Integraatio · IFS Cloud
Tarjousten ja tilausten automatisointi tekoälyllä IFS Cloudiin
ERP Agent lukee asiakkaan pyynnön sähköpostista, PDF:stä tai Excelistä, tunnistaa jokaiselle riville oikean myyntinimikkeen IFS Cloudista, hakee asiakkaan hinnan hinnastoistanne ja asiakassopimuksista ja kirjaa myyntitarjouksen tai asiakastilauksen IFS:ään, kun myyjä on hyväksynyt luonnoksen. Agentti toimii nykyisen IFS Cloudinne päällä, ja rakennamme yhteyden yrityksellenne käyttöönotossa.
Mitä ERP Agent lukee IFS Cloudista?
Yhteys toimii IFS Cloudin REST-rajapintojen kautta: ne ovat OData-palveluja, joita IFS kutsuu projektioiksi, ja ne löytyvät OpenAPI-kuvauksineen API Explorerista. Agentti käyttää myyntinimikkeitänne sellaisinaan.
| Tieto IFS Cloudissa | Mistä se tulee | Mitä agentti sillä tekee |
|---|---|---|
| Myyntinimikkeet | Myyntinimikkeet, joista myyjänne tekevät tarjouksia | Tunnistaa jokaiselle pyynnön riville oikean myyntinimikkeen asiakkaan omista sanoista ja tarkistaa ennen kirjausta, että jokainen nimikenumero on IFS:ssä |
| Asiakkaat | Asiakasrekisteri osoitteineen | Tunnistaa pyynnön asiakkaan, ilmoittaa myyjälle, jos osumaa ei löydy, ja merkitsee toimitusosoitteen, joka poikkeaa IFS:ssä olevasta |
| Asiakashinnat | Myyntihinnastot ja asiakassopimukset, jotka perustuvat myyntinimikkeiden perushintoihin | Hakee hinnan, jonka IFS antaa asiakkaalle, joten myyjä tarkistaa luonnoksen oikeilla hinnoilla |
Myyntinimikkeet, hinnastot, sopimukset ja asiakastiedot pysyvät ennallaan: agentti lukee niitä mutta ei muuta niitä.
Mitä ERP Agent kirjoittaa IFS Cloudiin?
Kaksi dokumenttia, ja molemmat kirjataan vasta, kun myyjä on hyväksynyt luonnoksen.
| Dokumentti | IFS Cloudissa | Mitä kirjataan |
|---|---|---|
| Myyntitarjous | Tarjouksen otsikko ja tarjousrivit, tallennettuna Suunniteltu-tilaan kuten mikä tahansa uusi tarjous | Asiakas ja jokainen hyväksytty rivi myyntinimikkeineen, määrineen ja hintoineen, IFS:stä tai myyjän tarkistuksessa asettamana |
| Asiakastilaus | Tilauksen otsikko ja tilausrivit | Asiakas ja samat hyväksytyt rivit, valmiina tavalliseen tilausprosessiinne |
Molemmat ovat tavallisia IFS Cloud -dokumentteja. Tiiminne vapauttaa ja lähettää tarjouksen kuten ennenkin, ja kun asiakas hyväksyy sen, siitä tulee asiakastilaus tavalliseen tapaan.
Miksi IFS-tiimi tarvitsee tarjousagentin?
Tarjouksen vaikein osa ei ole sen kirjaaminen IFS:ään. Vaikeinta on lukea ”6312 2RS C3” tai asiakkaan oma nimikenumero ja tietää, mikä myyntinimike se on, mitä tämä asiakas siitä maksaa ja mitkä rivit kannattaa katsoa toiseen kertaan. Tapaustutkimuksemme mukaan tarjouksia ja tilauksia käsin tehtäessä myyjältä kuluu keskimäärin 4–7 minuuttia riviä kohden. 30 rivin tarjouspyyntöön menee siis 2–3,5 tuntia, ja sillä välin asiakas odottaa.
