Technische groothandel en MRO
AI voor de technische groothandel: van onderhoudslijst tot gecontroleerde offerte
AI voor de technische groothandel zet een aanvraag van de technische dienst, zoals een Excel-lijst voor een onderhoudsstop of een PDF-inkooporder vol materiaalnummers van de fabriek, om in een conceptofferte of verkooporder met uw artikelen en klantprijzen. ERP Agent herkent per regel het juiste artikel en geeft elke match een score van 0 tot 100. Uw binnendienst keurt het concept goed voordat het in uw ERP, CRM of ander systeem komt.
Hoe ziet een aanvraag bij een technische groothandel eruit?
In Nederland en België is technische groothandel een breed begrip. Deze pagina gaat over de industriële kant, ook wel MRO: lagers, aandrijftechniek, afdichtingen, pneumatiek, persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) en bevestigingsmaterialen voor fabrieken en onderhoudsbedrijven. Voor de andere takken: zie de installatiegroothandel, de elektrotechnische groothandel en de gereedschapsgroothandel.
De aanvragen komen van de technische dienst (TD) en van inkopers. Voor een onderhoudsstop mailt de TD een lange Excel-lijst; inkoop stuurt een PDF-inkooporder met de materiaalnummers van de fabriek. Bij een storing komt een foto van een typeplaatje binnen: “graag z.s.m. twee van deze”. Een internationale vestiging schrijft in het Engels, een fabriek in Wallonië in het Frans.
Volgens onze casestudy kost het handmatig maken van offertes en orders een binnendienstmedewerker gemiddeld 4 tot 7 minuten per regel. Een lijst van 60 regels is dan 4 tot 7 uur werk, terwijl de TD op uw prijs wacht en de order vaak naar wie het eerst antwoordt gaat. Reken het na met uw eigen aantallen (in het Engels).
Welke vaktaal uit de industrie herkent de agent?
| De klant schrijft | Wat ERP Agent ermee doet |
|---|---|
| “6308-2Z C3”, “keerring 40x62x8” | De getallen houden maatvarianten uit elkaar: een 6309 of een keerring van 40x62x7 zakt naar achteren. |
| “Sensor 10-30V DC IP67”, “PN16” | Spanning, beschermingsgraad en drukklasse worden gecontroleerd; een kandidaat die daarmee botst, zakt weg. |
| “Nitril handschoen maat 9” | Maat en uitvoering tellen mee; met verkoophistorie komt het model dat deze klant afneemt naar voren. |
| Een fabrikantnummer | Vergeleken met de fabrikantnummers in uw artikelbestand, zodat het nummer van de klant direct naar uw eigen artikel leidt. |
| Het nummer van een merk dat u niet voert | Via de kruisverwijzingslijst van uw bedrijf gekoppeld aan uw gelijkwaardige productfamilie, zodat de klant het alternatief krijgt waar u achter staat. |
| Het materiaalnummer van de fabriek, of één code voor een revisieset | Geleerd uit uw offertehistorie en verstuurde regels; een vastgelegde setcode wordt uitgesplitst in vaste artikelregels. |
| Engels of Frans, terwijl uw artikelbestand Nederlands is | Gekoppeld over taalgrenzen heen, zonder eerst te vertalen. |
Hoe automatiseert u offertes in de technische groothandel?
Dezelfde agent als bij offertes automatiseren voor de groothandel, hier voor een industriële aanvraag. De regels verschijnen in het controlescherm zodra ze gematcht zijn.
De aanvraag komt binnen
Uw binnendienst stuurt de mail door naar de agentmailbox van uw bedrijf; de instelling van uw organisatie bepaalt dan of het een offerte of verkooporder wordt. In de webapp kiest de medewerker dat zelf. PDF (ook gescand), Excel, Word en foto’s worden gelezen zoals ze binnenkwamen.
Klant en vestiging
De agent herkent de klant uit de aanvraag, zoekt hem op in uw klantenbestand en meldt het meteen als er geen klant past. Een afwijkend afleveradres, zoals een andere vestiging, wordt gemarkeerd.
Van regel naar artikel
Wat uw team eerder bevestigde, gaat weer naar hetzelfde artikel. De rest wordt gezocht op code, getallen en omschrijving; met verkoophistorie komt naar voren wat deze klant afneemt.
