Siirry sisältöön

Yritys · Tietoturva ja tietosuoja

ERP Agentin tietoturva ja GDPR: näin tietojanne käsitellään

ERP Agent on GDPR-yhteensopiva, ja sen tietoturva lähtee siitä, että asiakkaidenne viestejä lukevat kielimallit ajetaan ilman datan tallennusta (zero data retention). Ennen käyttöönottoa sovimme, mitä tietoja agentti tarvitsee ja mihin järjestelmiin se saa pääsyn. REST-rajapinnan ja MCP-palvelimen API-avaimet on sidottu yhteen organisaatioon ja tallennettu vain tiivisteenä. Oletuksena ihminen tarkistaa jokaisen luonnoksen, ennen kuin mitään kirjataan ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmäänne.

Pyydä demo

Lauri Pelkonen, perustaja ja toimitusjohtajaTarkistettu

Mitä tietoja ERP Agent käsittelee?

Tarjousta tai myyntitilausta valmistellessaan agentti käsittelee juuri niitä tietoja, joita tukkukauppa varjelee tarkimmin: tuoteluetteloa, asiakasrekisteriä, asiakaskohtaisia hintoja ja asiakkaiden tarjous- ja tilauspyyntöjä. Siksi tietoturvaa ja tietosuojaa arvioidessa kannattaa kysyä kolme asiaa: mitä agentti lukee, mihin se voi kirjoittaa ja kuka hyväksyy, ennen kuin mitään lähtee eteenpäin.

Tallentavatko tekoälymallit asiakkaidenne viestejä?

Eivät. Asiakkaiden sähköposteja ja liitteitä lukevat kielimallit ajetaan ilman datan tallennusta (zero data retention): ne käsittelevät pyynnön luonnosta varten eivätkä säilytä sitä.

ERP Agent itse säilyttää ne tiedot, joita työ vaatii, muun muassa alkuperäiset pyynnöt, luonnokset ja tiiminne lähettämät rivit. Agentti oppii lähetetyistä riveistä: kun asiakas seuraavan kerran kirjoittaa saman asian samalla tavalla, agentti ehdottaa samaa tuotetta. Jos myyjä aikoo vielä vaihtaa tuotteita ERP:ssä lähetyksen jälkeen, hän valitsee Lähetä ilman oppimista, eikä niistä riveistä opita.

Mihin tietoihin ja järjestelmiin agentti saa pääsyn?

Käyttöönotto alkaa viidellä päätöksellä:

  • Asiakkaiden pyynnöt: kuka välittää ne yrityksenne agenttipostilaatikkoon ja tuleeko osa pyynnöistä verkkosovelluksen tai REST-rajapinnan kautta.
  • Tuoteluettelo: luetaan ERP-yhteyden kautta tai tuoteluettelotiedostosta (englanniksi), kunnes yhteys on valmis.
  • Asiakkaat ja asiakashinnat: luetaan ERP:stä, kun ERP-yhteys on käytössä, jotta agentti tunnistaa pyynnön perusteella oikean asiakkaan ja hakee tämän hinnat. Tuoteluettelotiedostolla aloitettaessa myyjä asettaa hinnat tarkistuksessa.
  • Aiemmat tarjoukset (vapaaehtoinen, oppimista varten): jos ne haetaan Outlookin sähköpostihistoriasta, tämä yhteys on ainoa, joka voi vaatia Microsoft 365 -ylläpitäjän suostumusta. Jos käyttäjät eivät saa hyväksyä sovelluksia itse, yleinen järjestelmänvalvoja (Global Administrator) tai sovelluksen järjestelmänvalvoja (Application Administrator) myöntää lukuoikeudet kerran koko organisaatiolle. Tarkemmin: Outlook ja Microsoft 365.
  • Kirjaus ja hyväksyntä: kirjaako agentti ERP:hen tarjouksia vai myyntitilauksia vai toimitetaanko tarkistettu luonnos tiedostona, kumpi asiakirja (tarjous vai myyntitilaus) syntyy agenttipostilaatikkoon välitetyistä pyynnöistä ja kuka tiimistänne tarkistaa luonnokset.

Mitä kukin yhteys lukee ja kirjoittaa?

ERP Agent integroituu Business Centraliin, SAPiin, Vismaan, Lemonsoftiin ja mihin tahansa muuhun ERP- tai CRM-järjestelmään. Jokainen yhteys lukee ja kirjoittaa vain alla luetellut tiedot. Rakennamme yhteyden yrityksellenne käyttöönotossa, ja sen laajuudesta sovitaan etukäteen. Kaikki vaihtoehdot: ERP-integraatiot.

