Vastaavuus asteikolla 0–100
Alle 80 pistettä saaneet rivit merkitään tarkistettaviksi, joten myyjä aloittaa riveistä, joissa tarvitaan harkintaa. Mitä vastaavuuspisteet kertovat (englanniksi).
Tarjousagentti
Tarjousten automatisointi tukkukaupalle: tarjouspyynnöstä tarjoukseksi tekoälyllä
Tarjousten automatisointi tarkoittaa tukkukaupassa sitä, että asiakkaan tarjouspyyntö muuttuu tarjousluonnokseksi ilman rivien näppäilyä. ERP Agentin tarjousagentti (Quote Agent) lukee pyynnön sähköpostista, PDF:stä, Excelistä tai Wordista, tunnistaa oikeat tuotteet tuoteluettelostanne, hakee asiakaskohtaiset hinnat ja pisteyttää jokaisen rivin asteikolla 0–100. Myyjä hyväksyy luonnoksen, ja tarjous siirtyy ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmäänne.
Miksi tarjouksen tekeminen vie tukkukaupassa niin kauan?
Tarjouspyyntö tulee harvoin teidän tuotenimillänne. Se saapuu sähköpostina, PDF-listana, Excelinä tai välitettynä viestiketjuna, ja rivit on kirjoitettu asiakkaan omin sanoin: ”rst latta 40x4”, ”kierresauma 315 3 m”, ”cu 28 kova” tai asiakkaan omat nimikekoodit. Sisämyyjä selvittää jokaisen rivin kohdalla, mitä tuotetta asiakas tarkoittaa, tarkistaa koon ja materiaalin, hakee asiakkaan hinnan ja näppäilee rivin ERP:hen tai CRM:ään.
Tapaustutkimuksemme mukaan myyjä käyttää tarjousten ja tilausten käsin tekemiseen keskimäärin 4–7 minuuttia riviä kohden. Jos tarjouspyynnössä on esimerkiksi 40 riviä, sen käsittely vie 160–280 minuuttia, ennen kuin tarjous lähtee asiakkaalle. Tämä näkyy hitaina vastauksina: kauppa menee usein sille, joka vastaa ensin, ja kokeneimmat myyjät näppäilevät rivejä myymisen sijaan. Omat lukunne voitte laskea tarjousrivin kustannuslaskurilla (englanniksi), ja vastausajan merkityksestä kerrotaan oppaassa tarjouksen vastausaika.
Tarjousten automatisointi tarkoittaa tässä tukun työtä: vastaamista asiakkaan tarjouspyyntöön. Urakoitsijan tarvikeluettelo, konepajan ostolista tai asiakkaan Excel on juuri se tarjouspyyntö, josta agentti tekee tarjousluonnoksen.
Miten tarjousten automatisointi tekoälyllä toimii?
Kun tarjouspyyntö välitetään agentille sähköpostilla, luonnos syntyy automaattisesti, ja myyjä saa sen eteensä tarkistettavaksi.
Tarjouspyyntö saapuu
Myyjät välittävät asiakkaan sähköpostin yrityksenne omaan agenttipostilaatikkoon tai liittävät viestin ja liitteet sovellukseen sellaisenaan, siistimättä. Sovelluksessa myyjä valitsee samalla, tehdäänkö tarjous vai myyntitilaus; agenttipostilaatikkoon välitetyistä pyynnöistä syntyy yrityksellenne asetettu asiakirjatyyppi. Omat järjestelmänne voivat lähettää pyyntöjä myös REST-rajapinnan (englanniksi) tai MCP-palvelimen (englanniksi) kautta.
Agentti tunnistaa oikeat tuotteet
Lyhenteet, mitat, materiaalit, tuotenumerot ja asiakkaan omat koodit yhdistetään tuoteluettelonne tuotteisiin. Rivillä mainittu koko, jännite tai paineluokka tarkistetaan, ja niiden kanssa ristiriitaiset ehdokkaat jäävät alemmas. Kun myyntihistoria on käytössä, haku painottuu tuotteisiin, joita asiakas oikeasti ostaa. Kilpailijan tuoteperheet kohdistetaan omiin vastineisiin, kun ristiviittaustiedot on määritetty yrityksellenne. Kun toinen tarkistusvaihe on yrityksellänne käytössä, se käy osumat läpi ja lähettää väärät uudelleen haettaviksi. Agentti ei arvaa: rivi, jolle ei löydy uskottavaa vastinetta, kirjataan sovitulle yleisnimikkeelle asiakkaan sanamuoto säilyttäen.
