Integration · Microsoft 365 / Outlook
Automatisera orderhantering i Outlook med Microsoft 365
Att automatisera orderhantering i Outlook med ERP Agent börjar med en egen agentbrevlåda för ert företag, som körs på Microsoft 365. Säljarna vidarebefordrar kundens mejl från Outlook, och agenten läser mejl och bilagor, identifierar rätt artiklar, hämtar kundpriser och förbereder en offert eller kundorder. Ert team granskar utkastet innan det hamnar i ert affärssystem, CRM eller annat system. Inget behöver installeras i Outlook.
Hur ser orderhanteringen i Outlook ut hos en grossist?
Hos en grossist som använder Microsoft 365 hamnar order och offertförfrågningar i en delad brevlåda som order@ eller offert@, eller direkt i en säljares inkorg: en PDF från installatören, en Excel-lista till ett projekt, en tråd där listan ligger tre svar längre ned. Kunden skriver ”motorskydd 4–6,3 A” eller sitt eget artikelnummer. Affärssystemet behöver ett artikelnummer, ett antal i rätt enhet och just den kundens pris.
Regler och snabbsteg i Outlook kan sortera och flytta mejlen, men inte avgöra vilken artikel en rad betyder. Det gör innesäljaren. Enligt vår fallstudie lägger en säljare i genomsnitt 4–7 minuter per rad när offerter och order skapas för hand. För en förfrågan på 30 rader blir det två till tre och en halv timme medan kunden väntar. Det är det arbetet som offertautomatisering och automatisk orderregistrering tar över.
Hur kopplas ERP Agent till Microsoft 365?
Via Microsoft Graph. Vidarebefordringen kräver ingenting av er IT-avdelning, och kopplingen till e-posthistoriken är valfri.
| Koppling | Vad den gör | Vad er Microsoft 365-administratör gör | Åtkomst |
|---|---|---|---|
| Agentbrevlådan, en adress som foretaget@erp-agent.com | Tar emot förfrågningarna som säljarna vidarebefordrar. Microsoft Graph meddelar agenten när ett nytt mejl kommer, och utkastet skapas automatiskt. | Ingenting. Brevlådan ligger i den Microsoft 365-miljö som vi driver för erp-agent.com. | Ser bara det som säljarna vidarebefordrar; ingen åtkomst till era brevlådor |
| E-posthistorik, valfri, för inlärning | Läser tidigare förfrågningar och offerterna ni skickade som svar, från en säljares inkorg eller en delad brevlåda. | Om användarna inte får godkänna appar själva beviljar en global administratör eller programadministratör administratörsmedgivande en gång för hela organisationen. | Bara läsbehörighet (Mail.Read, Mail.Read.Shared); kan inte skicka mejl |
Ert affärssystem, CRM eller annat system ansluts separat: vi sätter upp den kopplingen för ert företag under uppstarten, oavsett om ni kör Monitor, Visma, Business Central, IFS eller ett annat affärssystem. Se alla integrationer med affärssystem.
Hur blir offertförfrågningar i Outlook en offert eller kundorder?
Vidarebefordra från Outlook
På datorn, i webbläsaren eller i mobilen vidarebefordrar säljaren kundens mejl som det är, med signatur och tidigare svar. Ingen behöver städa i det först. Om mejlet blir en offert eller en kundorder styrs av en inställning för ert företag. Telefon- och chattförfrågningar klistras in i webbappen, där säljaren själv väljer offert eller kundorder.
Agenten läser allt
Mejltext, PDF (även skannade), Excel, CSV, Word, bilder och bifogade mejl i .eml- eller .msg-format. Öppnar ni utkastet medan det skapas, dyker raderna upp i takt med att de matchas.
Kunden och artiklarna hittas
Kunden identifieras utifrån uppgifterna i förfrågan och söks upp i affärssystemets kundregister, och säljaren ser direkt om förfrågan lämnar kunden öppen. Förkortningar, dimensioner, artikelnummer och kundens egna koder kopplas till ert artikelregister, även när förfrågan är på ett annat språk än artikelregistret.
Kundpriserna hämtas
Ur de data och regler som är uppsatta för ert företag; när affärssystemet är kopplat ur dess egen prislogik, kundrabatter inräknade. Säljaren kan ändra varje pris innan offerten skickas.
