Inga mallar per kund
Mallbaserad dokumentinläsning kräver en mall för varje kunds format. ERP Agent identifierar artiklarna utifrån kundens egna ord, oavsett upplägg, så det finns inget att sätta upp när en ny kund skickar sin första förfrågan.
Kundförfrågningar till offert
Automatisera offertförfrågningar och kundförfrågningar från e-post
Att automatisera offertförfrågningar betyder att kundens förfrågan, i mejltexten, som Excel-lista eller som PDF-underlag, blir ett offertutkast utan att någon knappar in raderna. ERP Agent läser mejlet och alla bilagor, identifierar rätt artikel i ert artikelregister för varje rad, hämtar kundpriset och markerar raderna som ska kontrolleras. Ert team godkänner, och offerten hamnar i ert affärssystem, CRM eller annat system.
Vad innebär det att automatisera kundförfrågningar hos en grossist?
En kundförfrågan till en grossist är sällan ett ifyllt formulär. Det är en installatör som skriver ”pris på bifogat, svar senast fredag” ovanför en Excel-lista med egna kolumner, en entreprenör som skickar en mängdförteckning i PDF, eller en lista som ligger tre svar ned i en mejltråd. Raderna är skrivna på kundens sätt: förkortningar, dimensioner utan enhet, konkurrenters artikelnummer, kundens egna nummer och någon rad som bara säger ”till ovan”.
Enligt vår fallstudie lägger en säljare i genomsnitt 4–7 minuter per rad när offerter och order skapas för hand. En förfrågan på 60 rader blir då 4–7 timmar vid tangentbordet, samtidigt som kunden ofta har skickat samma lista till fler grossister. Det första korrekta svaret har störst chans att bli en order. Räkna på era egna volymer i offertkalkylatorn (på engelska).
De flesta verktyg för offertförfrågningar är byggda för hantverkare som tar emot förfrågningar från privatpersoner, eller för inköpare som skickar förfrågningar till leverantörer. ERP Agent är byggt för grossistens sida: att läsa vad kunden bad om, hitta det i ert sortiment och prissätta det för just den kunden. Det är första steget i offertautomatisering för grossister.
Vad läser agenten i en offertförfrågan via e-post, PDF eller Excel?
ERP Agent läser mejltexten och varje bilaga: PDF (även skannade), Excel, CSV, Word, bilder och vidarebefordrade mejl. Det svåra är sällan formatet utan innehållet.
| Det som kommer in | Varför det tar tid för hand | Vad agenten gör |
|---|---|---|
| Mejl med raderna i löptexten | Antal och enheter göms i meningar | Läser antal, enhet och benämning per rad |
| Excel- eller CSV-lista | Varje kund har egna kolumner | Läser raderna som kunden ställt upp dem |
| Mängdförteckning eller förfrågningsunderlag i PDF | Skrivs av sida för sida | Läser text-PDF:er och skannade PDF:er; långa förfrågningar körs i parallella delar |
| Kundens egna artikelnummer | Någon måste minnas vad numret betyder | Visar numret på raden och kan expandera det till en fast uppsättning artiklar |
| RSK- och E-nummer | Slås upp ett i taget | Hittar artikeln direkt via numret i ert register |
| Konkurrenters artikelnummer | Uppslag som bara finns i en säljares huvud | Kopplar numret till er motsvarande produktfamilj med hjälp av er korsreferenslista, och matchar raden på beskrivningen när numret är okänt. Se korsreferenser för artikelnummer (på engelska). |
| Förfrågan på engelska eller finska | Översätts innan man kan söka | Matchas direkt mot ert svenska artikelregister |
Hur automatiserar man kundförfrågningar, steg för steg?
Samma flöde gäller för tre rader och för flera hundra.
Förfrågan kommer in
Ert företag får en egen agentbrevlåda, till exempel foretaget@erp-agent.com. Säljarna vidarebefordrar kundens mejl dit som det är eller klistrar in det i webbappen. Ett eget system, till exempel ett CRM, kan lämna in förfrågningar via REST-API:t (på engelska) eller MCP-servern (på engelska).
Mejl och bilagor läses
Agenten läser text och bilagor, söker upp kunden i kundregistret och varnar om ingen matchar. En leveransadress som avviker från affärssystemets flaggas.
Rätt artikel på varje rad
Förkortningar, dimensioner, material, artikelnummer och kundkoder kopplas till ert register. En kandidat som motsäger radens dimension, spänning eller klass rankas lägre, och en andra kontroll, när den är aktiverad för ert företag, skickar tillbaka matchningar som inte stämmer med raden. Finns ingen rimlig träff får raden er platshållarkod och markeras, i stället för att agenten chansar.
