Osto · toimittajien tilausvahvistukset
Tilausvahvistusten automatisointi: toimittajan vahvistus ostotilausta vasten rivi riviltä
Tilausvahvistusten automatisointi tarkoittaa, että ohjelmisto lukee toimittajan tilausvahvistuksen ja vertaa sitä ostotilaukseen, johon se vastaa. ERP Agent tekee tämän tukkukaupoille rivi riviltä: se lukee PDF:n, .msg-tiedoston tai sähköpostin, kohdistaa jokaisen rivin ostotilauksen riville, muuntaa yksiköt ja hintaperusteet, merkitsee hinta-, määrä- ja toimituspäivämuutokset ja päivittää ostotilauksen ERP:hen, kun ostaja on hyväksynyt rivit.
Mikä on tilausvahvistus, ja miksi se pitää tarkistaa ostotilausta vasten?
Kun ostotilaus lähtee toimittajalle, toimittaja vastaa tilausvahvistuksella omassa muodossaan, omilla tuotekoodeillaan ja usein omalla kielellään: ruotsiksi, saksaksi tai englanniksi. Vahvistus voi ilmoittaa kiloina rivin, joka tilattiin metreinä, antaa tonnihinnan, kun ostotilauksella on kilohinta, eritellä seoslisän omaksi summakseen, lisätä rahti- ja pakkausrivit, siirtää toimituspäivää tai vastata kolmeen ostotilaukseen yhdellä PDF:llä.
Tilausvahvistusten käsittely on yleensä ostajan, ostoassistentin tai toimitusvalvonnan työtä: jokainen rivi verrataan ostotilaukseen ja muutokset päivitetään ERP:hen käsin. Kun vertailu tehdään kiireessä, poikkeama paljastuu vasta myöhemmin. Ostolasku ei täsmää ostotilaukseen, tai myyjä on jo luvannut asiakkaalle toimituspäivän, jota toimittaja ei vahvistanut. Tarkistettu vahvistus pitää ostotilauksen oikeana tavaran vastaanottoa, laskujen tarkastusta ja asiakkaille annettavia toimitusaikoja varten, ja ostajille jää aikaa siihen, mihin heitä oikeasti tarvitaan, kuten myöhästyvästä toimituksesta sopimiseen toimittajan kanssa.
Entä asiakkaille lähtevät tilausvahvistukset?
Tällä sivulla käsitellään toimittajilta saapuvia vahvistuksia ostopuolella. Asiakkaiden tilauksista ERP Agent tunnistaa oikeat tuotteet ja valmistelee myyntitilaukset ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmäänne, josta asiakkaan tilausvahvistus lähtee tuttuun tapaan. Lue lisää: myyntitilausten automatisointi.
Miten tilausvahvistusten käsittely tekoälyllä toimii?
Ostaja välittää viestin tai lataa tiedoston, tarkistaa tuloksen ja hyväksyy sen. Kaiken siltä väliltä tekee agentti.
Vahvistus saapuu
Välitä toimittajan viesti organisaatiosi toimittajapostilaatikkoon ERP Agentissa tai lataa PDF, .msg-tiedosto tai sähköposti sovellukseen. Kun lataat tiedoston sovellukseen, voit kirjoittaa mukaan ohjeen, esimerkiksi ”vastaa ostotilauksiin 31870 ja 31877, hinnat ovat euroa tonnilta”.
Ostotilaus haetaan
Agentti lukee vahvistuksesta ostotilausnumeron ja hakee ostotilauksen ERP:stä. Jos numerolla ei löydy ostotilausta, agentti lukee liitetiedoston vielä kerran. Jos ostotilausta ei löydy silloinkaan, se merkitään puuttuvaksi, ja ostaja syöttää numeron itse. Useaan ostotilaukseen vastaava vahvistus verrataan jokaiseen niistä.
Rivit kohdistetaan ostotilauksen riveille
Ensin agentti etsii ostotilauksen riveiltä täsmälleen samaa tuotekoodia. Jos samaa koodia ei ole, toimittajan kuvausta verrataan vain kyseisen ostotilauksen riveihin, myös kun kuvaus on toisella kielellä, joten agentti ehdottaa aina tuotetta, joka on tilattu. Toinen tarkistus etsii ristiriitoja laadussa (esimerkiksi S235 vai S355), mitassa tai standardissa, laskee varmuutta ja kertoo syyn.
Luvut muutetaan vertailukelpoisiksi
Kilot, tonnit, metrit ja kappaleet muunnetaan laskemalla ERP:n tuotekohtaisesta yksikköpainosta, joten takaisin kirjattava luku on ostotilauksen yksikössä. Tonni- ja satakilohinnat muutetaan kilohinnoiksi. Yksikkökohtaiset lisämaksut, kuten seoslisä, lisätään perushintaan, koska ostotilauksella on yleensä kokonaishinta.
