Leverantörssidan · inköp
Automatisera orderbekräftelser från leverantörer – rad för rad mot inköpsordern
Att automatisera orderbekräftelser från leverantörer innebär att ett program läser varje orderbekräftelse och kontrollerar den mot inköpsordern den svarar på. ERP Agent gör det rad för rad åt grossister: agenten läser PDF:en, .msg-filen eller mejlet, placerar varje rad på rätt inköpsorderrad, räknar om enheter och prisgrunder, markerar ändringar i pris, antal och leveransdatum och uppdaterar inköpsordern i ert affärssystem när en inköpare har godkänt.
Hur ser en orderbekräftelse från leverantören ut?
Ni skickar en inköpsorder, och leverantören svarar med en orderbekräftelse, OB i dagligt tal, i sin egen layout, med egna artikelnummer och benämningar och ofta på ett annat språk: tyska från ett stålverk, engelska från en italiensk ventiltillverkare. Den kan bekräfta ton där inköpsordern står i kilo, ange pris per 100 kg där ni har kilopris, lägga legeringstillägget som en egen post, lägga till frakt och emballage, flytta leveransdatumet eller besvara tre inköpsorder i samma PDF.
Någon måste jämföra varje rad med inköpsordern. Görs det i all hast dyker skillnaden upp senare: i fakturakontrollen, eller när en säljare redan har lovat kunden ett datum som leverantören har flyttat. En kontrollerad orderbekräftelse håller inköpsordern rätt för inleveransen, fakturakontrollen och säljarnas leveransbesked, och inköparna får tid för det som kräver dem, som samtalet med leverantören om den försenade leveransen.
Hur går automatiseringen av en orderbekräftelse till?
Inköparen vidarebefordrar mejlet och godkänner resultatet. Allt däremellan gör agenten.
Orderbekräftelsen kommer in
Vidarebefordra leverantörens mejl till er leverantörsbrevlåda i ERP Agent, eller ladda upp PDF:en, .msg-filen eller mejlet, gärna med en instruktion som ”gäller inköpsorder 45120 och 45127, priserna är per ton”.
Agenten hittar inköpsordern
Agenten läser inköpsordernumret och hämtar inköpsordern ur affärssystemet. Finns numret inte där läser agenten dokumentet en gång till; hittar den ändå ingen inköpsorder markeras raden så att ni kan ange numret. En bekräftelse som gäller flera inköpsorder jämförs med var och en.
Varje rad får sin inköpsorderrad
Ett identiskt artikelnummer går först. Annars jämförs leverantörens benämning bara med raderna på just den inköpsordern, även på ett annat språk, så agenten föreslår alltid en artikel som ni faktiskt har beställt. En andra kontroll letar efter motsägelser i stålsort, dimension eller standard och sänker i så fall säkerheten och anger varför.
Siffrorna görs jämförbara
Kilo, ton, meter och styck räknas om i kod med artikelns vikt per meter eller styck ur affärssystemet, så att värdet som skrivs tillbaka står i inköpsorderns enhet, med marginal för att teoretisk och verklig vikt skiljer sig något. Priser per ton eller per 100 kg blir kilopriser, och tillägg per enhet läggs på grundpriset, eftersom inköpsordern oftast har det totala priset.
Avvikelserna markeras
Antal, pris och leveransdatum visas som beställt och bekräftat, med avvikelserna graderade efter allvar: prishöjningar, sänkta eller nollade antal och senare datum syns direkt, och sorterar ni på avvikelse hamnar de viktigaste raderna överst. Ett tillägg utan belopp (”legeringstillägg tillkommer vid fakturering”) markeras, eftersom det bekräftade priset då bara är ett golv: inköpsordern behåller sitt pris, medan antal och datum uppdateras.
Inköparen godkänner och inköpsordern uppdateras
Behåll raden som bekräftad, ändra den eller ta bort den ur tabellen. Kostnadsrader som frakt skrivs aldrig till inköpsordern, eftersom den innehåller varorna. Systemet frågar en gång till och skriver sedan bekräftat pris, antal och leveransdatum för varuraderna i tabellen till inköpsordern i affärssystemet.
Exempel: en tysk orderbekräftelse med fyra sorters rader
En svensk stålgrossist har beställt tre artiklar av en tysk leverantör, som svarar på tyska med tonpris, pris per 100 kg, separat legeringstillägg och en post för emballage och frakt som inte fanns på inköpsordern.