Priset för just den kunden
Kundpriset hämtas ur de data och regler som är uppsatta för ert företag; när affärssystemet är kopplat är det dess egen prislogik, rabatter inräknade. Säljaren kan ändra varje pris.
Ert team godkänner, sedan skrivs offerten
Säljaren granskar utkastet, artikelkoderna kontrolleras mot affärssystemet, och den godkända offerten skrivs till ert affärssystem, CRM eller annat system, eller exporteras som fil. Ert team skickar den till kunden.
Exempel: en offertförfrågan på stål med Excel-lista
En stålgrossist får en förfrågan med Excel-lista i kundens egna kolumner. Priserna är utelämnade här.
Mejl från en mekanisk verkstad, Excel-kolumner ”Pos | Benämning | Kval | Antal | Längd”
- ”Hej! Pris på bifogat till ramverket, projekt 3062. Svar senast fredag om det går. /Anna”
- 1 | HEA 200 | S355 | 6 | 7400
- 2 | VKR 80x80x5 | – | 10 | 12 m
- 3 | Plåt 10 1500x3000 | S355 | 2 | –
- 4 | 70-4410 (vårt nr) | – | 40 | –
- 5 | Skruv till infästning | – | 1 sats | –
| Förfrågans rad | Föreslagen artikel | Antal | Poäng | Agentens kommentar |
|---|---|---|---|---|
| HEA 200 S355, 6 × 7400 | HEA 200, S355J2, standardlängd 12 m | 44,4 m | 94 | HEA 200 finns bara som S355J2 i registret; 6 × 7,4 m omräknat till meter, kaprad tillagd eftersom 7 400 mm avviker från standardlängden |
| VKR 80x80x5, 12 m | Konstruktionsrör VKR 80 × 80 × 5 mm, S355J2H, 12 m | 10 st | 92 | Kvalitet saknas; S355J2H som kunden har köpt tidigare |
| Plåt 10 1500x3000 S355 | Grovplåt 10 × 1500 × 3000 mm, S355J2 | 2 st | 78 | Underklass saknas: J2 föreslås, S355J0 som alternativ. Markerad för granskning |
| 70-4410 (kundens nr) | Fotplåt 200 × 200 × 15 mm, varmförzinkad | 40 st | 97 | Kundens eget nummer visas på raden; ert team har offererat artikeln för numret förut |
| Skruv till infästning | Er platshållarkod | 1 sats | 0 | Dimension, längd och hållfasthetsklass saknas: platshållarkod, markerad |
Illustrativt exempel med exempeldata.
AI för offertförfrågningar: vad kontrollerar säljaren?
Varje rad har en matchningspoäng från 0 till 100, och rader under 80 markeras, så säljaren börjar där det behövs ett beslut. Kundens formulering står kvar bredvid varje artikel. Öppna en rad för agentens resonemang, eller be om alternativ och välj ett.
I offertchatten lägger säljaren till eller tar bort rader och ändrar antal eller priser. Varje föreslagen ändring godkänns eller avvisas rad för rad, och agenten kan inte skicka något på egen hand.
När säljaren skickar lär sig agenten: nästa gång kunden skriver samma sak väljer den samma artikel. Kunskapen om hur varje kund skriver stannar i företaget, och nya innesäljare kommer snabbare in i sortimentet.
Därför väljer grossister ERP Agent för offertförfrågningar
Att läsa en PDF är den enkla delen av en offertförfrågan. Det verkliga arbetet är att veta vilken av era artiklar kunden menar och vad just den kunden betalar. Det är det arbetet ERP Agent är byggt för.
Rätt artikel, inte bara utläst text
OCR gör ett dokument till text. ERP Agent går vidare: kontrollerar dimension, spänning och klass mot ert register, föreslår artikeln och visar varför den valdes.
Prissatt för just den kunden
Utkastet får kundens eget pris ur de data och regler som är uppsatta för ert företag, så säljaren granskar en offert i stället för att bygga den.
Fungerar ovanpå ert affärssystem
Inget systembyte. ERP Agent integreras med alla affärssystem, och godkända offerter hamnar i ert affärssystem, CRM eller annat system.
Ert team har kontrollen
Matchningspoäng på varje rad, kundens formulering bredvid varje artikel, och inget når kunden utan ert teams godkännande.
Lär sig hur era kunder skriver
Tidigare offerter och varje rad ert team skickar lär agenten hur varje kund uttrycker sig, så kunskapen stannar i företaget i stället för hos en enskild säljare.
