Groothandel in bevestigingsmaterialen
Offertes automatiseren voor groothandels in bevestigingsmaterialen: van DIN-code tot gecontroleerde offerte
Offertes automatiseren bij een groothandel in bevestigingsmaterialen betekent dat de bestellijst van een klant, vol bouten, moeren, ringen, schroeven en ankers in DIN-, ISO- of inchnotatie, een conceptofferte uit uw eigen assortiment wordt. ERP Agent herkent elk artikel tot op draadmaat, lengte, sterkteklasse en afwerking, haalt de klantprijzen op en geeft elke regel een matchscore van 0 tot 100. Uw binnendienst keurt goed, en de offerte staat in uw ERP, CRM of ander systeem.
Hoe ziet een aanvraag bij een groothandel in bevestigingsmaterialen eruit?
Groothandels in bevestigingsmaterialen, of bevestigingsmiddelen, krijgen aanvragen van metaalbouwers, machinebouwers, kassenbouwers, montagebedrijven en technische diensten. De werkvoorbereider mailt een stuklijst met eigen artikel- en tekeningnummers, een monteur tikt vanaf de bouwplaats een lijstje in de mail, een klant uit Wallonië schrijft in het Frans.
Elke regel moet één artikel worden tussen bijna gelijke varianten: M8x30 of M8x35, 8.8 of 10.9, elektrolytisch of thermisch verzinkt, RVS A2 of A4 (in Vlaanderen: inox), tapbout DIN 933 of zeskantbout DIN 931, sluitring of carrosseriering. Volgens onze casestudy kost het handmatig maken van offertes en orders een binnendienstmedewerker gemiddeld 4 tot 7 minuten per regel: voor een lijst van 75 regels is dat 5 tot bijna 9 uur. Bij C-artikelen van een paar cent kost dat al snel meer dan de regel oplevert. De rekentool voor offertekosten (in het Engels) rekent het na met uw aantallen.
DIN, ISO of inch: hoe leest de agent de afkortingen van uw klanten?
| De klant schrijft | Wat ERP Agent ermee doet |
|---|---|
| “Tapbout M12x40 8.8 verz., 500 st” | Leest tapbout als volledig van draad en verz. als verzinkt; draadmaat, lengte en klasse houden M12x40 apart van M12x45 en van 10.9. |
| “ISO 4017 M8x25”, terwijl uw artikeltekst DIN 933 noemt | Direct gevonden als uw artikeltekst beide nummers bevat. Anders gekoppeld op draadmaat, lengte, klasse en omschrijving, met het ISO-nummer van de klant op de regel, zodat uw team de vervanging bevestigt. Daarna gaat dezelfde regel meteen naar hetzelfde artikel. |
| “UNC 1/2-13 x 2 Gr. 8” | Inchmaat, UNC- of UNF-draad, lengte en klasse worden van de regel gelezen en met uw artikeltekst vergeleken. Elke regel die uw team bevestigt, leert de agent hoe juist deze klant inchmaten schrijft. |
| Het eigen artikel- of tekeningnummer van de klant | Geleerd uit eerdere offertes en uit elke verstuurde regel; het nummer van de klant blijft op de regel. |
| Eén klantcode voor bout, moer en twee ringen | Eén keer vastgelegd als set; daarna klapt de code uit tot de vaste artikelregels. |
| “Vis TH M16x50 8.8 zinguée” uit Wallonië | Gekoppeld aan uw Nederlandstalige artikel, zonder eerst te vertalen. |
Hoe werkt offertes automatiseren voor bevestigingsmaterialen?
Dezelfde agent als bij offertes automatiseren voor de groothandel, toegespitst op normdelen.
De aanvraag komt binnen
Uw binnendienst stuurt de mail door naar de agentmailbox van uw bedrijf, waar het voor uw bedrijf ingestelde documenttype geldt. Of een medewerker zet de aanvraag in de webapp en kiest offerte of verkooporder.
Klant en afleveradres
De agent zoekt de klant uit de aanvraag op in uw debiteuren, meldt het meteen als er geen klant gevonden wordt en markeert een afwijkend afleveradres.
Van regel naar artikel
Wat uw team eerder voor dezelfde formulering bevestigde, gaat naar hetzelfde artikel. De rest wordt gezocht op norm, maten, klasse, artikelnummer en omschrijving, ook in een andere taal; met verkoophistorie komt naar voren wat deze klant al koopt.
