Integration · IFS Cloud
Offert- och orderautomatisering med AI för IFS Cloud
ERP Agent läser kundens förfrågan i mejlet, PDF:en eller Excel-filen, hittar rätt försäljningsartikel i IFS Cloud, hämtar kundens pris ur era prislistor och kundavtal och skapar en försäljningsoffert eller kundorder när innesäljaren har godkänt utkastet. Vi sätter upp kopplingen till IFS Cloud för ert företag under uppstarten.
Vad läser ERP Agent i IFS Cloud?
Kopplingen går via IFS Clouds REST-API:er: OData-tjänster som IFS kallar projektioner, listade med sina OpenAPI-specifikationer i API Explorer. Agenten utgår från era försäljningsartiklar som de ser ut i dag.
| I IFS Cloud | Varifrån | Vad agenten gör med det |
|---|---|---|
| Försäljningsartiklar | De försäljningsartiklar era säljare offererar från | Väljer rätt försäljningsartikel för varje rad utifrån kundens egna ord, och kontrollerar att varje artikelnummer finns innan något skrivs |
| Kunder | Kundregistret med adresser | Hittar kunden bakom förfrågan, varnar säljaren om ingen matchar och flaggar en leveransadress som avviker från den i IFS |
| Kundpriser | Era prislistor och kundavtal, byggda på försäljningsartiklarnas grundpriser | Hämtar det pris IFS ger kunden, så att säljaren granskar utkastet med riktiga priser |
Försäljningsartiklar, prislistor, avtal och kundregister förblir orörda: agenten läser dem men ändrar dem aldrig.
Vad skriver ERP Agent till IFS Cloud?
Två dokument, och båda skrivs först när en säljare har godkänt utkastet.
| Dokument | I IFS Cloud | Vad som skrivs |
|---|---|---|
| Försäljningsoffert | Offerthuvud och offertrader, sparade i status Planerad som alla nya offerter | Kunden och varje godkänd rad med försäljningsartikel, antal och pris, från IFS eller som säljaren satte det i granskningen |
| Kundorder | Orderhuvud och orderrader | Kunden och samma godkända rader, redo för ert vanliga orderflöde |
Båda är vanliga dokument i IFS Cloud. Ert team frisläpper och skickar offerten som vanligt, och när kunden tackar ja blir den en kundorder på det vanliga sättet.
Varför IFS-team lägger till en AI-agent för offerter
Det svåra med en offert är sällan att registrera den i IFS. Det svåra är att läsa ”22216 EK, 4 st” eller kundens eget artikelnummer och veta vilken försäljningsartikel det är, vad just den kunden betalar och vilka rader som behöver en extra titt. Enligt vår fallstudie lägger en säljare i genomsnitt 4–7 minuter per rad när offerter och order skapas för hand; en förfrågan på 30 rader tar alltså två till tre och en halv timme.
ERP Agent gör det förarbetet. Det är det första agentiska AI-lagret för grossisthandelns affärssystem, och i IFS Cloud arbetar det ovanpå systemet ni redan har: inget byte av affärssystem, och offerter och order förblir vanliga IFS-dokument. Kunderna får svar snabbare, säljarna får mer tid att sälja och nya säljare kommer in i arbetet fortare. Räkna på dagens handpåläggning med kalkylatorn för offertkostnad (på engelska).
Samma agent används för offertautomatisering för grossister och automatisk orderregistrering i vilket affärssystem som helst; här beskrivs vad den gör i IFS Cloud.
Så fungerar offertautomatisering i IFS Cloud
Förfrågan når agenten
Innesäljaren vidarebefordrar kundens mejl från Outlook till företagets egen agentbrevlåda, eller klistrar in det i webbappen som det är och väljer offert eller kundorder. PDF (även skannade), Excel, CSV, Word, bilder och vidarebefordrade mejl fungerar. Era egna system kan skicka förfrågningar via REST-API:t (på engelska) eller MCP-servern (på engelska).
Kunden och artiklarna hittas
Kunden identifieras utifrån förfrågan och söks upp i IFS. Förkortningar, dimensioner, material, artikelnummer och kundens egna koder (på engelska) kopplas till era försäljningsartiklar, och kandidater som strider mot en angiven dimension, spänning eller tryckklass rangordnas lägre. En förfrågan på ett språk hittar artiklar som är beskrivna på ett annat. En rad som är för vag hamnar på er platshållarartikel med kundens text kvar, aldrig på en gissning.
Priserna kommer från IFS
Varje rad får det pris som era prislistor och kundavtal i IFS ger kunden. Standardrader för avgifter, till exempel emballage, läggs till enligt era regler.
Säljaren granskar
Raderna visas i tabellen medan de matchas. Säljaren går igenom de markerade raderna, väljer ett alternativ där det behövs, gör ändringar i offertchatten och godkänner.
