Myyntitilausten käsittely tekoälyllä

Myyntitilausten automatisointi tukkukaupalle: sähköpostista ERP:hen

Myyntitilausten automatisointi tarkoittaa, että asiakkaan sähköpostina, PDF:nä tai Excelinä lähettämä ostotilaus muuttuu myyntitilaukseksi ilman, että myyjä näppäilee rivejä käsin. ERP Agent tunnistaa oikeat tuotteet tukkukaupan omasta tuoteluettelosta, hakee asiakaskohtaiset hinnat ja valmistelee tilauksen. Myyjä tarkistaa rivit, ja hyväksytty tilaus kirjataan ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmään. Agentti ei lähetä asiakkaalle mitään itse.

Pyydä demo

Miltä myyntitilausten käsittely näyttää tukkukaupassa nyt?

Suurimmat asiakkaat tilaavat usein EDI:n tai verkkokaupan kautta, mutta iso osa tilauksista tulee yhä sähköpostilla sisämyyntiin. Tilaus voi olla konepajan ostotilaus PDF:nä omine nimikenumeroineen, työnjohtajan Excel-lista, puhelimella kuvattu tuotelista tai lyhyt viesti: ”50 kiila-ankkuria M12 betoniin ja saman verran muttereita”.

Sisämyyjä avaa viestin ERP:n viereen, etsii asiakkaan, tulkitsee rivit yksi kerrallaan, tarkistaa yksikön (metrit vai tangot, kappaleet vai rasiat) sekä asiakkaan hinnan ja näppäilee myyntitilauksen. Tapaustutkimuksemme mukaan myyjältä kuluu tarjousten ja tilausten tekemiseen käsin keskimäärin 4–7 minuuttia riviä kohden. Esimerkiksi 30 rivin tilaus vie siis 2–3,5 tuntia.

Eniten aikaa ei vie dokumentin lukeminen vaan sen tietäminen, että ”nylock M12 rst” tarkoittaa tuoteluettelonne DIN 985 -lukkomutteria A2-teräksestä. Se tieto on kokeneiden myyjien päässä, ja uuden myyjän perehdyttäminen siihen vie pitkään. Kun kokenut myyjä on lomalla, tilaukset jonoutuvat ja asiakas odottaa vahvistusta.

Etsitkö ostotilausten automatisointia?

Asiakkaan ostotilaus on teille myyntitilaus, ja tällä sivulla käsitellään juuri niitä: tilauksia, joita asiakkaat lähettävät teille. Ostopuolella ERP Agent vertaa toimittajien tilausvahvistuksia omiin ostotilauksiinne rivi riviltä. Katso tilausvahvistusten tarkistus. Käsitteen taustasta kerrotaan sanastossa: mikä on tilausagentti.

Miten myyntitilausten käsittely tekoälyllä toimii?

ERP Agent käy tilauksen läpi samoissa vaiheissa kuin kokenut sisämyyjä.

