Integratie · Visma
Offertes en verkooporders automatiseren met AI in Visma
ERP Agent leest de aanvraag van uw klant uit e-mail, PDF of Excel, herkent per regel het juiste artikel in uw Visma-artikelbestand, zet de klantprijzen erbij en maakt de offerte of verkooporder in Visma aan zodra uw binnendienst het concept heeft goedgekeurd. Dat werkt met Visma Net ERP, Business NXT, Netvisor en Visma Nova, en wij richten de koppeling voor uw bedrijf in tijdens de onboarding.
Wat leest en schrijft ERP Agent in elk Visma-pakket?
Elk ERP-pakket van Visma heeft een eigen standaard-API, en ERP Agent werkt via die API, niet via de schermen. De agent werkt met uw artikelbestand zoals het nu is.
| Visma-pakket | Standaard-API | Wat de agent leest | Wat de agent na goedkeuring schrijft |
|---|---|---|---|
| Visma Net ERP (Visma.net) | De REST-API van Visma Net ERP en de aparte SalesOrders-API, aanmelden via Visma Connect | Artikelen, klanten, klantspecifieke verkoopprijzen en kortingen | Orders van ordertype QT (offerte) of SO (verkooporder), met de regels |
| Visma Business NXT | De GraphQL-API van Business NXT, aanmelden via Visma Connect | Producten, relaties (uw klanten) en de prijs- en kortingsmatrix | Orders met ordertype 5 (offerte) of 1 (normale order), met de orderregels |
| Netvisor | De Netvisor-API (REST met XML-berichten) | Producten met hun prijzen; klanten met kortingspercentage en prijsgroep | Verkooporders, via de resource voor facturen en orders met als type order |
| Visma Nova | Visma Nova Webservice (SOAP met XML-berichten), geïnstalleerd in uw Nova-omgeving | Artikelen, klantgegevens, prijslijsten en prijsafspraken | Offertes en verkooporders, via het Order-bericht met als ordersoort offerte of order |
Uw artikel-, prijs- en klantgegevens blijven zoals ze zijn: de agent leest ze en wijzigt ze nooit.
Waarom Visma-gebruikers een AI-offerteagent toevoegen
Het lastige van een offerte is zelden het intikken in Visma. Het lastige is lezen wat de klant bedoelt met “5 st kogelkraan 3/4 bi-bi” of met zijn eigen artikelnummer, welke prijs daarbij hoort en welke regels een tweede blik nodig hebben. Volgens onze casestudy besteedt een binnendienstmedewerker gemiddeld 4 tot 7 minuten per regel aan het handmatig maken van offertes en orders; een aanvraag van 30 regels kost dus twee tot drieënhalf uur.
ERP Agent neemt dat voorwerk over. Het is de eerste agentische AI-laag voor ERP-systemen in de groothandel, en in Visma werkt het bovenop het pakket dat u al gebruikt: geen vervangingsproject, en offertes en orders blijven gewone Visma-documenten. Klanten krijgen sneller antwoord, de binnendienst houdt tijd over voor advies en verkoop, en nieuwe collega’s zijn sneller productief. Reken de kosten van het handwerk van vandaag door met de calculator voor offertekosten (in het Engels).
Met dezelfde agent kunt u op elk ERP offertes automatiseren en de orderverwerking automatiseren; hier leest u wat hij in Visma doet.
Zo werkt offerteautomatisering in Visma
De aanvraag komt binnen
De binnendienst stuurt de mail van de klant vanuit Outlook (in het Engels) door naar de eigen agentmailbox van uw bedrijf, of plakt hem zoals hij is in de webapp en kiest offerte of verkooporder. PDF (ook gescand), Excel, CSV, Word, afbeeldingen en doorgestuurde mails werken allemaal. Uw eigen systemen sluiten aan via de REST API (in het Engels) of de MCP-server (in het Engels).