ERP Agent tekee tämän pohjatyön. Se on ensimmäinen agenttinen tekoälykerros tukkukaupan ERP-järjestelmille, ja IFS Cloudissa se toimii nykyisen järjestelmänne päällä: ei vaihtoprojektia, ja tarjoukset ja tilaukset pysyvät tavallisina IFS-dokumentteina. Asiakas saa vastauksen nopeammin, myyjälle jää aikaa harkintaa vaativiin riveihin ja myyntiin, ja uusi myyjä pääsee vauhtiin nopeammin. Laske nykyisen käsityön hinta tarjousrivien kustannuslaskurilla (englanniksi).
Sama agentti hoitaa tarjousten automatisoinnin ja myyntitilausten automatisoinnin minkä tahansa ERP-järjestelmän kanssa. Tällä sivulla kerrotaan, mitä se tekee IFS Cloudissa.
Näin tarjousautomaatio toimii IFS Cloudissa
Pyyntö tulee agentille
Myyjä välittää asiakkaan viestin liitteineen Outlookista yrityksenne omaan agentin postilaatikkoon tai liittää sen sellaisenaan verkkosovellukseen ja valitsee, tehdäänkö tarjous vai tilaus. PDF (myös skannattu), Excel, CSV, Word, kuvat ja välitetyt sähköpostit käyvät. Omat järjestelmänne voivat lähettää pyyntöjä REST-rajapinnan (englanniksi) tai MCP-palvelimen (englanniksi) kautta.
Asiakas ja nimikkeet tunnistetaan
Agentti tunnistaa asiakkaan pyynnön tiedoista ja etsii sen IFS:stä. Lyhenteet, mitat, materiaalit, tuotenumerot ja asiakkaan omat koodit (englanniksi) yhdistetään myyntinimikkeisiinne, ja jos rivillä mainitaan koko, jännite tai paineluokka, sen kanssa ristiriitaiset ehdokkaat putoavat listalla alemmas. Suomenkielinen pyyntö löytää nimikkeen myös ruotsin- tai englanninkielisistä kuvauksista. Liian väljä rivi ei päädy arvaukseksi, vaan sovitulle yleisnimikkeelle asiakkaan sanamuoto mukana.
Hinnat tulevat IFS:stä
Jokainen rivi saa hinnan, jonka IFS:n hinnastot ja asiakassopimukset antavat asiakkaalle. Vakiorivit, kuten pakkauslisä, lisätään sääntöjenne mukaan.
Myyjä tarkistaa luonnoksen
Rivit ilmestyvät taulukkoon sitä mukaa kuin agentti tunnistaa ne. Myyjä käy läpi merkityt rivit, ottaa tarvittaessa vaihtoehtoisen nimikkeen, tekee muutokset tarjouschatissa ja hyväksyy.
Dokumentti syntyy IFS Cloudiin
Jokainen nimikenumero tarkistetaan IFS:stä ennen kirjausta, joten dokumentille ei päädy numeroa, jota IFS:ssä ei ole. Lyhyen lähtölaskennan aikana myyjä voi vielä perua. Hyväksytyistä riveistä agentti oppii: kun asiakas seuraavan kerran kirjoittaa saman asian, se valitsee saman nimikkeen.
Esimerkki: seisokin tarjouspyynnöstä myyntitarjous IFS Cloudiin
Paperitehtaan kunnossapito lähettää tarjouspyynnön laakereita ja voimansiirtotuotteita myyvälle tekniselle tukkukaupalle, jonka toiminnanohjaus on IFS Cloudissa. Myyjä välittää viestin agentin postilaatikkoon, joka on asetettu tekemään tarjouksia.
”Tarjous alla olevista viikon 44 seisokkiin. Toimitus tehtaan varastolle.”