Tilaus saapuu
Myyjä välittää asiakkaan sähköpostin yrityksenne omaan agentin postilaatikkoon, jolloin asiakirjatyyppi (tarjous tai myyntitilaus) tulee organisaationne asetuksesta. Verkkosovelluksessa myyjä liittää viestin sellaisenaan ja valitsee tyypiksi tilauksen. Viestiä ei tarvitse siistiä. Sama agentti tekee myös tarjoukset: tarjousten automatisointi.
Rivit ja asiakas luetaan
Agentti lukee viestin tekstin ja liitteet: PDF (myös skannattu), Excel, CSV, Word, kuvat ja välitetyt viestit. Pyynnön tietojen perusteella se hakee asiakkaan ERP:n asiakasrekisteristä ja varoittaa, jos sopivaa asiakasta ei löydy. Toimitusosoitteesta puuttuva postinumero täydennetään, ja ERP:stä poikkeava osoite merkitään.
Oikeat tuotteet tunnistetaan
Lyhenteet, mitat, materiaalit, tekniset kuvaukset, tuotenumerot ja asiakkaan omat koodit yhdistetään tuoteluettelonne nimikkeisiin, myös kielirajan yli: ruotsinkielisen tilauksen tuotteet löytyvät suomenkielisestä tuoteluettelosta. Rivillä mainittu koko, jännite tai luokitus tarkistetaan, ja ristiriitaiset vaihtoehdot jäävät alemmas. Kun toinen tarkistus on yrityksellänne käytössä, se palauttaa väärät osumat uudelleen haettaviksi.
Asiakashinnat haetaan
Hinnat tulevat yrityksellenne määritetyistä tiedoista ja säännöistä. Kun ERP on kytketty, ne tulevat sen omasta hinnoittelulogiikasta asiakaskohtaisine hintoineen ja alennuksineen. Myyjä voi muuttaa mitä tahansa hintaa ennen lähetystä.
Myyjä hyväksyy
Myyjä tarkistaa luonnoksen ja hyväksyy sen. Tuotekoodit tarkistetaan ERP:stä ennen kirjausta, joten ERP:hen ei koskaan päädy tilausta koodilla, jota siellä ei ole. Hyväksytystä tilauksesta syntyy suoraan myyntitilaus ERP:henne.

Miten tilaus kulkee sähköpostista ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmään?

Yrityksenne saa agentille oman sähköpostiosoitteen (nimi@erp-agent.com). Myyjät välittävät tilaukset sinne Outlookista kuten minkä tahansa viestin. Postilaatikkoon välitetystä viestistä syntyy organisaationne asetuksen mukainen asiakirja; verkkosovelluksessa myyjä valitsee tyypin itse. Asiakkaillenne mikään ei muutu: he lähettävät tilaukset samoihin osoitteisiin kuin ennenkin.

Uudet viestit otetaan käsittelyyn niiden saapuessa. Luonnos alkaa muodostua itsestään, ja rivit ilmestyvät taulukkoon sitä mukaa kuin ne tunnistetaan. Oman Outlookin liittäminen on vapaaehtoista ja palvelee oppimista: agentti yhdistää myyntipostilaatikon aiemmat asiakaspyynnöt niihin tarjouksiin, jotka tiiminne lähetti. Lisää: Outlook ja Microsoft 365.

Tilausten käsittely automaattisesti sähköpostista ei tarkoita pelkkää tekstin kopiointia kenttiin: myyjältä jää pois myös tuotteen ja hinnan etsiminen. Jos tilaukset tulevat jo toiseen järjestelmään, kuten asiakasportaaliin, kyseinen järjestelmä voi lähettää ne agentille REST-rajapinnan (englanniksi) tai MCP-palvelimen (englanniksi) kautta.

Esimerkki: rakennusliikkeen ostotilaus myyntitilaukseksi

Rakennusliike lähettää kiinnitystarvikkeiden tukulle ostotilauksen PDF-liitteenä omasta hankintajärjestelmästään. Rivit ovat rakennusliikkeen omilla kuvauksilla ja lyhenteillä, ja yhdellä rivillä on sen oma nimikekoodi.

Asiakkaan pyyntöHavainnollistava esimerkki

Ostotilaus 3306/24 (PDF): ”Toimitus työmaalle viikolla 45, kiitos.”

KUUSIOPULTTI M12X80 RST – 200 kpl
NYLOCK M12 RST – 200 kpl
LEVEÄ PRIKKA M12 RST – 400 kpl
RL-2208 KEHYSRUUVI – 300 kpl
KIILA-ANKKURI M12 BETONIIN – 50 kpl
ERIKOISHOLKKI PIIR. 7781-3 – 10 kpl

