Leverantörssidan · kvalitetsdokument
Automatisering av materialcertifikat – från stålverkets PDF till ert dokumentarkiv
Automatisering av materialcertifikat innebär att ett program läser certifikaten som leverantörerna skickar och arkiverar vart och ett där det hör hemma. ERP Agent delar upp en PDF med flera certifikat, oftast kontrollintyg 3.1 enligt EN 10204, läser certifikatnummer, smältnummer, artikel och inköpsorder och stämmer av smältnumret mot orderns inleveranser. När en person har skickat iväg raderna går varje certifikat som PDF och XML till ert dokumentarkiv.
Vad följer med en stålleverans?
Stålverk och bearbetare mejlar certifikaten som PDF, före eller tillsammans med godset. En PDF kan rymma en hel leverans, med samma certifikatnummer på varje sida och rubriker på tyska och engelska (Schmelze, Charge, Abmessung). Samlingscertifikat listar en stålsort i flera dimensioner, och den som kapar materialet lägger stålverkets intyg bakom sitt eget. Många sidor är inskannade.
Sedan delar någon på inköp eller kvalitet upp filen, letar fram rätt inköpsorder och artikel och arkiverar varje certifikat. Kunder som CE-märker stålkonstruktioner enligt EN 1090 eller tillverkar tryckbärande anordningar enligt PED ber senare om certifikatet för just sin smälta. Ligger certifikatet rätt från början kan innesäljaren svara direkt, i stället för att leta i inkorgar och pärmar.
Vad är ett materialintyg 3.1 enligt EN 10204?
SS-EN 10204 anger fyra typer av kontrolldokument för metalliska produkter. Det som handeln kallar materialcertifikat eller materialintyg är oftast ett kontrollintyg 3.1, på engelska mill test certificate (MTC).
| Typ | Dokument | Valideras av | Innehåll |
|---|---|---|---|
| 2.1 | Försäkran om överensstämmelse med beställningen | Tillverkaren | Inga provningsresultat |
| 2.2 | Testrapport | Tillverkaren | Resultat från icke-specifik kontroll, inte nödvändigtvis av den levererade satsen |
| 3.1 | Kontrollintyg 3.1 | Tillverkarens kontrollrepresentant, oberoende av tillverkningen | Resultat från specifik kontroll av de levererade produkterna |
| 3.2 | Kontrollintyg 3.2 | Samma representant samt köparens representant eller en kontrollant som föreskrifterna anger | Som 3.1, validerat av båda parter |
Beteckningen 3.1 ersätter det äldre 3.1.B. En grossist får bara skicka tillverkarens intyg vidare oförändrat, i original eller som spårbar kopia. Smältnumret knyter intyget till det levererade materialet, och därför läser och kontrollerar agenten just det. Mer i EN 10204 3.1 förklarat (på engelska).
Hur hanterar agenten en PDF med materialcertifikat?
Certifikaten kommer in
Vidarebefordra leverantörens mejl till er leverantörsbrevlåda i ERP Agent eller ladda upp PDF:en på certifikatsidan. I mejl skiljer agenten certifikat från orderbekräftelser och följesedlar; inskannade sidor läses med OCR.
Filen delas upp
Ett nytt certifikat börjar där ett nytt smältnummer eller produktblock börjar, inte vid en sidräknare eller ett upprepat certifikatnummer. Stålverkets intyg bakom en bearbetares certifikat följer med det. Är gränserna i en fil oklara hålls den samman med en anteckning till granskaren, i stället för att delas på måfå.
Varje certifikat läses
Certifikatnummer, smältnummer (chargenummer), artikelnummer och benämning, stålsort, dimension, leverantör och ert inköpsordernummer. Ett samlingscertifikat ger en rad per position.
Inköpsorderraden hittas
Agenten hämtar inköpsordern ur affärssystemet. Ett identiskt artikelnummer har företräde; annars är bara orderns egna rader kandidater, och stålsort och dimension skiljer förväxlingsbara artiklar åt, som samma rörböj i 304L och 316L. Resultatet är ert artikelnummer, inte stålverkets.
Smältnumret stäms av
Där affärssystemet registrerar smältnummer vid inleverans varnar en markering när certifikatets smälta saknas bland orderns inleveranser eller ligger på en annan rad än den matchade artikelns rad. En rad som levererats in i tre omgångar bär tre smältnummer.
En person skickar iväg certifikaten
Avvisa raderna som inte hör hit; resten behöver inte godkännas en och en. Varje kvarvarande certifikat går till arkivet som ett eget par av PDF och XML.
Varför ERP Agent gör mer än OCR eller mallbaserad dokumenttolkning
Ren OCR gör om ett certifikat till text, och mallbaserad dokumenttolkning behöver en mall för varje stålverks layout innan den kan läsa intyget. I båda fallen är det fortfarande ert team som kopplar certifikatet till inköpsordern och arkiverar det.