Klant en artikelen worden herkend
De klant komt uit de aanvraag zelf en wordt opgezocht in het klantenbestand in Visma; vindt de agent geen passende klant, dan krijgt de medewerker een melding. Afkortingen, maten, materialen, artikelnummers en klantcodes (in het Engels) worden gekoppeld aan uw artikelen, en kandidaten die botsen met een genoemde maat, spanning of drukklasse zakken naar achteren. Ook een aanvraag in het Frans of Engels vindt uw Nederlandstalige artikelen. Een regel die te vaag is, komt met de tekst van de klant op uw dummyartikel: de agent gokt nooit.
De prijzen komen uit Visma
Elke regel krijgt de prijs die Visma voor deze klant hanteert: klantspecifieke verkoopprijzen en kortingen in Visma Net ERP, de prijs- en kortingsmatrix in Business NXT, prijslijsten en prijsafspraken in Visma Nova en in Netvisor de productprijs met de korting en prijsgroep van de klant. Vaste posten, zoals verpakkingskosten, komen er volgens uw instellingen bij.
De binnendienst controleert
Regels verschijnen in de tabel zodra ze gematcht zijn. De medewerker loopt de gemarkeerde regels na, kiest waar nodig een alternatief, past zaken aan in de offertechat en keurt goed.
Het document komt in Visma
Eerst worden alle artikelnummers in Visma nagekeken, zodat er nooit een nummer in een document komt dat Visma niet kent. Tijdens een korte aftelling kan de medewerker nog annuleren. De agent leert van wat uw team verstuurt: schrijft een klant later hetzelfde, dan kiest hij hetzelfde artikel.
Voorbeeld: een bestellijst van een installateur wordt een verkooporder in Visma Net ERP
Een installatiebedrijf mailt een Excel-bestelling naar een technische groothandel in installatiemateriaal die met Visma Net ERP werkt. De binnendienst zet het bestand in de webapp en kiest verkooporder.
“Bijgaand de bestelling voor project Amersfoort. Graag donderdag op de bouwplaats leveren.”
- 10 st knelkoppeling 15mm recht
- 5 st kogelkraan 3/4 bi-bi
- 50 m koperbuis 22mm
- 4 st radiatorkraan haaks 1/2 thermostatisch
- 20 st ons art. 77-415
- 1 x div. bevestigingsmateriaal
| Regel van de klant | Voorgesteld artikel in Visma Net | Aantal | Match | Toelichting |
|---|---|---|---|---|
| knelkoppeling 15mm recht | Knelkoppeling recht, messing, 15 mm | 10 st | 94 | Maat en vorm komen overeen; knelbochten zakten naar achteren. |
| kogelkraan 3/4 bi-bi | Kogelkraan 3/4", binnendraad × binnendraad, messing | 5 st | 92 | “bi-bi” gelezen als binnendraad aan beide kanten. |
| koperbuis 22mm | Koperen buis 22 × 1,0 mm, lengte 5 m | 10 st | 88 | 50 m omgerekend naar 10 lengtes van 5 m, de eenheid van dit artikel. |
| radiatorkraan haaks 1/2 thermostatisch | Thermostatische radiatorkraan haaks, 1/2" | 4 st | 77 | Merk niet vermeld: het merk dat deze klant meestal koopt is voorgesteld, een tweede merk als alternatief. Gemarkeerd (onder 80). |
| ons art. 77-415 | Buisbeugel 22 mm met rubber inleg | 20 st | 98 | Klantartikelnummer, geleerd van een eerdere order. |
| div. bevestigingsmateriaal | Dummyartikel, tekst van de klant behouden | 1 | – | Te vaag om te herkennen; de binnendienst beslist. |
Illustratief voorbeeld met voorbeeldartikelen, -codes en -scores. In een echt concept staat op elke regel ook de klantprijs uit Visma Net ERP, en het afleveradres op de bouwplaats wordt gemarkeerd omdat het afwijkt van het klantadres in Visma.
Wat ziet de binnendienst voordat er iets in Visma komt?
- Matchscore van 0 tot 100. Regels onder de 80 zijn gemarkeerd, zodat de controle begint waar oordeelsvermogen nodig is. Zie hoe de matchscore werkt (in het Engels).
- Onderbouwing. Open een regel en lees waarom de agent dit artikel koos.
- Alternatieven. Per regel worden de beste andere artikelen bewaard; kies er een als dat beter past.