Ehdotetut rivit · Havainnollistava esimerkki
Rivi	Ehdotettu tuote	Määrä	Vastaavuus	Huomio
1	Kuusiopultti DIN 931 M12 × 80, A2	200 kpl	88	Pyynnössä ”pultti”, joten ehdotettu osakierteinen. Jos tarkoitettiin täyskierteistä, vaihtoehtona DIN 933.
2	Lukkomutteri DIN 985 M12, nylonrengas, A2	200 kpl	97	”Nylock” ja ”rst” tulkittu.
3	Aluslaatta DIN 9021 M12 (13 × 37 mm), A2	400 kpl	93	”Leveä prikka” tulkittu DIN 9021 -aluslaataksi.
4	Kehysruuvi 7,5 × 112, sinkitty	300 kpl	98	Pelkkä ”kehysruuvi” ei kerro kokoa. RL-2208 on asiakkaan oma nimike, ja tiiminne on lähettänyt tälle koodille tämän tuotteen aiemmin.
5	Kiila-ankkuri M12 × 100, sähkösinkitty	50 kpl	72	Alle 80, merkitty tarkistettavaksi: pituutta ei mainittu. Vaihtoehtoina muut M12-pituudet.
6	Yleisnimike, asiakkaan teksti säilytetty	10 kpl	–	Ei tuoteluettelossa. Rivi kirjataan näkyvästi yleisnimikkeelle eikä sitä korvata arvauksella; myyjä päättää.

Havainnollistava esimerkki: asiakas, nimikkeet, tuotteet ja pisteet ovat keksittyjä. Hinnat on jätetty pois, koska ne tulevat tukun asiakaskohtaisista hinnoista.

ERP Agentin tarkistusnäkymä esimerkkidatalla — Tarkistusnäkymä esimerkkidatalla: asiakkaan alkuperäinen rivi, ehdotettu tuote ja vastaavuuspisteet samalla rivillä. Avaa täysikokoisena

Mitä myyjä näkee ennen kuin tilaus kirjataan?

Kaikki tarkistukseen tarvittava on rivillä:

Vastaavuus 0–100. Jokainen rivi saa vastaavuuspisteet, ja alle 80 pistettä saaneet rivit merkitään tarkistettaviksi, joten myyjä voi aloittaa epävarmoista.
Perustelu. Rivin avaamalla näkee, miksi agentti valitsi tuotteen, ja asiakkaan alkuperäisen sanamuodon sen vieressä.
Vaihtoehdot. Jokaiselle riville tallentuvat myös muut sopivat tuotteet, ja yhden voi ottaa ehdotuksen tilalle.
Chat. Rivejä voi lisätä ja poistaa sekä muuttaa määriä, hintoja tai muita tietoja tavallisella kielellä. Jokainen ehdotettu muutos hyväksytään tai hylätään rivi riviltä.
Oppiminen. Kun myyjä lähettää valinnalla ”Lopulliset – lähetä ja opi”, agentti muistaa valinnan: kun asiakas kirjoittaa saman asian uudelleen, se valitsee saman tuotteen. Näin kokeneiden myyjien tuotetuntemus jää yritykseen.
Peruutus. Hyväksynnän jälkeen on lyhyt viive, jonka aikana myyjä voi vielä perua lähetyksen.

Minkä järjestelmien kanssa ERP Agent toimii?

ERP Agent toimii niiden järjestelmien päällä, joita käytätte jo nyt.

Minkä järjestelmien kanssa ERP Agent toimii?
Yhteys	Mitä agentti lukee	Mitä agentti luo
Business Central	Nimikkeet, asiakkaat, asiakashinnat	Myyntitilaukset ja myyntitarjoukset suoraan Business Centraliin
SAP S/4HANA ja SAP Business One	Tuotteet, liikekumppanit, asiakashinnat	Myyntitilaukset ja tarjoukset suoraan SAPiin
Visma, IFS, Jeeves	Tuotteet, asiakkaat, asiakashinnat	Myyntitilaukset ja tarjoukset suoraan ERP:henne
Tuoteluettelotiedosto / SFTP (englanniksi)	Tuoteluettelo tiedostona	Tarkistettu tilaus tiedostona (esim. Excel) tuontia varten: aloitus samalla viikolla
Microsoft 365 / Outlook	Asiakkaiden tilaukset agentin postilaatikossa	Asiakkaille ei lähetetä mitään ilman tiimiänne
Muu ERP tai CRM	Tuotteet, asiakkaat ja hinnat yhteyden kautta, jonka rakennamme käyttöönotossa	Myyntitilaukset ja tarjoukset ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmäänne

ERP Agent integroituu Business Centraliin, SAPiin, Vismaan, Lemonsoftiin ja mihin tahansa muuhun ERP- tai CRM-järjestelmään. Rakennamme yhteyden yrityksellenne käyttöönotossa, ja voitte aloittaa tuoteluettelotiedostolla jo samalla viikolla. Katso kaikki integraatiot.

