Integratie · SAP Business One
Offertes en verkooporders in SAP Business One automatiseren met AI
ERP Agent is een AI-agent voor SAP Business One die mails, PDF’s en Excel-lijsten van klanten omzet in offertes en verkooporders. Hij vindt per regel het juiste artikel, neemt de prijs over die Business One deze klant geeft op basis van prijslijst en speciale prijzen, en maakt het document na goedkeuring aan via de Service Layer. Wij richten de koppeling voor uw bedrijf in tijdens de onboarding.
Waarom offertes de dag opslokken in een klein verkoopteam
Bij een groothandel met SAP Business One maken dezelfde mensen de offertes die ook de telefoon opnemen, leveranciers nabellen en leveringen regelen. Een Excel-lijst van 40 regels van een installateur blijft liggen tot iemand een rustig uur heeft, en tegen die tijd heeft de klant misschien al ergens anders besteld.
Volgens onze casestudy besteedt een binnendienstmedewerker gemiddeld 4 tot 7 minuten per regel aan het handmatig maken van offertes en orders. Voor die lijst van 40 regels is dat 160 tot 280 minuten artikelen zoeken, maten vergelijken en prijzen opzoeken. ERP Agent doet dat voorwerk: uw klanten krijgen sneller antwoord en uw team houdt tijd over voor verkoop. Uw eigen cijfers rekent u uit met de offertekostencalculator (in het Engels).
Wat ERP Agent uit SAP Business One leest
De koppeling loopt via de SAP Business One Service Layer, de standaard web-API van SAP voor Business One, gebouwd op OData. In de Business One-client wordt niets geïnstalleerd.
| Gegevens in Business One | Service Layer-resource | Wat de agent ermee doet |
|---|---|---|
| Artikelen: artikelcode, omschrijving, buitenlandse naam, eenheden | Items, UnitOfMeasurementGroups | Vindt per regel van de aanvraag het juiste artikel; een Engelstalige aanvraag vindt artikelen ook via de buitenlandse naam |
| Klanten (relaties) | BusinessPartners | Herkent de klant achter de aanvraag en markeert een afleveradres dat afwijkt van het adres in Business One |
| Catalogusnummers van relaties | AlternateCatNum | Regels met de eigen artikelnummers van de klant komen op uw artikelen terecht |
| Prijzen | PriceLists, SpecialPrices, CompanyService_GetItemPrice | Elke regel krijgt de prijs die Business One deze klant geeft voor dit artikel, dit aantal en deze datum |
Wat ERP Agent in SAP Business One schrijft
| Document | Service Layer-resource | Wat er wordt aangemaakt |
|---|---|---|
| Offertes | Quotations | De goedgekeurde offerte voor de klant, met een documentregel per artikel en aantal |
| Verkooporders | Orders | De goedgekeurde verkooporder; gebruikt u goedkeuringsprocedures in Business One, dan gelden die zoals altijd |
Artikelen, prijslijsten en speciale prijzen blijven zoals ze zijn: de agent leest ze, en voegt alleen documenten toe die een medewerker heeft goedgekeurd.
Hoe werkt offerteautomatisering met SAP Business One?
De aanvraag komt binnen
De binnendienst stuurt de mail door naar de agentmailbox van uw bedrijf, of plakt hem ongewijzigd in de webapp en kiest offerte of verkooporder. PDF (ook gescand), Excel, CSV, Word en foto’s van een lijst werken allemaal.
Klant en artikelen worden gevonden
De agent koppelt de afzender aan een klant in uw relaties en meldt direct als er geen klant past. Elke regel wordt aan een artikel gekoppeld op basis van afkortingen, maten, waarden of het eigen artikelnummer van de klant. Artikelen die botsen met een genoemde spanning of beschermingsgraad zakken naar achteren; een te vage regel komt met de tekst van de klant op uw dummyartikel.
Business One levert de prijzen
De prijs komt uit Business One zelf, uit de prijslijst van de klant en zijn speciale prijzen. In het concept staat dus wat uw team ook met de hand had gevonden. Vaste regels, zoals verpakkingskosten, komen er volgens uw instellingen bij.
De binnendienst controleert
De regels vullen zich zodra ze gematcht zijn. De medewerker bekijkt de gemarkeerde regels, wisselt waar nodig een alternatief in en keurt goed.
Het document staat in Business One
Eerst worden de artikelcodes in Business One gecontroleerd; daarna wordt de offerte of verkooporder aangemaakt en opent die in de client zoals elk ander document, klaar om door te kopiëren naar een order of levering. Wat uw team verstuurt, leert de agent de schrijfwijze van uw klanten.
Voorbeeld: de lijst van een installateur wordt een offerte in Business One
Een elektrotechnisch installatiebedrijf mailt een PDF-lijst naar een elektrotechnische groothandel met SAP Business One. De binnendienst stuurt hem door naar de agentmailbox, die op offertes staat ingesteld.
