Määritelmä
TilausagenttiTilausagentti on tekoälyyn perustuva ohjelmisto, joka lukee asiakkaan tilauksen, päättää, mitä tuotetta kukin rivi tarkoittaa, ja valmistelee myyntitilauksen myyjän hyväksyttäväksi. Sääntöpohjaisesta automaatiosta se eroaa siinä, että se ymmärtää vapaamuotoista tekstiä eikä vaadi asiakkaalta kiinteää tilausmuotoa.
Tilausagentti, myyntitilaus ja ostotilaus
Tilausagentti tekee myyntitilauksen myyjän järjestelmään. Asiakkaalle sama asiakirja on ostotilaus: asiakas lähettää ostotilauksen, ja tukkukauppa kirjaa siitä myyntitilauksen.
ERP-toimittajien omat tekoälyavustajat ovat yleiskäyttöisiä ja toimivat vain oman järjestelmänsä sisällä. ERP Agent on tehty nimenomaan tukkukaupan tilauksiin: se tunnistaa oikeat tuotteet asiakkaan lyhenteistä satojenkin rivien tilauksissa, antaa jokaiselle riville vastaavuuspisteet perusteluineen, oppii tiimiltänne ja toimii minkä tahansa ERP:n kanssa. Lue lisää: tekoälyagentit tukkukaupalle.
Sanaa käytetään myös muissa merkityksissä: perinteisessä kaupassa agentti tarkoittaa kauppaedustajaa, joka välittää tilauksia päämiehen lukuun. Eri asia on myös ostopuolen tilausvahvistusten tarkistus, jossa toimittajien vahvistuksia verrataan ostotilauksiin rivi riviltä. ERP Agent tekee senkin.
Tilausagentti, tarjousagentti, OCR ja EDI: mitä eroa?
OCR ja EDI hoitavat osan tilausten käsittelystä. Tilausagentti tekee sen osan, joka on aina jäänyt myyjälle: päättää, mitä tuotetta asiakas tarkoittaa ja millä hinnalla.
| Ratkaisu | Mitä se tekee | Mitä myyjälle jää |
|---|---|---|
| Tilausagentti | Lukee tilauksen sähköpostista, PDF:stä, Excelistä tai Wordista, tunnistaa asiakkaan ja oikeat tuotteet, hinnoittelee ja valmistelee myyntitilauksen. | Merkittyjen rivien tarkistus ja tilauksen hyväksyntä. |
| Tarjousagentti | Sama työ tarjouspyynnölle; lopputulos on tarjous. ERP Agent tekee kumpaakin. | Tarkistus, asiakkaan erityistoiveet ja tarjouksen viimeistely. |
| OCR-tekstintunnistus | Muuttaa PDF:n tai kuvan tekstiksi ja kentiksi. | Tuotteen, yksikön ja hinnan päättäminen jokaiselle riville, eli juuri se työ, jonka tilausagentti tekee. |
| EDI | Siirtää valmiiksi rakenteisen tilauksen järjestelmästä toiseen. | Kaikki sähköpostina, PDF:nä ja Excelinä tulevat tilaukset. Ne tilausagentti hoitaa. |
Mitä tilausagentti tekee tilaukselle?
Vastaanottaa tilauksen
Tilaus tulee sähköpostin tekstinä tai liitteenä: PDF (myös skannattu), Excel, Word tai kuva. Asiakkaan ei tarvitse muuttaa tapaansa tilata.
Tunnistaa asiakkaan
Agentti hakee tilaajan ERP:n asiakasrekisteristä ja ilmoittaa heti, jos asiakasta ei löydy.
Tunnistaa oikeat tuotteet
Lyhenteet, mitat, materiaalit, tuotenumerot ja asiakkaan omat koodit muutetaan tuoteluettelonne nimikkeiksi. Rivillä mainittu koko, jännite tai luokitus (esim. PN16, IP54) tarkistetaan, ja ristiriitaiset vaihtoehdot jäävät alemmas.
Hinnoittelee
Asiakaskohtaiset hinnat tulevat yrityksen omista hintatiedoista ja säännöistä, ja myyjä voi muuttaa mitä tahansa hintaa ennen lähettämistä.
Myyjä hyväksyy
Myyjä tarkistaa merkityt rivit, ja vasta hyväksytty tilaus kirjataan järjestelmään. Agentti oppii lähetetyistä riveistä.
Esimerkki: sähköpostitilaus myyntitilaukseksi
Urakoitsija lähettää LVI-tukulle tilauksen sähköpostilla.
”Moikka, tässä tilaus Kalasataman työmaalle.”