Auftragsbestätigung AB-70433, svar på inköpsorder 45120
- Pos 10 · Flachstahl 80x8 S355J2+N · 1,5 t · 1.090,00 EUR/t · Liefertermin 13.11.2026
- Pos 20 · Rundstahl Ø20 1.4404 · 120 m · 11,40 EUR/m + Legierungszuschlag 3,60 EUR/m · Liefertermin 11.12.2026
- Pos 30 · Flachstahl 100x10 S235JR · 130 m · 105,00 EUR/100 kg · Liefertermin 13.11.2026
- Pos 40 · Verpackung und Fracht · 1 Stk · 65,00 EUR
| Inköpsorderrad | Antal beställt → bekräftat | Pris PO → bekräftat | Datum önskat → bekräftat | Flagga |
|---|---|---|---|---|
| 1 · Plattstång 80×8 S355 | 1 500 → 1 500 kg | 1,09 → 1,09 €/kg | 13 nov → 13 nov | OK |
| 2 · Rundstång Ø20 1.4404 | 120 → 120 m | 14,20 → 15,00 €/m inkl. tillägg | 13 nov → 11 dec | Pris och datum |
| 3 · Plattstång 100×10 S235 | 1 200 → ca 1 020 kg (130 m × 7,85 kg/m) | 1,05 → 1,05 €/kg | 13 nov → 13 nov | Ca 180 kg för lite |
| Ingen (kostnadsrad) | 1 st | 65,00 € | – | Kostnadsrad, skrivs inte till inköpsordern |
Illustrativt exempel. Inget skrivs till inköpsordern förrän en inköpare har godkänt, och kostnadsraden skrivs aldrig dit.
Vad ser inköparen innan inköpsordern ändras?
- Originalet bredvid raderna. Leverantörens dokument öppnas bredvid jämförelsen, så varje rad kan kontrolleras mot källan.
- Säkerhet och motivering per rad, inklusive en motsägelse som den andra kontrollen hittade.
- Varurader utan inköpsorderrad namnges ovanför tabellen, och godkännandet väntar tills varje rad har placerats på en inköpsorderrad eller tagits bort. Frakt och emballage märks som kostnadsrader, så att ni ser beloppet direkt. De skrivs aldrig till inköpsordern, som innehåller varorna.
- Ändra innan ni godkänner. Rätta antal, pris eller datum på valfri rad, peka om en rad till en annan inköpsorderrad, lägg till en rad som saknas eller ta bort en. Godkännandet skriver det som står i tabellen.
Varför mallbaserad tolkning inte räcker för orderbekräftelser
OCR- och RPA-verktyg kopierar fälten i en orderbekräftelse så som leverantören skrev dem: leverantörens artikelnummer, enheter och prisgrund. Varje leverantörslayout kräver en egen mall, och ändå måste någon räkna ut att ”Rundstahl Ø20 1.4404, 11,40 EUR/m + Legierungszuschlag” är inköpsorderrad 2 med totalpriset 14,20 €/m, och om något faktiskt har ändrats.
Den delen gör ERP Agent. Agenten placerar varje rad på rätt inköpsorderrad, räknar om enheter och prisgrunder och markerar bara verkliga ändringar, med motivering på varje rad. Det finns inga mallar per leverantör att bygga eller underhålla, så en bekräftelse från en ny leverantör hanteras som alla andra.
Leverantörer som skickar orderbekräftelser via EDI (EDIFACT ORDRSP) fortsätter som i dag. ERP Agent tar hand om PDF:erna och mejlen i inköparens inkorg, där det manuella jämförandet sker. Samma resonemang på kundsidan: EDI eller e-post för grossister.
Vilket affärssystem uppdateras?
ERP Agent integreras med Monitor, Visma, Business Central, IFS och alla andra affärssystem eller CRM. Jämförelsen läser era inköpsorder och godkännandet skriver tillbaka de bekräftade värdena. Vi sätter upp kopplingen till inköpsordrarna för ert företag under uppstarten.
| Koppling till inköpsordrarna | I ert affärssystem |
|---|---|
| Affärssystem | Monitor, Visma, Business Central, IFS, Jeeves och alla andra affärssystem |
| Vad agenten läser | Inköpsorder och deras rader; artiklarnas vikt per meter eller styck |
| Vad godkännandet skriver | Bekräftat pris, antal och leveransdatum på godkända inköpsorderrader |
ERP Agent är GDPR-kompatibel, och modellerna körs utan datalagring (zero data retention). Före uppstarten kommer vi överens om vilka data agenten behöver och vilka system den får komma åt. Mer om säkerhet och dataskydd.
Byggt för hur ert inköp arbetar
- Inköparna har kontrollen. Varje ändring av en inköpsorder godkänns av en person, och godkännandet skriver exakt det som står i tabellen.
- Fungerar ovanpå ert affärssystem. Inget systembyte: agenten läser era inköpsorder och skriver tillbaka de bekräftade värdena, och teamet fortsätter arbeta i affärssystemet som i dag.
- Avvikelser fångas innan de kostar. En prishöjning, ett sänkt antal eller ett senare datum syns när bekräftelsen kommer in: före inleveransen, före fakturakontrollen och innan säljaren lovar kunden ett datum.
