Integraatio · Microsoft 365 / Outlook
Outlook-tarjouspyynnöt ERP:hen Microsoft 365:n kautta
Outlook-tarjouspyynnöt siirtyvät ERP:hen ERP Agentin avulla: yrityksenne saa oman agentin postilaatikon, joka toimii Microsoft 365:ssä. Myyjä välittää asiakkaan viestin sinne Outlookista sellaisenaan. Agentti lukee viestin ja liitteet, tunnistaa oikeat tuotteet tuoteluettelostanne, hakee asiakashinnat ja valmistelee tarjouksen tai myyntitilauksen. Myyjä tarkistaa luonnoksen, ennen kuin se kirjataan ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmäänne. Outlookiin ei asenneta mitään.
Miltä tarjouspyyntö näyttää Outlookissa, ja mitä ERP tarvitsee?
Kun tukkukauppa tai tekninen kauppa käyttää Microsoft 365:tä, pyynnöt tulevat yhteiseen postilaatikkoon, kuten myynti@ tai tilaukset@, tai suoraan myyjän omaan Outlookiin. Mukana on urakoitsijan PDF-määräluettelo, asentajan Excel, puhelimella kuvattu lista tai välitetty viestiketju, jossa itse lista on kolmen vastauksen alla. Asiakas kirjoittaa ”IPE220 12m” tai oman nimikekoodinsa. ERP tarvitsee yhden tuotekoodin, määrän oikeassa yksikössä ja juuri tämän asiakkaan hinnan.
Sähköpostien automatisointi Outlookissa tarkoittaa yleensä sääntöjä, kansioita ja Power Automate -työnkulkuja. Ne lajittelevat ja siirtävät viestejä, mutta eivät päätä, mitä tuotetta rivi tarkoittaa. Se työ jää myyjälle: tapaustutkimuksemme mukaan myyjältä kuluu tarjousten ja tilausten tekemiseen käsin keskimäärin 4–7 minuuttia riviä kohden, eli 30 rivin pyyntöön kahdesta kolmeen ja puoleen tuntia asiakkaan odottaessa. Juuri sen työn hoitavat tarjousten automatisointi ja myyntitilausten automatisointi.
Mitä Microsoft 365 -ympäristöltänne tarvitaan tilausten automatisointiin?
Microsoft Graph on Microsoftin rajapinta, jonka kautta sovellus käsittelee Microsoft 365:n sähköpostia. ERP Agent käyttää sitä kahteen tarkoitukseen. Välittäminen ei vaadi IT-tiimiltänne mitään, ja sähköpostihistorian liittäminen on vapaaehtoista.
| Yhteys | Mitä se tekee | Mitä Microsoft 365 -ylläpitäjänne tekee | Oikeudet |
|---|---|---|---|
| Agentin postilaatikko, esimerkiksi yrityksenne@erp-agent.com | Vastaanottaa myyjien välittämät pyynnöt. Microsoft Graph ilmoittaa agentille uudesta viestistä, ja luonnos alkaa muodostua itsestään. | Ei mitään. Postilaatikko on erp-agent.com-verkkotunnuksen Microsoft 365 -ympäristössä, jota me ylläpidämme. | Näkee vain myyjien välittämät viestit; ei pääsyä postilaatikoihinne |
| Sähköpostihistoria, vapaaehtoinen, oppimista varten | Lukee myyjän omasta tai jaetusta postilaatikosta aiemmat asiakaspyynnöt ja tarjoukset, jotka tiiminne lähetti niihin vastaukseksi. | Jos käyttäjät eivät saa hyväksyä sovelluksia itse, yleinen järjestelmänvalvoja (Global Administrator) tai sovellusten järjestelmänvalvoja (Application Administrator) antaa suostumuksen kerran koko organisaatiolle. | Vain lukuoikeus (Mail.Read, Mail.Read.Shared); ei voi lähettää postia |
ERP-, CRM- tai muu järjestelmänne liitetään erikseen: rakennamme sen yhteyden yrityksellenne käyttöönotossa, oli käytössänne Business Central, SAP, Visma, Lemonsoft tai mikä tahansa muu ERP.
Miten Outlookista välitetty tarjouspyyntö käsitellään?
Myyjä välittää viestin Outlookista
Työpöytä-Outlookista, selaimesta tai puhelimesta myyjä välittää asiakkaan viestin sellaisenaan, allekirjoituksineen ja aiempine vastauksineen. Viestiä ei tarvitse siistiä. Puhelimessa sovitun pyynnön voi kirjoittaa tai liittää verkkosovellukseen ja valita siellä, tehdäänkö tarjous vai tilaus.