ERP Agent läser certifikatet så som det är skrivet, med tyska eller engelska rubriker, samlingscertifikat och bearbetarens intyg inräknade, utan någon mall att bygga per stålverk. Det ni får ut är det som tidigare tog tid: rätt inköpsorderrad, ert eget artikelnummer, ett smältnummer avstämt mot inleveransen och ett arkiverat par av PDF och XML.
Exempel: en PDF från leverantören, fyra certifikatrader
Sju sidor till inköpsorder 31452: två intyg från ett tyskt stålverk, varav ett samlingscertifikat, och en bearbetares intyg för kapad stång med stålverkets intyg bakom.
Leverantörsmejl ”Abnahmeprüfzeugnisse 3.1 – Bestellung 31452”, 1 PDF
- s. 1–2 · Abnahmeprüfzeugnis 3.1 Nr. 207-5512 · Rundstahl Ø40 1.4404 · Schmelze 784512
- s. 3–4 · Abnahmeprüfzeugnis 3.1 Nr. 207-5513 · Flachstahl S355J2+N · Pos. 1 100x10, Charge 66120 · Pos. 2 80x8, Charge 66121
- s. 5 · Bearbetarens kontrollintyg 3.1 nr KS-1184 · kapad rundstång Ø60 S355J2 · Charge 553071, batch B5530
- s. 6–7 · Stålverkets intyg för samma stång
| Certifikatrad | Smältnr | Inköpsorderrad · ert artikelnr | Smältkontroll |
|---|---|---|---|
| 207-5512 | 784512 | Rad 2 · RST40-4404 | Stämmer |
| 207-5513 pos. 1 | 66120 | Rad 1 · PLS100X10-S355 | Stämmer |
| 207-5513 pos. 2 | 66121 | Rad 3 · PLS80X8-S355 | Inte inlevererat på ordern |
| KS-1184, s. 5–7 | 553071 | Rad 4 · RST60-S355-KAP | Tom: inget inlevererat än |
Illustrativt exempel med påhittade nummer och artikelnummer, inte ett kunddokument. Som standard når inget arkivet förrän en person har skickat iväg certifikaten.
Vad kontrollerar granskaren innan certifikaten skickas?
- Originalet bredvid raderna. Leverantörens sida visas bredvid de rader agenten har läst; i PDF:er med textlager ringas de inlästa värdena in på sidan.
- Varför just det artikelnumret. Tillförlitligheten står vid varje rad, vid AI-matchning även motiveringen, och antalet osäkra rader visas överst så att granskaren börjar där det behövs. En andra kontroll flaggar stålsort, dimension eller standard som motsäger inköpsorderraden och sänker tillförlitligheten.
- Smältkontroll per rad. Bock vid träff, varning vid motsägelse, tomt där inget har levererats in än, eftersom certifikaten ofta kommer före godset.
- Ändra, lägg till, avvisa. Byt artikel bland agentens förslag eller inköpsorderns rader, rätta valfritt fält, lägg till en certifikatrad för hand eller avvisa ett certifikat från en annan leverans. När ni skickar sparas ändringarna och dokumentet låses.
Vilka system kopplas in?
ERP Agent integreras med Monitor, Visma, Business Central, IFS och alla andra affärssystem eller CRM. Hanteringen av materialcertifikat använder två kopplingar: era inköpsorder och ert dokumentarkiv.
| Koppling | Används till | Så kopplas det |
|---|---|---|
| Inköpsorder i affärssystemet | Inköpsorderraden och ert artikelnummer; smältnummer bokade vid inleverans, där de registreras | Kopplingen vi sätter upp för ert företag under uppstarten, i Monitor, Visma, Business Central, Jeeves eller något annat affärssystem |
| Dokumentarkiv | En PDF per certifikat, plus XML med certifikatnummer, smältnummer, ert artikelnummer, leverantör och inköpsordernummer | Filer via SFTP (på engelska), i en XML-layout som bestäms vid uppstarten |
ERP Agent är GDPR-kompatibel, och modellerna körs utan att data sparas (zero data retention). Mer om säkerhet och dataskydd.
Byggt kring ert inköps- och kvalitetsteam
- Fungerar ovanpå ert affärssystem. Inget systembyte: agenten läser inköpsorder och inleveranser där de redan finns och arkiverar i det arkiv ni redan använder.
- Kvalitetsteamet behåller bedömningen. Agenten delar upp, läser och kopplar certifikaten, så att kvalitetsteamet kan lägga sin tid på kemiska och mekaniska värden i stället för pappersarbete.
- Ni bestämmer vad som når arkivet. Som standard skickar en person varje omgång, med varje rad, smältkontroll och originalsida framför sig.