Asiakkaan hinnat haetaan
Agentti tunnistaa asiakkaan pyynnön tiedoista, etsii sen ERP-järjestelmänne asiakasrekisteristä ja nostaa heti esiin, jos asiakasta ei löydy. Se huomauttaa myös, jos pyynnön toimitusosoite poikkeaa ERP:ssä olevasta osoitteesta. Hinnat tulevat yrityksellenne määritetyistä hinnoittelutiedoista ja -säännöistä; kun ERP on kytketty, sen omasta hinnoittelusta asiakasalennuksineen.
Myyjä tarkistaa luonnoksen
Alle 80 pistettä saaneet rivit on merkitty tarkistettaviksi, joten myyjä ratkaisee ne ja hyväksyy loput.
Tarjous siirtyy ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmään
Hyväksytty luonnos kirjoitetaan yhdistettyyn järjestelmään tai toimitetaan tiedostona. ERP-yhteydellä tuotekoodit tarkistetaan ERP:stä ensin, joten järjestelmään tallentuu vain koodeja, jotka siellä on.
Tarjouspyyntöjen automatisointi: missä muodossa pyyntö voi tulla?
- Sähköpostin teksti ja välitetyt viestit, myös .eml- ja .msg-tiedostot
- PDF, myös skannattu PDF, joka luetaan tekstintunnistuksella (OCR)
- Excel (xlsx, xls) ja CSV
- Word-tiedostot
- Kuvat, esimerkiksi kuvakaappaus tai valokuva tulostetusta listasta
- Eri kieli kuin tuoteluettelossa: agentti löytää tuotteen suomenkielisestä luettelosta myös ruotsin- tai englanninkieliselle riville
Esimerkki: tarjouspyynnöstä tarjoukseksi rivi riviltä
Konepajan ostaja lähettää tekniselle kaupalle sähköpostin. Hinnat on jätetty pois; oikeassa luonnoksessa ne tulevat yrityksellenne määritetystä hinnoittelusta.
”Tarjous alla olevista, toimitus ensi viikolla Tampereen tehtaalle. Normaalit hinnat.”
- 50 kpl O-rengas 40x3 NBR70
- 400 kpl aluslevy M12 HDG
- 30 kpl letkunkiristin 20-32 W4
- 16 kpl meidän koodi SJ-3150
- 200 kpl insex M6x20 rst
- 12 kpl kulmanivel DIN 71802 M8
| Asiakas kirjoitti | Ehdotettu tuote | Määrä | Vastaavuus | Agentin perustelu |
|---|---|---|---|---|
| O-rengas 40x3 NBR70 | O-rengas 40 × 3 mm, NBR, 70 Shore A | 50 kpl | 96 | NBR70 on nitriilikumi, kovuus 70 Shore A. Mitat täsmäävät. |
| aluslevy M12 HDG | Aluslevy DIN 125, koko 13 (M12), kuumasinkitty | 400 kpl | 92 | HDG on englanninkielinen lyhenne kuumasinkitylle (hot-dip galvanised). M12-ruuvin aluslevy on kokoa 13. |
| letkunkiristin 20-32 W4 | Letkunkiristin DIN 3017, 20–32 mm, W4 | 30 kpl | 94 | Kiristysalue täsmää. W4 tarkoittaa, että kiristimen kaikki osat ovat ruostumatonta terästä. |
| meidän koodi SJ-3150 | Säätöjalka M12 × 60, nivelöity, jalkalevy Ø 60 mm | 16 kpl | 98 | Asiakkaan oma koodi, opittu aiemmin lähetetystä tarjouksesta. |
| insex M6x20 rst | Kuusiokoloruuvi DIN 912 M6 × 20, A2 | 200 kpl | 72 | Insex on arkinimi kuusiokoloruuville. ”rst” voi tarkoittaa A2:ta tai A4:ää. Merkitty tarkistettavaksi. |
| kulmanivel DIN 71802 M8 | Kulmanivel DIN 71802 M8, oikea kierre, sinkitty | 12 kpl | 78 | Standardi ja koko täsmäävät, kierresuuntaa ei mainittu. Vasenkierteinen malli on vaihtoehtona. Merkitty tarkistettavaksi. |
Havainnollistava esimerkki: tuotteet, koodit ja pisteet näyttävät, miten tarkistusnäkymä perustelee jokaisen rivin.