Agentti lukee viestin ja liitteet
Agentti lukee viestin tekstin, PDF:t (myös skannatut), Excelit, CSV:t, Word-tiedostot, kuvat sekä liitteinä välitetyt .eml- ja .msg-viestit. Jos luonnoksen avaa kesken ajon, rivit ilmestyvät taulukkoon sitä mukaa kuin ne tunnistetaan.
Asiakas ja tuotteet tunnistetaan
Asiakas tunnistetaan pyynnön tiedoista ERP:n asiakasrekisteristä, ja myyjä näkee heti, jos pyynnöstä ei käy ilmi, kuka asiakas on. Lyhenteet, mitat, nimikenumerot ja asiakkaan omat koodit yhdistetään tuoteluettelonne nimikkeisiin, myös kielirajan yli: ruotsinkielisen pyynnön tuotteet löytyvät suomenkielisestä tuoteluettelosta.
Asiakashinnat haetaan
Hinnat tulevat yrityksellenne määritetyistä tiedoista ja säännöistä; kun ERP on kytketty, ERP:n omasta hinnoittelulogiikasta asiakasalennuksineen. Myyjä voi muuttaa mitä tahansa hintaa ennen lähetystä.
Myyjä tarkistaa ja hyväksyy
ERP Agentin verkkosovelluksessa jokaisella rivillä on vastaavuus asteikolla 0–100, ja alle 80 pisteen rivit merkitään tarkistettaviksi, joten myyjä käy läpi vain harkintaa vaativat rivit eikä koko listaa. Rivin avaamalla näkee perustelun ja vaihtoehtoiset tuotteet, ja luonnosta voi muokata tarjouschatissa. Kun myyjä hyväksyy luonnoksen, se kirjataan ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmäänne.
Esimerkki: teräskaupan myynti@-postilaatikosta välitetty viestiketju
Sisämyyjä välittää asiakkaan viestiketjun, jossa varsinainen lista on kolmannessa viestissä.
VL: VS: VS: Hintatiedustelu, hallin runkokorjaus
- IPE220 S355 12m – 6 kpl
- putkipalkki 150x100x6 S355 6m – 14 kpl
- latta 60x6 S235 6m – 20 kpl
- UPE 140 – 8 kpl
| Pyynnön rivi | Ehdotettu tuote | Määrä | Vastaavuus |
|---|---|---|---|
| IPE220 S355 12m | IPE 220, S355J2, 12 m | 6 kpl | 95 |
| putkipalkki 150x100x6 S355 6m | Putkipalkki 150 × 100 × 6 mm, S355J2H, 6 m | 14 kpl | 96 |
| latta 60x6 S235 6m | Lattatanko 60 × 6 mm, S235JR, 6 m | 20 kpl | 94 |
| UPE 140 | UPE 140, S355J2, 12 m (vaihtoehto: S235JR, 6 m) | 8 kpl | 71 merkitty |
Havainnollistava esimerkki luonnoksen muodosta. UPE-rivi jää alle 80 pisteen, koska teräslaatua ja pituutta ei mainita; myyjä avaa rivin, lukee perustelun ja pitää ehdotuksen tai valitsee vaihtoehdon. Hinnat on jätetty esimerkistä pois; oikeassa luonnoksessa ne ovat asiakaskohtaiset.
Miten agentti oppii Outlookin sähköpostihistoriasta?
Myyjä kirjautuu Microsoft 365 -tunnuksillaan, valitsee oman postilaatikkonsa tai jaetun postilaatikon, johon hänellä on oikeus, ja aikavälin kuukaudesta kahteen vuoteen. Sen jälkeen agentti:
- yhdistää jokaisen asiakkaan pyynnön tarjoukseen, jonka tiiminne lähetti vastaukseksi;
- poimii tuoterivit viestistä ja PDF-liitteistä ja tarkistaa jokaisen tuotekoodin nykyisestä tuoteluettelostanne;
- ilmoittaa myyjälle sähköpostilla, kun haku on valmis, ja tiiminne hyväksyy tai hylkää rivit ennen kuin niitä käytetään.
Näin kokeneiden myyjien tieto siitä, mitä kukin asiakas omilla nimityksillään tarkoittaa, jää yritykseen, ja uusi sisämyyjä pääsee nopeammin vauhtiin. Käyttöönoton jälkeen agentti oppii myös lähetetyistä riveistä: kun asiakas kirjoittaa saman asian uudelleen, se valitsee saman tuotteen.
