Jeeves ERP AI: van klantaanvraag naar offerte of verkooporder in Jeeves

1. 01

   De aanvraag komt binnen

   De binnendienst stuurt de mail door naar de agentmailbox, of plakt de mail in de webapp en voegt de bijlagen toe: PDF (ook gescand), Excel, CSV, Word of afbeeldingen. Bij doorgestuurde mails bepaalt de instelling van uw organisatie of er een offerte of verkooporder klaargezet wordt; in de webapp kiest de medewerker dat per aanvraag. Uw eigen systemen sluiten aan via de REST API (in het Engels) of de MCP-server (in het Engels).

2. 02

   Klant en artikelen worden herkend

   De klant komt uit de aanvraag zelf, zoals de bedrijfsnaam of het e-maildomein in de oorspronkelijke mail, en wordt opgezocht in het klantenbestand van Jeeves; vindt de agent geen passende klant, dan krijgt de medewerker een melding. Afkortingen, maten, kwaliteiten, fabrikantnummers en klantartikelnummers worden gekoppeld aan artikelen in Jeeves. Kandidaten die botsen met een genoemde maat of drukklasse zakken naar achteren. Ook bij een Franstalige aanvraag vindt de agent de Nederlandstalige artikelen. Een regel die te vaag is, komt met de tekst van de klant op uw dummyartikel: de agent gokt nooit.

3. 03

   De prijzen komen uit Jeeves

   Elke regel krijgt de prijs die Jeeves voor deze klant hanteert. Kiest de binnendienst een andere klant, dan vraagt de agent of de prijzen voor die klant opnieuw uit Jeeves moeten worden opgehaald. Vaste posten, zoals verpakkingskosten, komen er volgens uw instellingen automatisch bij.

4. 04

   De binnendienst controleert

   Regels verschijnen zodra ze gematcht zijn. De medewerker loopt de gemarkeerde regels na, kiest waar nodig een alternatief en keurt goed.

5. 05

   Het document komt in Jeeves

   Eerst worden alle artikelcodes in Jeeves nagekeken, zodat er nooit een code in een document komt die Jeeves niet kent. Tijdens een korte aftelling kan de medewerker nog annuleren. De agent leert van wat uw team verstuurt: schrijft een klant later hetzelfde, dan kiest hij hetzelfde artikel.

• Matchscore van 0 tot 100. Regels onder de 80 zijn gemarkeerd, zodat de controle begint waar oordeelsvermogen nodig is. Zie hoe de matchscore werkt (in het Engels).
• Onderbouwing. Open een regel en lees waarom de agent dit artikel koos.
• Alternatieven. Per regel worden de beste andere artikelen bewaard; kies er een als dat beter past.
• Offertechat. Regels toevoegen of schrappen, aantallen of prijzen wijzigen; elke voorgestelde wijziging keurt u per regel goed of af.
• Uw team houdt de regie. De medewerker keurt het concept goed voordat het in Jeeves wordt aangemaakt, en er gaat niets naar een klant zonder goedkeuring.

ERP Agent is de eerste agentische AI-laag voor ERP-systemen in de groothandel. Met Jeeves betekent dat:

• Werkt bovenop Jeeves. Geen vervangingsproject. Offertes en verkooporders zijn gewone documenten in Jeeves, waarin uw team verder werkt zoals altijd.
• Uw team houdt de regie. De agent bereidt voor, de binnendienst keurt goed. Er gaat niets naar een klant zonder goedkeuring.
• EDI blijft gewoon lopen. Orders met uw eigen artikelnummers gaan zoals nu; ERP Agent neemt de mails, PDF’s en Excel-lijsten in de woorden van de klant voor zijn rekening, waar het echte werk zit.
• Meertalig. Aanvragen in het Nederlands, Frans of Engels vinden uw artikelen in Jeeves, ook als die in een andere taal zijn omschreven.
• Start met een artikelbestand, koppel Jeeves wanneer u klaar bent. De binnendienst stuurt al in de eerste week echte aanvragen naar de agent, terwijl de koppeling met Jeeves wordt ingericht. Zie starten met een artikelbestand (in het Engels).
• De kennis blijft in het bedrijf. Wat uw beste mensen weten over de codes en schrijfwijze van klanten, zit in de agent en niet alleen in hun hoofd.

• Eerst de toegang. Vóór de inrichting spreken we af welke gegevens de agent nodig heeft en tot welke systemen hij toegang krijgt. ERP Agent is AVG-conform (GDPR); de modellen draaien met zero data retention. Zie beveiliging (in het Engels).
• Uw regels voor Jeeves. U bepaalt welk dummyartikel de te vage regels krijgt en welke vaste regels, zoals verpakking, er automatisch bij komen.
• Uw historie. Eerdere offertes en de e-mailhistorie in Outlook leren de agent hoe uw klanten schrijven.
• Prijs. Inrichtingskosten plus een maandelijks abonnement, met vooraf een gespecificeerde offerte. Zie prijzen.