Op deze pagina
Vijf verschillen die u in een demo kunt nagaan
- Een aanvraag van 60 regels in één concept. Volgens de FAQ van Microsoft ondersteunt de Sales Order Agent op dit moment maximaal 15 artikelregels per verkoopdocument, en kan een groter aantal regels de kwaliteit verlagen. ERP Agent splitst een aanvraag van enkele honderden regels op in batches die parallel lopen, en de regels verschijnen in het controlescherm zodra ze gematcht zijn. Een doorsnee aanvraag is in 3 tot 8 minuten klaar, een aanvraag van enkele honderden regels in ongeveer een half uur.
- De afkortingen van de klant, het assortiment dat u al hebt. Volgens Microsoft kunnen cryptische afkortingen in plaats van gebruiksvriendelijke namen de kwaliteit verlagen, en Microsoft adviseert om de omschrijvingen, kenmerken, categorieën en uitgebreide teksten van uw artikelen te verbeteren. ERP Agent begint met het artikelbestand dat u al hebt en leest de woorden van de klant: “spiro 250 3m verz.” is een spirobuis Ø250, 3.000 mm, verzinkt. Staat er EI60, 230 V of DN50 op de regel, dan zakken artikelen met EI30, 24 V of DN40 naar beneden in de lijst.
- Twee artikelen passen, en het concept is toch compleet. Volgens het overzicht van Microsoft voert de agent meerdere e-mailrondes met de klant als er belangrijke details ontbreken of als er meer keuzes zijn. ERP Agent beslist de regel en bewaart de andere kandidaten: maximaal drie artikelen uit uw assortiment, elk met een eigen matchscore, stuksprijs en regeltotaal. Uw binnendienst opent de regel en wisselt met 1, 2 of 3, of gaat met 0 terug naar de keuze van de agent. Met A zoekt de agent die regel opnieuw. Eén toets in plaats van een e-mailronde met de klant.
- Een artikel dat u niet voert, blijft zichtbaar open. Microsoft noemt een bekend geval in sommige lokale versies: zoekopdrachten naar verbruiksartikelen geven vaak het hoofdproduct terug in plaats van het gevraagde accessoire of verbruiksmiddel. In het voorbeeld van Microsoft vraagt de klant om waspoeder dat niet in het artikelbestand staat, en geeft de agent de wasmachine terug. ERP Agent zet een regel die hij niet kan matchen op uw dummyartikel in plaats van op een bijna-passend artikel. Uw binnendienst ziet een open regel, geen wasmachine op de offerte.
- Een correctie geldt ook voor de volgende aanvraag. Volgens de handleiding van Microsoft voor het begeleiden van agents gelden instructies aan de agent alleen voor de huidige stap; ze worden niet opgeslagen of hergebruikt voor toekomstige taken. In ERP Agent verstuurt uw binnendienst de offerte met “Final — send and learn”. Schrijft een klant de volgende keer hetzelfde, dan kiest de agent hetzelfde artikel. Niemand hoeft daar iets voor in te stellen.
Sales Order Agent en ERP Agent naast elkaar
De kolom Sales Order Agent (in de Nederlandse documentatie: Verkooporderagent) is gebaseerd op de eigen Business Central-documentatie van Microsoft: het overzicht, de pagina’s over instellen en verwerken, de FAQ, de handleiding voor het begeleiden van agents en de pagina over verbruiksgebonden facturering.