Mitä myyjä tarkistaa, ennen kuin tarjous lähtee?
Tarkistusnäkymä ohjaa myyjän riveille, joissa tarvitaan päätös, ja perustelee loput.
Agentin perustelu
Rivin avaamalla näkee, miksi agentti valitsi tuotteen ja minkä tiedon asiakas jätti auki, esimerkiksi materiaalin, jota asiakas ei nimennyt.
Vaihtoehtoiset tuotteet
Jokaiselle riville tallennetaan seuraavaksi parhaat ehdokkaat. Myyjä voi pyytää lisää vaihtoehtoja ja ottaa niistä yhden.
Tarjouschat
Lisää tai poista rivejä ja muuta määriä, hintoja tai muita tietoja chatissa. Jokainen ehdotettu muutos hyväksytään tai hylätään rivi kerrallaan.
Ihminen hyväksyy
Oletuksena mitään ei kirjoiteta ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmään, ennen kuin myyjä on tarkistanut luonnoksen, eikä agentti lähetä asiakkaalle mitään itse.
Miksi tarjousohjelma, CPQ, OCR tai EDI ei ratkaise tarjouspyyntöjä?
Kun vertailette tapoja automatisoida tarjouksia, vastaan tulee neljä muuta lähestymistapaa. Jokainen hoitaa yhden vaiheen työstä. Yksikään niistä ei päätä, mitä tuotteistanne asiakas tarkoittaa, ja juuri siitä tukkukaupan tarjous riippuu.
| Tapa | Mihin se on tehty | Mitä tiimillenne jää |
|---|---|---|
| Tarjousohjelma | Tarjousdokumentin kokoaminen pohjasta, lähetys ja sähköinen allekirjoitus | Asiakkaan listan lukeminen ja jokaisen tuotteen etsiminen, ennen kuin pohjaan on mitä laittaa |
| CPQ-konfiguraattori | Konfiguroitavan tuotteen kokoaminen valintasääntöjen mukaan | Vapaamuotoisen listan tulkinta ja tuotteiden haku laajasta valikoimasta |
| OCR ja tiedonpoiminta | PDF:n tai skannauksen muuttaminen tekstiksi ja kentiksi | Sen selvittäminen, mitä tuotteitanne sanat tarkoittavat, ja hinnoittelu |
| EDI | Sovittujen kauppakumppanien rakenteiset tilaukset sovituilla koodeilla | Kaikki asiakkaat, jotka lähettävät sähköposteja, PDF:iä ja Excelejä |
| ERP Agent | Oikean tuotteen ja hinnan tunnistaminen pyynnöstä sellaisena kuin se on kirjoitettu | Merkittyjen rivien tarkistus ja hyväksyntä |
Jos suurimmat asiakkaanne tilaavat jo EDI:llä, ERP Agent hoitaa kaikki muut: sähköpostina, PDF:nä ja Excelinä tulevat pyynnöt. CPQ:n ja tekoälyn eroista lisää oppaassa CPQ vai tekoäly tarjouksiin (englanniksi).
Lukuina
- 4–7 min
- riviä kohden, kun tarjoukset ja tilaukset tehdään käsin, tapaustutkimuksemme mukaan
- 95 %
- keskimääräinen automaatioaste asiakkaillamme
- Yli 95 %
- tarkkuus tarjousrivien automatisoinnissa LVI-WaBeKilla
- 3–8 min
- tyypillisen tarjouspyynnön valmisteluun
Mihin järjestelmään valmis tarjous päätyy?
