Osto ja laatu · ainestodistukset
Ainestodistukset automaattisesti: toimittajan PDF:stä oikealle ostotilausriville ja arkistoon
Ainestodistukset ovat valmistajan todistuksia siitä, että toimitettu metallituote vastaa tilausta; teräs- ja metallikaupassa yleisin on EN 10204 3.1 -tarkastustodistus. ERP Agent jakaa useita todistuksia sisältävän toimittajan PDF:n, lukee jokaisesta todistusnumeron, sulatusnumeron, tuotteen ja ostotilauksen, tarkistaa sulatuksen ostotilauksen vastaanotoista ja toimittaa jokaisen todistuksen dokumenttiarkistoon PDF- ja XML-parina, kun käsittelijä on lähettänyt todistukset.
Miksi ainestodistusten käsittely vie aikaa?
Tehtaat ja jatkojalostajat lähettävät ainestodistukset sähköpostilla PDF:inä, joskus ennen tavaraa, joskus sen mukana. Yksi PDF voi sisältää koko toimituksen todistukset, ja sama todistusnumero toistuu jokaisella sivulla. Otsikot ovat usein saksaksi ja englanniksi (Schmelze, Charge, Abmessung, Werkstoff). Koontitodistuksessa on sama teräslaatu useassa koossa, sahauspalvelu liittää oman todistuksensa perään tehtaan todistuksen, ja moni todistus tulee skannattuna.
Ostossa, laadussa tai vastaanotossa joku jakaa tiedoston, etsii jokaiselle todistukselle ostotilauksen ja tuotteen ja tallentaa sen arkistoon. Konepaja, joka valmistaa teräsrakenteita EN 1090 -standardin mukaan tai painelaitteita painelaitedirektiivin mukaisesti, pyytää myöhemmin juuri sen sulatuksen todistusta, jonka se sai. Kun jokainen todistus on alusta asti oikean ostotilauksen alla, myyjä vastaa pyyntöön heti eikä etsi todistusta sähköposteista ja kansioista.
Mikä on materiaalitodistus 3.1?
EN 10204 (Suomessa SFS-EN 10204) määrittelee metallituotteille neljä tarkastusasiakirjan tyyppiä. Kun asiakas pyytää ”ainestodistusta”, ”materiaalitodistusta” tai ”3.1-todistusta”, hän tarkoittaa yleensä tyyppiä 3.1. Englanniksi puhutaan mill certificatesta tai MTC:stä, Yhdysvalloissa mill test reportista (MTR).
| Tyyppi | Asiakirja (yleisesti käytetty nimi) | Kuka vahvistaa | Sisältö |
|---|---|---|---|
| 2.1 | Vakuutus tilauksenmukaisuudesta (laatuvakuutus) | Valmistaja | Ei testituloksia |
| 2.2 | Testiraportti (koetustodistus) | Valmistaja | Ei-spesifisen tarkastuksen tulokset, ei välttämättä toimitetusta erästä |
| 3.1 | Tarkastustodistus 3.1 (vastaanottotodistus) | Valmistajan tuotannosta riippumaton tarkastusedustaja | Spesifisen tarkastuksen tulokset juuri toimitetuista tuotteista |
| 3.2 | Tarkastustodistus 3.2 | Valmistajan tarkastusedustaja sekä ostajan edustaja tai viranomaismääräysten nimeämä tarkastaja | Kuten 3.1, molempien osapuolten vahvistamana |
Sulatusnumero (heat, Schmelze, Charge) sitoo 3.1-todistuksen toimitettuun materiaaliin. Siksi se on tärkein yksittäinen tieto, jonka agentti lukee ja tarkistaa. Lisää termistä: EN 10204 3.1 -todistus (englanniksi).
Miten ainestodistusten käsittely tekoälyllä toimii?
Agentti tekee työn sähköpostin välittämisen ja arkistoinnin välissä.
