagt de koppeling alleen de onderdelen van de API die het werk vraagt: artikelen, relaties, verkoopprijzen, offertes en verkooporders.
- Een mens keurt goed. Er komt niets in Exact voordat de binnendienst het concept heeft goedgekeurd, en er gaat niets naar een klant zonder uw team.
- Lezen, nooit herschrijven. Artikelen, prijzen en relaties worden gelezen; de agent maakt offertes en verkooporders aan en wijzigt verder niets.
Onboarding: wat we van u nodig hebben
Wij richten de koppeling met Exact voor uw bedrijf in tijdens de onboarding. De binnendienst wacht daar niet op: u start dezelfde week met een artikelbestand.
Een artikelexport
Een export van uw artikelen uit Exact, bijvoorbeeld naar Excel of CSV. De binnendienst stuurt vanaf de eerste week echte aanvragen door en controleert elk concept in de webapp. Zie starten met een artikelbestand (in het Engels).
Toegang tot Exact Online
De app-registratie in Exact regelen wij. Een gebruiker met toegang tot de juiste administratie geeft eenmalig toestemming via de inlog van Exact Online.
Of: de entity services van Exact Globe
Werkt u met Exact Globe Next of Exact Globe+, dan maakt uw IT-partner de entity services veilig bereikbaar voor ERP Agent en richten wij een eigen Globe-gebruiker in met alleen de rechten die het werk vraagt.
Uw regels en historie
Welk dummyartikel de te vage regels krijgt, welke vaste posten de agent toevoegt, en eerdere offertes of de e-mailhistorie in Outlook, zodat de agent leert hoe uw klanten schrijven.
Live in Exact
Zodra de koppeling live is, komen de klantprijzen uit Exact en worden goedgekeurde offertes en verkooporders daar direct aangemaakt.
ERP Agent in cijfers
- 4–7 min
- per regel bij het handmatig maken van offertes en orders, volgens onze casestudy
- 95%
- gemiddelde automatisering bij onze klanten
- 3–8 min
- om een doorsnee aanvraag klaar te zetten
- 1–3 min
- in de snelle modus, voor aanvragen tot ongeveer 50 regels
Vandaag Exact, morgen elk ander ERP
ERP Agent integreert met Exact, AFAS, Business Central, SAP en elk ander ERP- of CRM-systeem. Wij richten de koppeling voor uw bedrijf in tijdens de onboarding, en u kunt dezelfde week starten met een artikelbestand. Groepsbedrijven met verschillende pakketten gebruiken overal dezelfde agent en hetzelfde controlescherm. Zie AFAS Profit, Business Central, Odoo en alle ERP-koppelingen.
ERP Agent is live bij groothandels in staal, installatietechniek (HVAC) en bevestigingsmaterialen. Wat de agent per regel controleert, volgt uw branche: diameters en profielen in sanitair en verwarming, kanaalmaten en brandwerendheid in de installatietechniek, fabrikantnummers en klantcodes bij een technische groothandel.
Veelgestelde vragen
Werkt ERP Agent met Exact Online?
Ja. ERP Agent leest artikelen, relaties en prijzen uit Exact Online via de standaard REST API en maakt daar offertes en verkooporders aan nadat de binnendienst heeft goedgekeurd. Wij richten de koppeling voor uw bedrijf in tijdens de onboarding, en u kunt dezelfde week starten met een artikelbestand.
Werkt het ook met Exact Globe?
Ja, met Exact Globe Next en Exact Globe+. De koppeling loopt via de entity services van Exact Globe, of via de XML-import voor offertes en verkooporders. Uw IT-partner maakt de entity services bereikbaar; de rest richten wij in.
Maakt ERP Agent offertes of verkooporders aan in Exact?
Allebei. In de webapp kiest de binnendienst per aanvraag offerte of verkooporder; doorgestuurde mails worden het documenttype dat uw organisatie heeft ingesteld. Komen er inkooporders van klanten per mail binnen, lees dan meer over orderverwerking automatiseren.
Vervangt ERP Agent de Exact AI Assistent?
Nee, het voegt er een gespecialiseerde offerte- en orderagent aan toe. De Exact AI Assistent beantwoordt vragen over de software en signaleert afwijkingen in de boekhouding. ERP Agent doet het werk van de binnendienst: het herkent de juiste artikelen in de afkortingen en eigen codes van klanten, ook in aanvragen van honderden regels, geeft elke regel een matchscore met onderbouwing en alternatieven, werkt over talen heen en leert van wat uw team verstuurt.
Welke toegang heeft ERP Agent nodig in Exact?
Leestoegang tot artikelen, eenheden, klantartikelcodes, relaties en verkoopprijzen, en het recht om offertes en verkooporders aan te maken. In Exact Online geeft een gebruiker met toegang tot uw administratie daar via OAuth toestemming voor; bij Exact Globe gebruikt de koppeling een eigen gebruiker met alleen die rechten. De precieze afbakening spreken we vóór de inrichting met u af.
Welke Exact-pakketten worden ondersteund?
Exact Online Handel en Exact Online Productie, waarin Exact offertes en verkooporders voert, en Exact Globe Next en Exact Globe+ via de entity services. Werkt u met een ander Exact-product, dan bekijken we tijdens de onboarding welke route uw versie biedt.
Hoe beginnen we?
Plan een gesprek en neem een paar echte aanvragen mee. U start dezelfde week met een artikelbestand, en wij richten de koppeling met Exact in tijdens de onboarding. De prijs bestaat uit inrichtingskosten en een maandelijks abonnement, met vooraf een gespecificeerde offerte. Zie prijzen.
Verder lezen
- Offertes automatiseren voor de groothandel: van offerteaanvraag tot offerte
- Orderverwerking automatiseren voor de groothandel: van inkooporder tot verkooporder
- ERP-koppelingen voor offerte- en orderautomatisering, met elk ERP-systeem
- Offertes en verkooporders automatiseren in AFAS Profit
- Offertes en verkooporders automatiseren in Business Central met AI
- AI voor de technische groothandel: van onderhoudslijst tot gecontroleerde offerte
Laten we naar uw offerteproces kijken
Neem een paar aanvragen uit uw inbox mee
Plan een gesprek van 30 minuten met een paar echte aanvragen of orders. We laten zien hoe de agent ze afhandelt met uw artikelen en wat het koppelen van uw Exact inhoudt.
- Uw aanvragen en artikelbestand
- Uw prijzen en controleproces
- Een duidelijke afbakening van de volgende stap
Lauri Pelkonen
Oprichter & CEO
Plan een gesprek van 30 minuten Vraag per e-mail een demo aanOf mail rechtstreeks naar