Controles
Maten, spanningen en klassen worden per kandidaat vergeleken. Is de extra controle voor uw bedrijf ingeschakeld, dan stuurt die foute matches terug voor een nieuwe zoekronde en kan de agent uw medewerker op een waarschijnlijk toebehoren wijzen; uw medewerker beslist. De agent gokt nooit: wat hij niet kan plaatsen, zoals maatwerk, komt op uw dummyartikel, met de tekst van de klant erbij.
Prijs en goedkeuring
Klantprijzen komen uit de gegevens en regels die voor uw bedrijf zijn ingesteld; zodra uw ERP gekoppeld is, uit de prijslogica van het ERP zelf, klantkortingen inbegrepen. Artikelcodes worden vooraf tegen het ERP gecontroleerd; na goedkeuring gaat de offerte of verkooporder naar uw ERP, CRM of ander systeem.
Voorbeeld: een bestellijst voor de onderhoudsstop, regel voor regel
De TD van een levensmiddelenfabriek mailt een PDF-lijst, met levering op een andere vestiging dan in uw ERP staat; de agent markeert dat. Prijzen zijn weggelaten.
“Bijgaand de lijst voor de stop van lijn 2. Graag uw prijs, levering aan poort 3 van vestiging Zuid.”
- Groefkogellager 6308-2Z C3 – 8 st
- Keerring 40x62x8 NBR – 12 st
- Ons mat.nr. 4418-0273 – 20 paar
- Timing belt HTD 1200-8M-30 – 2 pcs
- Hydrauliekslang 2SN DN12, geperst op 1450 mm – 2 st
| Aanvraagregel | Voorgesteld artikel | Score | Waarom |
|---|---|---|---|
| Groefkogellager 6308-2Z C3 | 11.6308.23 Groefkogellager 6308-2Z/C3 | 97 | Volledige aanduiding klopt; 6309 naar achteren |
| Keerring 40x62x8 NBR | 34.4062.08 Keerring 40x62x8, NBR | 92 | Maten en materiaal kloppen; FKM-uitvoering als alternatief |
| Ons mat.nr. 4418-0273 | 81.0410.10 Snijbestendige werkhandschoen, maat 10 | 98 | Materiaalnummer van deze klant, eerder geleerd |
| Timing belt HTD 1200-8M-30 | 26.1200.83 Tandriem HTD 1200-8M, breedte 30 mm | 94 | Engelse regel, Nederlands artikel; lengte, steek en breedte kloppen |
| Hydrauliekslang 2SN DN12, geperst op 1450 mm | Dummyartikel, met de tekst van de klant | 0 | Op maat geperst; uw team bepaalt de prijs |
Illustratief voorbeeld: aanvraag, vestiging, artikelnummers, materiaalnummer en scores laten zien hoe elk soort regel wordt verwerkt.
Wat ziet uw binnendienst voordat de offerte de deur uitgaat?
- De regel van de klant naast het voorgestelde artikel: controleren in plaats van zoeken.
- Een matchscore van 0 tot 100; regels onder de 80 worden gemarkeerd. Zie hoe de matchscore werkt (in het Engels).
- Onderbouwing en alternatieven: lees waarom de agent dit artikel koos, of neem een andere kandidaat, zoals de FKM-keerring.
- Offertechat: regels toevoegen of schrappen, aantallen of prijzen wijzigen; elke voorgestelde wijziging keurt u per regel goed of af.
- Een mens keurt goed. De agent verstuurt nooit zelf iets naar de klant, en alleen artikelcodes die in uw ERP bestaan worden opgeslagen.
Wat als de klant een merk noemt dat u niet voert?
Onderhoudslijsten noemen vaak het merk dat in de machine zit, met “of gelijkwaardig” erachter. Met de kruisverwijzingslijst die voor uw bedrijf is ingericht, koppelt de agent de productfamilie van dat merk aan uw gelijkwaardige familie en zet hij die bovenaan; de maat komt uit de regel. Zo krijgt de klant het alternatief dat u wilt verkopen, en heeft uw medewerker het laatste woord. Zie kruisverwijzingen van artikelnummers (in het Engels).
Wat levert AI een technische groothandel op?
Het meeste werk in een industriële offerte is het juiste artikel vinden tussen bijna gelijke varianten. Dat voorwerk neemt ERP Agent over, en hij leert van de regels die uw team verstuurt: schrijft een klant de volgende keer hetzelfde, dan kiest hij hetzelfde artikel. De TD heeft bij een storing sneller een prijs, en wie eerst antwoordt, krijgt vaker de order. Uw binnendienst houdt tijd over voor technisch advies, nieuwe collega’s zijn sneller zelfstandig, en de productkennis blijft in het bedrijf.