Hyväksytty tarjous siirtyy ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmäänne. ERP Agent integroituu Business Centraliin, SAPiin, Vismaan, Lemonsoftiin ja mihin tahansa muuhun ERP- tai CRM-järjestelmään. Rakennamme yhteyden yrityksellenne käyttöönotossa, ja voitte aloittaa tuoteluettelotiedostolla (englanniksi) jo samalla viikolla. Katso miten kukin yhteys toimii.
| Järjestelmä | Tyyppi | Lukee | Kirjoittaa |
|---|---|---|---|
| Dynamics 365 Business Central | ERP-integraatio | Tuotteet, asiakkaat, asiakashinnat | Myyntitarjoukset ja myyntitilaukset |
| SAP S/4HANA | ERP-integraatio | Tuotteet, liikekumppanit, asiakashinnat | Myyntitarjoukset ja myyntitilaukset |
| SAP Business One | ERP-integraatio | Nimikkeet, liikekumppanit, hinnastot | Myyntitarjoukset ja myyntitilaukset |
| NetSuite (englanniksi) | ERP-integraatio | Tuotteet, asiakkaat, asiakashinnat | Tarjoukset (estimates) ja myyntitilaukset |
| Dynamics 365 Finance & Supply Chain (englanniksi) | ERP-integraatio | Tuotteet, asiakkaat, kauppasopimusten hinnat | Myyntitarjoukset ja myyntitilaukset |
| Visma | ERP-integraatio | Tuotteet, asiakkaat, asiakashinnat | Tarjoukset ja myyntitilaukset |
| IFS | ERP-integraatio | Myyntinimikkeet, asiakkaat, asiakashinnat | Myyntitarjoukset ja asiakastilaukset |
| Monitor ERP (englanniksi) | ERP-integraatio | Artikkelit, asiakkaat, asiakashinnat | Tarjoukset ja asiakastilaukset |
| Infor M3 (englanniksi) | ERP-integraatio | Tuotteet, asiakkaat, asiakashinnat | Tarjoukset ja asiakastilaukset |
| Exact (englanniksi) | ERP-integraatio | Tuotteet, asiakkaat, myyntihinnat | Tarjoukset ja myyntitilaukset |
| AFAS Profit | ERP-integraatio | Tuotteet, asiakkaat, hintasopimukset | Tarjoukset ja myyntitilaukset |
| Odoo (englanniksi) | ERP-integraatio | Tuotteet, asiakkaat, hinnastot | Tarjoukset ja myyntitilaukset |
| Sage (englanniksi) | ERP-integraatio | Tuotteet, asiakkaat, asiakashinnat | Myyntitarjoukset ja myyntitilaukset |
| Jeeves | ERP-integraatio | Tuotteet, asiakkaat, asiakashinnat | Tarjoukset ja myyntitilaukset; vahvistetut tiedot ostotilauksille |
| Lemonsoft | ERP-integraatio | Tuotteet, asiakkaat, asiakashinnat | Tarjoukset |
| Microsoft 365 / Outlook | Sähköpostiintegraatio | Asiakkaiden pyynnöt agentin postilaatikossa; sähköpostihistoria opetukseen | Asiakkaille ei lähetetä mitään ilman tiimiänne |
| Tuoteluettelotiedosto / SFTP (englanniksi) | Tiedosto | Tuoteluettelo tiedostona, jo ensimmäisellä viikolla | Tarkistettu tarjous tai tilaus tiedostona, valmiina tuotavaksi järjestelmäänne |
| Mikä tahansa muu ERP tai CRM | ERP- tai CRM-integraatio | Tuotteet, asiakkaat ja hinnat yhteyden kautta, jonka rakennamme yrityksellenne käyttöönotossa | Tarjoukset ja myyntitilaukset |
Miten tarjousten automatisointi toimii tukkukaupan eri aloilla?
ERP Agent on käytössä teräs-, LVI- ja kiinniketukuissa. Se, mitä agentti rivillä tarkistaa, riippuu toimialasta:
- Terästukut ja teräskauppa: laadut, pituudet, painomuunnokset ja sahausrivi, kun pyydetty pituus poikkeaa vakiopituudesta.
- LVI-tukut: kanavakoot, kuten Ø250 tai 600x300, ja paloluokat, kuten EI60.
