Sanitair, verwarming en leidingwerk
Offertes automatiseren voor de sanitairgroothandel: elke regel van de installateur naar uw eigen artikel
Offertes automatiseren in de sanitairgroothandel: de bestellijst van een installateur, zoals de materiaallijst voor een ketelvervanging, een sanitairlijst per bouwnummer of een uittrekstaat leidingwerk, wordt een conceptofferte met uw eigen artikelen. ERP Agent herkent de juiste artikelen achter vaktaal, maten en artikelnummers, haalt de prijzen van die klant op en geeft elke regel een matchscore van 0 tot 100. Uw binnendienst controleert en verstuurt.
Hoe ziet een offerteaanvraag bij een sanitairgroothandel eruit?
De aanvragen komen van loodgieters, W-installateurs en installatiebedrijven in Nederland en België. Een cv-monteur mailt vanaf de klus wat hij nodig heeft voor een ketelvervanging. Een werkvoorbereider stuurt de uittrekstaat van dertig woningen als Excel, of de sanitairlijst per bouwnummer als PDF (in Vlaanderen vaak de meetstaat bij het lastenboek). Daartussen: een foto van een materiaallijst of typeplaatje en korte lijstjes als “10 knie 15 pers, 4 T 22 knel”.
Elke regel moet een van uw artikelen worden, en dat tussen varianten die bijna gelijk zijn: dezelfde knie in 15, 22 en 28 mm, als soldeer-, knel- of persfitting, in koper of meerlaags; een kogelkraan met binnen- of buitendraad. Volgens onze casestudy kost het handmatig maken van offertes en orders een binnendienstmedewerker gemiddeld 4 tot 7 minuten per regel. In dat tempo kost een uittrekstaat van 150 regels 10 tot 17,5 uur werk, terwijl de installateur dezelfde lijst vaak ook bij andere groothandels uitzet. Wie als eerste een gecontroleerde prijs stuurt, maakt de beste kans. Reken het na met uw eigen aantallen (in het Engels).
Waarom sanitairgroothandels kiezen voor ERP Agent
- Leest de vaktaal van de installateur. “knie 15 pers”, “T 22 knel”, “kogelkraan 3/4 bi/bi” en de eigen nummers van de installateur worden het juiste artikel in uw bestand, met 15, 22 en 28 mm netjes uit elkaar.
- Geprijsd, gescoord en onderbouwd. Klantprijzen komen uit de gegevens en regels die voor uw bedrijf zijn ingesteld, en elke regel heeft een matchscore van 0 tot 100, de onderbouwing van de agent en alternatieven.
- Uw eigen lijn eerst. Met een kruisverwijzingslijst voor uw bedrijf verwijst een voorgeschreven merk naar uw gelijkwaardige productfamilie, zodat u offreert wat u wilt verkopen.
- Leert de woorden van uw klanten. Elke regel die uw team verstuurt, leert de agent iets: schrijft een installateur weer hetzelfde, dan kiest de agent hetzelfde artikel.
- Elk ERP-systeem. ERP Agent integreert met Exact, AFAS, Business Central, SAP en elk ander ERP- of CRM-systeem. Wij richten de koppeling voor uw bedrijf in tijdens de onboarding, en u kunt dezelfde week starten met een artikelbestand.
Welke vaktaal uit sanitair en verwarming herkent de agent?
| De installateur schrijft | Wat ERP Agent ermee doet |
|---|---|
| “knie 15 pers”, “T 22 knel” | Leest de afkortingen. De maat houdt 15, 22 en 28 mm uit elkaar; pers, knel of soldeer weegt mee bij de uitvoering. |
| “kogelkraan 3/4 bi/bi” | De getallen houden ½", ¾" en 1" uit elkaar. Ontbreekt het hendeltype, dan staat dat in de onderbouwing. |
| “radiator T22 600x1000” | Maat en typenummer wegen mee: een radiator die 500x1000 vermeldt, zakt weg, en het typenummer houdt type 21 en 22 uit elkaar. |
| “schuifafsluiter DN50 PN16” | DN-maat en drukklasse worden gecontroleerd; artikelen die daarmee botsen, zakken weg. |
| “hangtoilet diepspoel randloos wit” | Een regel zonder code wordt op omschrijving gezocht. Noemt de regel geen merk of serie, dan staan andere uitvoeringen klaar bij de alternatieven. |
| Eén code voor een vast pakket, zoals het sanitairpakket van woningtype B | Is die set bij de inrichting vastgelegd, dan wordt de code uitgesplitst in de vaste artikelregels. |
Hoe automatiseert ERP Agent een offerte in de sanitair- en verwarmingsgroothandel?