| Business Central Sales Order Agent | ERP Agent | |
|---|---|---|
| De aanvraag telt 60 regels | Maximaal 15 artikelregels per verkoopdocument; meer regels kunnen de kwaliteit verlagen | Enkele honderden regels in parallelle batches; regels verschijnen in de tabel zodra ze gematcht zijn |
| Op de regel staat “spiro 250 3m verz.”, zonder artikelnummer | Cryptische afkortingen kunnen de kwaliteit verlagen; het advies is om omschrijvingen, kenmerken, categorieën en uitgebreide teksten te verbeteren | Leest diameter, lengte en afwerking uit de regel, controleert genoemde klassen zoals EI60 of 230 V en geeft de match een score van 0 tot 100 |
| Twee artikelen passen bij de regel | Verduidelijkt het verzoek met de klant in meerdere e-mailrondes | Maximaal drie gerangschikte alternatieven op de regel, met prijs en regeltotaal; 1–3 wisselt, A zoekt opnieuw |
| De klant vraagt een artikel dat u niet voert | Bekend geval in sommige lokale versies: een zoekopdracht naar een verbruiksartikel geeft het hoofdproduct terug | De regel komt op uw dummyartikel en blijft zichtbaar open |
| Uw binnendienst corrigeert de agent | Instructies gelden alleen voor de huidige stap en worden niet opgeslagen of hergebruikt | “Final — send and learn”: schrijft een klant de volgende keer hetzelfde, dan kiest de agent hetzelfde artikel |
| Een Franstalige aanvraag tegen uw Nederlandse artikelomschrijvingen | Gemengde taalinvoer kan de kwaliteit verlagen, omdat het systeem op pure gelijkenis van tekenreeksen vertrouwt | Matcht een aanvraag in de ene taal tegen een assortiment in een andere |
| De klant stuurt de lijst als Excel-bestand | Bijlagen: PDF, PNG en JPG, PDF tot 50 pagina’s | Excel, CSV, Word, PDF (ook gescand), afbeeldingen en doorgestuurde .eml- of .msg-berichten |
| Uw binnendienst stuurt de e-mail van een klant door naar de agent | De contactpersoon wordt gezocht op het adres van wie doorstuurt; de juiste klant wordt met de hand gekoppeld | Herkent de klant uit de aanvraag zelf en waarschuwt als er geen klant overeenkomt |
| “10 st koker 40x40x3 2,5 m”, en u verkoopt lengtes van 6 m | Hoeveelheden moeten mogelijk worden gecorrigeerd als niet-basiseenheden afwijken van de standaardeenheden | Rekent lengteregels om naar kg, m of stuks, herkent de standaardlengte en voegt een zaagregel toe als de zaaglengte afwijkt |
| Hoe er wordt afgerekend | Copilot-credits per stap, bijvoorbeeld 2 voor het analyseren van een inkomende e-mail en 5 voor het maken of bijwerken van een offerte; zijn de credits op, dan verwerkt de agent geen nieuwe e-mails meer | Inrichtingskosten plus een maandbedrag dat alleen afhangt van het aantal regels, met een onbeperkt aantal gebruikers; offerteaanvragen, aanbestedingen en verkooporders zijn altijd inbegrepen. Vooraf gespecificeerd (prijzen) |
Wat uw binnendienst doet met een aanvraag van 40 regels in ERP Agent
Alles gebeurt in één controlescherm, en elke stap werkt vanaf het toetsenbord.
Het concept vult zich terwijl u kijkt
Regels verschijnen in de tabel zodra de agent ze matcht. Aanvragen van enkele honderden regels worden opgesplitst in batches die parallel lopen.
Direct naar de gemarkeerde regels
Elke regel heeft een matchscore (in het Engels) en de onderbouwing van de agent. Met N springt u naar de volgende regel onder de 80. De oorspronkelijke tekst van de klant staat naast het voorgestelde artikel.
Wisselen met één toets
Druk op 1, 2 of 3 voor een opgeslagen alternatief en zie meteen de nieuwe prijs en het regeltotaal. Met A zoekt de agent die regel opnieuw.
De rest wijzigt u door te typen
Typ in de offertechat: “regel 4 moet de 230 V-uitvoering zijn, en voeg 10 pluggen toe”. De agent zoekt in uw assortiment en toont elke wijziging als voor en na, bijvoorbeeld “#4 stuksprijs € 7,49 → € 7,95”. U behoudt of verwerpt elke wijziging afzonderlijk. De chat kan zelf niets versturen.
Versturen, en de agent leert
Verstuur naar Business Central met “Final — send and learn”. Schrijft een klant de volgende keer hetzelfde, dan kiest de agent hetzelfde artikel.
Voorbeeld: vijf posten uit een meetstaat van 62 posten
Vijf regels uit een illustratieve meetstaat van 62 posten die een Vlaamse installateur, deels in het Frans, naar een groothandel in sanitair en verwarming mailt: ruim vier keer de 15 artikelregels die Microsoft voor de Sales Order Agent opgeeft. Prijzen zijn weggelaten.
“Beste, graag uw prijs voor bijgaande meetstaat, werf in Aalst. Levering in twee fasen.”