Ert team granskar och godkänner
I webbappen har varje rad en matchningspoäng från 0 till 100, och rader under 80 markeras, så att säljaren bara granskar de rader som kräver omdöme i stället för hela listan. Öppna en rad för att läsa resonemanget eller välja ett alternativ, eller justera utkastet i offertchatten. När säljaren godkänner utkastet skrivs det till ert affärssystem, CRM eller annat system.
Exempel: en förfrågan från en elinstallatör, vidarebefordrad från offert@
En innesäljare hos en elgrossist vidarebefordrar ett mejl med Excel-lista från den delade brevlådan offert@.
VB: Prisförfrågan kv. Måsen, etapp 2 (Excel bifogad)
- FK 2,5 blå – 500 m
- Apparatdosa infälld 1-fack – 120 st
- Motorskydd 4–6,3 A – 6 st
- Kabelstege 300 bred – 40 m
| Rad i förfrågan | Föreslagen artikel | Antal | Poäng |
|---|---|---|---|
| FK 2,5 blå | Installationsledning FK 2,5 mm², blå | 500 m | 95 |
| Apparatdosa infälld 1-fack | Apparatdosa för infälld montering, 1-fack | 120 st | 93 |
| Motorskydd 4–6,3 A | Motorskyddsbrytare 3-polig, inställningsområde 4–6,3 A | 6 st | 92 |
| Kabelstege 300 bred | Kabelstege 300 mm, varmförzinkad (alternativ: 300 mm, sendzimirförzinkad) | 40 m | 72 markerad |
Illustrativt exempel som visar formatet. Motorskyddsbrytare med andra inställningsområden trycks ned eftersom raden anger 4–6,3 A. Kabelstegens rad anger ingen ytbehandling, så den får under 80 och markeras; säljaren läser resonemanget och behåller förslaget eller tar alternativet.
Hur lär sig agenten av er e-posthistorik i Outlook?
En säljare loggar in med sitt Microsoft 365-konto, väljer sin inkorg eller en delad brevlåda hen har tillgång till och hur långt bakåt agenten ska söka, från en månad upp till två år. Agenten:
- parar ihop varje kundförfrågan med offerten som ert team skickade som svar;
- plockar ut artikelraderna ur mejlet och bifogade PDF:er och kontrollerar varje artikelnummer mot ert nuvarande artikelregister;
- mejlar säljaren när körningen är klar, så att ert team kan godkänna eller avvisa raderna innan de används.
Då stannar era erfarna säljares artikelval för varje kunds formuleringar kvar i företaget, och nya innesäljare kommer snabbare igång. Efter driftstarten lär sig agenten av raderna ert team skickar: nästa gång kunden skriver samma sak väljer den samma artikel.
Outlook-regler, Power Automate eller agentbrevlåda?
Regler och flöden flyttar mejl och data mellan system. För att en kunds förfrågan ska bli en korrekt prissatt offert krävs mer, och det är vad agentbrevlådan är byggd för. Era befintliga regler och flöden kan vara kvar som de är.
| Det en grossist behöver | Outlook-regler och flöden (Power Automate, Make, Zapier) | ERP Agents agentbrevlåda |
|---|---|---|
| Läsa förfrågan som kunden skickade den | Regler utgår från villkor som avsändare, ämnesrad eller nyckelord; flöden kan spara bilagor och flytta fält | Läser mejltext, PDF (även skannade), Excel, CSV, Word, bilder och bifogade mejl |
| Från kundens ord till era artikelnummer | Matchningslogik som ert team eller en konsult bygger och underhåller | Identifierar rätt artiklar utifrån förkortningar, dimensioner, artikelnummer och kundens egna koder, även över språkgränser. Det finns inget att bygga. |
| Kundens pris på varje rad | En uppslagning som byggs in i flödet | Hämtar kundpriser ur de data och regler som är uppsatta för ert företag; säljaren kan ändra varje pris |
| Veta vilka rader som ska granskas | Kör de steg det är konfigurerat för | Matchningspoäng 0–100 och agentens resonemang på varje rad; rader under 80 markeras |
| Bli bättre med tiden | Ändringar görs genom att redigera reglerna eller flödet | Lär sig av varje rad ert team skickar: nästa gång kunden skriver samma sak väljer agenten samma artikel |
AI-assistenter för e-post i Outlook arbetar utifrån det som finns i inkorgen. En offert behöver ert artikelregister och era kundpriser, och det är där ERP Agent arbetar.
