Stålhandel
Längder räknas om till kg, meter eller styck, med en kaprad när det behövs. AI för stålhandeln.
AI-orderregistrering
Automatisk orderregistrering från e-post, PDF och Excel
Automatisk orderregistrering för grossister innebär att kundens beställning, oavsett om den kommer som mejltext, PDF-inköpsorder eller Excel-lista, blir en kundorder med rätt artiklar ur ert eget artikelregister och kundens priser. ERP Agent förbereder ordern, en säljare granskar den rad för rad, och den godkända ordern går vidare till ert affärssystem, CRM eller annat system.
Så ser orderregistreringen ut hos en grossist i dag
Hos grossister inom stål, VVS, el, fästelement och teknisk handel kommer många kundorder fortfarande via mejl: en PDF-inköpsorder med kundens egna artikelnummer, en Excel-lista till ett projekt, ett foto av en materiallista eller några rader direkt i mejltexten, fulla av förkortningar.
En innesäljare läser raderna en i taget, avgör vilken artikel kunden menar, kontrollerar enhet och kundpris och knappar in kundordern i affärssystemet. Enligt vår fallstudie lägger en säljare i genomsnitt 4–7 minuter per rad när offerter och order skapas för hand. Som räkneexempel tar en order på 20 rader då 80–140 minuter.
Det som tar tid är inte att läsa dokumentet, utan att veta att ”fzb” på en skruvrad står för förzinkad blank och att installatörens K3307 är ert buntband i 100-pack. Den kunskapen sitter hos de erfarna säljarna och tar lång tid för en nyanställd att bygga upp. Under tiden väntar kunden på sin orderbekräftelse, och säljarna hinner sälja mindre.
Letar du efter automatisering av inköpsorder?
Kundens inköpsorder är er kundorder, och det är de ordrarna den här sidan handlar om. På inköpssidan jämför ERP Agent leverantörernas orderbekräftelser med era inköpsorder. Steget från kundens inköpsorder till kundorder (på engelska) har också en egen sida.
Hur fungerar orderregistrering med AI?
Från mejl till godkänd kundorder:
Ordern kommer in
Ert företag får en egen agentbrevlåda. Innesäljarna vidarebefordrar kundens mejl dit, och utkastet blir en kundorder eller en offert enligt ert företags inställning. I webbappen klistrar säljaren in mejlet och väljer själv dokumenttyp. Egna system och AI-agenter kan skicka order via REST-API:t (på engelska) eller MCP-servern (på engelska).
Mejl och bilagor läses
Agenten läser mejltexten och bilagorna: PDF (även skannade), Excel, CSV, Word, bilder och vidarebefordrade mejl. Den letar upp kunden som ordern gäller i affärssystemets kundregister och varnar om ingen matchar, och flaggar en leveransadress som skiljer sig från den i affärssystemet.
Rätt artikel på varje rad
Förkortningar, dimensioner, material, artikelnummer och kundens egna koder matchas mot ert artikelregister, med kundens text kvar bredvid. Artiklar som motsäger en angiven dimension, spänning eller klass (DN50, 24 V, IP54) rankas ned, och en andra kontroll, när den är aktiverad för ert företag, skickar tillbaka felaktiga matchningar.
Kundpriserna hämtas
Priserna kommer ur de data och regler som gäller för ert företag, och när affärssystemet är kopplat ur dess egen prislogik, inklusive kundpriser. Säljaren kan ändra varje pris.
En säljare godkänner
Artikelnumren kontrolleras mot affärssystemet innan något sparas, så en order med en kod som inte finns där når aldrig affärssystemet. Den godkända ordern blir en kundorder i ert affärssystem, och en kort nedräkning låter säljaren avbryta.
Exempel: en PDF-inköpsorder från en elinstallatör blir ett utkast till kundorder
En elinstallationsfirma mejlar en inköpsorder ur sitt affärssystem till sin elgrossist. Priserna är utelämnade här.