Integraatiot ja mitä ERP Agent lukee ja kirjoittaa kussakin
JärjestelmäTyyppiLukeeKirjoittaa
Dynamics 365 Business CentralERP-integraatioTuotteet, asiakkaat, asiakashinnatMyyntitarjoukset ja myyntitilaukset
SAP S/4HANAERP-integraatioTuotteet, liikekumppanit, asiakashinnatMyyntitarjoukset ja myyntitilaukset
SAP Business OneERP-integraatioNimikkeet, liikekumppanit, hinnastotMyyntitarjoukset ja myyntitilaukset
NetSuite (englanniksi)ERP-integraatioTuotteet, asiakkaat, asiakashinnatTarjoukset (estimates) ja myyntitilaukset
Dynamics 365 Finance & Supply Chain (englanniksi)ERP-integraatioTuotteet, asiakkaat, kauppasopimusten hinnatMyyntitarjoukset ja myyntitilaukset
VismaERP-integraatioTuotteet, asiakkaat, asiakashinnatTarjoukset ja myyntitilaukset
IFSERP-integraatioMyyntinimikkeet, asiakkaat, asiakashinnatMyyntitarjoukset ja asiakastilaukset
Monitor ERP (englanniksi)ERP-integraatioArtikkelit, asiakkaat, asiakashinnatTarjoukset ja asiakastilaukset
Infor M3 (englanniksi)ERP-integraatioTuotteet, asiakkaat, asiakashinnatTarjoukset ja asiakastilaukset
Exact (englanniksi)ERP-integraatioTuotteet, asiakkaat, myyntihinnatTarjoukset ja myyntitilaukset
AFAS ProfitERP-integraatioTuotteet, asiakkaat, hintasopimuksetTarjoukset ja myyntitilaukset
Odoo (englanniksi)ERP-integraatioTuotteet, asiakkaat, hinnastotTarjoukset ja myyntitilaukset
Sage (englanniksi)ERP-integraatioTuotteet, asiakkaat, asiakashinnatMyyntitarjoukset ja myyntitilaukset
JeevesERP-integraatioTuotteet, asiakkaat, asiakashinnatTarjoukset ja myyntitilaukset; vahvistetut tiedot ostotilauksille
LemonsoftERP-integraatioTuotteet, asiakkaat, asiakashinnatTarjoukset
Microsoft 365 / OutlookSähköpostiintegraatioAsiakkaiden pyynnöt agentin postilaatikossa; sähköpostihistoria opetukseenAsiakkaille ei lähetetä mitään ilman tiimiänne
Tuoteluettelotiedosto / SFTP (englanniksi)TiedostoTuoteluettelo tiedostona, jo ensimmäisellä viikollaTarkistettu tarjous tai tilaus tiedostona, valmiina tuotavaksi järjestelmäänne
Mikä tahansa muu ERP tai CRMERP- tai CRM-integraatioTuotteet, asiakkaat ja hinnat yhteyden kautta, jonka rakennamme yrityksellenne käyttöönotossaTarjoukset ja myyntitilaukset

Kuka hyväksyy tarjouksen tai tilauksen, ennen kuin se lähtee?

  1. Agentti valmistelee luonnoksen

    Jokainen rivi saa vastaavuuspisteet 0–100, ja alle 80 pistettä saaneet rivit merkitään tarkistettaviksi. Lisää: vastaavuuspisteiden selitys (englanniksi).

  2. Ihminen tarkistaa sen

    Oletuksena mitään ei kirjata ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmään, ennen kuin myyjä on tarkistanut luonnoksen. Rivin avaamalla näkee agentin perustelun ja vaihtoehtoiset tuotteet.

  3. Chatin muutokset hyväksytään rivi kerrallaan

    Tarjouschatissa lisätyt tai poistetut rivit ja muutetut määrät tai hinnat tulevat ehdotuksina, jotka myyjä hyväksyy tai hylkää.

  4. Kirjauksen voi vielä perua

    Hyväksynnän jälkeen lyhyt lähtölaskenta antaa myyjälle mahdollisuuden pysäyttää kirjauksen ERP:hen.

  5. Tuotekoodit tarkistetaan ERP:stä

    Ennen kirjausta jokainen tuotekoodi tarkistetaan ERP:stä. Jos koodia ei sieltä löydy, mitään ei tallenneta eikä lähetetä.

  6. Tiiminne lähettää asiakkaalle

    Agentti ei lähetä asiakkaille mitään itse. Hyväksytty tarjous tai tilausvahvistus lähtee asiakkaalle samaa reittiä kuin nytkin. Koko kulku: tarjousten automatisointi ja myyntitilausten automatisointi.

Miten REST-rajapinnan ja MCP-palvelimen API-avaimet suojataan?