- Putki- ja LVI-tarviketukut: putkien, venttiilien ja liittimien koot, kuten DN50 tai 15 mm, sekä paineluokat, kuten PN16.
- Kiinniketukut: DIN-numerot, kierrekoot ja materiaalit, kuten A2 ja A4.
- Sähkötukut: jännite ja IP-luokka, jolloin 230 V:n tuote jää alemmas 24 V:n rivillä.
- Tekninen kauppa: mitat, standardinumerot ja tunnukset, joilla agentti erottaa kymmenet lähes samanlaiset tuotteet toisistaan.
Asiakastarina: LVI-WaBeK
LVI-WaBeK · Talotekniikan tukkukauppa
LVI-WaBeKilla ERP Agent automatisoi tarjousrivejä yli 95 prosentin tarkkuudella. Agentti tunnistaa pyydetyt tuotteet, hakee hinnat ja valmistelee tarjousrivit; myyjä tarkistaa tarjouksen ja keskittyy asiakkaan tarpeisiin. Tuloksena on enemmän aikaa asiakassuhteille. Lue LVI-WaBeKin asiakastarina.
Rakennettu toimimaan niin kuin tiiminne jo työskentelee
ERP Agent on ”The first agentic AI layer for wholesale distribution ERP systems”: agentti toimii nykyisen järjestelmänne päällä. Siksi käyttöönotto on kevyt:
- Ei ERP-vaihtoprojektia. ERP Agent toimii nykyisen ERP-, CRM- tai muun järjestelmänne päällä, ja hyväksytyt tarjoukset päätyvät suoraan sinne.
- Tiimi pitää ohjat. Agentti valmistelee luonnoksen, ja myyjä hyväksyy sen ennen kuin se siirtyy ERP:hen. Agentti ei lähetä asiakkaalle mitään itse.
- Aloitus tuoteluettelotiedostolla. Ladatkaa tuoteluettelo, välittäkää agentille oikeita tarjouspyyntöjä jo samalla viikolla ja kytkekää ERP, kun olette valmiita.
- Paranee jokaisesta tarjouksesta. Jokainen tiimin lähettämä rivi opettaa agentille asiakkaidenne nimitykset, joten osaaminen jää yritykseen ja uudet myyjät pääsevät nopeammin vauhtiin.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä järjestelmiä tarjousten automatisointi vaatii, ja miten se aloitetaan?
ERP Agent integroituu Business Centraliin, SAPiin, Vismaan, Lemonsoftiin, Jeevesiin ja mihin tahansa muuhun ERP- tai CRM-järjestelmään. Rakennamme yhteyden yrityksellenne käyttöönotossa. Tuoteluettelotiedostolla pääsette alkuun jo samalla viikolla, ja tarkistetut luonnokset toimitetaan tiedostona, kunnes yhteys on valmis. Pyynnöt tulevat agenttipostilaatikkoon, sovellukseen tai rajapinnan kautta; Microsoft 365 -yhteys on kuvattu sivulla Outlook- ja Microsoft 365 -integraatio. Aloitamme oikeista tarjouspyynnöistänne, myös hankalista. Vaiheet on koottu oppaaseen miten automatisoida tarjoukset tukkukaupassa.
Lähettääkö agentti tarjouksen asiakkaalle itse?
Ei. Agentti valmistelee tarjousluonnoksen, ja myyjä tarkistaa ja hyväksyy sen. Oletuksena mitään ei kirjoiteta ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmään ennen tarkistusta, eikä agentti lähetä asiakkaalle mitään itse.
Voiko tarjouksen tehdä tekoälyllä, esimerkiksi ChatGPT:llä?
ChatGPT osaa kirjoittaa tarjoukselta näyttävää tekstiä ja lukea keskusteluun liitetyn hinnaston. Oletuksena se ei kuitenkaan ole yhteydessä koko tuoteluetteloonne, asiakassopimuksiinne tai ERP:henne, eikä mikään tarkista sen valintoja niitä vasten. Tarjouksen tekemisessä tekoälyllä vaikein osa on tietää, mitä tuotettanne kukin rivi tarkoittaa ja mitä tämä asiakas siitä maksaa. Siihen tarjousagentti on tehty.