Controles
Maten, norm en klasse worden met elke kandidaat vergeleken, en kandidaten die daarmee in strijd zijn, zakken naar beneden. Is de extra controle voor uw bedrijf ingeschakeld, dan stuurt die foute matches terug voor een nieuwe zoekronde en wijst de binnendienst op ontbrekende moeren of ringen bij de bouten; de binnendienst beslist wat erbij komt. De agent gokt nooit: wat niet te plaatsen is, komt op uw dummyartikel, met de tekst van de klant erbij.
Prijs en goedkeuring
Klantprijzen komen uit de voor uw bedrijf ingestelde gegevens en regels, en uw binnendienst kan elke prijs aanpassen. Na goedkeuring gaat de offerte of verkooporder naar uw ERP, CRM of ander systeem.
Voorbeeld: de bestellijst van een kassenbouwer, regel voor regel
Een deel is in het Engels ingevuld door een buitenlandse projectleider. Prijzen zijn weggelaten.
Mail van een kassenbouwer met Excel-bijlage: “Graag uw prijs voor onderstaande, levering op de bouwplaats.”
- Slotbout M8x25 verz. – 3.000 st
- Hex set screw M12x40 8.8 HDG – 800 pcs
- Ring M12 tVZ – 800 st
- Boorschroef 6,3x25 zeskant met EPDM-ring – 5.000 st
- Ons art.nr. 30-118 – 400 st
- Ankers voor de poeren – 120 st
| Aanvraagregel | Voorgesteld artikel | Score | Waarom |
|---|---|---|---|
| Slotbout M8x25 verz. | 42825 Slotbout DIN 603 M8x25 elektrolytisch verzinkt | 94 | Type, maat en afwerking kloppen |
| Hex set screw M12x40 8.8 HDG | 41240 Zeskanttapbout DIN 933 M12x40 8.8 thermisch verzinkt | 91 | Engelstalige regel, Nederlandstalig artikel |
| Ring M12 tVZ | 45012 Sluitring DIN 125 M12 thermisch verzinkt | 77 | Carrosseriering DIN 9021 past ook; gemarkeerd |
| Boorschroef 6,3x25 zeskant met EPDM-ring | 47625 Zelfborende schroef DIN 7504-K 6,3x25 met EPDM-afdichtring, verzinkt | 92 | Kopvorm, maat en afdichtring kloppen |
| Ons art.nr. 30-118 | 43820 Hamerkopbout M8x20 voor aluminium kasprofiel, verzinkt | 97 | Klantartikelnummer, geleerd uit een eerdere offerte |
| Ankers voor de poeren | Dummyartikel | 0 | Type, diameter en lengte ontbreken; de binnendienst vraagt na |
Illustratief voorbeeld van hoe het controlescherm elke regel toelicht.
Wat ziet uw binnendienst voordat de offerte de deur uitgaat?
- De regel van de klant naast het voorgestelde artikel: controleren in plaats van zoeken.
- Een matchscore van 0 tot 100; regels onder de 80 worden gemarkeerd. Zie hoe de matchscore werkt (in het Engels).
- Onderbouwing en alternatieven: lees waarom de agent een artikel koos, of neem de carrosseriering in plaats van de sluitring.
- Offertechat: regels toevoegen of schrappen, aantallen of prijzen wijzigen; elke wijziging keurt u per regel goed of af.
- Een mens keurt goed. De agent verstuurt nooit zelf iets naar een klant.
DIN, ISO en de artikelnummers van andere merken
Staan zowel DIN 933 als ISO 4017 in uw artikeltekst, dan vindt elk van beide nummers het artikel. Een overstap tussen DIN en ISO bevestigt uw binnendienst, want de normen verschillen in sommige maten: bij zeskantbouten M10, M12, M14 en M22 is de sleutelwijdte niet gelijk. Een kruisverwijzingslijst die voor uw bedrijf is ingericht, koppelt de productfamilie van een ander merk aan uw gelijkwaardige familie en zet die kandidaten vooraan; maten en klasse bepalen daarna het artikel. Zie kruisverwijzingen van artikelnummers (in het Engels).
Wat levert AI een groothandel in bevestigingsmaterialen op?