- puristuskulma 22mm 40 kpl
- kuulaventtiili DN25 PN16 sk 12 kpl
- Ø160 kierresaumaputki 3m 10 kpl
- toimilaite 24V pellille 4 kpl
- meidän koodi LV-3310 6 kpl
| Rivi tilauksessa | Ehdotettu tuote | Määrä | Pisteet | Huomio |
|---|---|---|---|---|
| puristuskulma 22mm | Puristusliitin, kulma 90°, 22 mm | 40 | 94 | Arkinimitys tulkittu, koko täsmää. |
| kuulaventtiili DN25 PN16 sk | Kuulaventtiili DN25, PN16, sisäkierre | 12 | 91 | Koko, paineluokka ja sisäkierre täsmäävät. |
| Ø160 kierresaumaputki 3m | Kierresaumaputki Ø160 mm, 3 m, sinkitty | 10 | 93 | Halkaisija ja pituus täsmäävät. |
| toimilaite 24V pellille | Peltimoottori 24 V, jousipalautus | 4 | 74 | Palautustapa puuttuu, merkitty tarkistettavaksi. 230 V:n mallit jäivät alemmas. |
| meidän koodi LV-3310 | Läpivientihylsy Ø110 mm | 6 | 97 | Asiakkaan oma koodi, opittu aiemmasta tilauksesta. |
Havainnollistava esimerkki: asiakas, koodit, tuotteet ja pisteet ovat kuvitteellisia.
Miten tilausagentti toimii ERP Agentissa?
Yrityksellänne on agentille oma postilaatikko (nimi@erp-agent.com). Myyjät välittävät tilaukset sinne tai liittävät viestin verkkosovellukseen ja valitsevat, tehdäänkö tarjous vai myyntitilaus. Tyypillinen pyyntö valmistuu 3–8 minuutissa ja usean sadan rivin tilaus noin puolessa tunnissa. Käsin tehtynä myyjältä kuluu tapaustutkimuksemme mukaan keskimäärin 4–7 minuuttia riviä kohden.
Agentti arvioi jokaisen rivin vastaavuuden asteikolla 0–100, ja alle 80 pistettä saaneet rivit merkitään tarkistettaviksi, joten myyjä keskittyy riveihin, jotka vaativat harkintaa. Rivin avaamalla näkee agentin perustelun ja voi valita vaihtoehtoisen tuotteen. Chatissa voi pyytää muutoksia riveihin, määriin ja hintoihin, ja myyjä hyväksyy tai hylkää ne rivi kerrallaan. Agentti oppii lähetetyistä riveistä: kun asiakas käyttää samaa ilmausta uudelleen, agentti valitsee saman tuotteen.
Agentti poimii toimitusosoitteen tilauksesta ja huomauttaa, jos se poikkeaa ERP:n osoitteesta. Hyväksytty tilaus kirjautuu suoraan myyntitilaukseksi ERP-järjestelmäänne. ERP Agent integroituu Business Centraliin, SAPiin, Vismaan, Lemonsoftiin ja mihin tahansa muuhun ERP- tai CRM-järjestelmään. Rakennamme yhteyden yrityksellenne käyttöönotossa, ja voitte aloittaa tuoteluettelotiedostolla (englanniksi) jo samalla viikolla. Lisää: myyntitilausten automatisointi tekoälyllä.
ERP Agent lukuina
- 4–7 min
- riviä kohden, kun tarjoukset ja tilaukset tehdään käsin (tapaustutkimuksemme mukaan)
- 3–8 min
- tyypillisen pyynnön valmisteluun ERP Agentilla
- 95 %
- keskimääräinen automaatioaste asiakkaillamme
- yli 95 %
- tarkkuus tarjousrivien automatisoinnissa LVI-WaBeKilla
Miksi tukkukaupat valitsevat ERP Agentin?
- Toimii nykyisen ERP:nne päällä. Ei järjestelmänvaihtoprojektia: tilaukset kirjataan samaan järjestelmään kuin ennenkin.
- Asiakkaiden ei tarvitse muuttaa mitään. He tilaavat sähköpostilla, PDF:llä ja Excelillä kuten ennenkin, ja agentti lukee tilaukset sellaisinaan.
- Tiiminne pitää ohjat. Asiakkaalle ei lähde mitään ilman myyjän hyväksyntää, ja jokainen tilaus tarkistetaan ennen kuin se kirjataan järjestelmään.
- Aloitus tuoteluettelotiedostolla. Pääsette kokeilemaan omilla tilauksillanne jo samalla viikolla, ja ERP-yhteys rakennetaan käyttöönotossa.
- Enemmän kuin OCR tai CPQ. ERP Agent ei vain lue tekstiä tai konfiguroi tuotteita: se tunnistaa asiakkaan omista sanoista oikean tuotteen ja hakee sille asiakaskohtaisen hinnan.