Käyttääkö agentti asiakaskohtaisia hintoja?
Kyllä. Kun ERP on kytketty, hinnat tulevat ERP:n omasta hinnoittelusta asiakasalennuksineen. Jos asiakas vaihtuu, hinnat voi hakea uudelleen, ja myyjä voi tarkistaa ja muuttaa jokaista hintaa ennen lähetystä.
Toimiiko tämä, jos tarjouspyynnöt ovat hyvin erilaisia?
Kyllä, se on lähtökohta. Agentti lukee pyynnön sellaisena kuin se saapuu: vapaata tekstiä, taulukoita, skannattuja PDF:iä ja kuvia, myös eri kielellä kuin tuoteluettelonne. Rivit, joissa tarvitaan myyjän päätös, merkitään, ja rivi, jolle ei löydy uskottavaa vastinetta, kirjataan sovitulle yleisnimikkeelle arvauksen sijaan.
Oppiiko agentti asiakkaidemme omat nimitykset?
Kyllä. Se oppii riveistä, jotka tiiminne lähettää, ja aiemmista tarjouspyynnöistä, jotka on yhdistetty lähetettyihin tarjouksiin. Kun asiakas kirjoittaa seuraavan kerran saman asian tai käyttää omaa koodiaan, agentti ehdottaa samaa tuotetta. Myyjä päättää lähettäessään, opetetaanko rivit agentille. Tieto asiakkaiden nimityksistä jää yritykseen eikä vain kokeneimman myyjän muistiin.
Kauanko tarjousluonnoksen valmistelu kestää?
Tyypillinen pyyntö valmistuu 3–8 minuutissa, ja rivit ilmestyvät taulukkoon sitä mukaa kuin ne tunnistetaan. Usean sadan rivin pyyntö vie noin puoli tuntia. Nopea tila käsittelee enintään noin 50 rivin teksti-, Excel- ja Word-pyynnöt 1–3 minuutissa, ja sen voi valita sovelluksessa tai rajapinnassa.
Mitä tarjousten automatisointi maksaa?
ERP Agentin hinta muodostuu käyttöönotosta ja kuukausimaksusta. Käyttöönoton laajuuteen vaikuttavat integraatiot, tuotetiedot ja yrityksen tarpeet. Saatte eritellyn tarjouksen ennen aloittamista. Katso miten ERP Agent hinnoitellaan.
Miten varmistetaan, etteivät hinta- ja asiakastietomme päädy muille?
ERP Agent on GDPR-yhteensopiva, ja mallit ajetaan ilman datan tallennusta (zero data retention). Sovimme ennen käyttöönottoa, mitä tietoja agentti tarvitsee ja mihin järjestelmiin se saa pääsyn. Rajapinta-avain on rajattu yhteen organisaatioon, eikä sillä pääse toisen organisaation tietoihin. Lisätietoa: tietoturva ja tietojen käsittely.
Lue myös
- Myyntitilausten automatisointi tukkukaupalle: sähköpostista ERP:hen
- Tarjousagentti: mikä se on ja mitä se tekee tukkukaupassa
- Mikä on tarjouspyyntö? Määritelmä ja esimerkki tukkukaupasta
- Miten automatisoida tarjoukset tukkukaupassa: opas vaihe vaiheelta
- Tarjouksen vastausaika tukkukaupassa: mistä se syntyy ja miten sitä lyhennetään
- Tekoäly tukkukaupassa: missä agentit auttavat jo nyt
Tutustu ERP Agentiin
Tuokaa oma tarjouspyyntönne
Ottakaa mukaan muutama tiiminne tarjouspyyntö, myös hankalia, niin käydään yhdessä läpi, miten agentti käsittelee ne teidän tuoteluettelollanne ja ERP:llänne.
- Näe tarjousagentti käytännössä
- Kysy oman yrityksenne tarpeista
- Sovitaan seuraavat askeleet
Lauri Pelkonen
Perustaja ja toimitusjohtaja
Varaa 30 minuutin puhelu Pyydä demo sähköpostillaVoit myös kirjoittaa suoraan