- 6312 2RS C3 – 6 kpl
- kiilahihna SPZ 1400 – 10 kpl
- rullaketju 10B-1 5m – 2 kpl
- akselitiiviste 50x72x10 – 8 kpl
- meidän nro KP-7720 – 4 kpl
- tiivisteet vaihteiston huoltoon – 1 erä
| Asiakas kirjoitti | Ehdotettu IFS-myyntinimike | Määrä | Vastaavuus | Agentin huomio |
|---|---|---|---|---|
| 6312 2RS C3 | Urakuulalaakeri 6312-2RS/C3 | 6 kpl | 95 | ”2RS” luettu kumitiivisteiksi molemmin puolin ja ”C3” välysluokaksi. |
| kiilahihna SPZ 1400 | Kapeakiilahihna SPZ 1400 Lw | 10 kpl | 93 | Profiili ja pituus täsmäävät. |
| rullaketju 10B-1 5m | Rullaketju 10B-1, simplex, 5 m | 2 kpl | 89 | ”-1” luettu simplex-ketjuksi; duplex-ketju putosi alemmas. |
| akselitiiviste 50x72x10 | Akselitiiviste 50 × 72 × 10 mm, NBR | 8 kpl | 78 | Materiaalia ei mainittu: asiakkaan tavallisesti ostama NBR ehdotettu, FKM vaihtoehtona. Merkitty tarkistettavaksi (alle 80). |
| meidän nro KP-7720 | Laakeripesä, kaksipulttinen, akseli 55 mm | 4 kpl | 98 | Asiakkaan oma koodi, opittu aiemmasta tarjouksesta. |
| tiivisteet vaihteiston huoltoon | Sovittu yleisnimike, asiakkaan sanamuoto mukana | 1 erä | – | Vaihteiston tyyppiä ei mainittu; myyjä kysyy asiakkaalta. |
Havainnollistava esimerkki: nimikkeet, koodit ja pisteet ovat esimerkkidataa. Oikeassa luonnoksessa jokaisella rivillä on myös asiakkaan hinta IFS:stä, ja toimitusosoite merkitään, jos se poikkeaa asiakkaan IFS:ssä olevasta osoitteesta.
Mitä myyjä näkee ennen kuin mitään kirjataan IFS:ään?
- Vastaavuus asteikolla 0–100. Alle 80 pistettä saaneet rivit merkitään tarkistettaviksi, joten myyjä keskittyy riveihin, joissa tarvitaan harkintaa. Mitä vastaavuuspisteet kertovat (englanniksi).
- Perustelu. Rivin avaamalla näkee, miksi agentti valitsi juuri sen nimikkeen.
- Vaihtoehdot. Jokaiselle riville säilytetään vaihtoehtoiset nimikkeet, ja myyjä voi ottaa jonkin niistä riville.
- Tarjouschat. Lisää tai poista rivejä ja muuta määriä tai hintoja chatissa. Jokainen ehdotettu muutos hyväksytään tai hylätään rivi kerrallaan.
- Päätösvalta pysyy tiimillänne. Myyjä hyväksyy luonnoksen ennen kuin se kirjataan IFS:ään, eikä asiakkaalle lähde mitään ilman hyväksyntää.
Tietoturva ja hallinta
- GDPR-yhteensopiva, ei datan tallennusta malleissa. ERP Agent on GDPR-yhteensopiva, ja mallit ajetaan ilman datan tallennusta (zero data retention). Lisää tietoturvasta.
- Pääsy sovitaan ensin. Ennen käyttöönottoa sovimme, mitä tietoja agentti tarvitsee ja mihin järjestelmiin se saa pääsyn.
- Vain työn vaatimat oikeudet. Yhteys kirjautuu omana IAM-asiakkaanaan palvelutilin kautta käyttäen OAuth 2.0 -asiakastunnistetietovirtaa (client credentials), jota IFS suosittelee integraatioille, ja sen käyttöoikeusjoukko kattaa vain sovitut projektiot.
- Ihminen hyväksyy. IFS:ään ei kirjata mitään ennen kuin myyjä on hyväksynyt luonnoksen, eikä asiakkaalle lähde mitään ilman tiimiänne.