Todistukset saapuvat
Välitä toimittajan viesti yrityksenne toimittajapostilaatikkoon ERP Agentissa tai lataa PDF sovellukseen. Agentti erottaa ainestodistukset tilausvahvistuksista ja lähetyslistoista ja lukee skannatut sivut tekstintunnistuksella (OCR).
Tiedosto jaetaan todistuksiksi
Uusi todistus alkaa siitä, mistä alkaa uusi sulatusnumero tai uusi tuote- tai tilaustietojen osio, ei sivunumerosta eikä toistuvasta todistusnumerosta. Sahauspalvelun todistuksen takana oleva tehtaan todistus pysyy sen kanssa samassa PDF:ssä. Jos todistusten rajat eivät ole selvät, tiedosto pysyy kokonaisena ja käsittelijä saa siitä huomautuksen, eikä sitä leikata arvaamalla.
Jokainen todistus luetaan
Todistusnumero, sulatusnumero, tuotekoodi ja -kuvaus, teräslaatu, mitta, toimittaja ja ostotilausnumeronne. Koontitodistuksesta tulee oma rivi jokaiselle positiolle. Ostotilausnumero tarkistetaan numeromuotoanne vasten, ja muuta muotoa olevat arvot, kuten todistusnumero tai toimittajan oma tilausviite, jätetään sivuun arvaamisen sijaan; silloin rivi pyytää ostotilausnumeron. Latauslomakkeelle kirjoitettu ostotilausnumero menee aina todistuksesta luetun edelle.
Ostotilausrivi löytyy
Agentti hakee ostotilauksen ERP:stänne. Identtinen tuotekoodi ratkaisee; muuten ehdokkaina ovat vain kyseisen ostotilauksen rivit, ja laatu ja mitta erottavat lähes samanlaiset tuotteet, kuten saman käyrän 304L- ja 316L-versiot. Tuloksena on tuotekoodinne, ei tehtaan.
Sulatusnumero tarkistetaan ristiin
Jos ERP:nne kirjaa sulatusnumerot tavaran vastaanotossa, merkki varoittaa, kun riville on jo vastaanotettu tavaraa mutta todistuksen sulatusta ei löydy ostotilauksen vastaanotoista, tai kun sulatus on kirjattu eri riville kuin mihin tuote kohdistettiin. Kolmessa erässä vastaanotetulla rivillä on kolme sulatusta, ja jokainen niistä kelpaa.
Käsittelijä vie todistukset arkistoon
Hylkää rivit, jotka eivät kuulu toimitukseen; muita ei tarvitse hyväksyä yksitellen. Jokainen jäljelle jäävä todistus menee dokumenttiarkistoon omana PDF- ja XML-parinaan.
Miksi ERP Agent tekee enemmän kuin OCR tai mallipohjainen tunnistus?
Pelkkä tekstintunnistus muuttaa todistuksen tekstiksi, ja mallipohjainen tunnistus vaatii jokaiselle tehtaan todistuspohjalle oman mallinsa ennen kuin se osaa lukea sen. Kummassakin tapauksessa todistuksen kohdistaminen ostotilaukseen ja arkistointi jää tiimillenne.
ERP Agent lukee todistuksen sellaisena kuin se on kirjoitettu, saksan- tai englanninkielisine otsikoineen, koontitodistukset ja sahauspalvelun todistukset mukaan lukien, eikä jokaiselle tehtaalle tarvitse rakentaa mallia. Lopputulos on juuri se osa, joka ennen vei ajan: oikea ostotilausrivi, oma tuotekoodinne, vastaanottoa vasten tarkistettu sulatusnumero ja arkistoon viety PDF- ja XML-pari.
Esimerkki: yksi toimittajan PDF, neljä todistusriviä
Seitsemän sivua ostotilaukseen 31952: kaksi saksalaisen tehtaan todistusta, joista toinen on koontitodistus, sekä sahauspalvelun todistus, jonka takana on tehtaan todistus.