- Offertechat. Regels toevoegen of schrappen, aantallen of prijzen wijzigen; elke voorgestelde wijziging keurt u per regel goed of af.
- Uw team houdt de regie. De medewerker keurt het concept goed voordat het in Visma wordt aangemaakt, en er gaat niets naar een klant zonder goedkeuring.
Beveiliging en controle
- AVG-conform (GDPR), geen dataopslag in de modellen. ERP Agent is AVG-conform (GDPR), en de modellen draaien zonder dataopslag (zero data retention). Meer over beveiliging en gegevensbescherming (in het Engels).
- Toegang vooraf afgesproken. Vóór de inrichting spreken we af welke gegevens de agent nodig heeft en tot welke systemen hij toegang krijgt.
- Alleen de toegang die het werk vraagt. In Visma Net ERP en Business NXT is de koppeling een applicatie die in de Visma Developer Portal is geregistreerd en zich via Visma Connect aanmeldt met de rechten die we afspreken; in Netvisor een eigen integratiegebruiker; in Visma Nova de sleutel van de Webservice voor uw bedrijfsdatabase.
- Een mens keurt goed. Er wordt niets in Visma geschreven voordat een medewerker het concept heeft goedgekeurd, en er gaat niets naar een klant zonder uw team.
- Leest, herschrijft nooit. Artikelen, prijzen en klantgegevens worden gelezen; de agent maakt offertes en orders aan en wijzigt verder niets.
Onboarding: wat wij van u nodig hebben
Wij richten de koppeling met Visma voor uw bedrijf in tijdens de onboarding. Uw binnendienst hoeft daar niet op te wachten: die start dezelfde week met een artikelbestand.
Een export van uw artikelen
Een export van uw artikelbestand uit Visma, bijvoorbeeld naar Excel of CSV. De binnendienst stuurt vanaf de eerste week echte aanvragen door en controleert elk concept in de webapp. Zie starten met een artikelbestand (in het Engels).
API-toegang tot uw Visma
Visma Net ERP of Business NXT: uw beheerder geeft de applicatie van ERP Agent via Visma Connect toegang tot uw bedrijf. Netvisor: een integratiegebruiker voor ERP Agent. Visma Nova: het adres van uw Nova Webservice en de sleutel die bij de installatie is aangemaakt. Wij sturen de precieze lijst voor uw pakket.
Bedrijf en documentsoorten
In welk bedrijf de agent werkt en met welke ordertypen offertes en verkooporders worden aangemaakt, bijvoorbeeld QT en SO in Visma Net ERP.
Uw regels en uw historie
Welk dummyartikel te vage regels krijgt, welke vaste posten de agent toevoegt, en eerdere offertes of uw e-mailhistorie in Outlook (in het Engels), zodat de agent leert hoe uw klanten schrijven.
Live in Visma
Zodra de koppeling live is, komen de klantprijzen uit Visma en worden goedgekeurde offertes en orders daar direct aangemaakt.
ERP Agent in cijfers
- 4–7 min
- per regel bij het handmatig maken van offertes en orders, volgens onze casestudy
- 95%
- gemiddelde automatiseringsgraad bij onze klanten
- 3–8 min
- om een gemiddelde aanvraag voor te bereiden
- 1–3 min
- in de snelle modus, voor aanvragen tot ongeveer 50 regels
Vandaag Visma, morgen elk ander ERP
ERP Agent integreert met Exact, AFAS, Business Central, SAP en elk ander ERP- of CRM-systeem. Wij richten de koppeling voor uw bedrijf in tijdens de onboarding, en u kunt dezelfde week starten met een artikelbestand. Werkmaatschappijen op verschillende pakketten gebruiken dezelfde agent en hetzelfde controlescherm. Zie Exact, Business Central en alle integraties.
ERP Agent is live bij groothandels in staal, HVAC en bevestigingsmaterialen. Wat de agent per regel controleert, volgt uw branche: buismaten en drukklassen in de sanitair- en installatiegroothandel, kanaalmaten en brandklassen in de HVAC-groothandel, DIN- en ISO-codes bij groothandels in bevestigingsmaterialen.