Outlookin säännöt, Power Automate vai agentin postilaatikko?
Säännöt ja työnkulut siirtävät sähköpostia ja tietoja järjestelmästä toiseen. Asiakkaan pyynnöstä oikein hinnoitelluksi tarjoukseksi tarvitaan enemmän, ja siihen agentin postilaatikko on tehty. Nykyiset sääntönne ja työnkulkunne voivat jäädä ennalleen.
| Mitä tukkukauppa tarvitsee | Outlookin säännöt ja työnkulut (Power Automate, Make, Zapier) | ERP Agentin postilaatikko |
|---|---|---|
| Pyynnön lukeminen sellaisena kuin asiakas sen lähetti | Säännöt toimivat lähettäjän, aiheen tai avainsanojen perusteella; työnkulut voivat tallentaa liitteitä ja siirtää kenttiä | Lukee viestin tekstin, PDF:t (myös skannatut), Excelit, CSV:t, Word-tiedostot, kuvat ja liitteinä välitetyt viestit |
| Asiakkaan sanoista oikeat nimikkeet | Tunnistuslogiikka, jonka tiiminne tai konsultti rakentaa ja ylläpitää | Tunnistaa oikeat tuotteet lyhenteistä, mitoista, nimikenumeroista ja asiakkaan omista koodeista, myös kielirajan yli. Rakennettavaa ei ole. |
| Asiakkaan hinta jokaiselle riville | Työnkulkuun rakennettu haku | Hakee asiakashinnat yrityksellenne määritetyistä tiedoista ja säännöistä; myyjä voi muuttaa mitä tahansa hintaa |
| Tieto siitä, mitkä rivit tarkistaa | Suorittaa ne vaiheet, jotka siihen on määritetty | Vastaavuus 0–100 ja agentin perustelu jokaisella rivillä; alle 80 pisteen rivit merkitään |
| Parempi tulos käytön myötä | Muutokset tehdään sääntöjä tai työnkulkua muokkaamalla | Oppii jokaisesta tiimin lähettämästä rivistä: kun asiakas kirjoittaa saman asian uudelleen, agentti valitsee saman tuotteen |
Outlookin tekoälyavustajat toimivat sen pohjalta, mitä postilaatikossa on. Tarjous tarvitsee tuoteluettelonne ja asiakashintanne, ja juuri niiden pohjalta ERP Agent toimii.
Onko käytössänne Dynamics 365 Business Central?
Business Centralin sisäänrakennetut Copilot-toiminnot ovat yleiskäyttöistä tekoälyapua tuon yhden ERP:n sisällä. ERP Agent on tehty tukkukaupan tarjouksiin: se tunnistaa oikeat tuotteet lyhenteistä, nimikenumeroista ja asiakkaan omista koodeista usean sadan rivin pyynnöissäkin, näyttää jokaisella rivillä vastaavuuspisteet ja perustelun ja oppii jokaisesta tiimin lähettämästä tarjouksesta. Se toimii Business Centralin kanssa, johon rakennamme yhteyden yrityksellenne käyttöönotossa, ja minkä tahansa muun ERP:n kanssa. Lisää: kaikki ERP-integraatiot.
Mihin tarjous tai tilaus kirjataan?
Microsoft 365 on reitti, jota pitkin pyynnöt tulevat. Tarjoukset ja tilaukset kirjataan ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmäänne. ERP Agent integroituu Business Centraliin, SAPiin, Vismaan, Lemonsoftiin ja mihin tahansa muuhun ERP- tai CRM-järjestelmään. Rakennamme yhteyden yrityksellenne käyttöönotossa, ja voitte aloittaa tuoteluettelotiedostolla (englanniksi) jo samalla viikolla. Katso kaikki integraatiot.