Toimittajan sähköposti ”Abnahmeprüfzeugnisse Bestellung 31952”, 1 PDF
- s. 1–2 · Abnahmeprüfzeugnis 3.1 Nr. 118-5520 · Rundstahl Ø40 1.4404 · Schmelze 784512
- s. 3–4 · Abnahmeprüfzeugnis 3.1 Nr. 118-5521 · Flachstahl S355J2+N · Pos. 1 100x10, Charge 66120 · Pos. 2 80x8, Charge 66121
- s. 5 · Sahauspalvelun tarkastustodistus 3.1 nro SP-2291 · sahattu pyörötanko Ø60 S355J2 · sulatus 553071, erä B5530
- s. 6–7 · Tehtaan todistus samasta tangosta
| Todistusrivi | Sulatus | Ostotilausrivi · oma koodinne | Sulatustarkistus |
|---|---|---|---|
| 118-5520 | 784512 | Rivi 2 · PT40-4404 | Täsmää |
| 118-5521 pos. 1 | 66120 | Rivi 1 · LT100X10-S355 | Täsmää |
| 118-5521 pos. 2 | 66121 | Rivi 3 · LT80X8-S355 | Varoitus: sulatusta ei löydy ostotilauksen vastaanotoista |
| SP-2291, s. 5–7 | 553071 | Rivi 4 · PT60-S355-SAH | Tyhjä: ei vielä vastaanotettu |
Havainnollistava esimerkki keksityin numeroin ja tuotekoodein, ei asiakkaan dokumentti. Oletuksena arkistoon ei mene mitään ennen kuin käsittelijä on tarkistanut ja lähettänyt todistukset.
Mitä käsittelijä näkee ennen lähettämistä?
- Alkuperäinen sivu rivien vieressä. Toimittajan sivu näkyy agentin lukemien rivien vieressä; kun PDF:ssä on tekstikerros, luetut arvot on ympyröity sivulle.
- Perustelu tuotekoodille. Jokaisen koodin vieressä on agentin perustelu. Toinen tarkistus merkitsee laadun, mitan tai standardin, joka on ristiriidassa ostotilausrivin kanssa, ja laskee varmuutta.
- Varmuus jokaisella rivillä, ja epävarmojen rivien määrä näkyy listan yläreunassa, joten käsittelijä aloittaa sieltä, missä tarkistusta tarvitaan.
- Sulatustarkistus jokaisella rivillä. Täsmäys saa pienen merkin ja ristiriita varoituksen. Jos riville ei ole vielä vastaanotettu mitään eikä sulatus näy ostotilauksen muillakaan riveillä, rivi jää tyhjäksi, koska todistus tulee usein ennen tavaraa.
- Oikea tuote ostotilauksen riveistä. Tuotekoodin voi vaihtaa agentin vaihtoehtoisiin ehdotuksiin tai ostotilauksen riveihin, hakea koodilla tai nimellä tai kirjoittaa itse.
- Muokkaa, lisää, hylkää. Korjaa mikä tahansa kenttä, lisää todistusrivi käsin tai hylkää toiseen toimitukseen kuuluva. Lähetys tallentaa muutokset ja lukitsee dokumentin.
Mihin ainestodistusten käsittely kytkeytyy?
ERP Agent integroituu Business Centraliin, SAPiin, Vismaan, Lemonsoftiin ja mihin tahansa muuhun ERP- tai CRM-järjestelmään. Ainestodistusten käsittely käyttää kahta yhteyttä: ostotilauksianne ja dokumenttiarkistoanne.
| Yhteys | Mihin sitä käytetään | Miten se kytketään |
|---|---|---|
| Ostotilaukset ERP:ssä | Ostotilausrivin ja oman tuotekoodinne löytäminen; vastaanotossa kirjatut sulatusnumerot, jos ne kirjataan | ERP-yhteys, jonka rakennamme yrityksellenne käyttöönotossa: Business Central, SAP, Jeeves tai mikä tahansa muu ERP |
| Dokumenttiarkisto | Yksi PDF per todistus sekä XML, jossa on todistusnumero, sulatusnumero, oma tuotekoodinne, toimittaja ja ostotilausnumero | Tiedostoina SFTP:n kautta (englanniksi); XML-rakenne sovitaan käyttöönotossa |
ERP Agent on GDPR-yhteensopiva, ja mallit ajetaan ilman datan tallennusta (zero data retention). Lisää: tietoturva ja tietojen käsittely.