Dokumentet skapas i IFS Cloud
Varje artikelnummer kontrolleras mot IFS först, så ett dokument får aldrig ett nummer som IFS inte känner till. En kort nedräkning låter säljaren avbryta. Agenten lär sig av raderna ert team skickar: skriver kunden samma sak nästa gång, väljer den samma artikel.
Exempel: en förfrågan inför underhållsstoppet blir en försäljningsoffert i IFS
Underhållsavdelningen på ett sågverk mejlar en förfrågan till en grossist inom teknisk handel, med kullager och transmission, som har IFS Cloud. Agentbrevlådan är inställd på offerter.
”Hej! Offert på nedanstående inför stoppet vecka 44, leverans till förrådet.”
- 22216 EK – 4 st
- Kilrem XPB 1800 – 6 st
- Rullkedja 12B-1 – 10 m
- Axeltätning 45x62x8 – 10 st
- Vårt art.nr SV-4410 – 2 st
- Smörjfett till transportören – 1 st
| Kundens rad | Föreslagen försäljningsartikel i IFS | Antal | Poäng | Kommentar |
|---|---|---|---|---|
| 22216 EK | Sfäriskt rullager 22216 EK, koniskt hål | 4 st | 94 | ”K” läst som koniskt hål; varianten med cylindriskt hål hamnade längre ned. |
| Kilrem XPB 1800 | Kilrem XPB 1800 Lw, kuggad | 6 st | 92 | Profil och längd stämmer. |
| Rullkedja 12B-1 | Rullkedja 12B-1, simplex, per meter | 10 m | 88 | ”-1” läst som simplex; duplexkedjan rangordnades lägre. |
| Axeltätning 45x62x8 | Radialtätning 45 × 62 × 8 mm, NBR | 10 st | 79 | Material anges inte: NBR som kunden brukar köpa, FKM som alternativ. Markerad (under 80). |
| Vårt art.nr SV-4410 | Elastiskt kopplingselement, storlek 42 | 2 st | 98 | Kundens egen kod, inlärd från en tidigare offert. |
| Smörjfett till transportören | Platshållarartikel, kundens text kvar | 1 st | – | Fettyp anges inte; säljaren frågar kunden. |
Illustrativt exempel med exempelartiklar, koder och poäng. I ett riktigt utkast har varje rad också kundens pris ur IFS, och en leveransadress som avviker från kundens adress i IFS flaggas.
Vad ser innesäljaren innan något skrivs till IFS?
- Matchningspoäng från 0 till 100. Rader under 80 markeras, så granskningen börjar där omdöme behövs. Se hur matchningspoängen fungerar (på engelska).
- Resonemang. Öppna en rad och se varför agenten valde artikeln.
- Alternativ. Näst bästa artiklar sparas för varje rad; välj en av dem i stället.
- Offertchatt. Lägg till eller ta bort rader och ändra antal eller priser; varje föreslagen ändring godkänns eller avvisas rad för rad.
- Ert team har kontrollen. Säljaren godkänner utkastet innan det skapas i IFS, och inget når en kund utan godkännande.
Säkerhet och kontroll
- GDPR-kompatibel, ingen datalagring i modellerna. ERP Agent är GDPR-kompatibel, och modellerna körs utan datalagring (zero data retention). Läs mer om säkerhet och dataskydd.
- Åtkomsten bestäms först. Före uppstarten kommer vi överens om vilka uppgifter agenten behöver och vilka system den får tillgång till.
- Bara de behörigheter arbetet kräver. Kopplingen loggar in som en egen IAM-klient med tjänstekonto, via det OAuth 2.0-flöde med klientuppgifter (client credentials) som IFS rekommenderar för integrationer, och dess behörighetsuppsättning ger bara de projektioner vi kommer överens om.
- En människa godkänner. Inget skrivs till IFS innan en säljare har godkänt utkastet, och inget når en kund utan ert team.
- Läser, skriver aldrig om. Försäljningsartiklar, priser och kunder läses; agenten skapar offerter och order och ändrar inget annat.
Uppstart: det här behöver vi från er
Vi sätter upp kopplingen till IFS Cloud för ert företag under uppstarten. Säljarna behöver inte vänta på den: de börjar med en artikelfil redan samma vecka.
En export av försäljningsartiklarna
En export av era försäljningsartiklar ur IFS, till exempel till Excel eller CSV. Säljarna skickar riktiga förfrågningar redan första veckan och granskar varje utkast i webbappen. Se artikelfil och SFTP (på engelska).
En IAM-klient
Er IFS-administratör skapar en IAM-klient för ERP Agent med tjänstekonton aktiverade och ger tjänsteanvändaren en behörighetsuppsättning med de projektioner vi kommer överens om. Vi skickar en exakt lista.
Bolag och site
Vilket bolag och vilken site agenten arbetar i, och vilka standardvärden nya offerter och kundorder ska få. Börja gärna i en testmiljö.