| Järjestelmä | Tyyppi | Lukee | Kirjoittaa |
|---|---|---|---|
| Dynamics 365 Business Central | ERP-integraatio | Tuotteet, asiakkaat, asiakashinnat | Myyntitarjoukset ja myyntitilaukset |
| SAP S/4HANA | ERP-integraatio | Tuotteet, liikekumppanit, asiakashinnat | Myyntitarjoukset ja myyntitilaukset |
| SAP Business One | ERP-integraatio | Nimikkeet, liikekumppanit, hinnastot | Myyntitarjoukset ja myyntitilaukset |
| NetSuite (englanniksi) | ERP-integraatio | Tuotteet, asiakkaat, asiakashinnat | Tarjoukset (estimates) ja myyntitilaukset |
| Dynamics 365 Finance & Supply Chain (englanniksi) | ERP-integraatio | Tuotteet, asiakkaat, kauppasopimusten hinnat | Myyntitarjoukset ja myyntitilaukset |
| Visma | ERP-integraatio | Tuotteet, asiakkaat, asiakashinnat | Tarjoukset ja myyntitilaukset |
| IFS | ERP-integraatio | Myyntinimikkeet, asiakkaat, asiakashinnat | Myyntitarjoukset ja asiakastilaukset |
| Monitor ERP (englanniksi) | ERP-integraatio | Artikkelit, asiakkaat, asiakashinnat | Tarjoukset ja asiakastilaukset |
| Infor M3 (englanniksi) | ERP-integraatio | Tuotteet, asiakkaat, asiakashinnat | Tarjoukset ja asiakastilaukset |
| Exact (englanniksi) | ERP-integraatio | Tuotteet, asiakkaat, myyntihinnat | Tarjoukset ja myyntitilaukset |
| AFAS Profit | ERP-integraatio | Tuotteet, asiakkaat, hintasopimukset | Tarjoukset ja myyntitilaukset |
| Odoo (englanniksi) | ERP-integraatio | Tuotteet, asiakkaat, hinnastot | Tarjoukset ja myyntitilaukset |
| Sage (englanniksi) | ERP-integraatio | Tuotteet, asiakkaat, asiakashinnat | Myyntitarjoukset ja myyntitilaukset |
| Jeeves | ERP-integraatio | Tuotteet, asiakkaat, asiakashinnat | Tarjoukset ja myyntitilaukset; vahvistetut tiedot ostotilauksille |
| Lemonsoft | ERP-integraatio | Tuotteet, asiakkaat, asiakashinnat | Tarjoukset |
| Microsoft 365 / Outlook | Sähköpostiintegraatio | Asiakkaiden pyynnöt agentin postilaatikossa; sähköpostihistoria opetukseen | Asiakkaille ei lähetetä mitään ilman tiimiänne |
| Tuoteluettelotiedosto / SFTP (englanniksi) | Tiedosto | Tuoteluettelo tiedostona, jo ensimmäisellä viikolla | Tarkistettu tarjous tai tilaus tiedostona, valmiina tuotavaksi järjestelmäänne |
| Mikä tahansa muu ERP tai CRM | ERP- tai CRM-integraatio | Tuotteet, asiakkaat ja hinnat yhteyden kautta, jonka rakennamme yrityksellenne käyttöönotossa | Tarjoukset ja myyntitilaukset |
Sopii siihen, miten myyntinne jo työskentelee
ERP Agent on ensimmäinen agenttinen tekoälykerros tukkukaupan ERP-järjestelmille. Microsoft 365:n kanssa se tarkoittaa:
- Ei asennettavaa. Myyjät välittävät pyynnöt Outlookista kuten minkä tahansa viestin, ja asiakkaat lähettävät pyyntönsä samoihin osoitteisiin kuin ennenkin.
- Toimii ERP:nne päällä. Ei järjestelmänvaihtoa: tarjoukset ja tilaukset kirjataan siihen ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmään, jota tiiminne jo käyttää.
- Tiiminne pitää ohjat. Agentti valmistelee, myyjä hyväksyy. Asiakkaalle ei lähde mitään ilman hyväksyntää, ja sähköpostihistorian yhteydellä on vain lukuoikeus.
Mitä luvut kertovat
- 4–7 min
- riviä kohden, kun myyjä tekee tarjoukset ja tilaukset käsin (tapaustutkimuksemme mukaan)
- 95 %
- keskimääräinen automaatioaste asiakkaillamme
- Yli 95 %
- tarkkuus tarjousrivien automatisoinnissa LVI-WaBeKilla
- Käytössä
- teräs-, LVI- ja kiinniketukuissa
Usein kysytyt kysymykset
Toimiiko ERP Agent Outlookin ja Microsoft 365:n kanssa?
Kyllä. Agentin postilaatikkonne toimii Microsoft 365:ssä, ja myyjät välittävät sinne pyyntöjä Outlookista millä tahansa laitteella. Välittäminen ei vaadi asennuksia Outlookiin eikä Microsoft 365 -ympäristöönne.
Tarvitaanko Microsoft 365 -ympäristöömme ylläpitäjän suostumus?