ERP Agent is live bij groothandels in staal, installatietechniek (HVAC) en bevestigingsmaterialen. Bekijk hoe installatiegroothandel LVI-WaBeK (in het Engels) met de agent werkt, en test hem daarna op uw eigen traagste lijsten, met de checklist voor een pilot (in het Engels). De prijs bestaat uit inrichtingskosten en een maandabonnement, met vooraf een gespecificeerde offerte; zie prijzen.
In welk systeem komt de offerte terecht?
ERP Agent integreert met Exact, AFAS, Business Central, SAP en elk ander ERP- of CRM-systeem, ook een branchepakket voor de technische groothandel. Wij richten de koppeling voor uw bedrijf in tijdens de onboarding, en u kunt dezelfde week starten met een artikelbestand (in het Engels). Zie alle ERP-koppelingen. ERP Agent is AVG-conform (GDPR); de modellen draaien met zero data retention.
| Systeem | Type | Leest | Schrijft |
|---|---|---|---|
| Dynamics 365 Business Central | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Verkoopoffertes en verkooporders |
| SAP S/4HANA | ERP-koppeling | Producten, zakenpartners, klantprijzen | Verkoopoffertes en verkooporders |
| SAP Business One | ERP-koppeling | Artikelen, zakenpartners, prijslijsten | Verkoopoffertes en verkooporders |
| NetSuite (in het Engels) | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Offertes (estimates) en verkooporders |
| Dynamics 365 Finance & Supply Chain | ERP-koppeling | Vrijgegeven producten, klanten, prijzen uit handelsovereenkomsten | Verkoopoffertes en verkooporders |
| Visma | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Offertes en verkooporders |
| IFS (in het Engels) | ERP-koppeling | Verkoopartikelen, klanten, klantprijzen | Verkoopoffertes en klantorders |
| Monitor ERP (in het Engels) | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Offertes en klantorders |
| Infor M3 (in het Engels) | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Offertes en klantorders |
| Exact | ERP-koppeling | Artikelen, relaties, verkoopprijzen | Offertes en verkooporders |
| AFAS Profit | ERP-koppeling | Artikelen, debiteuren, prijsafspraken | Offertes en verkooporders |
| Odoo | ERP-koppeling | Producten, klanten, prijslijsten | Offertes en verkooporders |
| Sage (in het Engels) | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Verkoopoffertes en verkooporders |
| Jeeves | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Offertes en verkooporders; bevestigde waarden op inkooporders |
| Lemonsoft (in het Engels) | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Offertes |
| Microsoft 365 / Outlook (in het Engels) | E-mailkoppeling | Klantaanvragen in de agentmailbox; e-mailhistorie om van te leren | Er gaat niets naar klanten zonder uw team |
| Artikelbestand / SFTP (in het Engels) | Bestand | Artikelbestand als bestand, al in de eerste week | De gecontroleerde offerte of order als bestand, klaar om in uw systeem in te lezen |
| Elk ander ERP of CRM | ERP- of CRM-koppeling | Artikelen, klanten en prijzen, via de koppeling die wij tijdens de onboarding voor uw bedrijf inrichten | Offertes en verkooporders |
ERP Agent in cijfers
- 4–7 min
- per regel als offertes en orders met de hand worden gemaakt, volgens onze casestudy
- 95%
- gemiddelde automatisering bij onze klanten
- Meer dan 95%
- nauwkeurigheid bij het automatiseren van offerteregels bij LVI-WaBeK
- 0–100
- matchscore op elke regel; onder de 80 gemarkeerd voor controle
Gebouwd voor de manier waarop een technische groothandel al werkt
ERP Agent is “The first agentic AI layer for wholesale distribution ERP systems”: een laag bovenop uw ERP. Daardoor bent u snel aan de slag:
- Geen ERP-vervangingsproject. ERP Agent werkt bovenop uw ERP, CRM of ander systeem, en goedgekeurde offertes en orders komen daar terecht.
- Uw team houdt de regie. De agent zet het concept klaar en uw medewerker keurt het goed. Er gaat niets naar een klant zonder uw team.
- Starten met een artikelbestand. Laad uw assortiment in, stuur dezelfde week al echte onderhoudslijsten door en koppel uw ERP wanneer u er klaar voor bent.
