Määritelmä
TarjousagenttiTekoälyagentti, joka hoitaa tarjouksen valmistelun itse: lukee pyynnön, valitsee tuotteet, hakee hinnat ja kokoaa luonnoksen. Samaa työtä myyntitilauksille tekevää agenttia kutsutaan tilausagentiksi.
Tekoälyagentti tarjouksiin: mikä erottaa sen tavallisesta automaatiosta?
Perinteinen automaatio siirtää tietoa kiinteiden sääntöjen mukaan. Se toimii, kun asiakas lähettää tilauksen aina samassa muodossa ja teidän tuotekoodeillanne. Tarjouspyynnöt eivät tule näin siistissä muodossa: yksi asiakas kirjoittaa ”rst kulma 30x30x3”, toinen liittää Excelin kilpailijan tuotenumeroilla, kolmas lähettää skannatun PDF:n.
Tekoälyagentille annetaan tavoite, ei valmiiksi kirjoitettuja sääntöjä. Se hakee tuoteluettelosta ehdokkaita, vertaa niitä rivin mittoihin ja materiaaleihin, siirtää ristiriitaiset alemmas ja perustelee valintansa. Siksi se selviää myös pyynnöistä, joille kukaan ei ole kirjoittanut sääntöä, eikä uuden asiakkaan pyyntömuotoa tarvitse opettaa sille etukäteen.
Mitä ”tarjousagentti” tarkoittaa eri yhteyksissä?
Sanaa käytetään suomeksi ainakin neljässä merkityksessä. Tukkukaupassa agentilta vaaditaan eniten, koska sen on löydettävä oikea tuote laajasta tuoteluettelosta asiakkaan omien sanojen perusteella.
| Ympäristö | Mitä agentti tuottaa | Työn vaikein kohta |
|---|---|---|
| Palveluyritys | Alustava hinta-arvio asiakkaalle palvelukuvausten pohjalta | Hinnan rajaus ja jatkokysymykset |
| Asiantuntija- ja hankintatarjoukset | Tarjousdokumentin luonnos aiemmista tarjouksista | Tekstin sovittaminen tarjouspyynnön vaatimuksiin |
| Urakointi (tarjouslaskenta) | Urakan kustannusarvio määrä- tai tarvikeluettelosta | Määrät, työ ja kate |
| Tukkukauppa ja tekninen kauppa | Tarjousrivit tuotekoodeineen, määrineen ja asiakashintoineen | Asiakkaan kirjoitusasusta oikeaan tuotteeseen laajasta tuoteluettelosta |
Tämä sivu käsittelee viimeistä, ja siihen ERP Agent on tehty. Urakoitsijan tarvikeluettelo on usein juuri se tarjouspyyntö, jonka tukku saa.
Miten tarjousagentti toimii tukkukaupassa?
Pyyntö saapuu
Sähköposti ja liitteet: PDF (myös skannattu), Excel, Word tai kuva. ERP Agentissa myyjät välittävät pyynnöt yrityksen omaan agenttipostilaatikkoon tai liittävät pyynnön sovellukseen sellaisenaan. Miten tämä toimii Outlookissa, kerrotaan sivulla Outlook- ja Microsoft 365 -integraatio.
Tuotteet tunnistetaan
Agentti yhdistää lyhenteet, mitat, materiaalit ja asiakkaan omat koodit tuoteluettelon tuotteisiin. Se tarkistaa rivillä mainitut ominaisuudet, kuten koon (DN50, Ø250), jännitteen (24 V tai 230 V) ja paineluokan (PN16), ja niiden kanssa ristiriitaiset ehdokkaat jäävät alemmas. Pyyntö voi olla eri kielellä kuin tuoteluettelo.
Hinnat haetaan
Asiakaskohtaiset hinnat tulevat yritykselle määritetyistä hinnoittelutiedoista ja -säännöistä. Myyjä voi tarkistaa ja muuttaa niitä ennen lähetystä.
Myyjä tarkistaa
Jokaisella rivillä on vastaavuus asteikolla 0–100, ja alle 80 pisteen rivit merkitään tarkistettaviksi. Rivin avaamalla näkee agentin perustelun ja vaihtoehtoiset tuotteet. Tarjouschatissa voi lisätä tai poistaa rivejä ja muuttaa määriä tai hintoja; jokainen ehdotettu muutos hyväksytään tai hylätään rivi kerrallaan.
Tarjous siirtyy järjestelmään
Hyväksytty tarjous siirtyy ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmään. Agentti oppii lähetetyistä riveistä: kun asiakas kirjoittaa seuraavan kerran saman asian, se valitsee saman tuotteen.
Esimerkki: tarvikeluettelosta tarjousriveiksi
Urakoitsijan ostaja lähettää LVI-tukulle sähköpostin, jonka liitteenä on työmaan tarvikeluettelo Excelinä. Hinnat on jätetty pois.