Rakennettu osto- ja laatutiimin työn ympärille
- Toimii ERP:nne päällä. Ei järjestelmänvaihtoa: agentti lukee ostotilaukset ja vastaanotot sieltä, missä ne jo ovat, ja vie todistukset arkistoon, joka teillä jo on.
- Laatutiimi pitää arvioinnin. Agentti jakaa, lukee ja kohdistaa todistukset, joten laatutiimi käyttää aikansa kemiallisiin ja mekaanisiin arvoihin eikä paperityöhön.
- Te päätätte, mitä arkistoon menee. Oletuksena käsittelijä lähettää jokaisen erän, ja jokainen rivi, sulatustarkistus ja alkuperäinen sivu ovat näkyvillä.
- Jäljitettävyys, johon voi vastata. Kun asiakas pyytää saamansa sulatuksen todistusta, se löytyy oikean ostotilauksen alta omalla tuotekoodillanne.
Sama agentti hoitaa jo tukkujen tarjouksia
- 95 %
- keskimääräinen automaatioaste asiakkaillamme
- yli 95 %
- tarkkuus tarjousrivien automatisoinnissa LVI-WaBeKilla
- Käytössä
- teräs-, LVI- ja kiinniketukuissa
Paras testi ovat omat dokumenttinne: tuokaa puheluun tuore todistusnippu hankalimmalta tehtaaltanne ja ostotilaukset, joihin se liittyy, niin näette rivit, jotka agentti siitä tekee. Myyntipuolen käytännöstä kertoo LVI-WaBeKin asiakastarina.
Kenelle ainestodistusten käsittely sopii?
Ainestodistuksia käsitellään terästukuissa ja teräskaupoissa, jotka ostavat tankoa, putkea, levyä ja profiileja 3.1-todistuksin. Samaa työtä tehdään venttiilien ja putkiosien tukuissa, jotka myyvät samaa osaa useassa teräslaadussa, ja kiinnitystarviketukuissa, joilta painelaitteiden valmistajat pyytävät todistukset pulteille. Teknisessä kaupassa todistuksia tarvitaan, kun asiakas vaatii jäljitettävyyttä.
Samaan toimittajapostilaatikkoon välitetyt tilausvahvistukset agentti vertaa ostotilaukseen rivi riviltä; lue lisää tilausvahvistusten tarkistuksesta. Myyntipuolella ERP Agent valmistelee tarjoukset ja myyntitilaukset ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmäänne: katso tarjousten automatisointi, myyntitilausten automatisointi ja tekoäly tukkukaupassa.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä ainestodistusten käsittely tekoälyllä tarkoittaa?
Ohjelmisto jakaa saapuvat todistustiedostot yksittäisiksi todistuksiksi, lukee jokaisen, kohdistaa sen ostotilaukseen ja tuotteeseen ja tallentaa sen arkistoon. ERP Agent tarkistaa lisäksi sulatusnumeron vastaanottoja vasten, ja oletuksena käsittelijä lähettää todistukset ennen kuin ne menevät arkistoon.
Mitä eroa on 3.1- ja 3.2-todistuksella?
Molemmat ovat EN 10204 -standardin tarkastustodistuksia, joissa on spesifisen tarkastuksen tulokset juuri toimitetuista tuotteista, ja molemmat yksilöivät sulatuksen. 3.1-todistuksen vahvistaa valmistajan tuotannosta riippumaton tarkastusedustaja. 3.2-todistuksen vahvistaa lisäksi ostajan edustaja tai viranomaismääräysten nimeämä tarkastaja, joten se tilataan, kun asiakas tai määräys vaatii ulkopuolisen vahvistuksen. 2.2-testiraportin vahvistaa valmistaja itse, ja sen tulokset voivat koskea muuta kuin toimitettua erää.