Inköpsorder 7716, PDF i mejlet: ”Leverans till bygget senast fredag, märk godset med arbetsorder 5530.”
- Pos 1 – Kabel EKKJ 3x1,5/1,5 – 200 m
- Pos 2 – Kontaktor 4-pol 25A 24V – 6 st
- Pos 3 – Kopplingsdosa IP54 – 20 st
- Pos 4 – Vårt art.nr K3307 – 10 st
- Pos 5 – Belysning till förrådet – 4 st
| Pos | Föreslagen artikel | Antal | Poäng | Kommentar |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Installationskabel EKKJ 3×1,5/1,5 mm², metervara | 200 m | 96 | Ledare och area stämmer; 3×2,5/2,5 finns som alternativ |
| 2 | Kontaktor 4-pol 25 A, spole 24 V AC | 6 st | 88 | Spole 24 V enligt raden, 230 V-varianter rankas ned; 24 V DC som alternativ |
| 3 | Kopplingsdosa utanpåliggande 100 × 100 mm, IP54 | 20 st | 74 | Markerad (under 80): storleken anges inte. IP54 enligt raden, IP44-dosor rankas ned |
| 4 | Buntband 4,8 × 300 mm, svart, 100-pack | 10 st | 98 | Kundens egen kod visas på raden; ert team har skickat artikeln för koden förut |
| 5 | Er platshållarkod, med texten ”Belysning till förrådet” | 4 st | 0 | Typ och effekt anges inte; markerad för granskning |
Illustrativt exempel med påhittade data som visar hur ett utkast är uppställt.
Hur granskar säljaren ordern innan den blir en kundorder?
- Matchningspoäng. Varje rad får en poäng från 0 till 100, och rader under 80 markeras.
- Resonemang. Öppna en rad för att se varför agenten valde artikeln, bredvid kundens ursprungliga text.
- Alternativ. De näst bästa kandidaterna sparas för varje rad. Välj en av dem i stället för förslaget.
- Chatt. Lägg till eller ta bort rader och ändra antal eller priser. Varje föreslagen ändring godkänner eller avvisar ni rad för rad.
- Inlärning. Nästa gång kunden skriver samma sak väljer agenten samma artikel som ert team skickade. Kunskapen stannar i företaget även när en erfaren säljare går i pension.
Hur automatiserar man orderflödet från Outlook till affärssystemet?
Ordern vidarebefordras från Outlook till agentbrevlådan eller klistras in i webbappen precis som den kom. Kunderna behöver inte ändra något; de mejlar som förut. När säljaren har granskat och godkänt utkastet går ordern vidare till ert affärssystem, CRM eller annat system.
Med Microsoft 365 kopplas agentbrevlådan in via Microsoft Graph, och er e-posthistorik kan användas för inlärning: tidigare förfrågningar paras ihop med de offerter ni skickade. Mer om Outlook och Microsoft 365.
Vilka system fungerar ERP Agent med?
ERP Agent arbetar ovanpå de system ni redan har.
| Koppling | Läser | Vad ERP Agent skapar |
|---|---|---|
| Monitor | Artiklar, kunder, kundpriser | Kundorder och offerter, direkt i Monitor |
| Business Central | Artiklar, kunder, kundpriser | Försäljningsorder och försäljningsofferter, direkt i Business Central |
| Visma, IFS, Infor M3, SAP, Jeeves | Artiklar, kunder, kundpriser | Kundorder och offerter, direkt i ert affärssystem |
| Artikelfil / SFTP (på engelska) | Artikelregistret som fil | Den granskade ordern som fil, klar för import: kom igång samma vecka |
| Microsoft 365 / Outlook | Kundorder i agentbrevlådan | Inget skickas till kunder utan ert team |
| Andra affärssystem eller CRM | Artiklar, kunder och priser, via kopplingen vi sätter upp under uppstarten | Kundorder och offerter i ert affärssystem, CRM eller andra system |
ERP Agent integreras med Monitor, Visma, Business Central, IFS, Jeeves och alla andra affärssystem eller CRM. Vi sätter upp kopplingen för ert företag under uppstarten, och ni kan börja med en artikelfil redan samma vecka. Se alla integrationer med affärssystem.