Ei välittämiseen. Suostumusta voidaan tarvita vain vapaaehtoiseen sähköpostihistorian yhteyteen, jos ympäristönne ei salli käyttäjien hyväksyä sovelluksia itse. Silloin yleinen järjestelmänvalvoja (Global Administrator) tai sovellusten järjestelmänvalvoja (Application Administrator) myöntää lukuoikeudet kerran koko organisaatiolle.
Voiko agentti käyttää yhteistä myynti@-postilaatikkoamme?
Kyllä. Myyjät välittävät uudet pyynnöt yhteisestä postilaatikosta agentin postilaatikkoon, ja sähköpostihistorian yhteys voi lukea jaettua postilaatikkoa, johon myyjällä on oikeus. Asiakkaillenne mikään ei muutu: he lähettävät pyynnöt samaan osoitteeseen kuin ennenkin.
Voiko Outlookista välitetystä viestistä tehdä myyntitilauksen eikä tarjousta?
Kyllä. Agentti valmistelee joko tarjouksen tai myyntitilauksen. Välitetyissä viesteissä asiakirjatyyppi tulee organisaationne asetuksesta; verkkosovelluksessa myyjä valitsee tarjouksen tai tilauksen pyyntökohtaisesti. Hyväksytty luonnos kirjataan ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmäänne, esimerkiksi Business Centraliin suoraan myyntitarjoukseksi tai myyntitilaukseksi. Tiiminne lähettää tarjouksen tai tilausvahvistuksen asiakkaalle kuten nyt.
Toimiiko tämä, jos käytössämme on Business Central tai jokin muu ERP?
Toimii. ERP Agent integroituu Business Centraliin, SAPiin, Vismaan, Lemonsoftiin ja mihin tahansa muuhun ERP- tai CRM-järjestelmään. Rakennamme yhteyden yrityksellenne käyttöönotossa, ja voitte aloittaa tuoteluettelotiedostolla jo samalla viikolla. Agentin postilaatikko toimii samalla tavalla, oli ERP mikä tahansa.
Lähteekö asiakkaalle mitään ilman hyväksyntäämme?
Ei. Agentti valmistelee tarjouksen tai myyntitilauksen, myyjä tarkistaa ja hyväksyy sen, ja hyväksytty asiakirja kirjataan ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmäänne. Tiiminne lähettää sen asiakkaalle kuten nyt.
Kauanko välitetyn tarjouspyynnön käsittely kestää?
Tyypillinen pyyntö vie 3–8 minuuttia ja usean sadan rivin pyyntö noin puoli tuntia, kun käsin työhön kuluu tapaustutkimuksemme mukaan 4–7 minuuttia riviä kohden. Kun myyjä liittää enintään noin 50 rivin pyynnön tekstinä, Excelinä tai Word-tiedostona verkkosovellukseen ja valitsee nopean tilan, luonnos on valmis 1–3 minuutissa.
Miten sähköpostitietojamme käsitellään?
ERP Agent on GDPR-yhteensopiva, ja mallit ajetaan ilman datan tallennusta (zero data retention). Sovimme ennen käyttöönottoa, mitä tietoja agentti tarvitsee ja mihin järjestelmiin se saa pääsyn. Lisää: tietoturva ja tietojen käsittely.
Lue myös
- ERP-integraatiot tarjous- ja tilausautomaatioon – mihin tahansa ERP-järjestelmään
- Myyntitilausten automatisointi tukkukaupalle: sähköpostista ERP:hen
- Tarjousten automatisointi tukkukaupalle: tarjouspyynnöstä tarjoukseksi tekoälyllä
- Tarjousten ja tilausten automatisointi tekoälyllä Business Centraliin
- Visma-tarjousautomaatio: tarjoukset ja myyntitilaukset tekoälyllä
- Lemonsoft-integraatio: tarjouspyynnöstä tarkistettu tarjous Lemonsoftiin
Tutustu ERP Agentiin
Katsotaan, miten välitetty Outlook-viesti muuttuu luonnokseksi
Ottakaa mukaan muutama oikea asiakasviesti. Käymme läpi agentin postilaatikon, tarkistusnäkymän ja sen, mitä Microsoft 365 -ylläpitäjänne mahdollisesti tarvitsee tehdä.
- Näe tarjousagentti käytännössä
- Kysy oman yrityksenne tarpeista
- Sovitaan seuraavat askeleet
Lauri Pelkonen
Perustaja ja toimitusjohtaja
Varaa 30 minuutin puhelu Pyydä demo sähköpostillaVoit myös kirjoittaa suoraan