Poikkeamat merkitään
Määrä, hinta ja toimituspäivä näkyvät tilattuina ja vahvistettuina. Erot luokitellaan vakavuuden mukaan, joten hinnankorotukset, vajaat määrät, nollaksi vahvistetut rivit ja myöhemmäksi siirtyneet toimituspäivät erottuvat. Kun rivit järjestää poikkeaman mukaan, tärkeimmät nousevat kärkeen. Jos vahvistus mainitsee lisämaksun ilman summaa, rivi merkitään, koska vahvistettu hinta on silloin vasta vähimmäishinta: ostotilauksen hinta jää ennalleen, mutta määrä ja toimituspäivä päivitetään.
Ostaja hyväksyy, ja ostotilaus päivittyy
Pidä rivi sellaisenaan, muokkaa sitä tai poista se taulukosta. Lisäkulurivejä, kuten rahtia, ei kirjoiteta ostotilaukselle, koska ostotilauksella ovat tavarat. Hyväksyntä varmistetaan vielä kerran, ja sen jälkeen tavararivien vahvistettu hinta, määrä ja toimituspäivä kirjoitetaan ostotilaukselle ERP:hen.
Esimerkki: yksi tilausvahvistus, neljä erilaista riviä
Ruotsalainen terästoimittaja vastaa kolmen rivin ostotilaukseen ruotsiksi. Yksi hinta on tonnihinta, seoslisä on eritelty omaksi summakseen, ja mukana on pakkausrivi, jota ostotilauksella ei ollut.
Orderbekräftelse 70412, vastaus ostotilaukseen 31870
- Pos 10 · Fyrkantrör 80x80x4 S355J2H · 2,4 ton · 1 180,00 EUR/ton · Leveransdatum 2026-11-06
- Pos 20 · Rostfritt rör 33,7x2,0 1.4307 · 72 m · 9,80 EUR/m + legeringstillägg 1,45 EUR/m · Leveransdatum 2026-12-04
- Pos 30 · Vinkelstång 50x50x5 S235JR · 1 200 kg · 1,05 EUR/kg · Leveransdatum 2026-11-06
- Pos 40 · Emballage och lastning · 1 st · 42,00 EUR
| Ostotilauksen rivi | Määrä tilattu → vahvistettu | Hinta ostotilaus → vahvistus | Toimituspäivä pyydetty → vahvistettu | Merkintä |
|---|---|---|---|---|
| 1 · Neliöputki 80x80x4 S355 | 2 400 → 2 400 kg | 1,18 → 1,18 €/kg | 6.11. → 6.11. | OK |
| 2 · RST-putki 33,7x2,0 1.4307 | 72 → 72 m | 10,90 → 11,25 €/m seoslisineen | 6.11. → 4.12. | Hinta ja toimituspäivä |
| 3 · Kulmatanko 50x50x5 S235 | 1 500 → 1 200 kg | 1,05 → 1,05 €/kg | 6.11. → 6.11. | 300 kg vajaa |
| Ei ostotilausriviä (lisäkulu) | 1 kpl | 42,00 € | – | Lisäkulu, ei ostotilaukselle |
Havainnollistava esimerkki. Ostotilaukseen ei kirjoiteta mitään ennen kuin ostaja hyväksyy, eikä lisäkuluriviä kirjoiteta ostotilaukseen lainkaan.
Mitä ostaja näkee ennen kuin ostotilaus muuttuu?
- Alkuperäinen dokumentti rivien vieressä. Toimittajan vahvistus aukeaa vertailun viereen, joten minkä tahansa rivin voi tarkistaa suoraan lähteestä.
- Varmuus ja perustelu joka rivillä, mukaan lukien ristiriidat, jotka toinen tarkistus löysi.
- Tavararivit, joille ei löydy ostotilausriviä, nimetään taulukon yläpuolella, ja hyväksyntä odottaa, kunnes jokainen on kohdistettu riville tai poistettu. Rahti- ja pakkausrivit merkitään lisäkuluiksi, joten summan näkee yhdellä silmäyksellä. Ostotilaukselle niitä ei kirjoiteta, koska siellä ovat tavarat.
- Muokkaus ennen hyväksyntää. Korjaa määrä, hinta tai toimituspäivä, kohdista rivi toiselle ostotilausriville, lisää puuttuva rivi tai poista rivi. Hyväksyntä kirjoittaa sen, mitä taulukossa näkyy.
Tilausvahvistuksen vertailu ostotilaukseen: miksi pelkkä tekstintunnistus ei riitä?