Het is dezelfde agent als bij offertes automatiseren voor de groothandel. Een inkooporder van de installateur kan op dezelfde manier een verkooporder worden; zie orderverwerking automatiseren.
De aanvraag komt binnen
Uw binnendienst stuurt de mail door naar de agentmailbox van uw bedrijf of plakt hem in de webapp. De agent leest mailtekst en bijlagen: PDF (ook gescand), Excel, CSV, Word en afbeeldingen.
Installateur en bouwadres
De agent haalt de installateur uit de aanvraag, zoekt hem op in uw klantenbestand, waarschuwt als er geen klant past en markeert een afwijkend afleveradres op de bouw.
Van regel naar artikel
Wat uw team eerder voor dezelfde formulering bevestigde, gaat weer naar hetzelfde artikel. Andere regels worden gezocht op code, getallen en omschrijving; met verkoophistorie komt wat deze installateur gewoonlijk koopt hoger in de lijst.
Controles
Maten en drukklassen worden met elke kandidaat vergeleken; is de extra controle voor uw bedrijf ingeschakeld, dan stuurt die foute matches terug. Een regel die een antwoord van de installateur nodig heeft, komt op uw dummyartikel in plaats van op een gok.
Prijs en goedkeuring
Klantprijzen komen uit de gegevens en regels die voor uw bedrijf zijn ingesteld. Na goedkeuring door een medewerker gaat de offerte of order naar uw ERP, CRM of ander systeem.
Voorbeeld: ketelvervanging en badkamer, regel voor regel
Prijzen laten we hier weg; bij een ERP-koppeling komen ze uit de prijsafspraken met deze installateur in uw ERP.
E-mail: “Kun je hier een prijs voor maken? Lindelaan: ketel eruit, badkamer nieuw.”
- knie 15 pers x 40
- kogelkraan 3/4 bi/bi x 4
- thermostatische radiatorkraan 1/2 haaks x 6
- PVC afvoer 110 4m x 2
- ons nr. LV-220 x 2
- inlaatcombinatie voor de boiler x 1
| Aanvraagregel | Voorgesteld artikel | Score | Waarom |
|---|---|---|---|
| knie 15 pers | 310415 Persknie 90° koper 15 mm, M-profiel | 92 | Profiel niet genoemd; deze klant neemt M-profiel. V-profiel als alternatief. |
| kogelkraan 3/4 bi/bi | 330734 Kogelkraan ¾" bi/bi, vlinderhendel | 76 | Hendeltype niet genoemd; lange hendel als alternatief. Gemarkeerd. |
| thermostatische radiatorkraan 1/2 haaks | 340612 Thermostatische radiatorafsluiter ½" haaks | 90 | Haaks genoemd; de rechte uitvoering staat klaar als alternatief. |
| PVC afvoer 110 4m | 360110 PVC-afvoerbuis 110 mm, 4 m | 93 | Maat en lengte genoemd. |
| ons nr. LV-220 | 370220 Magneetfilter cv 22 mm | 98 | Nummer van deze installateur; uw team koppelde het eerder aan dit artikel. |
| inlaatcombinatie voor de boiler | Dummyartikel | 0 | Hangt af van de boiler; de medewerker vraagt het na in plaats van te gokken. |
Illustratief voorbeeld: aanvraag, artikelnummers en scores zijn verzonnen.
Werkt het ook voor leidingwerk en appendages in utiliteit en industrie?
Ja. Een uittrekstaat voor een utiliteitsgebouw of industriële leiding telt soms honderden regels met maat, drukklasse, materiaal en verbinding: “voorlasflens DN100 PN16”, “lasbocht 90° 3D 60,3x2,9”, “RVS kogelkraan DN25 PN40”. Opeenvolgende regels verschillen vaak maar één getal. De agent leest elke regel als geheel en gebruikt de getallen om varianten te scheiden; een grote lijst wordt na goedkeuring van de run in parallelle delen verwerkt. Zie ook afsluiters en fittingen (in het Engels), materiaalcertificaten (in het Engels) en de staalhandel.
Hoe controleert de binnendienst een conceptofferte?
- De tekst van de installateur naast elk voorgesteld artikel: controleren in plaats van zoeken.
- Een matchscore van 0 tot 100 op elke regel; regels onder de 80 zijn gemarkeerd. Zie hoe de matchscore werkt (in het Engels).
- Onderbouwing en alternatieven: waarom dit artikel, wat de lijst openliet (profiel, hendel) en wat ook past.
- Offertechat: regels toevoegen of schrappen, aantallen of prijzen wijzigen; elke voorgestelde wijziging keurt u per regel goed of af.