- Geen sjablonen per klant. Documentherkenning op basis van sjablonen vraagt een sjabloon voor elk klantformaat, en een CPQ-configurator vraagt optieregels. ERP Agent herkent de artikelen aan de eigen woorden van de klant. Meer in CPQ of AI-offerteautomatisering (in het Engels).
- EDI en e-mail naast elkaar. Klanten die via EDI bestellen, blijven dat doen; ERP Agent neemt alle andere voor zijn rekening: de e-mails, PDF’s, Excel-lijsten en foto’s.
- Elke offerte maakt de agent beter. Elke regel die uw team verstuurt, leert de agent de afkortingen en materiaalnummers van uw klanten.
Veelgestelde vragen
Wat is een technische groothandel?
Een groothandel in technische producten voor bedrijven. In Nederland en België valt daar veel onder: installatietechniek, elektro, gereedschap en de technische groothandel voor de industrie. Dat laatste heet ook MRO (maintenance, repair and operations): alles wat fabrieken draaiende houdt, van lagers en afdichtingen tot PBM. Met vliegtuigonderhoud heeft deze MRO niets te maken.
Hoe zet een technische groothandel AI in voor offertes?
Begin waar de binnendienst de meeste uren kwijt is: lange onderhoudslijsten en inkooporders vol materiaalnummers. De agent zet de regels klaar en uw binnendienst keurt goed; bij onze klanten ligt de automatisering gemiddeld op 95%. Test met uw eigen aanvragen en tel hoeveel regels uw binnendienst nog moest aanpassen; een pilot met ERP Agent draait precies op zulke aanvragen. Zie offertes automatiseren voor de groothandel.
Herkent de agent de materiaalnummers van onze klanten?
Ja. Hij leert ze uit de offertehistorie die u aanlevert en uit de regels die uw team verstuurt; het nummer van de klant blijft op de regel staan. Zie klantartikelnummers (in het Engels).
Komen onze contractprijzen in het concept?
Ja. Zodra uw ERP gekoppeld is, komen de prijzen uit de prijslogica van het ERP zelf, klantkortingen inbegrepen. Uw medewerker kan elke prijs controleren en aanpassen voordat de offerte de deur uitgaat.
Werkt ERP Agent met ons ERP?
Ja. ERP Agent integreert met Exact, AFAS, Business Central, SAP en elk ander ERP- of CRM-systeem, ook een branchepakket voor de technische groothandel. Wij richten de koppeling voor uw bedrijf in tijdens de onboarding, en u kunt dezelfde week starten met een artikelbestand. Zie alle ERP-koppelingen.
Kan een inkooporder van de fabriek direct een verkooporder worden?
Ja, na controle door uw binnendienst. In de webapp kiest de medewerker verkooporder; bij een doorgestuurde mail volgt de documentsoort uit de instelling van uw organisatie. De verkooporder wordt aangemaakt in uw ERP, CRM of ander systeem, via de koppeling die wij tijdens de onboarding voor uw bedrijf inrichten. Zie orderverwerking automatiseren.
Hoe lang doet de agent over een revisielijst van honderden regels?
Ongeveer een half uur. Een medewerker bevestigt eerst de grote aanvraag; daarna wordt die verdeeld over delen die tegelijk worden verwerkt. Een doorsnee aanvraag duurt 3 tot 8 minuten, en de regels verschijnen zodra ze gematcht zijn. De snelle modus, te kiezen in de webapp of via de API, doet aanvragen tot ongeveer 50 regels in 1 tot 3 minuten.
Verder lezen
- Offertes automatiseren voor de groothandel: van offerteaanvraag tot offerte
- Orderverwerking automatiseren voor de groothandel: van inkooporder tot verkooporder
- AI voor de groothandel: waar AI-agents de binnendienst nu al werk uit handen nemen
- Offertes automatiseren voor groothandels in bevestigingsmaterialen: van DIN-code tot gecontroleerde offerte
- Offertes automatiseren als groothandel in gereedschap: van aanvraag tot gecontroleerde offerte
- Offertes automatiseren in de staalhandel: van zaaglijst tot gecontroleerde offerte
Laten we naar uw offerteproces kijken
Neem een echte onderhoudslijst mee
Plan een gesprek van 30 minuten en neem een lijst of inkooporder mee waar uw binnendienst lang mee bezig was.
- Uw aanvragen en artikelbestand
- Uw prijzen en controleproces
- Een duidelijke afbakening van de volgende stap
Lauri Pelkonen
Oprichter & CEO
Plan een gesprek van 30 minuten Vraag per e-mail een demo aanOf mail rechtstreeks naar