Läsa in order från PDF till affärssystemet: varför ERP Agent gör mer än OCR, mallar och EDI
OCR och mallbaserade verktyg gör om en PDF till fält. Då slipper någon skriva av ordern, men raden säger fortfarande ”Kabel EKKJ 3x1,5/1,5 – 200 m”, och någon måste ändå hitta artikeln, enheten och priset. Mallar måste dessutom sättas upp för varje kunds layout. Med ERP Agent behövs ingen mall per kund: agenten gör själva tolkningen och föreslår rätt artikel för varje rad, med en poäng som visar hur säker den är, och med en koppling till affärssystemet även kundpriset.
EDI fungerar för stora kunder som redan skickar era artikelnummer, och det fortsätter som i dag. Men EDI når sällan installatören eller verkstaden som beställer via mejl med egna ord, och det är just de orderna ERP Agent tar hand om. Se guiden EDI eller e-post? Så väljer en grossist orderkanal. Utvärderar ni andra verktyg? Testa ERP Agent på order som ert team redan har lagt in och jämför utkasten rad för rad med det som skickades.
Ordermottagning med AI i siffror
- 4–7 min
- per rad när säljare skapar offerter och order för hand, enligt vår fallstudie
- 95 %
- automatisering i genomsnitt hos våra kunder
- Över 95 %
- träffsäkerhet i automatiseringen av offertrader hos LVI-WaBeK
- 0–100
- matchningspoäng på varje rad; rader under 80 markeras
Orderregistrering i er bransch
ERP Agent är i drift hos grossister inom stål, VVS och fästelement.
VVS-grossister
Dimensioner som DN15 eller Ø250 skiljer varianterna åt; med den andra kontrollen aktiverad föreslås troliga tillbehör som säljaren kan lägga till. AI för VVS-grossister.
Elgrossister
När raden anger 24 V rankas artiklar för 230 V ned. AI för elgrossister.
Fästelement
DIN-nummer, dimension och material som A2 eller A4 skiljer varianterna åt. AI för fästelementgrossister.
Teknisk handel
När ni delar försäljningshistorik lyfts artiklar som kunden redan köper fram bland förslagen, och resten av sortimentet finns kvar i sökningen. AI för teknisk handel.
Kundcase: LVI-WaBeK
Hos LVI-WaBeK, en VVS- och installationsgrossist, automatiserar ERP Agent offertrader med över 95 % träffsäkerhet. Resultatet: mer tid för kundrelationerna. Läs kundcaset om LVI-WaBeK.
Därför automatiserar grossister orderregistreringen med ERP Agent
- Fungerar ovanpå ert affärssystem, utan bytesprojekt. ”The first agentic AI layer for wholesale distribution ERP systems.” Affärssystemet förblir ert huvudsystem, och godkända order hamnar i ert affärssystem, CRM eller annat system.
- Ert team behåller kontrollen. Inget når en kund utan godkännande, och rader som agenten är osäker på markeras i stället för att gissas.
- EDI och webbshop fortsätter som i dag. ERP Agent tar hand om de order som människor skriver i mejl, PDF och Excel, de som tar mest tid för era innesäljare.
- Börja med en artikelfil. Säljarna arbetar med riktiga order redan första veckan, och kopplingen till affärssystemet kommer när ni är redo.
Hur kommer vi igång med våra egna order?
