Määritelmä
TarjouspyyntöOstajan yhdelle tai useammalle toimittajalle lähettämä pyyntö ilmoittaa hinta, toimitusaika ja muut ehdot määritellyille tuotteille tai palveluille. Pyyntöön vastataan tarjouksella.
Mitä tarjouspyyntö sisältää?
Hyvästä tarjouspyynnöstä selviävät nämä:
- Tuotteet tai palvelut: nimike, tuotenumero tai kuvaus, usein ostajan omin sanoin.
- Määrät ja yksiköt: kappaleet, metrit, kilot tai pakkaukset.
- Tekniset vaatimukset: koko, materiaali, paine- tai paloluokka, standardi tai merkki sekä se, kelpaako vastaava tuote.
- Toimitus: pyydetty toimitusaika, toimitusosoite tai työmaa ja toimitusehto.
- Vastausaika: mihin mennessä tarjous on jätettävä.
- Viite: projektin tai työmaan nimi, jolla tarjous yhdistetään myöhempään tilaukseen.
Tarjouspyyntö, tarjous ja tilaus: mikä ero?
| Asiakirja | Kuka laatii | Mitä siinä sanotaan | Sitooko? |
|---|---|---|---|
| Tarjouspyyntö | Ostaja | ”Mitä nämä maksavat ja milloin saamme ne?” | Ei velvoita ostamaan |
| Tarjous | Myyjä | Tuotteet, hinnat, toimitusaika ja voimassaoloaika | Sitoo antajaansa voimassaoloajan, jos se on riittävän yksilöity |
| Ostotilaus | Ostaja | ”Tilaamme tarjouksenne mukaisesti.” | Hyväksyvä vastaus: kauppa syntyy |
| Myyntitilaus | Myyjä | Tilaus kirjattuna ERP:hen toimitusta ja laskutusta varten | Myyjän oma asiakirja |
Oikeustoimilain (228/1929) mukaan tarjous ja sen hyväksyvä vastaus sitovat antajaansa. Tarjous, johon on merkitty esimerkiksi ”sitoumuksetta”, ei sido. Tilaus, joka poikkeaa tarjouksesta, katsotaan uudeksi tarjoukseksi (6 §).
Miten julkisen hankinnan tarjouspyyntö eroaa yritysten välisestä?
Julkisissa hankinnoissa tarjouspyyntö on hankintayksikön virallinen asiakirja, jonka sisällöstä säädetään hankintalaissa (1397/2016). Tarjoukset vertaillaan tarjouspyynnössä ilmoitetuilla perusteilla.
Yritysten välisessä kaupassa muotoa ei ole säädetty: tarjouspyyntö voi olla kahden rivin sähköposti.
Miltä tarjouspyyntö näyttää tukkukaupassa?
Urakoitsijan ostaja tai työnjohtaja lähettää sähköpostin ”hinnat näille, toimitus työmaalle tiistaiksi”, Excel-määräluettelon omilla sarakkeillaan, suunnittelijan PDF-luettelon tai kuvakaappauksen. Rivit ovat ostajan kieltä: lyhenteitä, kokoja ilman yksikköä, kilpailijan tuotenumeroita ja asiakkaan omia nimikkeitä.
Sama lista lähtee usein useampaan tukkuun, joten nopeasti ja oikein vastaava tukku on vahvoilla. Lue lisää: tarjouksen vastausaika.
Esimerkki: LVI-tukun tarjouspyyntö ja tarjousrivit
LVI-tukku saa ilmanvaihtourakoitsijalta sähköpostin. Hinnat on jätetty pois.