Era regler och er historik
Vilken platshållarartikel som tar för vaga rader, vilka avgiftsrader agenten lägger till, och tidigare offerter eller e-posthistoriken i Outlook, så att agenten lär sig hur era kunder skriver.
I drift i IFS Cloud
När kopplingen är i drift kommer kundpriserna från IFS, och godkända offerter och order skapas direkt där.
ERP Agent i siffror
- 4–7 min
- per rad när offerter och order skapas för hand, enligt vår fallstudie
- 95 %
- automatisering i genomsnitt hos våra kunder
- 3–8 min
- till ett färdigt utkast för en typisk förfrågan
- 1–3 min
- i snabbläget, för förfrågningar på upp till cirka 50 rader
IFS i dag, vilket affärssystem som helst i morgon
ERP Agent integreras med Monitor, Visma, Business Central, IFS och alla andra affärssystem eller CRM. Vi sätter upp kopplingen för ert företag under uppstarten, och ni kan börja med en artikelfil redan samma vecka. Bolag i en koncern med olika system använder samma agent och samma granskningsvy. Se Infor M3, Monitor ERP och alla integrationer med affärssystem.
ERP Agent är i drift hos grossister inom stål, VVS och fästelement. Vad agenten kontrollerar på varje rad följer er bransch: lagerbeteckningar och remprofiler inom teknisk handel, stålsort och kaplängd i stålhandeln, DIN och ISO på skruv hos fästelementgrossister.
Vanliga frågor
Fungerar ERP Agent med IFS Cloud?
Ja. ERP Agent läser försäljningsartiklar, kunder och priser i IFS Cloud via dess REST-API:er och skapar försäljningsofferter och kundorder där när en säljare har godkänt utkastet. Vi sätter upp kopplingen för ert företag under uppstarten, och ni kan börja med en artikelfil redan samma vecka.
Skapar agenten offerter eller kundorder i IFS?
Båda. I webbappen väljer säljaren offert eller kundorder för varje förfrågan; mejl till agentbrevlådan blir den dokumenttyp ert företag har valt. Se automatisk orderregistrering från e-post, PDF och Excel.
Ersätter ERP Agent IFS.ai?
Nej, den lägger till en dedikerad agent för offerter och order vid sidan av. IFS.ai:s automatisering för offerter och order läser ut data ur uppladdade förfrågnings- och inköpsorderdokument till IFS Clouds skanningsassistenter. ERP Agent tar förfrågan som den kommer, mejltext, PDF, Excel eller Word, hittar rätt försäljningsartikel utifrån kundens förkortningar i förfrågningar på flera hundra rader, ger varje rad en poäng från 0 till 100 med resonemang och alternativ, matchar över språkgränser och lär sig av raderna ert team skickar.
Vilken åtkomst behöver ERP Agent i IFS Cloud?
Läsrätt till försäljningsartiklar, kunder, prislistor och kundavtal samt rätt att skapa försäljningsofferter och kundorder. Åtkomsten går via en IAM-klient vars behörighetsuppsättning bara omfattar de projektionerna, och omfattningen bestäms tillsammans med er före uppstarten.
Vilka IFS-versioner fungerar det med?
IFS Cloud, via dess REST-API:er. För IFS Applications 10 eller en tidigare version går vi igenom vilka gränssnitt er version publicerar och bestämmer vägen under uppstarten.
Var kommer priserna på offerten ifrån?
Från IFS: de prislistor och kundavtal som gäller för kunden används på varje rad. Säljaren kan ändra varje pris innan något skickas.
Hur kommer vi i gång?
Boka ett samtal och ta med några riktiga förfrågningar. Ni börjar med en artikelfil redan samma vecka, och vi sätter upp kopplingen till IFS Cloud under uppstarten. Priset är en startavgift och en månadsavgift, med en specificerad offert innan ni börjar; se så fungerar prissättningen.
Läs också
- Offertautomatisering för grossister – från kundförfrågan till granskad offert
- Automatisk orderregistrering från e-post, PDF och Excel
- Integrationer med affärssystem för AI-offerter och order – oavsett vilket system ni har
- AI-offerter för grossister inom teknisk handel: från fabrikens förfrågan till granskad offert
- AI för stålhandel: från kundens kaplista till en granskad offert
- Offert- och orderautomatisering med AI för Infor M3
Låt oss titta på ert offertflöde
Ta med några förfrågningar ur inkorgen
Boka 30 minuter med några riktiga förfrågningar. Vi visar hur agenten hanterar dem med era försäljningsartiklar och vad det innebär att koppla ert IFS Cloud.
- Era förfrågningar och er produktkatalog
- Er prissättning och granskningsprocess
- En tydlig avgränsning för nästa steg
Lauri Pelkonen
Grundare & VD
Boka ett samtal på 30 minuter Boka en demo via e-postEller använd adressen direkt