Tekstintunnistus (OCR) ja ohjelmistorobotiikka (RPA) kopioivat vahvistuksen kentät sellaisinaan: toimittajan tuotekoodit, yksiköt ja hintaperusteen. Jokainen toimittajan asettelu tarvitsee oman mallipohjansa, ja silti ihmisen on pääteltävä, että ”Rostfritt rör 33,7x2,0 1.4307”, 9,80 euroa metriltä plus seoslisä, on ostotilauksen rivi 2, jonka kokonaishinta on 10,90 €/m, ja muuttuiko jokin oikeasti.
ERP Agent tekee juuri tämän osan. Se kohdistaa jokaisen rivin oikealle ostotilausriville, muuntaa luvut samaan yksikköön ja hintaperusteeseen ja merkitsee vain todelliset muutokset perusteluineen. Toimittajakohtaisia mallipohjia ei tarvitse rakentaa eikä ylläpitää, joten uuden toimittajan vahvistus käsitellään kuten muutkin. Ostaja päättää.
Toimittajat, jotka lähettävät EDI-tilausvahvistuksia (EDIFACT ORDRSP), jatkavat kuten ennenkin. ERP Agent hoitaa ne PDF- ja sähköpostivahvistukset, jotka saapuvat ostajan postilaatikkoon, eli juuri ne, joissa käsityö on.
Mihin ERP-järjestelmään vahvistetut tiedot päivittyvät?
ERP Agent integroituu Business Centraliin, SAPiin, Vismaan, Lemonsoftiin ja mihin tahansa muuhun ERP- tai CRM-järjestelmään. Vertailu lukee ostotilauksenne, ja hyväksyntä kirjoittaa vahvistetut tiedot takaisin. Rakennamme ostotilausyhteyden yrityksellenne käyttöönotossa.
| Ostotilausyhteys | ERP-järjestelmässänne |
|---|---|
| ERP-järjestelmät | Business Central, SAP, Visma, Lemonsoft, Jeeves ja mikä tahansa muu ERP |
| Mitä agentti lukee | Ostotilaukset riveineen ja tuotteiden yksikköpainot |
| Mitä hyväksyntä kirjoittaa | Vahvistetun hinnan, määrän ja toimituspäivän hyväksytyille ostotilausriveille |
ERP Agent on GDPR-yhteensopiva, ja mallit ajetaan ilman datan tallennusta (zero data retention). Ennen käyttöönottoa sovimme, mitä tietoja agentti tarvitsee ja mihin järjestelmiin sillä on pääsy. Lisää: tietoturva ja tietojen käsittely.
Rakennettu ostotiimin arkeen
- Ostajat päättävät. Ihminen hyväksyy jokaisen ostotilaukseen kirjoitettavan muutoksen, ja hyväksyntä kirjoittaa täsmälleen sen, mitä taulukossa näkyy.
- Toimii ERP:nne päällä. Ei järjestelmänvaihtoprojektia: agentti lukee ostotilauksenne ja kirjoittaa vahvistetut tiedot takaisin, ja tiimi jatkaa työtä tutussa ERP:ssä.
- Muutokset näkyvät ennen kuin ne tulevat kalliiksi. Hinnankorotus, vajaa määrä tai myöhäisempi toimituspäivä näkyy heti, kun vahvistus saapuu: ennen tavaran vastaanottoa, ennen laskun tarkastusta ja ennen kuin myyjä lupaa asiakkaalle toimituspäivän.
- Jokaisen toimittajan oma muoto. Ruotsiksi, saksaksi tai englanniksi; hinnat tonnilta, sadalta kilolta tai metriltä; yksi ostotilaus tai kolme samassa PDF:ssä.
ERP Agent luvuissa
- 95 %
- keskimääräinen automaatioaste asiakkaillamme
- yli 95 %
- tarkkuus tarjousrivien automatisoinnissa LVI-WaBeKilla
- 4–7 min
- riviä kohden, kun myyjä tekee tarjoukset ja tilaukset käsin, tapaustutkimuksemme mukaan
- Käytössä
- teräs-, LVI- ja kiinniketukuissa
Nopeimmin näette tuloksen omilla dokumenteillanne: tuokaa tuoreita vahvistuksia hankalimmilta toimittajiltanne ja ostotilaukset, joihin ne vastaavat. Myyntipuolen käytännöstä kertoo LVI-WaBeKin asiakastarina.
Kenelle tilausvahvistusten tarkistus sopii?
Tukkukaupoille, joiden toimittajat harvoin noudattavat ostotilauksen muotoa: terästukuille, joiden toimittajatehtaat vahvistavat tonneina ja seoslisin, kiinnitystarviketukuille, joiden ostotilauksilla on pitkiä sarjoja lähes samanlaisia kokoja, LVI-tukuille ja venttiilien ja putkiosien tukuille, joissa yksi mitta tai paineluokka erottaa kaksi tuotetta, sekä tekniselle kaupalle, joka ostaa monilta valmistajilta.