“Goedemiddag, graag een offerte voor het magazijnproject, lijst in de bijlage.”
- 20 st installatieautomaat B16 1P
- 100 m VMvK 3x2,5
- 10 st aftakdoos IP65 100x100
- 6 st DIN-rail voeding 24V 60W
- 15 st uw nr. 88-1040
- 1 x wartels voor bovenstaande
| Regel van de klant | Voorgesteld artikel | Aantal | Match | Toelichting |
|---|---|---|---|---|
| installatieautomaat B16 1P | Installatieautomaat 1-polig, B16, 6 kA | 20 | 95 | Karakteristiek B en 16 A, zoals gevraagd. |
| VMvK 3x2,5 | Installatiekabel VMvK 3 × 2,5 mm², per meter | 100 m | 93 | In meters, de eenheid van dit artikel in Business One. |
| aftakdoos IP65 100x100 | Aftakdoos 100 × 100 × 50 mm, IP65 | 10 | 91 | Een doos in IP54 is naar achteren gezakt. |
| DIN-rail voeding 24V 60W | DIN-rail voeding 24 V DC, 60 W | 6 | 88 | Een 12 V-model is naar achteren gezakt. |
| uw nr. 88-1040 | LED-armatuur 1500 mm, 4000 K, IP65 | 15 | 98 | Gevonden via het catalogusnummer van de klant. |
| wartels voor bovenstaande | Dummyartikel, tekst van de klant behouden | 1 | – | Maten en aantallen ontbreken; de binnendienst beslist. |
Illustratief voorbeeld met voorbeeldartikelen, -codes en -scores. In een echt concept staat op elke regel ook de klantprijs uit SAP Business One.
Wat ziet de binnendienst voordat er iets in Business One komt?
- Een matchscore van 0 tot 100 op elke regel; regels onder de 80 zijn gemarkeerd. Zie hoe de matchscore werkt (in het Engels).
- De onderbouwing van elke keuze, één klik verderop.
- Alternatieven voor elke regel, klaar om in te wisselen.
- Offertechat om regels toe te voegen of te schrappen en aantallen of prijzen te wijzigen; elke voorgestelde wijziging keurt u per regel goed of af.
- Het laatste woord. De binnendienst keurt goed voordat er iets in Business One wordt aangemaakt, en er gaat niets naar een klant zonder goedkeuring.
De Service Layer verplaatst de gegevens. De agent velt het oordeel.
Een POST naar Quotations vraagt om een klantcode en documentregels met artikelcode en aantal. In de mail van de klant staan een bedrijfsnaam en “wartels voor bovenstaande”. Welk van uw artikelen de klant bedoelt, vertelt de Service Layer u niet.
ERP Agent wel: hij herkent de artikelen, haalt de prijs uit Business One, laat de binnendienst zien waar een blik nodig is en leert van elke goedgekeurde regel. Uw team krijgt dat zonder zelf matchinglogica te schrijven of te onderhouden.
Gebouwd voor een klein team met SAP Business One
ERP Agent is “The first agentic AI layer for wholesale distribution ERP systems”. Met Business One betekent dat:
- Werkt bovenop Business One. Geen vervangingstraject, en uw team werkt in de client zoals altijd.
- SAP HANA of Microsoft SQL Server. De Service Layer bestaat voor beide versies van SAP Business One 10.0.
- Uw partner blijft Business One beheren. Wij richten de koppeling samen met u in tijdens de onboarding en stemmen de servertoegang af met uw SAP Business One-partner als die het systeem host.
- Kennis die in het bedrijf blijft. In een klein team kent vaak één persoon de codes van alle klanten. De agent bewaart die kennis, en nieuwe collega’s zijn sneller productief.
- Uw team houdt de regie. De agent bereidt voor, de binnendienst keurt goed.
Beveiliging en controle
- AVG-conform (GDPR). ERP Agent is AVG-conform en de modellen draaien zonder dat er gegevens worden bewaard (zero data retention).
- Een eigen Business One-gebruiker. De agent meldt zich aan bij de Service Layer met een eigen gebruiker met precies de rechten die het werk vraagt: artikelen, relaties en prijzen lezen, offertes en orders aanmaken.
- Vooraf afgesproken. Vóór de inrichting spreken we samen af welke gegevens de agent nodig heeft en tot welke systemen hij toegang krijgt.
- Een mens keurt goed. Standaard wordt er niets in Business One geschreven voordat de binnendienst het concept heeft gecontroleerd.
Zo start u met SAP Business One
Wij richten de koppeling voor uw bedrijf in tijdens de onboarding. Wat we nodig hebben:
- Het adres van de Service Layer en de bedrijfsdatabase, en netwerktoegang, afgestemd met u of uw partner.