- Een mens keurt goed. Er gaat niets naar de installateur zonder uw team; bij een gekoppeld ERP worden artikelcodes eerst daartegen gecontroleerd.
Een merk in het bestek, uw eigen lijn in de offerte
Een bestek noemt vaak een fabrikant, “of gelijkwaardig”, terwijl u uw eigen lijn wilt offreren. Staat het fabrikantnummer of de EAN-code in uw artikelbestand, dan vindt de agent het artikel direct. Is er voor uw bedrijf een kruisverwijzingslijst ingericht, dan verwijst die de productfamilie van de fabrikant naar uw gelijkwaardige familie, die bovenaan komt; de medewerker bevestigt de keuze. Elk paar dat uw team bevestigt, onthoudt de agent. Zie kruisverwijzingen van artikelnummers (in het Engels).
Wat levert AI voor offertes een sanitairgroothandel op?
Vraagt een installateur meerdere groothandels om een prijs, dan heeft het eerste goede antwoord een voorsprong. Uw binnendienst controleert in plaats van over te tikken en houdt tijd over voor de balie en de klant die advies wil. Nieuwe collega’s draaien sneller mee: schrijft een installateur weer hetzelfde, dan kiest de agent het artikel dat ervaren collega’s eerder bevestigden. Die kennis blijft in het bedrijf.
ERP Agent is live bij groothandels in staal, installatietechniek (HVAC) en bevestigingsmaterialen. Onze gepubliceerde case is LVI-WaBeK (in het Engels), een Finse installatiegroothandel (verwarming, sanitair en ventilatie), waar ERP Agent offerteregels met meer dan 95% nauwkeurigheid automatiseert. Zie het resultaat op uw eigen lastigste lijsten in een pilot; de checklist voor een pilot (in het Engels) laat zien hoe.
ERP Agent in cijfers
- 4–7 min
- per regel bij het handmatig maken van offertes en orders, volgens onze casestudy
- 95%
- gemiddelde automatisering bij onze klanten
- Meer dan 95%
- nauwkeurigheid bij het automatiseren van offerteregels bij LVI-WaBeK
- 0–100
- matchscore op elke regel; onder de 80 gemarkeerd voor controle
Waar komt de offerte terecht?
ERP Agent integreert met Exact, AFAS, Business Central, SAP en elk ander ERP- of CRM-systeem. Wij richten de koppeling voor uw bedrijf in tijdens de onboarding, en u kunt dezelfde week starten met een artikelbestand (in het Engels). Goedgekeurde offertes en orders komen in uw ERP, CRM of ander systeem. ERP Agent is AVG-conform (GDPR) en de modellen draaien met zero data retention.
| Systeem | Type | Leest | Schrijft |
|---|---|---|---|
| Dynamics 365 Business Central | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Verkoopoffertes en verkooporders |
| SAP S/4HANA | ERP-koppeling | Producten, zakenpartners, klantprijzen | Verkoopoffertes en verkooporders |
| SAP Business One | ERP-koppeling | Artikelen, zakenpartners, prijslijsten | Verkoopoffertes en verkooporders |
| NetSuite (in het Engels) | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Offertes (estimates) en verkooporders |
| Dynamics 365 Finance & Supply Chain | ERP-koppeling | Vrijgegeven producten, klanten, prijzen uit handelsovereenkomsten | Verkoopoffertes en verkooporders |
| Visma | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Offertes en verkooporders |
| IFS (in het Engels) | ERP-koppeling | Verkoopartikelen, klanten, klantprijzen | Verkoopoffertes en klantorders |
| Monitor ERP (in het Engels) | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Offertes en klantorders |
| Infor M3 (in het Engels) | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Offertes en klantorders |
| Exact | ERP-koppeling | Artikelen, relaties, verkoopprijzen | Offertes en verkooporders |
| AFAS Profit | ERP-koppeling | Artikelen, debiteuren, prijsafspraken | Offertes en verkooporders |
| Odoo | ERP-koppeling | Producten, klanten, prijslijsten | Offertes en verkooporders |
| Sage (in het Engels) | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Verkoopoffertes en verkooporders |
| Jeeves | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Offertes en verkooporders; bevestigde waarden op inkooporders |
| Lemonsoft (in het Engels) | ERP-koppeling | Artikelen, klanten, klantprijzen | Offertes |
| Microsoft 365 / Outlook (in het Engels) | E-mailkoppeling | Klantaanvragen in de agentmailbox; e-mailhistorie om van te leren | Er gaat niets naar klanten zonder uw team |
| Artikelbestand / SFTP (in het Engels) | Bestand | Artikelbestand als bestand, al in de eerste week | De gecontroleerde offerte of order als bestand, klaar om in uw systeem in te lezen |
| Elk ander ERP of CRM | ERP- of CRM-koppeling | Artikelen, klanten en prijzen, via de koppeling die wij tijdens de onboarding voor uw bedrijf inrichten | Offertes en verkooporders |
Starten zonder IT-project
- Werkt bovenop uw ERP. Geen vervangingsproject: de offerte of order komt in het ERP, CRM of ander systeem dat u al gebruikt.