Sama toimittajapostilaatikko käsittelee lähetyslistat, jotka agentti muuttaa ERP:n XML-muotoiseksi vastaanottotiedostoksi, sekä ainestodistukset, joiden sulatusnumerot se tarkistaa ristiin. Myyntipuolella agentti tunnistaa oikeat tuotteet asiakkaiden pyynnöistä ja valmistelee tarjoukset ja myyntitilaukset, jotka kirjataan ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmäänne: katso tarjousten automatisointi ja asiakkaan ostotilaus myyntitilaukseksi.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä tilausvahvistusten automatisointi tarkoittaa?
Ohjelmisto lukee toimittajan tilausvahvistuksen, löytää ostotilauksen, johon se vastaa, ja tarkistaa jokaisen rivin tuotteen, määrän, hinnan ja toimituspäivän. ERP Agentissa ostaja hyväksyy muutokset ennen kuin ostotilaus päivittyy.
Miten tilausvahvistusten käsittely onnistuu, kun toimittajalla on omat tuotekoodit?
Agentti etsii ensin identtistä koodia ostotilauksen riveiltä ja vertaa sitten toimittajan kuvausta vain niihin riveihin, myös toisella kielellä kirjoitettuna. Se ehdottaa aina tuotetta, joka on ostotilauksella, ja jokainen rivi näyttää varmuuden ja perustelun.
Osaako agentti verrata vahvistusta, jossa on eri yksiköt tai lisämaksuja?
Kyllä. Yksiköt muunnetaan laskemalla ERP:n tuotekohtaisesta yksikköpainosta, tonni- ja satakilohinnat muutetaan kilohinnoiksi, ja yksikkökohtaiset lisämaksut lisätään perushintaan. Jos lisämaksulle ei ole ilmoitettu summaa tai yksikköä ei voi muuntaa, rivi merkitään ostajan tarkistettavaksi.
Päivittyykö ostotilaus automaattisesti?
Kun ostaja hyväksyy. Silloin taulukon tavararivien vahvistettu hinta, määrä ja toimituspäivä kirjoitetaan ostotilaukselle. Jos lisämaksun summa puuttuu, rivin hinta jää ennalleen. Tiiminne päättää, mitä ostotilaukseen päätyy.
Entä jos yksi tilausvahvistus vastaa useaan ostotilaukseen?
Agentti lukee jokaisen ostotilausnumeron, hakee jokaisen ostotilauksen ja kohdistaa rivit sen ostotilauksen riveille, johon ne vastaavat. Hyväksyttäessä jokainen ostotilaus päivitetään erikseen.
Minkä ERP-järjestelmien kanssa tilausvahvistusten tarkistus toimii?
Minkä tahansa. ERP Agent integroituu Business Centraliin, SAPiin, Vismaan, Lemonsoftiin ja mihin tahansa muuhun ERP- tai CRM-järjestelmään. Tilausvahvistuksia varten agentti lukee ostotilaukset ERP-järjestelmästänne ja kirjoittaa vahvistetut tiedot takaisin; rakennamme yhteyden yrityksellenne käyttöönotossa. Katso kaikki integraatiot.
Onko tämä sama asia kuin ostolaskujen täsmäytys?
Ei, tilausvahvistus tarkistetaan aiemmin. Se saapuu ennen tavaraa ja laskua, ja kun se tarkistetaan silloin, ostotilaus vastaa sitä, mitä toimittaja lupasi. Tavaran vastaanotto ja laskujen tarkastus lähtevät oikeista luvuista, ja myyjien asiakkaille antamat toimituspäivät pitävät.
Lue myös
- Ainestodistukset automaattisesti: toimittajan PDF:stä oikealle ostotilausriville ja arkistoon
- ERP-integraatiot tarjous- ja tilausautomaatioon – mihin tahansa ERP-järjestelmään
- Tarjousten ja tilausten automatisointi tekoälyllä Business Centraliin
- Teräskauppa ja tekoäly: terästukun tarjouspyynnöstä tarkistettuun tarjoukseen
- Kiinniketukku ja tekoäly: asiakkaan ruuvilistasta tarkistettuun tarjoukseen
- Myyntitilausten automatisointi tukkukaupalle: sähköpostista ERP:hen
Tutustu ERP Agentiin
Tuokaa hankalimmat tilausvahvistukset mukaan
Varatkaa puolen tunnin puhelu, niin näytämme vertailunäkymän ja käymme läpi, mitä ostotilausyhteys teidän ERP-järjestelmäänne vaatii.
- Näe tarjousagentti käytännössä
- Kysy oman yrityksenne tarpeista
- Sovitaan seuraavat askeleet
Lauri Pelkonen
Perustaja ja toimitusjohtaja
Varaa 30 minuutin puhelu Pyydä demo sähköpostillaVoit myös kirjoittaa suoraan