Tilausten käsittelyn automatisointi: miksi ERP Agent tekee enemmän kuin OCR, ohjelmistorobotiikka tai EDI?

Tekstintunnistus (OCR) ja mallipohjainen tiedonpoiminta muuttavat PDF:n kentiksi. Näppäily jää pois, mutta rivillä lukee yhä ”prikka M12 rst”, ja jonkun pitää edelleen etsiä tuote, yksikkö ja hinta. Mallipohjainen poiminta vaatii lisäksi oman pohjan jokaisen asiakkaan tilauslomakkeelle. ERP Agent tunnistaa oikeat tuotteet asiakkaan omista sanoista, joten asiakaskohtaisia pohjia ei tarvita: ensimmäistä kertaa tilaava asiakas käsitellään samalla tavalla kuin suurin asiakkaanne.

Ohjelmistorobotiikka (RPA) siirtää tietoja järjestelmästä toiseen kiinteiden sääntöjen mukaan, joten se edellyttää samanmuotoisia tilauksia, joissa on valmiiksi teidän tuotekoodinne. Asiakkaan omin sanoin kirjoittama tilaus vaatii tulkintaa, ja juuri sen ERP Agent tekee.

EDI toimii suurille asiakkaille, jotka lähettävät tuotekoodinne valmiina, ja se jatkaa ennallaan. ERP Agent hoitaa tilaukset, joihin EDI ei ulotu: pienempien asiakkaiden sähköpostit omin sanoin. Jokainen rivi saa oikean tuotteen ja hinnan sekä pisteet, jotka kertovat, kuinka varma valinta on. Vertailetteko ratkaisuja? Testatkaa ERP Agentia tilauksilla, jotka tiiminne on jo käsitellyt, ja verratkaa sen luonnoksia rivi riviltä lähetettyihin tilauksiin.

Myyntitilausten automatisointi lukuina

4–7 min: per rivi, kun tarjoukset ja tilaukset tehdään käsin (tapaustutkimuksemme mukaan)
95 %: keskimääräinen automaatioaste asiakkaillamme
yli 95 %: tarkkuus tarjousrivien automatisoinnissa LVI-WaBeKilla
0–100: vastaavuuspisteet jokaisella rivillä; alle 80 merkitään

Miten myyntitilaukset eroavat toimialoittain?

ERP Agent on käytössä teräksen, LVI-tuotteiden ja kiinnitystarvikkeiden tukkukaupoissa.

Kiinnitystarvikkeet

DIN-numerot ja mitat erottavat variantit toisistaan, ja kun toinen tarkistus on käytössä, se palauttaa väärän variantin, kuten pultin, kun tilattiin ruuvia. Tekoäly kiinnitystarviketukulle.

Terästukku

Pituuksina tilatut rivit muunnetaan kiloiksi, metreiksi tai kappaleiksi, ja sahauspalvelurivi lisätään, kun leikkuupituus poikkeaa vakiopituudesta. Tekoäly terästukulle.

LVI-tukku

Koot kuten Ø160 ja DN25 sekä paineluokka PN16 tarkistetaan riviltä. Kun toinen tarkistus on käytössä, agentti muistuttaa todennäköisistä lisätarvikkeista, ja myyjä päättää, lisätäänkö ne. Tekoäly LVI-tukulle.

Sähkötukku

Kun rivillä lukee 24 V, 230 V:n tuotteet jäävät alemmas. Tekoäly sähkötukulle.