Sähköposti urakoitsijan ostajalta, liitteenä tarvikeluettelo.xlsx
- cu 22 kova 36 m
- eriste cu22 36 m
- termostatventil rak DN15 12 st
- KX-4420 DN20 4 kpl
- samoja tiivisteitä kuin viimeksi 10 kpl
| Asiakas kirjoitti | Ehdotettu tuote | Määrä | Vastaavuus | Myyjä |
|---|---|---|---|---|
| cu 22 kova | Kupariputki 22 x 1,0 mm, kova | 36 m | 95 | Hyväksyy |
| eriste cu22 | Putkieriste 22 mm, paksuus 20 mm | 36 m | 71 | Merkitty: tarkistaa eristepaksuuden |
| termostatventil rak DN15 | Termostaattiventtiili DN15, suora | 12 kpl | 93 | Hyväksyy |
| KX-4420 DN20 | Linjasäätöventtiili DN20 (vastine koodille KX-4420) | 4 kpl | 90 | Hyväksyy |
| samoja tiivisteitä kuin viimeksi | Sovittu yleisnimike | 10 kpl | 0 | Merkitty: kysyy asiakkaalta |
Esimerkki näyttää, miten agentti käsittelee tavallisen työmaan tarvikeluettelon. Ruotsinkielisen rivin tuote löytyy suomenkielisestä tuoteluettelosta. KX-4420 on toisen valmistajan tuotenumero; yrityksellenne määritettyjen tuoteperheiden vastaavuuksien ansiosta oman vastaavan tuoteperheen tuotteet nousivat kärkeen, ja koko DN20 ratkaisi tuotteen. Eristepaksuutta ei ole tarvikeluettelossa, joten agentti ehdottaa paksuutta ja merkitsee rivin tarkistettavaksi. Viittaus aiempaan ostoon kirjataan arvaamisen sijaan sovitulle yleisnimikkeelle, ja asiakkaan alkuperäinen rivi näkyy vieressä, joten myyjä näkee heti, mitä kysyä.
Mitä tukkukaupan kannattaa vaatia tarjousagentilta?
Viisi asiaa ratkaisee, säästääkö agentti myyjien aikaa oikeissa tukkukaupan pyynnöissä. ERP Agent on rakennettu niiden ympärille.
- Oikea tuote asiakkaan sanoista. Lyhenteet, mitat, tuotenumerot ja asiakkaan koodit yhdistetään tuoteluetteloonne, myös toisella kielellä kirjoitetuista pyynnöistä.
- Asiakashinnat joka riville. Hinnat tulevat yrityksellenne määritetyistä tiedoista ja säännöistä, ja myyjä voi muuttaa niitä ennen lähetystä.
- Tarkistus, joka näyttää mihin katsoa. Myyjä käyttää aikansa merkittyihin riveihin; perustelu ja vaihtoehdot ovat rivin takana.
- Mikä tahansa ERP. ERP Agent integroituu Business Centraliin, SAPiin, Vismaan, Lemonsoftiin ja mihin tahansa muuhun ERP- tai CRM-järjestelmään. Rakennamme yhteyden yrityksellenne käyttöönotossa.
- Oppii tiimiltänne. Kun asiakas kirjoittaa saman asian uudelleen, agentti valitsee tuotteen, jonka myyjä viimeksi hyväksyi.
Tarjousagentti, tarjousohjelma, tekstintunnistus vai CPQ?
| Työkalu | Mihin se on tehty | Mitä myyjä tekee itse |
|---|---|---|
| Tarjousohjelma | Tarjouspohja, lähetys ja hyväksynnän seuranta | Lukee pyynnön, etsii tuotteet ja kirjoittaa rivit pohjaan |
| Tekstintunnistus (OCR) | Tekstin poiminta PDF:stä tai kuvasta | Etsii jokaiselle riville oikean tuotteen ja hinnan |
| CPQ | Konfiguroitavan tuotteen kokoaminen sääntöjen mukaan, kun tiedetään, mitä myydään | Tulkitsee vapaamuotoisen pyynnön ja etsii tuotteet tuoteluettelosta |
| Tarjousagentti (ERP Agent) | Asiakkaan vapaamuotoinen pyyntö valmiiksi tarjousriveiksi oikeine tuotteineen ja asiakashintoineen | Tarkistaa merkityt rivit ja hyväksyy tarjouksen |
ERP Agent toimii nykyisen ERP-järjestelmänne päällä, joten järjestelmää ei tarvitse vaihtaa. Päätösvalta pysyy tiimillänne: asiakkaalle ei lähde mitään ilman myyjän hyväksyntää. Tarjousohjelma tai CPQ voi jäädä käyttöön agentin rinnalle.
Mitä tarjousagentti muuttaa myyjän työssä?
Kun agentti valmistelee rivit, myyjän aika siirtyy rivien näppäilystä merkittyjen rivien tarkistamiseen ja asiakkaan kanssa puhumiseen. Tapaustutkimuksemme mukaan käsin tehty rivi vie keskimäärin 4–7 minuuttia, joten 30 rivin tarjouspyyntö on käsin 2–3,5 tunnin työ. Valmiin luonnoksen ansiosta vastaus lähtee asiakkaalle nopeammin, ja nopea vastaus voittaa kauppoja.
Agentti oppii lähetetyistä riveistä. Tieto siitä, mitä kukin asiakas lyhenteillään tarkoittaa, jää yritykseen eikä vain kokeneimman myyjän muistiin, ja uusi myyjä pääsee tekemään tarjouksia ennen kuin osaa tuoteluettelon ulkoa.
Miltä tämä näyttää talotekniikan tukussa, kertoo LVI-WaBeKin asiakastarina. Käyttöönoton vaiheet on koottu oppaaseen miten automatisoida tarjoukset tukkukaupassa.
- 4–7 min
- käsin tehdyn rivin keskimääräinen aika tapaustutkimuksemme mukaan
- 95 %
- keskimääräinen automaatioaste asiakkaillamme
- Yli 95 %
- tarkkuus tarjousrivien automatisoinnissa LVI-WaBeKilla