- Spårbarhet ni kan svara på. När en kund ber om intyget för den smälta de fick ligger det på rätt inköpsorder under ert eget artikelnummer.
Samma agent sköter redan offerter åt grossister
- 95 %
- automatisering i genomsnitt hos våra kunder
- Över 95 %
- träffsäkerhet i automatiseringen av offertrader hos LVI-WaBeK
- I drift
- hos grossister inom stål, VVS och fästelement
Det bästa testet är era egna papper: ta med en färsk bunt certifikat från ert besvärligaste stålverk till samtalet och se vilka rader agenten gör av den. Hur säljsidan fungerar i praktiken visar kundcaset LVI-WaBeK.
Vilka grossister passar det för – och vad mer kan ERP Agent göra?
Det passar stålgrossister och stålservicecenter som köper stång, rör, plåt och profiler med 3.1-intyg, grossister i rördelar och ventiler med samma rördel i flera stålsorter och fästelementgrossister som får frågor om intyg för skruv till tryckbärande anordningar.
Via samma leverantörsbrevlåda jämför agenten orderbekräftelser från leverantörer med inköpsordern. På säljsidan förbereder ERP Agent offerter och kundorder till ert affärssystem, CRM eller annat system: se offertautomatisering och AI för grossister.
Vanliga frågor
Vad innebär automatisering av materialcertifikat?
Ett program delar upp inkommande certifikatfiler, läser varje certifikat, kopplar det till inköpsorder och artikel och arkiverar det. ERP Agent stämmer också av smältnumret mot inleveranserna, och som standard skickar en person iväg certifikaten innan något når arkivet.
Vad är skillnaden mellan materialintyg 2.2 och 3.1?
2.2 är en testrapport från tillverkarens icke-specifika kontroll, inte nödvändigtvis av er leverans. 3.1 är ett kontrollintyg med provningsresultat för just de levererade produkterna, validerat av en kontrollrepresentant som är oberoende av tillverkningen. Behöver ni spårbarhet till smältan, beställ 3.1.
Hur kontrollerar man ett materialcertifikat?
Kontrollera att intyget är av den beställda typen, att stålsort, standard och dimension stämmer med ordern, att smältnumret stämmer med materialet och att kemiska och mekaniska värden uppfyller kraven. ERP Agent sköter kontrollen av order, artikel och smältnummer åt er, så att kvalitetsteamet kan koncentrera sig på värdena.
Klarar agenten inskannade certifikat?
Ja. Inskannade PDF:er läses med OCR, och varje rad går sedan igenom samma kontroller: inköpsorderraden, smältnumren som bokats vid inleverans och granskarens blick på originalsidan.
Hur fungerar avstämningen av smältnummer?
Agenten jämför certifikatets smältnummer med dem som affärssystemet har bokat in på inköpsordern vid inleverans. Skillnader i stora och små bokstäver, mellanslag och skiljetecken spelar ingen roll: AB-12/345 och ab12345 räknas som samma smälta. Ligger smältan på en annan rad i ordern ber markeringen granskaren titta på artikelnumret en gång till.
Vad händer om certifikatet saknar vårt inköpsordernummer?
Stålverk och grossister som ni köper från skriver ofta sin egen orderreferens. Agenten kontrollerar numret mot ert format för inköpsordernummer och lägger värden i ett annat format åt sidan, till exempel ett certifikatnummer, i stället för att gissa; raden ber då om inköpsordern. Ett nummer som anges vid uppladdningen går alltid före det som lästs från sidan.
Fungerar det med vårt affärssystem och dokumentarkiv?
Ja. ERP Agent integreras med Monitor, Visma, Business Central, IFS och alla andra affärssystem eller CRM, och vi sätter upp kopplingen för ert företag under uppstarten. Certifikathanteringen läser inköpsorder via den kopplingen, och certifikaten når arkivet som PDF och XML via SFTP. Se översikten över integrationer.
Läs också
- Automatisera orderbekräftelser från leverantörer – rad för rad mot inköpsordern
- AI för stålhandel: från kundens kaplista till en granskad offert
- AI-offerter för grossister i rördelar, ventiler och flänsar
- AI för grossister inom fästelement: från kundens stycklista till granskad offert
- Integrationer med affärssystem för AI-offerter och order – oavsett vilket system ni har
- Offert- och orderautomatisering med AI för Monitor ERP
Låt oss titta på ert offertflöde
Ta med er besvärligaste certifikatbunt
Boka en halvtimme och ta med en certifikat-PDF från ert besvärligaste stålverk. Vi visar granskningen på riktiga leverantörsintyg och vad en koppling till era inköpsorder kräver.
- Era förfrågningar och er produktkatalog
- Er prissättning och granskningsprocess
- En tydlig avgränsning för nästa steg
Lauri Pelkonen
Grundare & VD
Boka ett samtal på 30 minuter Boka en demo via e-postEller använd adressen direkt