- Lukee, ei muokkaa. Myyntinimikkeitä, hintoja ja asiakastietoja agentti vain lukee; se luo tarjouksia ja tilauksia eikä muuta mitään muuta.
Käyttöönotto: mitä tarvitsemme teiltä
Rakennamme IFS Cloud -yhteyden yrityksellenne käyttöönotossa. Myyjien ei tarvitse odottaa sitä: he aloittavat tuoteluettelotiedostolla jo samalla viikolla.
Tuoteluettelo tiedostona
Myyntinimikkeiden vienti IFS:stä esimerkiksi Exceliin tai CSV:ksi. Myyjät välittävät agentille oikeita pyyntöjä ensimmäisestä viikosta alkaen ja tarkistavat jokaisen luonnoksen verkkosovelluksessa. Lisää: aloitus tuoteluettelotiedostolla (englanniksi).
IAM-asiakas
IFS-pääkäyttäjänne luo ERP Agentille IAM-asiakkaan, jossa palvelutilit ovat käytössä, ja antaa palvelukäyttäjälle käyttöoikeusjoukon sovituilla projektioilla. Lähetämme tarkan listan.
Yhtiö ja toimipaikka
Missä yhtiössä ja toimipaikassa (site) agentti toimii ja mitkä oletusarvot uudet tarjoukset ja asiakastilaukset saavat. Voitte aloittaa myös testiympäristössä.
Säännöt ja historia
Mille yleisnimikkeelle liian väljät rivit kirjataan, mitkä vakiorivit agentti lisää, sekä aiemmat tarjoukset tai Outlookin sähköpostihistoria, jotta agentti oppii, miten asiakkaanne kirjoittavat.
Yhteys käytössä
Kun yhteys on käytössä, asiakashinnat tulevat IFS:stä ja hyväksytyt tarjoukset ja tilaukset syntyvät suoraan sinne.
ERP Agent luvuissa
- 4–7 min
- riviä kohden käsin tehtynä, tapaustutkimuksemme mukaan
- 95 %
- keskimääräinen automaatioaste asiakkaillamme
- 3–8 min
- agentilta kuluu tyypillisen pyynnön valmisteluun
- 1–3 min
- pikatilassa enintään noin 50 rivin pyynnöille
IFS nyt, mikä tahansa ERP myöhemmin
ERP Agent integroituu Business Centraliin, SAPiin, Vismaan, Lemonsoftiin ja mihin tahansa muuhun ERP- tai CRM-järjestelmään. Rakennamme yhteyden yrityksellenne käyttöönotossa, ja voitte aloittaa tuoteluettelotiedostolla jo samalla viikolla. Konsernin yhtiöt eri järjestelmissä käyttävät samaa agenttia ja samaa tarkistusnäkymää. Katso SAP S/4HANA, Visma ja kaikki integraatiot.
ERP Agent on käytössä teräksen, LVI-tuotteiden ja kiinnikkeiden tukkukaupoissa. Toimiala ratkaisee, mitä agentti tarkistaa jokaiselta riviltä: laakeritunnukset ja hihnaprofiilit teknisessä kaupassa, laadut ja pituudet terästukussa, DIN- ja ISO-koodit kiinniketukussa.
Usein kysytyt kysymykset
Toimiiko ERP Agent IFS Cloudin kanssa?
Kyllä. ERP Agent lukee myyntinimikkeet, asiakkaat ja hinnat IFS Cloudista sen REST-rajapintojen kautta ja kirjaa sinne myyntitarjoukset ja asiakastilaukset, kun myyjä on hyväksynyt luonnoksen. Rakennamme yhteyden yrityksellenne käyttöönotossa, ja voitte aloittaa tuoteluettelotiedostolla jo samalla viikolla.
Luoko agentti IFS:ään tarjouksia vai asiakastilauksia?