Kör ni Dynamics 365 Business Central?
Business Centrals inbyggda Copilot-funktioner är allmän AI-hjälp i just det affärssystemet. ERP Agent är byggd för grossisters offerter: den identifierar rätt artiklar utifrån förkortningar, artikelnummer och kundens egna koder även i förfrågningar på flera hundra rader, visar matchningspoäng och resonemang på varje rad och lär sig av varje offert ert team skickar. Den fungerar med Business Central, där vi sätter upp kopplingen för ert företag under uppstarten, och med vilket annat affärssystem som helst. Se alla integrationer.
Var hamnar offerten eller ordern?
Förfrågningarna kommer in via Microsoft 365; offerter och order hamnar i ert affärssystem, CRM eller annat system. ERP Agent integreras med Monitor, Visma, Business Central, IFS och alla andra affärssystem eller CRM. Vi sätter upp kopplingen för ert företag under uppstarten, och ni kan börja med en artikelfil (på engelska) redan samma vecka. Se alla integrationer med affärssystem.
| System | Typ | Läser | Skriver |
|---|---|---|---|
| Dynamics 365 Business Central | ERP-integration | Artiklar, kunder, kundpriser | Försäljningsofferter och försäljningsorder |
| SAP S/4HANA | ERP-integration | Produkter, affärspartner, kundpriser | Försäljningsofferter och försäljningsorder |
| SAP Business One | ERP-integration | Artiklar, affärspartner, prislistor | Försäljningsofferter och försäljningsorder |
| NetSuite (på engelska) | ERP-integration | Artiklar, kunder, kundpriser | Offerter (estimates) och försäljningsorder |
| Dynamics 365 Finance & Supply Chain (på engelska) | ERP-integration | Frisläppta produkter, kunder, handelsavtalspriser | Försäljningsofferter och försäljningsorder |
| Visma | ERP-integration | Artiklar, kunder, kundpriser | Offerter och försäljningsorder |
| IFS | ERP-integration | Försäljningsartiklar, kunder, kundpriser | Försäljningsofferter och kundorder |
| Monitor ERP | ERP-integration | Artiklar, kunder, kundpriser | Offerter och kundorder |
| Infor M3 | ERP-integration | Artiklar, kunder, kundpriser | Offerter och kundorder |
| Exact (på engelska) | ERP-integration | Artiklar, kunder, försäljningspriser | Offerter och försäljningsorder |
| AFAS Profit | ERP-integration | Artiklar, kunder, prisavtal | Offerter och försäljningsorder |
| Odoo (på engelska) | ERP-integration | Produkter, kunder, prislistor | Offerter och försäljningsorder |
| Sage (på engelska) | ERP-integration | Artiklar, kunder, kundpriser | Försäljningsofferter och försäljningsorder |
| Jeeves | ERP-integration | Artiklar, kunder, kundpriser | Offerter och kundorder; bekräftade värden på inköpsorder |
| Lemonsoft (på engelska) | ERP-integration | Artiklar, kunder, kundpriser | Offerter |
| Microsoft 365 / Outlook | E-postintegration | Kundförfrågningar i agentens brevlåda; e-posthistorik för inlärning | Inget skickas till kunder utan ert team |
| Artikelfil / SFTP (på engelska) | Fil | Artikelregister som fil, redan första veckan | Den granskade offerten eller ordern som fil, klar att läsa in i ert system |
| Alla andra affärssystem eller CRM | ERP- eller CRM-integration | Artiklar, kunder och priser, via kopplingen vi sätter upp för ert företag under uppstarten | Offerter och försäljningsorder |
Byggd för hur ert säljteam redan arbetar
ERP Agent är det första agentiska AI-lagret för grossisthandelns affärssystem. Med Microsoft 365 innebär det:
- Inget att installera. Säljarna vidarebefordrar från Outlook som vilket mejl som helst, och kunderna skriver till samma adresser som förut.
- Arbetar ovanpå ert affärssystem. Inget systembyte: offerter och order hamnar i det affärssystem, CRM eller annat system som ert team redan använder.