- Een Business One-gebruiker voor de agent met de rechten hierboven.
- Uw regels: het dummyartikel voor te vage regels en welke kostenregels de agent toevoegt.
- Om te beginnen een artikelbestand. De binnendienst stuurt dezelfde week echte aanvragen door, terwijl de koppeling met Business One wordt ingericht. Zie starten met een artikelbestand (in het Engels).
- Prijs: eenmalige inrichtingskosten en een maandabonnement, met vooraf een gespecificeerde offerte. Zie prijzen.
ERP Agent in cijfers
- 4–7 min
- per regel om offertes en orders met de hand te maken, volgens onze casestudy
- 95%
- gemiddelde automatiseringsgraad bij onze klanten
- 3–8 min
- heeft de agent nodig voor een gemiddelde aanvraag
- 1–3 min
- in de snelle modus, voor aanvragen tot ongeveer 50 regels
Voor de branches die op Business One draaien
Wat u ook verkoopt, de agent controleert wat er op de regel toe doet: spanning en beschermingsgraad in de elektrotechnische groothandel, nominale maten en drukklassen in de installatietechniek en de sanitairgroothandel, normen en materialen bij bevestigingsmaterialen. ERP Agent draait bij groothandels in staal, installatietechniek en bevestigingsmaterialen.
ERP Agent integreert met Exact, AFAS, Business Central, SAP en elk ander ERP- of CRM-systeem. Wij richten de koppeling voor uw bedrijf in tijdens de onboarding, en u kunt dezelfde week starten met een artikelbestand. Hoort u bij een groep die op S/4HANA werkt? Lees dan offertes en verkooporders in SAP S/4HANA automatiseren of bekijk alle integraties.
Veelgestelde vragen
Werkt ERP Agent met SAP Business One?
Ja. ERP Agent leest artikelen, relaties en prijzen uit SAP Business One en maakt offertes en verkooporders aan via de Service Layer. Wij richten de koppeling voor uw bedrijf in tijdens de onboarding.
Werkt het met Business One op SQL Server, of alleen op SAP HANA?
Met beide. ERP Agent verbindt via de Service Layer, die SAP levert voor SAP Business One 10.0 op SAP HANA en op Microsoft SQL Server.
Waar komen de prijzen op een Business One-offerte vandaan?
Uit Business One. De agent vraagt de prijs op die Business One de klant geeft voor artikel, aantal en datum, met zijn prijslijst en speciale prijzen. De binnendienst kan elke prijs vóór goedkeuring aanpassen.
Vervangt ERP Agent AI-functies in SAP Business One?
Nee. Wat SAP in Business One inbouwt, blijft werken. ERP Agent voegt een offerte- en orderagent toe voor het werk dat uw team de meeste tijd kost: de aanvraag van de klant lezen, artikelen herkennen uit afkortingen en klantnummers, ze prijzen en de binnendienst een concept voorleggen met matchscores en onderbouwing.
Is ERP Agent een add-on voor Business One?
Nee. Hij werkt via de Service Layer naast Business One. In de client wordt niets geïnstalleerd, en uw team werkt in Business One zoals altijd.
Kan ERP Agent in Business One ook verkooporders aanmaken?
Beide. In de webapp kiest de medewerker offerte of verkooporder; mails naar de agentmailbox worden het documenttype dat uw bedrijf heeft ingesteld. Zie ook orderverwerking automatiseren.
Hoe beginnen we?
Stuur ons een paar lijsten die uw team onlangs heeft geoffreerd en plan een gesprek. Met een artikelbestand start u dezelfde week; de koppeling met Business One richten wij in tijdens de onboarding, en prijzen en documenten in Business One volgen zodra die actief is.
Verder lezen
- ERP-koppelingen voor offerte- en orderautomatisering, met elk ERP-systeem
- Offertes automatiseren voor de groothandel: van offerteaanvraag tot offerte
- Orderverwerking automatiseren voor de groothandel: van inkooporder tot verkooporder
- Offertes en verkooporders in SAP S/4HANA automatiseren met AI
- Offertes en verkooporders automatiseren in Business Central met AI
- AI-offertes voor de elektrotechnische groothandel: van materiaalstaat tot gecontroleerde offerte
Laten we naar uw offerteproces kijken
Stuur ons een lijst van vorige week
In 30 minuten halen we uw eigen aanvragen door de agent en lopen we door wat de koppeling met uw SAP Business One inhoudt.
- Uw aanvragen en artikelbestand
- Uw prijzen en controleproces
- Een duidelijke afbakening van de volgende stap
Lauri Pelkonen
Oprichter & CEO
Plan een gesprek van 30 minuten Vraag per e-mail een demo aanOf mail rechtstreeks naar