Molempia. Verkkosovelluksessa myyjä valitsee jokaiselle pyynnölle tarjouksen tai tilauksen; agentin postilaatikkoon välitetystä viestistä syntyy organisaationne asetuksissa valittu dokumentti. Lisää: myyntitilausten automatisointi.
Korvaako ERP Agent IFS.ai:n?
Ei, se tuo sen rinnalle erillisen tarjous- ja tilausagentin. IFS.ai:n tarjous- ja tilausautomaatio poimii tiedot ladatuista tarjouspyyntö- ja ostotilausdokumenteista IFS Cloudin skannausavustajiin. ERP Agent ottaa pyynnön vastaan sellaisena kuin se tulee, sähköpostin tekstinä, PDF:nä, Excelinä tai Wordina, tunnistaa oikean myyntinimikkeen asiakkaan lyhenteistä jopa satojen rivien pyynnöissä, pisteyttää jokaisen rivin asteikolla 0–100 perusteluineen ja vaihtoehtoineen, löytää nimikkeet kielestä riippumatta ja oppii tiiminne hyväksymistä riveistä.
Mihin ERP Agent tarvitsee pääsyn IFS Cloudissa?
Lukuoikeuden myyntinimikkeisiin, asiakkaisiin, hinnastoihin ja asiakassopimuksiin sekä oikeuden luoda myyntitarjouksia ja asiakastilauksia. Pääsy kulkee IAM-asiakkaan kautta, jonka käyttöoikeusjoukko kattaa vain nämä projektiot, ja laajuus sovitaan kanssanne ennen käyttöönottoa.
Mitkä IFS-versiot ovat tuettuja?
IFS Cloud sen REST-rajapintojen kautta. IFS Applications 10:lle tai sitä vanhemmalle versiolle selvitämme käyttöönotossa, mitä rajapintoja versionne julkaisee, ja sovimme yhteyden toteutuksen.
Mistä IFS-tarjouksen hinnat tulevat?
IFS:stä: asiakkaalle voimassa olevat myyntihinnastot ja asiakassopimukset määräävät jokaisen rivin hinnan. Myyjä voi tarkistaa ja muuttaa jokaista hintaa ennen lähetystä.
Miten pääsemme alkuun?
Varatkaa esittely ja ottakaa mukaan muutama oikea pyyntö. Aloitatte tuoteluettelotiedostolla jo samalla viikolla, ja rakennamme IFS Cloud -yhteyden käyttöönotossa. Hinta muodostuu käyttöönottomaksusta ja kuukausimaksusta, ja saatte eritellyn tarjouksen ennen aloittamista. Katso hinnoittelu.
Lue myös
- Tarjousten automatisointi tukkukaupalle: tarjouspyynnöstä tarjoukseksi tekoälyllä
- Myyntitilausten automatisointi tukkukaupalle: sähköpostista ERP:hen
- ERP-integraatiot tarjous- ja tilausautomaatioon – mihin tahansa ERP-järjestelmään
- Tekninen kauppa ja tekoäly: kunnossapidon tarjouspyynnöstä tarkistettuun tarjoukseen
- Teräskauppa ja tekoäly: terästukun tarjouspyynnöstä tarkistettuun tarjoukseen
- Tarjousten ja myyntitilausten automatisointi tekoälyllä SAP S/4HANAssa
Tutustu ERP Agentiin
Tuokaa pyyntö omasta postilaatikostanne
Varatkaa puolen tunnin esittely ja ottakaa mukaan muutama oikea tarjous- tai tilauspyyntö. Näytämme, miten agentti käsittelee ne teidän myyntinimikkeillänne ja mitä IFS Cloud -yhteyden kytkeminen vaatii.
- Näe tarjousagentti käytännössä
- Kysy oman yrityksenne tarpeista
- Sovitaan seuraavat askeleet
Lauri Pelkonen
Perustaja ja toimitusjohtaja
Varaa 30 minuutin puhelu Pyydä demo sähköpostillaVoit myös kirjoittaa suoraan