- Begin met een artikelbestand. U laadt uw artikelbestand en eerdere offertes, en uw binnendienst stuurt echte aanvragen door naar de agentmailbox terwijl de ERP-koppeling wordt gebouwd.
- Uw team houdt de regie. Er gaat niets naar een installateur zonder goedkeuring van een medewerker.
- Naast EDI en uw webshop. Bestellingen via DICO of de webshop lopen door zoals nu, en ERP Agent neemt de lijsten, PDF’s en spreadsheets die per e-mail binnenkomen.
Veelgestelde vragen
Kan een sanitairgroothandel offertes volledig automatiseren?
Het voorbereiden wel: onze klanten halen gemiddeld 95% automatisering. Het versturen houdt u in eigen hand: regels onder de 80 worden gemarkeerd en een medewerker keurt goed.
Is ERP Agent offertesoftware voor installateurs of voor de groothandel?
Voor de groothandel die de aanvragen van installateurs ontvangt. Uw binnendienst en balie antwoorden sneller, en de installateur heeft eerder een gecontroleerde prijs voor zijn klus.
Kan de agent wijzen op fittingen die de installateur is vergeten?
Ja, als de extra controle en de regels voor bijbehorende onderdelen voor uw bedrijf zijn ingericht: de agent wijst de medewerker op een onderdeel dat er waarschijnlijk bij hoort, zoals de thermostaatkop bij een radiatorafsluiter. De medewerker beslist; de agent voegt zelf nooit een regel toe. Vaste pakketten onder één klantcode kunnen bij de inrichting als set worden vastgelegd.
Werkt het met ons ERP en de nettoprijzen van onze installateurs?
Ja. ERP Agent integreert met Exact, AFAS, Business Central, SAP en elk ander ERP- of CRM-systeem. Zodra uw ERP gekoppeld is, komen de prijzen uit de prijslogica van het ERP zelf, klantkortingen inbegrepen. Wij richten de koppeling voor uw bedrijf in tijdens de onboarding, en u kunt dezelfde week starten met een artikelbestand. Zie alle ERP-koppelingen.
Kan de agent Franstalige aanvragen uit Brussel of Wallonië verwerken?
Ja. De agent koppelt een aanvraag in de ene taal aan een artikelbestand in een andere, dus ook een Franstalige bestellijst met een “coude à sertir 15 mm” aan uw Nederlandstalige artikelen.
Hoe lang duurt een grote uittrekstaat?
Een doorsnee aanvraag duurt 3 tot 8 minuten, een aanvraag van enkele honderden regels ongeveer een half uur. In de snelle modus is een aanvraag tot ongeveer 50 regels in 1 tot 3 minuten klaar.
Hoe testen we het op onze eigen bestellijsten?
We lopen een paar lijsten die u al hebt geoffreerd, ook een lastige, samen door met uw artikelbestand. De prijs bestaat uit inrichtingskosten en een maandabonnement; zie hoe onze prijzen werken.
Verder lezen
- Offertes automatiseren voor de groothandel: van offerteaanvraag tot offerte
- Orderverwerking automatiseren voor de groothandel: van inkooporder tot verkooporder
- AI voor de groothandel: waar AI-agents de binnendienst nu al werk uit handen nemen
- AI voor de installatiegroothandel: van uittrekstaat tot gecontroleerde offerte
- AI-offertes voor de elektrotechnische groothandel: van materiaalstaat tot gecontroleerde offerte
- AI voor de technische groothandel: van onderhoudslijst tot gecontroleerde offerte
Laten we naar uw offerteproces kijken
Bekijk het aan de hand van uw eigen bestellijst
Plan een gesprek van een half uur en neem een lijst mee die u al hebt geoffreerd. U ziet welke artikelen de agent voorstelt en welke regels hij markeert.
- Uw aanvragen en artikelbestand
- Uw prijzen en controleproces
- Een duidelijke afbakening van de volgende stap
Lauri Pelkonen
Oprichter & CEO
Plan een gesprek van 30 minuten Vraag per e-mail een demo aanOf mail rechtstreeks naar