Tekninen kauppa

Nimikkeistö on laaja, ja samassa tilauksessa voi olla valmistajien tuotenumeroita ja asiakkaan omia koodeja. Agentti erottaa variantit rivin numeroiden, kuten laakerin tunnuksen tai tuotenumeron, perusteella, ja asiakkaan oma koodi näkyy rivillä. Tekoäly tekniseen kauppaan.

Asiakastarina: LVI-WaBeK

LVI-WaBeK on talotekniikan tukkukauppa. LVI-WaBeKilla ERP Agent automatisoi tarjousrivejä yli 95 prosentin tarkkuudella. Tulos: myyjille jää enemmän aikaa asiakassuhteille. Lue LVI-WaBeKin asiakastarina.

Miksi tukkukaupat automatisoivat myyntitilaukset ERP Agentilla?

Toimii nykyisen ERP:nne päällä, ilman järjestelmävaihtoa. ERP Agent on ensimmäinen agenttinen tekoälykerros tukkukaupan ERP-järjestelmille: ERP pysyy ennallaan, ja hyväksytyt tilaukset kirjataan ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmäänne. Lisää: tekoäly tukkukaupassa.
Tiimi pysyy ohjaimissa. Asiakkaalle ei lähde mitään ilman hyväksyntää, ja epävarmat rivit merkitään. Agentti ei arvaa: erikois- ja tilaustuotteet jäävät näkyvästi myyjän päätettäviksi.
EDI ja verkkokauppa jatkavat ennallaan. ERP Agent hoitaa ihmisten kirjoittamat tilaukset sähköpostissa, PDF:nä ja Excelinä, eli juuri ne, jotka vievät tiimiltänne nyt eniten aikaa.
Aloitus tuoteluettelotiedostolla. Myyjät käsittelevät oikeita tilauksia jo ensimmäisellä viikolla, ja ERP-yhteys kytketään, kun olette valmiita.

Miten myyntitilausten automatisointi aloitetaan?

Myyjät voivat aloittaa ennen kuin ERP-yhteys on valmis: he välittävät tilaukset agentin postilaatikkoon ja tarkistavat luonnokset verkkosovelluksessa, ja integraatio rakennetaan rinnalla. Alkuun tarvitaan tuoteluettelo. Aiemmat tarjoukset ja myyntihistoria auttavat agenttia oppimaan, miten asiakkaanne kirjoittavat ja mitä he yleensä ostavat.

Hyödyn näkee parhaiten omista tilauksista, myös hankalista. Mitatkaa ensin lähtötaso minuutteina riviä kohden ja verratkaa sitä kokeilun tuloksiin. Ohjeet kokeiluun ja vertailuun: miten automatisoida tarjoukset tukkukaupassa.

Ennen käyttöönottoa sovimme, mitä tietoja agentti tarvitsee ja mihin järjestelmiin se saa pääsyn. Mallit ajetaan ilman datan tallennusta (zero data retention), ja palvelu on GDPR-yhteensopiva. Katso hinnoittelu ja tietoturva.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä myyntitilausten automatisointi tarkoittaa?

Sitä, että asiakkaan tilaus muuttuu myyntitilaukseksi ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmään ilman, että jokainen rivi näppäillään käsin. Tukkukaupassa vaikein vaihe on muuttaa asiakkaan sanamuoto omiksi tuotekoodeiksi ja hinnoiksi. Sen ERP Agent tekee, ja myyjä tarkistaa tuloksen. Katso myös mikä on tilausagentti.

Miten asiakkaan ostotilaus muutetaan myyntitilaukseksi automaattisesti?

Agentti lukee ostotilauksen PDF:stä, Excelistä tai sähköpostin tekstistä, tunnistaa asiakkaan pyynnön tiedoista, yhdistää rivit tuoteluettelonne nimikkeisiin ja hakee asiakashinnat. Oletuksena myyjä tarkistaa luonnoksen ennen kuin mitään kirjoitetaan ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmään. Hyväksytty tilaus kirjautuu ERP:henne suoraan myyntitilaukseksi. Asiakkaalle agentti ei lähetä mitään itse: tiiminne päättää aina, mitä asiakkaalle lähtee.