Kun liitätte omia järjestelmiänne tai tekoälyagenttejanne REST-rajapinnan tai MCP-palvelimen kautta, avaimet suojataan näin. Tekninen dokumentaatio on englanniksi: REST-rajapinta (englanniksi) ja MCP-palvelin (englanniksi).

  • Jokainen avain on sidottu täsmälleen yhteen organisaatioon, eikä sillä voi lukea toisen organisaation tietoja.
  • Avain näytetään vain kerran luontihetkellä ja tallennetaan pelkkänä tiivisteenä (hash), joten sitä ei voi jälkikäteen nähdä eikä palauttaa. Kadonnut avain mitätöidään ja tilalle tehdään uusi.
  • ERP Agent myöntää avaimet ja niiden käyttöoikeudet; niitä ei voi luoda itse. MCP-palvelin vaatii lisäksi erillisen mcp:use-oikeuden.
  • Avaimen organisaation ja oikeudet voi tarkistaa kutsulla GET /v1/me. Käsitelkää avainta kuin salasanaa, älkääkä laittako sitä selaimessa ajettavaan koodiin.
  • Webhook-tulokset allekirjoitetaan HMAC-SHA256:lla (X-ERP-Signature-otsake), joten järjestelmänne voi varmistaa niiden aitouden ennen käyttöä.

Tarvitsetteko lisätietoja tietoturva-arviointia varten?

Jos tietoturvatiiminne tai juristinne tarvitsevat enemmän kuin tällä sivulla kerrotaan, esimerkiksi vastaukset tietoturvakyselyyn, lähettäkää kysely tai kysymyksenne osoitteeseen lauri@erp-agent.com. ERP Agentin faktat kokoavat yhteen, mitä julkaisemme tuotteesta ja yrityksestä.

Usein kysytyt kysymykset

Onko ERP Agent GDPR-yhteensopiva?

Kyllä. ERP Agent on GDPR-yhteensopiva. Mallit ajetaan ilman datan tallennusta (zero data retention). Sovimme ennen käyttöönottoa, mitä tietoja agentti tarvitsee ja mihin järjestelmiin se saa pääsyn.

Mitä tietoja ERP Agent säilyttää?

Pyyntöjä lukevat kielimallit eivät säilytä mitään (zero data retention). ERP Agent itse säilyttää työn vaatimat tiedot, kuten alkuperäiset pyynnöt, luonnokset ja tiiminne lähettämät rivit, jotta agentti oppii tiiminne valinnoista.

Voiko agentti kirjata ERP:hen tai lähettää asiakkaalle mitään ilman ihmistä?

Agentti ei lähetä asiakkaille mitään itse. Oletuksena ihminen tarkistaa jokaisen tarjouksen tai tilauksen, ennen kuin se kirjataan ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmäänne.

Tarvitseeko agentti pääsyn koko toiminnanohjausjärjestelmäämme?

Ei. Se käyttää vain sitä, mitä työ vaatii, ja siitä sovitaan ennen käyttöönottoa. ERP-yhteys, oli järjestelmänä Business Central, SAP, Visma, Lemonsoft tai jokin muu, lukee tuotteet, asiakkaat ja asiakashinnat ja kirjaa hyväksytyn tarjouksen tai myyntitilauksen. Toimittajien tilausvahvistusten tarkistuksessa yhteys lukee ostotilaukset ja kirjoittaa vahvistetut tiedot takaisin. Tuoteluettelotiedostolla aloitettaessa ERP:hen ei kirjoiteta suoraan mitään.

Mikä yritys ERP Agentin takana on?

DataFigured Oy, helsinkiläinen osakeyhtiö (Y-tunnus 3519376-2). Juridiset ehdot ovat tietosuojaselosteessa (englanniksi) ja käyttöehdoissa (englanniksi), jotka ovat englanniksi. Lisää yrityksestä: ERP Agent yrityksenä.

Keneen otamme yhteyttä tietoturva-arviointia varten?

Lauri Pelkonen, perustaja ja toimitusjohtaja, lauri@erp-agent.com. Samaan osoitteeseen voi lähettää myös tietoturvakyselyt ja juridiset kysymykset.

Tutustu ERP Agentiin

Ottakaa tietoturvakysymykset mukaan ensimmäiseen tapaamiseen

Käymme läpi, mitä tietoja agentti tarvitsee, mihin järjestelmiin se saisi pääsyn ja kuka hyväksyy mitäkin, ennen kuin yhtään järjestelmää kytketään.

  • Näe tarjousagentti käytännössä
  • Kysy oman yrityksenne tarpeista
  • Sovitaan seuraavat askeleet
Lauri Pelkonen

Lauri Pelkonen

Perustaja ja toimitusjohtaja

Varaa 30 minuutin puhelu Pyydä demo sähköpostilla

Voit myös kirjoittaa suoraan