Säljarna kan börja innan kopplingen till affärssystemet finns: artikelregistret och er offerthistorik läses in, säljarna vidarebefordrar order till agentbrevlådan och granskar utkasten i webbappen, och kopplingen kommer efter. Före uppstarten kommer vi överens om vilka data agenten behöver och vilka system den får komma åt.
Räkna på era volymer i kalkylatorn för manuella offert- och orderrader (på engelska), och läs om priser och säkerhet och dataskydd.
Vanliga frågor
Kan AI sköta orderregistreringen?
Ja, den del som tar tid: att läsa ordern, avgöra vilken av era artiklar varje rad betyder, hämta kundens pris och förbereda kundordern. Osäkra rader markeras, och en person godkänner innan något skrivs till ert affärssystem, CRM eller annat system.
Vilka format kan kundens order komma i?
Mejltext och bilagor: PDF (även skannade), Excel, CSV, Word, bilder och vidarebefordrade mejl. Ordern kan också klistras in i webbappen eller komma från ett annat system via API:t. Ingen mall behöver sättas upp för varje kunds layout.
Hur vet agenten vilken kund ordern gäller?
Kunden framgår av ordern. Agenten letar upp den i affärssystemets kundregister, och om ingen kund matchar visas en varning: säljaren söker fram och väljer rätt kund innan ordern skickas. Byts kunden kan kundpriserna hämtas på nytt.
Fungerar ERP Agent med vårt affärssystem?
Ja. ERP Agent integreras med Monitor, Visma, Business Central, IFS, Jeeves och alla andra affärssystem eller CRM, och den godkända ordern skapas som kundorder direkt i ert affärssystem. Vi sätter upp kopplingen för ert företag under uppstarten, och ni kan börja med en artikelfil redan samma vecka. Se alla integrationer.
Vad händer med en rad som agenten inte kan matcha?
I stället för att tvinga fram en träff läggs raden på er platshållarkod med kundens text kvar, och rader under 80 poäng markeras. Säljaren väljer artikel, tar ett alternativ eller frågar agenten i chatten.
Känner agenten igen kundernas egna artikelnummer?
Ja, när de finns i era data eller när ert team har använt dem. Kundens kod visas på raden, och när ert team har skickat en artikel för en kod väljer agenten samma artikel nästa gång.
Hur lång tid tar det att registrera en order automatiskt?
En typisk förfrågan tar 3–8 minuter och en på flera hundra rader ungefär en halvtimme. I snabbt läge är en förfrågan på upp till cirka 50 rader klar på 1–3 minuter, och raderna dyker upp i granskningsvyn allt eftersom de matchas.
Är ERP Agent GDPR-kompatibel?
Ja. ERP Agent är GDPR-kompatibel, och modellerna körs utan att data sparas (zero data retention). Mer om säkerhet och dataskydd.
Vad kostar automatisk orderregistrering?
En startavgift och en månadsavgift. Uppstartens omfattning beror på integrationer, artikeldata och era krav, och ni får en specificerad offert innan ni börjar. Se priser.
Läs också
- EDI eller e-post? Så väljer en grossist orderkanal, kund för kund
- Offertautomatisering för grossister – från kundförfrågan till granskad offert
- Automatisera offertförfrågningar och kundförfrågningar från e-post
- Integrationer med affärssystem för AI-offerter och order – oavsett vilket system ni har
- Offert- och orderautomatisering med AI för Monitor ERP
- AI för grossister: offerter, order och leverantörsdokument i praktiken
Låt oss titta på ert offertflöde
Ta med några order från förra veckan
Välj några beställningar som era innesäljare knappade in för hand, gärna med kundernas egna artikelnummer och ofullständiga rader. Vi visar hur agenten hanterar dem med ert artikelregister och affärssystem.
- Era förfrågningar och er produktkatalog
- Er prissättning och granskningsprocess
- En tydlig avgränsning för nästa steg
Lauri Pelkonen
Grundare & VD
Boka ett samtal på 30 minuter Boka en demo via e-postEller använd adressen direkt