Onko ainestodistus sama asia kuin materiaalitodistus?
Käytännössä kyllä. Ainestodistus, materiaalitodistus, 3.1-todistus, sertifikaatti ja englannin mill certificate tai MTC tarkoittavat useimmiten samaa: EN 10204 -standardin mukaista tarkastusasiakirjaa, yleensä tyyppiä 3.1. Mainitse tyyppi aina ostotilauksella, koska todistusta ei välttämättä saa jälkikäteen.
Miten ainestodistus tarkistetaan?
Tarkista, että todistus on tilattua tyyppiä (yleensä 3.1), että laatu, standardi ja mitat vastaavat tilausta, että sulatusnumero vastaa toimitettua materiaalia ja että kemialliset ja mekaaniset arvot täyttävät laadun vaatimukset. ERP Agent tekee ostotilauksen, tuotteen ja sulatuksen tarkistukset puolestanne, joten laatutiimi voi keskittyä arvoihin.
Lukeeko agentti skannattuja ainestodistuksia?
Kyllä. Skannatut PDF:t luetaan tekstintunnistuksella, ja jokainen rivi käy sen jälkeen läpi samat tarkistukset: ostotilausrivin, vastaanotossa kirjatut sulatusnumerot ja käsittelijän katseen alkuperäiseen sivuun.
Miten sulatusnumeron ristiintarkistus toimii?
Agentti vertaa todistuksen sulatusnumeroa sulatuksiin, jotka ERP:nne on kirjannut vastaanotetuiksi samalle ostotilaukselle. Kirjainkoko ja erotinmerkit ohitetaan: AB-12/345 ja AB12345 ovat sama sulatus. Jos sulatus löytyy ostotilauksen toiselta riviltä, merkki pyytää tarkistamaan tuotekoodin. Jos riville ei ole vielä vastaanotettu mitään eikä sulatusta löydy ostotilauksen muiltakaan riveiltä, tarkistus jää tyhjäksi eikä varoita turhaan.
Toimiiko tämä meidän ERP:n ja arkiston kanssa?
Kyllä. ERP Agent integroituu Business Centraliin, SAPiin, Vismaan, Lemonsoftiin ja mihin tahansa muuhun ERP- tai CRM-järjestelmään, ja rakennamme yhteyden yrityksellenne käyttöönotossa. Ainestodistusten käsittely lukee ostotilaukset tämän yhteyden kautta, ja todistukset menevät arkistoon PDF- ja XML-tiedostoina SFTP:n kautta. Katso kaikki integraatiot.
Lue myös
- Tilausvahvistusten automatisointi: toimittajan vahvistus ostotilausta vasten rivi riviltä
- Teräskauppa ja tekoäly: terästukun tarjouspyynnöstä tarkistettuun tarjoukseen
- Venttiilit ja putkiosat tukussa: tarjouspyynnöstä tarkistettuun tarjoukseen tekoälyllä
- Kiinniketukku ja tekoäly: asiakkaan ruuvilistasta tarkistettuun tarjoukseen
- ERP-integraatiot tarjous- ja tilausautomaatioon – mihin tahansa ERP-järjestelmään
- Tarjousten ja tilausten automatisointi tekoälyllä Business Centraliin
Tutustu ERP Agentiin
Tuokaa hankalin todistusnippu mukaan
Varatkaa puolen tunnin puhelu, niin näytämme todistusten tarkistusnäkymän oikealla toimittajan PDF:llä ja käymme läpi, mitä ostotilausyhteys ERP-järjestelmäänne vaatii.
- Näe tarjousagentti käytännössä
- Kysy oman yrityksenne tarpeista
- Sovitaan seuraavat askeleet
Lauri Pelkonen
Perustaja ja toimitusjohtaja
Varaa 30 minuutin puhelu Pyydä demo sähköpostillaVoit myös kirjoittaa suoraan