Behöver kunderna ändra hur de skickar offertförfrågningar via e-post?
Nej. Kunderna mejlar som i dag och behöver varken portal, formulär eller EDI. Säljarna vidarebefordrar förfrågan från Outlook, ur den delade brevlådan eller den egna inkorgen, till agentbrevlådan, och utkastet skapas automatiskt.
Med kopplingen till Outlook och Microsoft 365 kan agenten också lära sig av tidigare förfrågningar och offerterna ert team skickade som svar. EDI kräver att kunden beställer med överenskomna koder. Förfrågningar med kundens egna ord kommer i mejl, och där gör ERP Agent jobbet utan att kunden behöver ändra något. Se guiden EDI eller e-post för grossister.
Var hamnar den färdiga offerten?
ERP Agent integreras med Monitor, Visma, Business Central, IFS, Jeeves och alla andra affärssystem eller CRM, och skriver den godkända offerten direkt i affärssystemet. Vi sätter upp kopplingen för ert företag under uppstarten. Se alla integrationer med affärssystem.
| System | Typ | Läser | Skriver |
|---|---|---|---|
| Dynamics 365 Business Central | ERP-integration | Artiklar, kunder, kundpriser | Försäljningsofferter och försäljningsorder |
| SAP S/4HANA | ERP-integration | Produkter, affärspartner, kundpriser | Försäljningsofferter och försäljningsorder |
| SAP Business One | ERP-integration | Artiklar, affärspartner, prislistor | Försäljningsofferter och försäljningsorder |
| NetSuite (på engelska) | ERP-integration | Artiklar, kunder, kundpriser | Offerter (estimates) och försäljningsorder |
| Dynamics 365 Finance & Supply Chain (på engelska) | ERP-integration | Frisläppta produkter, kunder, handelsavtalspriser | Försäljningsofferter och försäljningsorder |
| Visma | ERP-integration | Artiklar, kunder, kundpriser | Offerter och försäljningsorder |
| IFS | ERP-integration | Försäljningsartiklar, kunder, kundpriser | Försäljningsofferter och kundorder |
| Monitor ERP | ERP-integration | Artiklar, kunder, kundpriser | Offerter och kundorder |
| Infor M3 | ERP-integration | Artiklar, kunder, kundpriser | Offerter och kundorder |
| Exact (på engelska) | ERP-integration | Artiklar, kunder, försäljningspriser | Offerter och försäljningsorder |
| AFAS Profit | ERP-integration | Artiklar, kunder, prisavtal | Offerter och försäljningsorder |
| Odoo (på engelska) | ERP-integration | Produkter, kunder, prislistor | Offerter och försäljningsorder |
| Sage (på engelska) | ERP-integration | Artiklar, kunder, kundpriser | Försäljningsofferter och försäljningsorder |
| Jeeves | ERP-integration | Artiklar, kunder, kundpriser | Offerter och kundorder; bekräftade värden på inköpsorder |
| Lemonsoft (på engelska) | ERP-integration | Artiklar, kunder, kundpriser | Offerter |
| Microsoft 365 / Outlook | E-postintegration | Kundförfrågningar i agentens brevlåda; e-posthistorik för inlärning | Inget skickas till kunder utan ert team |
| Artikelfil / SFTP (på engelska) | Fil | Artikelregister som fil, redan första veckan | Den granskade offerten eller ordern som fil, klar att läsa in i ert system |
| Alla andra affärssystem eller CRM | ERP- eller CRM-integration | Artiklar, kunder och priser, via kopplingen vi sätter upp för ert företag under uppstarten | Offerter och försäljningsorder |
Börja samma vecka med en artikelfil
Ni behöver inte vänta på en integration. Läs in artikelregistret som fil, låt säljarna vidarebefordra förfrågningar till agentbrevlådan och börja svara på riktiga kundförfrågningar redan samma vecka; det granskade utkastet exporteras som fil. Kopplingen till affärssystemet kommer när ni är redo. Se hur en start med artikelfil fungerar (på engelska).
ERP Agent i siffror
- 4–7 min
- per rad för hand, enligt vår fallstudie
- 95 %
- automatisering i genomsnitt hos våra kunder
- Över 95 %
- träffsäkerhet i automatiseringen av offertrader hos LVI-WaBeK
- 3–8 min
- för en typisk förfrågan; flera hundra rader tar ungefär en halvtimme
- 1–3 min
- med snabbläget i webbappen, för förfrågningar på upp till cirka 50 rader
Läs kundcaset om LVI-WaBeK, eller se hur grossister kommer i gång på sidan AI för grossister.