- meerlagenbuis 16x2 rol 200m – 6 st
- raccord à sertir 16x2 - 1/2" M – 80 st
- collector vloerverw. 8 kringen – 3 st
- thermostaatkop M30x1,5 – 24 st
- ons art. VW-5521 – 12 st
| Regel in de aanvraag | Voorgesteld artikel | Aantal | Match | Toelichting |
|---|---|---|---|---|
| meerlagenbuis 16x2 rol 200m | Meerlagenbuis PE-RT/Al/PE-RT 16 × 2 mm, rol 200 m | 6 | 95 | Diameter, wanddikte en rollengte kloppen. |
| raccord à sertir 16x2 - 1/2" M | Persfitting 16 × 2 mm × 1/2" buitendraad | 80 | 91 | Franse regel tegen uw Nederlandse omschrijving; “M” gelezen als buitendraad. |
| collector vloerverw. 8 kringen | Verdeler vloerverwarming 8 groepen, met flowmeters | 3 | 77 | Gemarkeerd: met of zonder flowmeters niet vermeld. De verdeler zonder flowmeters is alternatief 1, één toets verderop. |
| thermostaatkop M30x1,5 | Thermostaatkop M30 × 1,5 met ingebouwde voeler | 24 | 89 | Aansluiting M30 × 1,5 komt overeen met de aanvraag. |
| ons art. VW-5521 | Inregelafsluiter DN20 met meetnippels | 12 | 97 | Eigen code van de klant, geleerd van een eerdere offerte. |
Illustratief voorbeeld van hoe een concept ter controle wordt getoond. Artikelen, codes en scores zijn verzonnen.
Waarom de artikelkeuze het deel is dat telt
De e-mail lezen is de makkelijke helft van een offerteaanvraag. De trage helft is beslissen welk artikel uit uw assortiment elke regel bedoelt, als de klant afkortingen gebruikt, maten op zijn eigen manier noteert of zijn eigen artikelnummer noemt. Volgens onze casestudy besteedt een verkoper gemiddeld 4–7 minuten per regel aan het handmatig maken van offertes en orders (bereken uw kosten (in het Engels)).
De documentatie van Microsoft legt die beslissing bij uw artikelgegevens: eerst exacte artikelnummers en referenties, dan artikelkenmerken, dan een bredere zoekopdracht, met betere omschrijvingen, kenmerken en categorieën als manier om de resultaten te verbeteren. ERP Agent neemt die beslissing voor elke regel op basis van de woorden van de klant, laat zien hoe zeker hij is en geeft uw binnendienst een correctie van één toets als de keuze fout is. Zie offertes automatiseren met ERP Agent.
Zo test u het op uw eigen aanvragen
U kunt ERP Agent op echte aanvragen laten draaien voordat er aan een koppeling wordt gewerkt.
Stuur uw artikelbestand
Een artikelexport uit Business Central is genoeg om te beginnen; eerdere offertes helpen de agent sneller te leren.
Stuur echte aanvragen door
Uw bedrijf krijgt een eigen agentmailbox. De binnendienst stuurt klantaanvragen daarheen door of plakt ze in de webapp, en een doorsnee aanvraag ligt binnen 3 tot 8 minuten klaar voor controle.
Tel de regels die goed terugkomen
Neem ook uw langste aanvragen mee, en die vol afkortingen. Onze pilotchecklist (in het Engels) laat zien hoe u een eerlijke test opzet.
Koppel Business Central
Wij richten de koppeling met Business Central voor uw bedrijf in tijdens de onboarding. Gecontroleerde offertes en orders komen dan in Business Central terecht, waar uw team al werkt.
ERP Agent in cijfers
- 4–7 min
- per regel bij het handmatig maken van offertes en orders, volgens onze casestudy
- 95%
- gemiddelde automatiseringsgraad bij onze klanten
- Meer dan 95%
- nauwkeurigheid bij het automatiseren van offerteregels bij LVI-WaBeK
- 3–8 min
- om een doorsnee aanvraag voor te bereiden
ERP Agent is live bij groothandels in staal, installatietechniek (HVAC) en bevestigingsmaterialen. Lees hoe LVI-WaBeK (in het Engels) klantaanvragen omzet in offerteregels met de juiste artikelen en prijzen.