- Varje leverantörs eget format. Tyska, svenska eller engelska; pris per ton, per 100 kg eller per meter; en inköpsorder eller tre i samma PDF.
ERP Agent i siffror
- 95 %
- automatisering i genomsnitt hos våra kunder
- Över 95 %
- träffsäkerhet i automatiseringen av offertrader hos LVI-WaBeK
- 4–7 min
- per rad när säljare skapar offerter och order för hand, enligt vår fallstudie
- I drift
- hos stål-, VVS- och fästelementgrossister
Snabbast ser ni resultatet på era egna dokument: ta med färska bekräftelser från era besvärligaste leverantörer, bredvid inköpsordrarna de svarar på. Hur agenten arbetar på säljsidan visar kundcaset LVI-WaBeK.
För vilka grossister, och vad mer hanterar leverantörsbrevlådan?
Grossister vars leverantörer sällan följer inköpsorderns format: stålhandeln, där stålverken bekräftar i ton med legeringstillägg, fästelementgrossister med långa serier av nästan likadana dimensioner, VVS-grossister och grossister i rördelar och ventiler, där en dimension eller tryckklass skiljer två artiklar åt, och teknisk handel med många varumärken.
Samma leverantörsbrevlåda tar emot följesedlar, som blir affärssystemets XML-fil för inleverans, och materialcertifikat, där smältnumren stäms av. På säljsidan identifierar agenten rätt artiklar i kundernas förfrågningar och förbereder offerter och kundorder till ert affärssystem, CRM eller annat system: se offertautomatisering för grossister och automatisk orderregistrering.
Vanliga frågor
Vad är automatisering av orderbekräftelser?
Ett program som läser leverantörernas orderbekräftelser, hittar inköpsordern som varje bekräftelse svarar på och kontrollerar varje rad: artikel, antal, pris och leveransdatum. Med ERP Agent godkänner en inköpare innan inköpsordern uppdateras.
Hur hanteras leverantörens egna artikelnummer och benämningar?
Agenten letar först efter ett identiskt artikelnummer på inköpsordern och jämför sedan leverantörens benämning med just inköpsorderns rader, även på ett annat språk. Den föreslår alltid en artikel som finns på inköpsordern, och varje rad visar säkerhet och motivering.
Klarar agenten andra enheter, tonpriser och legeringstillägg?
Ja. Enheter räknas om i kod med artikelns vikt ur affärssystemet, ton- och 100-kilospriser blir kilopriser och tillägg per enhet läggs på grundpriset. Ett tillägg utan belopp eller en enhet som inte går att räkna om markeras för inköparen.
Uppdateras inköpsordern automatiskt?
När en inköpare har godkänt. Då skrivs bekräftat pris, antal och leveransdatum för varuraderna i tabellen till inköpsordern. Ett pris vars tillägg saknar belopp lämnas orört. Ert team bestämmer vad som hamnar på inköpsordern.
Vad händer om en orderbekräftelse gäller flera inköpsorder?
Agenten hämtar varje inköpsorder som nämns och placerar varje rad på den inköpsorder den svarar på. Varje inköpsorder uppdateras för sig vid godkännandet.
Fungerar det ihop med EDI?
Ja. Leverantörer som skickar orderbekräftelser via EDI (ORDRSP) fortsätter som i dag, och ERP Agent tar hand om bekräftelserna som kommer som PDF och mejl. Inköparna slipper jämföra dem för hand, medan EDI-flödet går som förut.
Vilka affärssystem fungerar automatiseringen med?
Alla. ERP Agent integreras med Monitor, Visma, Business Central, IFS och alla andra affärssystem eller CRM. För orderbekräftelser läser agenten inköpsordrarna i ert affärssystem och skriver tillbaka de bekräftade värdena; vi sätter upp kopplingen för ert företag under uppstarten. Se översikten över integrationer.
Läs också
- Automatisering av materialcertifikat – från stålverkets PDF till ert dokumentarkiv
- Integrationer med affärssystem för AI-offerter och order – oavsett vilket system ni har
- Offert- och orderautomatisering med AI för Monitor ERP
- AI för stålhandel: från kundens kaplista till en granskad offert
- AI för grossister inom fästelement: från kundens stycklista till granskad offert
- Automatisk orderregistrering från e-post, PDF och Excel
Låt oss titta på ert offertflöde
Se jämförelsen av orderbekräftelser
Boka ett halvtimmessamtal: vi visar granskningsvyn och vad en koppling till inköpsordrarna i ert affärssystem kräver.
- Era förfrågningar och er produktkatalog
- Er prissättning och granskningsprocess
- En tydlig avgränsning för nästa steg
Lauri Pelkonen
Grundare & VD
Boka ett samtal på 30 minuter Boka en demo via e-postEller använd adressen direkt