Welke van duizenden bijna gelijke bouten en schroeven een vaste klant bedoelt, weten vaak maar een paar ervaren mensen. ERP Agent leert van de regels die uw team verstuurt: schrijft een klant de volgende keer hetzelfde, dan kiest de agent hetzelfde artikel. Nieuwe collega’s werken met wat anderen eerder bevestigden, die kennis blijft in het bedrijf, en de klant heeft zijn prijs eerder.
ERP Agent is live bij groothandels in staal, installatietechniek (HVAC) en bevestigingsmaterialen. Wat de agent met uw assortiment doet, ziet u het snelst in een pilot op uw eigen langste lijsten: begin met uw artikelbestand en echte aanvragen, en koppel uw ERP wanneer u er klaar voor bent. De checklist voor een pilot (in het Engels) zet op een rij wat u nodig hebt, en de case van installatiegroothandel LVI-WaBeK (in het Engels) laat zien wat het oplevert.
In welk systeem komt de offerte terecht?
Offertes en orders komen in uw ERP, CRM of ander systeem. ERP Agent integreert met Exact, AFAS, Business Central, SAP en elk ander ERP- of CRM-systeem, ook een branchepakket, met prijzen uit de prijslogica van uw ERP. Wij richten de koppeling voor uw bedrijf in tijdens de onboarding, en u kunt dezelfde week starten met een artikelbestand (in het Engels). ERP Agent is AVG-conform (GDPR).
| Systeem | Type | Leest | Schrijft |
|---|---|---|---|
| Dynamics 365 Business Central | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Verkoopoffertes en verkooporders |
| SAP S/4HANA | ERP-koppeling | Producten, zakenpartners, klantprijzen | Verkoopoffertes en verkooporders |
| SAP Business One | ERP-koppeling | Artikelen, zakenpartners, prijslijsten | Verkoopoffertes en verkooporders |
| NetSuite (in het Engels) | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Offertes (estimates) en verkooporders |
| Dynamics 365 Finance & Supply Chain | ERP-koppeling | Vrijgegeven producten, klanten, prijzen uit handelsovereenkomsten | Verkoopoffertes en verkooporders |
| Visma | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Offertes en verkooporders |
| IFS (in het Engels) | ERP-koppeling | Verkoopartikelen, klanten, klantprijzen | Verkoopoffertes en klantorders |
| Monitor ERP (in het Engels) | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Offertes en klantorders |
| Infor M3 (in het Engels) | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Offertes en klantorders |
| Exact | ERP-koppeling | Artikelen, relaties, verkoopprijzen | Offertes en verkooporders |
| AFAS Profit | ERP-koppeling | Artikelen, debiteuren, prijsafspraken | Offertes en verkooporders |
| Odoo | ERP-koppeling | Producten, klanten, prijslijsten | Offertes en verkooporders |
| Sage (in het Engels) | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Verkoopoffertes en verkooporders |
| Jeeves | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Offertes en verkooporders; bevestigde waarden op inkooporders |
| Lemonsoft (in het Engels) | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Offertes |
| Microsoft 365 / Outlook (in het Engels) | E-mailkoppeling | Klantaanvragen in de agentmailbox; e-mailhistorie om van te leren | Er gaat niets naar klanten zonder uw team |
| Artikelbestand / SFTP (in het Engels) | Bestand | Artikelbestand als bestand, al in de eerste week | De gecontroleerde offerte of order als bestand, klaar om in uw systeem in te lezen |
| Elk ander ERP of CRM | ERP- of CRM-koppeling | Artikelen, klanten en prijzen, via de koppeling die wij tijdens de onboarding voor uw bedrijf inrichten | Offertes en verkooporders |
ERP Agent in cijfers
- Live
- bij groothandels in staal, installatietechniek (HVAC) en bevestigingsmaterialen
- 4–7 min
- per regel als een binnendienstmedewerker offertes en orders met de hand maakt, volgens onze casestudy
- 95%
- gemiddelde automatisering bij onze klanten
- Meer dan 95%
- nauwkeurigheid bij het automatiseren van offerteregels bij LVI-WaBeK
Zo past ERP Agent in de manier waarop u nu werkt
ERP Agent is “The first agentic AI layer for wholesale distribution ERP systems”: een laag bovenop uw ERP. Daardoor bent u snel van start:
- Geen ERP-vervanging. De agent werkt bovenop het ERP, CRM of andere systeem dat u al gebruikt, en goedgekeurde offertes en orders komen daar terecht.