Miten tekoäly lukee tilaukset sähköpostista?

Agentti lukee viestin tekstin ja liitteet: PDF:t (myös skannatut), Excelit, CSV:t, Word-tiedostot, kuvat ja välitetyt viestit. Viestiä ei tarvitse siistiä, vaan allekirjoitukset ja aiemmat viestit saavat jäädä mukaan. Tilaus voi tulla myös toisesta järjestelmästä REST-rajapinnan tai MCP-palvelimen kautta.

Toimiiko ratkaisu meidän toiminnanohjausjärjestelmämme kanssa?

Kyllä. ERP Agent integroituu Business Centraliin, SAPiin, Vismaan, Lemonsoftiin, Jeevesiin ja mihin tahansa muuhun ERP- tai CRM-järjestelmään. Rakennamme yhteyden yrityksellenne käyttöönotossa, ja voitte aloittaa tuoteluettelotiedostolla jo samalla viikolla. Katso integraatiot.

Kuinka paljon aikaa tilausten automatisointi säästää?

Tapaustutkimuksemme mukaan rivin tekeminen käsin vie keskimäärin 4–7 minuuttia, joten jo 30 rivin tilaus vie 2–3,5 tuntia. Asiakkaidemme keskimääräinen automaatioaste on 95 %, ja myyjän työ siirtyy näppäilystä tarkistamiseen. Laskekaa oma lähtötasonne: tilausrivit kuukaudessa kertaa minuutit riviä kohden, tai käyttäkää kustannuslaskuria (englanniksi).

Kauanko yhden tilauksen käsittely kestää?

Tyypillinen pyyntö valmistuu 3–8 minuutissa ja satojen rivien pyyntö noin puolessa tunnissa. Nopeassa tilassa enintään noin 50 rivin pyyntö valmistuu 1–3 minuutissa, ja rivit ilmestyvät tarkistustaulukkoon sitä mukaa kuin ne tunnistetaan. Suurissa pyynnöissä myyjä hyväksyy ajon ennen kuin se alkaa.

Mitä tapahtuu, jos riviä ei tunnisteta?

Agentti ei pakota osumaa. Se kirjaa rivin organisaationne sovitulle yleisnimikkeelle ja säilyttää asiakkaan sanamuodon, ja alle 80 pistettä saaneet rivit merkitään. Myyjä valitsee tuotteen, ottaa vaihtoehdon tai pyytää chatissa uusia vaihtoehtoja.

Tunnistaako agentti asiakkaan omat nimikenumerot?

Kyllä, kun ne löytyvät tiedoistanne tai tiiminne on käyttänyt niitä. Asiakkaan koodi näkyy rivillä, ja kun tiimi on kerran lähettänyt tuotteen koodille, agentti valitsee saman tuotteen seuraavalla kerralla. Asiakkaan koodiin voidaan myös määrittää kiinteä joukko tuoterivejä, jotka tulevat tilaukselle kerralla.

Mitä myyntitilausten automatisointi maksaa?

Hinta muodostuu käyttöönottomaksusta ja kuukausimaksusta. Käyttöönoton laajuus riippuu integraatioista, tuotetiedoista ja liiketoimintanne vaatimuksista, ja saatte eritellyn tarjouksen ennen aloittamista. Katso hinnoittelu.

Tutustu ERP Agentiin

Tuokaa oikea tilaus mukaan

Tuokaa muutama tiiminne käsin kirjaama tilaus, myös hankalat, niin käydään läpi, millaisen myyntitilauksen agentti tekisi niistä teidän tuoteluettelollanne ja ERP:llänne.

Näe tarjousagentti käytännössä
Kysy oman yrityksenne tarpeista
Sovitaan seuraavat askeleet

Lauri Pelkonen

Perustaja ja toimitusjohtaja

Varaa 30 minuutin puhelu Pyydä demo sähköpostilla

Voit myös kirjoittaa suoraan

lauri@erp-agent.com