- Ert team har kontrollen. Agenten förbereder, säljaren godkänner. Inget når en kund utan godkännande, och kopplingen till e-posthistoriken har bara läsbehörighet.
ERP Agent i siffror
- 4–7 min
- per rad när en säljare skapar offerter och order för hand, enligt vår fallstudie
- 95 %
- automatisering i genomsnitt hos våra kunder
- Över 95 %
- träffsäkerhet i automatiseringen av offertrader hos LVI-WaBeK
- I drift
- hos grossister inom stål, VVS och fästelement
Vanliga frågor
Fungerar ERP Agent med Outlook och Microsoft 365?
Ja. Agentbrevlådan körs på Microsoft 365, och säljarna vidarebefordrar till den från Outlook, på datorn, i webbläsaren eller i mobilen. För vidarebefordringen behöver inget installeras i Outlook eller i er Microsoft 365-miljö.
Behöver kunderna ändra hur de skickar offertförfrågningar?
Nej. Kunderna mejlar som i dag, till säljaren eller till en delad brevlåda som offert@, och säljaren vidarebefordrar mejlet från Outlook till agentbrevlådan. Den godkända offerten eller kundordern skrivs till ert affärssystem, CRM eller annat system, och ert team skickar den till kunden som förut.
Behöver vi administratörsmedgivande i vår Microsoft 365-miljö (tenant)?
Inte för vidarebefordringen. Bara den valfria kopplingen till e-posthistoriken kan kräva det, om användarna inte får godkänna appar själva. Då beviljar en global administratör eller programadministratör läsbehörigheten en gång för hela organisationen.
Kan agenten använda vår delade brevlåda, till exempel order@?
Ja. Säljarna vidarebefordrar nya förfrågningar därifrån, och kopplingen till e-posthistoriken kan läsa en delad brevlåda (delad postlåda i Microsoft 365) som säljaren har tillgång till.
Fungerar det om vi kör Business Central eller ett annat affärssystem?
Ja. ERP Agent integreras med Monitor, Visma, Business Central, IFS, Jeeves och alla andra affärssystem eller CRM. Vi sätter upp kopplingen för ert företag under uppstarten, och ni kan börja med en artikelfil redan samma vecka. Agentbrevlådan fungerar likadant oavsett affärssystem.
Kan något nå en kund utan vårt godkännande?
Nej. Agenten förbereder offerten eller kundordern, säljaren granskar och godkänner den, och det godkända dokumentet skrivs till ert affärssystem, CRM eller annat system. Ert team skickar det till kunden som i dag.
Hur lång tid tar det innan ett vidarebefordrat mejl blir ett utkast?
En typisk förfrågan tar 3–8 minuter och en på flera hundra rader ungefär en halvtimme, jämfört med 4–7 minuter per rad för hand enligt vår fallstudie. Klistrar säljaren in en förfrågan på upp till cirka 50 rader i webbappen och väljer läget Snabb, är utkastet klart på 1–3 minuter.
Hur hanteras vår e-post och våra data?
ERP Agent är GDPR-kompatibel. Modellerna körs utan att data sparas (zero data retention). Före uppstarten kommer vi överens om vilka uppgifter agenten behöver och vilka system den får tillgång till. Mer om säkerhet och dataskydd.
Läs också
- Automatisk orderregistrering från e-post, PDF och Excel
- Offertautomatisering för grossister – från kundförfrågan till granskad offert
- Automatisera offertförfrågningar och kundförfrågningar från e-post
- Integrationer med affärssystem för AI-offerter och order – oavsett vilket system ni har
- Offert- och orderautomatisering med AI för Monitor ERP
- Offert- och orderautomatisering med AI för Visma
Låt oss titta på ert offertflöde
Se ett vidarebefordrat Outlook-mejl bli ett utkast
Ta med några riktiga kundmejl från order@ eller offert@. Vi visar agentbrevlådan, granskningsvyn och vad er Microsoft 365-administratör eventuellt behöver göra.
- Era förfrågningar och er produktkatalog
- Er prissättning och granskningsprocess
- En tydlig avgränsning för nästa steg
Lauri Pelkonen
Grundare & VD
Boka ett samtal på 30 minuter Boka en demo via e-postEller använd adressen direkt