Veelgestelde vragen
Werkt ERP Agent met Visma?
Ja. ERP Agent werkt met Visma Net ERP, Visma Business NXT, Netvisor en Visma Nova. De agent leest artikelen, klanten en prijzen via de standaard-API van elk pakket en maakt offertes en verkooporders aan nadat een medewerker ze heeft goedgekeurd. Wij richten de koppeling voor uw bedrijf in tijdens de onboarding, en u kunt dezelfde week starten met een artikelbestand.
Wat maakt de agent aan in elk Visma-pakket?
In Visma Net ERP offertes (ordertype QT) en verkooporders (SO). In Business NXT offertes (ordertype 5) en normale orders. In Visma Nova offertes en verkooporders. In Netvisor verkooporders. In de webapp kiest de medewerker per aanvraag offerte of verkooporder; mails naar de agentmailbox worden het documenttype dat uw bedrijf heeft ingesteld.
Vervangt ERP Agent de AI Connect van Visma?
Nee. AI Connect is de MCP-server van Visma waarmee algemene AI-assistenten met gegevens in Visma Net en Business NXT werken. ERP Agent is de agent die het offertewerk zelf doet: hij herkent de juiste artikelen uit de afkortingen van klanten in aanvragen van honderden regels, geeft elke regel een score van 0 tot 100 met onderbouwing en alternatieven, matcht over taalgrenzen heen en leert van de regels die uw team verstuurt. Uw eigen AI-assistenten kunnen ERP Agent ook aanroepen, via de MCP-server (in het Engels).
Welke toegang heeft ERP Agent nodig in Visma?
Leesrechten op artikelen, klanten en prijzen, en het recht om offertes en verkooporders aan te maken. Afhankelijk van het pakket is dat een applicatie gekoppeld via Visma Connect, een integratiegebruiker in Netvisor of de sleutel van de Nova Webservice, en de reikwijdte spreken we vóór de inrichting met u af.
Waar komen de prijzen op een offerte vandaan?
Uit Visma: klantspecifieke verkoopprijzen en kortingen in Visma Net ERP, de prijs- en kortingsmatrix in Business NXT, prijslijsten en prijsafspraken in Visma Nova en de productprijs met korting en prijsgroep van de klant in Netvisor. De medewerker kan elke prijs controleren en aanpassen voordat er iets wordt verstuurd.
Wij gebruiken een ander pakket van Visma. Werkt het dan ook?
Ja. ERP Agent integreert met elk ERP- of CRM-systeem. Voor een Visma-pakket dat hier niet staat, bekijken we tijdens de onboarding welke koppelmogelijkheden uw versie biedt en spreken we de route af; intussen werkt de binnendienst vanuit een artikelbestand.
Hoe beginnen we?
Plan een gesprek en neem een paar echte aanvragen mee. U start dezelfde week met een artikelbestand, en wij richten de koppeling met Visma in tijdens de onboarding. De prijs bestaat uit een opstartbijdrage en een maandabonnement, met vooraf een gespecificeerde offerte. Zie prijzen.
Verder lezen
- Offertes automatiseren voor de groothandel: van offerteaanvraag tot offerte
- Orderverwerking automatiseren voor de groothandel: van inkooporder tot verkooporder
- ERP-koppelingen voor offerte- en orderautomatisering, met elk ERP-systeem
- Offertes automatiseren voor de sanitairgroothandel: elke regel van de installateur naar uw eigen artikel
- AI voor de technische groothandel: van onderhoudslijst tot gecontroleerde offerte
- Offertes en verkooporders automatiseren in Exact Online en Exact Globe
Laten we naar uw offerteproces kijken
Neem een aanvraag uit uw inbox mee
Plan een gesprek van 30 minuten met een paar echte aanvragen; wij laten zien hoe de agent ze met uw artikelen verwerkt en wat het koppelen van uw Visma inhoudt.
- Uw aanvragen en artikelbestand
- Uw prijzen en controleproces
- Een duidelijke afbakening van de volgende stap
Lauri Pelkonen
Oprichter & CEO
Plan een gesprek van 30 minuten Vraag per e-mail een demo aanOf mail rechtstreeks naar