Hur skriver olika branscher sina förfrågningar?
ERP Agent är i drift hos grossister inom stål, VVS och fästelement. Varje bransch skriver förfrågningar på sitt eget sätt, och agenten läser dem alla:
- Stålhandel: profiler, kvaliteter som S355 och längder som räknas om till kg, meter eller styck.
- VVS-grossister: mängdförteckningar med dimensioner som Ø250 och brandklasser som EI60.
- Rörgrossister: DN-dimensioner och tryckklasser som PN16.
- Elgrossister: spänning och IP-klass, där en 230 V-artikel rankas lägre när raden anger 24 V.
- Fästelement: DIN- och ISO-nummer, gängor, hållfasthetsklasser och rostfritt A2 eller A4.
- Teknisk handel: breda sortiment och kundernas egna nummer.
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan en offertförfrågan, ett anbud och en offert?
Offertförfrågan, eller kundförfrågan, är kundens fråga med kundens egna ord. Offerten är ert svar: bestämda artiklar ur ert sortiment, med priser och villkor. Anbud används oftast i upphandlingar och entreprenader. Se RFQ, RFP och offert (på engelska).
Hur automatiserar man offertförfrågningar från e-post i Outlook?
Säljarna vidarebefordrar kundens mejl från Outlook till ert företags agentbrevlåda, på datorn, i webbläsaren eller i mobilen, och utkastet skapas automatiskt. Med kopplingen till Microsoft 365 kan agenten dessutom lära sig av tidigare mejl hur ert team har offererat. Se Outlook och Microsoft 365.
Vad händer när AI:n är osäker på en rad i offertförfrågan?
Rader under 80 poäng markeras, och resonemanget visar vad som är osäkert, till exempel en kvalitet som kunden inte angav. Säljaren väljer ett alternativ eller ändrar raden. En rad som saknar rimlig träff står på er platshållarkod tills säljaren byter den, i stället för att agenten chansar.
Skickar agenten offerter till kunderna på egen hand?
ERP Agent är byggt så att ert team behåller kontrollen. Agenten förbereder utkastet, markerar raderna som ska kontrolleras och visar sitt resonemang; ert team godkänner, och inget når kunden utan er.
Hur lång tid tar det från förfrågan till offertutkast?
En typisk förfrågan tar 3–8 minuter och en förfrågan på flera hundra rader ungefär en halvtimme. Med snabbläget i webbappen tar en förfrågan på upp till cirka 50 rader 1–3 minuter. Sedan granskar säljaren de markerade raderna i stället för att knappa in varje rad.
Är automatiserade offertförfrågningar samma sak som CPQ?
Nej. CPQ konfigurerar nya produkter utifrån regler och tillval. ERP Agent läser vad kunden bad om med egna ord och identifierar artiklarna som redan finns i ert register, vilket är innesäljarnas vardag hos en grossist. De två kan användas sida vid sida. Se CPQ eller AI för offerter (på engelska).
Vilka affärssystem fungerar det med?
ERP Agent integreras med Monitor, Visma, Business Central, IFS, Jeeves och alla andra affärssystem eller CRM. Vi sätter upp kopplingen för ert företag under uppstarten, och ni kan börja med en artikelfil redan samma vecka. För kundernas beställningar, se automatisk orderregistrering. Hur uppstarten prissätts står under priser.
Hur hanteras kundernas förfrågningar och data?
ERP Agent är GDPR-kompatibel. Modellerna körs utan att data sparas (zero data retention). Före uppstarten kommer vi överens om vilka uppgifter agenten behöver och vilka system den får tillgång till. Mer om säkerhet och dataskydd.
Läs också
- Offertautomatisering för grossister – från kundförfrågan till granskad offert
- Automatisk orderregistrering från e-post, PDF och Excel
- Automatisera orderhantering i Outlook med Microsoft 365
- EDI eller e-post? Så väljer en grossist orderkanal, kund för kund
- Offert- och orderautomatisering med AI för Monitor ERP
- AI för stålhandel: från kundens kaplista till en granskad offert
Låt oss titta på ert offertflöde
Ta med en förfrågan som ert team tyckte var svår
Skicka en riktig kundförfrågan, gärna med kundens egna nummer och ofullständiga beskrivningar, så visar vi hur ERP Agent gör den till en offert.
- Era förfrågningar och er produktkatalog
- Er prissättning och granskningsprocess
- En tydlig avgränsning för nästa steg
Lauri Pelkonen
Grundare & VD
Boka ett samtal på 30 minuter Boka en demo via e-postEller använd adressen direkt