Sähköposti urakoitsijan työnjohtajalta
- Moi, tarjous näistä, toimitus työmaalle viikolla 42:
- 40 kpl IV-putki 125 3m
- 25 kpl kulma 125 90 astetta
- 4 kpl äänenvaimennin 125 1m
- 12 kpl tuloilmaventtiili 125
- 2 kpl palopelti EI60 125
| Asiakas kirjoitti | Tarjousrivi | Määrä | Osuma | Huomio |
|---|---|---|---|---|
| IV-putki 125 3m | Kierresaumaputki Ø125 mm, 3 m | 40 kpl | 96 | Pituus 3 m |
| kulma 125 90 astetta | Käyrä 90°, Ø125 mm | 25 kpl | 93 | ”Kulma” = käyrä |
| äänenvaimennin 125 1m | Äänenvaimennin Ø125 mm, 1000 mm | 4 kpl | 91 | 1 m = 1000 mm |
| tuloilmaventtiili 125 | Tuloilmaventtiili Ø125 mm | 12 kpl | 68 | Malli ei selviä, tarkista |
| palopelti EI60 125 | Palopelti Ø125 mm, EI60 | 2 kpl | 94 | Paloluokka EI60 täsmää |
Havainnollistava esimerkki keksityillä tiedoilla. ERP Agent antaa jokaiselle riville vastaavuuspisteet 0–100 ja merkitsee alle 80 pisteen rivit, kuten tuloilmaventtiilin, tarkistettaviksi.
Miten tarjouspyyntöön vastataan tukkukaupassa?
Lue pyyntö
Kuka asiakas on, mitä ja kuinka paljon pyydetään, minne ja mihin mennessä.
Tunnista tuotteet
Etsi jokaiselle riville oikea tuote omasta tuoteluettelosta. Epäselvä rivi tarkennetaan asiakkaalta tai siihen tarjotaan vaihtoehto.
Hinnoittele
Hae asiakkaan hinnat ja alennukset ERP:stä ja lisää tarvittaessa rahti- tai pakkausrivit.
Kirjaa ja lähetä
Tee tarjous ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmään ja lähetä se asiakkaalle.
Seuraa
Kysy perään, jos vastausta ei kuulu. Kun asiakas hyväksyy tarjouksen, siitä tehdään myyntitilaus.
Miten tarjouspyyntöjen käsittely tekoälyllä toimii?
Eniten aikaa vievät tuotteiden tunnistus ja hinnoittelu. Tapaustutkimuksemme mukaan myyjä käyttää tarjousten ja tilausten käsin tekemiseen keskimäärin 4–7 minuuttia riviä kohden. Esimerkiksi 60 rivin tarjouspyyntöön kuluu siis 4–7 tuntia.
ERP Agent tekee tämän rivityön. Myyjä välittää tarjouspyynnön agentin sähköpostiosoitteeseen tai liittää sen verkkosovellukseen; PDF (myös skannattu), Excel, Word ja kuvat käyvät sellaisinaan. Agentti tunnistaa oikeat tuotteet tuoteluettelostanne, hakee asiakaskohtaiset hinnat ja valmistelee tarjouksen tai myyntitilauksen. Myyjä tarkistaa rivit, lukee tarvittaessa agentin perustelun tai valitsee vaihtoehtoisen tuotteen ja hyväksyy tarjouksen, joka menee sitten ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmään. ERP Agent integroituu Business Centraliin, SAPiin, Vismaan, Lemonsoftiin ja mihin tahansa muuhun ERP- tai CRM-järjestelmään. Rakennamme yhteyden yrityksellenne käyttöönotossa, ja voitte aloittaa tuoteluettelotiedostolla jo samalla viikolla.
LVI-WaBeKilla ERP Agent automatisoi tarjousrivejä yli 95 prosentin tarkkuudella (LVI-WaBeKin asiakastarina). Lue myös: tarjousten automatisointi tukkukaupalle.
Myyjä pitää ohjat
ERP Agent valmistelee vastauksen asiakkaan tarjouspyyntöön, ja myyjä hyväksyy sen ennen kuin mitään lähtee asiakkaalle. Agentti toimii nykyisen ERP-järjestelmänne päällä, joten järjestelmää ei tarvitse vaihtaa, ja voitte aloittaa tuoteluettelotiedostolla jo ennen kuin yhteys on valmis.