- Uw team houdt de regie. De agent bereidt het concept voor, uw binnendienst keurt het goed. Er gaat niets naar een klant zonder die goedkeuring.
- Begin met een artikelbestand. Laad uw artikelgegevens, stuur dezelfde week echte aanvragen door en koppel uw ERP wanneer u er klaar voor bent.
- EDI blijft gewoon lopen. Uw grootste klanten bestellen via EDI zoals altijd; ERP Agent neemt de rest voor zijn rekening: de mails, pdf-stuklijsten en Excel-bestanden.
Veelgestelde vragen
Kan ik offertes voor bevestigingsmaterialen met AI automatiseren?
Ja. De agent leest de lijst, herkent de artikelen, haalt de klantprijzen op en zet de offerte klaar; onze klanten halen gemiddeld 95% automatisering. Uw binnendienst keurt goed: regels onder de 80 zijn gemarkeerd, en de agent verstuurt zelf niets naar een klant.
Ziet de agent het verschil tussen DIN 933 en DIN 931, of tussen 8.8 en 10.9?
Ja. Hij gebruikt de getallen op een regel (draadmaat, lengte, DIN- of ISO-nummer, sterkteklasse) om varianten uit elkaar te houden, en kandidaten die daarmee in strijd zijn, zakken naar beneden. Laat de klant een detail open, zoals de afwerking, dan wordt de regel gemarkeerd en staan de alternatieven één klik verderop.
Herkent de agent de eigen artikelnummers en sets van mijn klanten?
Ja. ERP Agent leert ze uit uw eerdere offertes en uit elke regel die uw team verstuurt, en het nummer van de klant blijft op de regel staan. Een setcode, zoals een bout met moer en ringen, klapt uit tot de vaste artikelregels. Zie klantartikelnummers (in het Engels).
Werkt het ook met Excel-stuklijsten en gescande PDF-bestellijsten?
Ja: PDF (ook gescand), Excel, CSV, Word, afbeeldingen, doorgestuurde mails en lijsten in de mailtekst. Uw binnendienst stuurt de mail door zoals hij binnenkwam; overtikken hoeft niet.
Met welke ERP-systemen werkt deze offertesoftware?
ERP Agent integreert met Exact, AFAS, Business Central, SAP en elk ander ERP- of CRM-systeem, met prijzen uit de prijslogica van uw ERP, klantkortingen inbegrepen. Wij richten de koppeling voor uw bedrijf in tijdens de onboarding, en u kunt dezelfde week starten met een artikelbestand. Zie ERP-koppelingen voor de groothandel.
Hoe lang doet de agent over een lange bestellijst?
Een doorsnee aanvraag duurt 3 tot 8 minuten, een lijst van enkele honderden regels ongeveer een half uur; de regels verschijnen in het controlescherm zodra ze gekoppeld zijn. In de webapp verwerkt de snelle modus tekst-, Excel- of Word-aanvragen tot ongeveer 50 regels in 1 tot 3 minuten.
Verder lezen
- Offertes automatiseren voor de groothandel: van offerteaanvraag tot offerte
- Orderverwerking automatiseren voor de groothandel: van inkooporder tot verkooporder
- AI voor de groothandel: waar AI-agents de binnendienst nu al werk uit handen nemen
- AI voor de technische groothandel: van onderhoudslijst tot gecontroleerde offerte
- Offertes automatiseren in de staalhandel: van zaaglijst tot gecontroleerde offerte
- Offertes automatiseren als groothandel in gereedschap: van aanvraag tot gecontroleerde offerte
Laten we naar uw offerteproces kijken
Probeer het met uw lastigste bestellijst
Plan een gesprek van 30 minuten en neem een lijst mee waar uw binnendienst lang over deed: een lange stuklijst, of metrisch en inch door elkaar.
- Uw aanvragen en artikelbestand
- Uw prijzen en controleproces
- Een duidelijke afbakening van de volgende stap
Lauri Pelkonen
Oprichter & CEO
Plan een gesprek van 30 minuten Vraag per e-mail een demo aanOf mail rechtstreeks naar