Tällä sivulla
Opas lyhyesti
- Tarjousprosessin hitain vaihe on tuotteiden tunnistus ja hinnoittelu, ei tarjousdokumentin kirjoittaminen.
- Mittaa lähtötaso minuutteina riviä kohden ja vastausaikana, niin näet säästön omista luvuistasi.
- Tarjouspohjat, EDI ja CPQ eivät ratkaise sähköpostilla tulevia vapaamuotoisia tarjouspyyntöjä. Niihin tarvitaan agentti, joka tunnistaa oikeat tuotteet asiakkaan omista sanoista.
- Valmistele tuoteluettelo, asiakashinnat ja aiemmat tarjoukset. Niiden ei tarvitse olla täydellisiä, ja alkuun pääsee tuoteluettelotiedostolla.
- Päätä etukäteen, kuka hyväksyy ja mitkä rivit merkitään tarkistettaviksi.
- Kokeile omilla tarjouspyynnöilläsi, myös hankalilla, ja pisteytä jokainen rivi.
Määritelmä
Tarjousten automatisointiTarjousten automatisointi tarkoittaa, että ohjelmisto lukee asiakkaan tarjouspyynnön sellaisena kuin se saapuu, tunnistaa pyydetyt tuotteet tukkukaupan omasta tuoteluettelosta, hakee asiakaskohtaiset hinnat ja valmistelee tarjousluonnoksen. Myyjä tarkistaa luonnoksen ennen kuin se siirtyy ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmään. Katso myös mikä on tarjouspyyntö ja mikä on tarjousagentti.
Tarjousten automatisointi ei ole tarjouslaskentaa
Samoilla hakusanoilla löytyy kolmea eri asiaa. Tarjouslaskenta on urakoitsijan kustannuslaskentaa piirustuksista ja määräluetteloista, ja tukulle urakoitsijan määräluettelo saapuu tarjouspyyntönä. Tarjousohjelmat tekevät tarjousdokumentin pohjasta ja olettavat, että myyjä tietää jo, mitkä tuotteet tarjoukseen tulevat. Tämä opas käsittelee kolmatta, tukkukaupan ja teknisen kaupan arkea: asiakas lähettää sähköpostilla, PDF:nä tai Excelinä listan tuotteita omilla nimityksillään, ja sisämyyjän pitää muuttaa se tarjoukseksi, jossa on oikeat tuotekoodit, määrät ja asiakaskohtaiset hinnat.
Tarjousprosessin vaiheet tukkukaupassa
Käsin tehty tarjousprosessi etenee yleensä näin, kun tarjouspyyntö tulee sähköpostilla.
Pyyntö saapuu
Sähköposti tulee myyjälle tai yhteiseen myyntipostiin, usein PDF- tai Excel-liitteenä, joskus kuvana tai välitettynä viestiketjuna. Joku avaa sen ja päättää, kenelle se kuuluu.
Asiakas tunnistetaan
Myyjä etsii asiakkaan ERP:n asiakasrekisteristä ja tarkistaa toimitusosoitteen sekä sen, onko asiakkaalla sopimushinnat.
Rivit puretaan
Liitteen rivit kopioidaan tai näppäillään käsin. Samassa pyynnössä voi olla vapaata tekstiä, taulukko ja ”sama kuin viimeksi”.
Tuotteet tunnistetaan
Jokaiselle riville haetaan oikea tuote. Lyhenteet, mitat, materiaalit, asiakkaan omat nimikekoodit ja kilpailijan tuotenumerot pitää muuttaa oman tuoteluettelon koodeiksi. Tähän kuluu yleensä suurin osa ajasta.
Määrät ja yksiköt tarkistetaan
Metrit muutetaan tangoiksi tai kiloiksi ja kappaleet pakkauksiksi. Väärä yksikkö on yleinen virhe, joka huomataan usein vasta toimituksessa.
Hinnat ja ehdot haetaan
Asiakashinta, alennusryhmä tai projektihinta haetaan ERP:stä tai hinnastosta. Toimitusehdot ja -ajat vahvistetaan.
Tarjous kirjataan ERP:hen
Rivit näppäillään tarjoukseksi tai myyntitilaukseksi toiminnanohjausjärjestelmään. Tuotekoodi, jota ERP:ssä ei ole, pysäyttää koko kirjauksen.
Tarjous lähetetään ja sitä seurataan
Tarjous lähtee asiakkaalle ja jää odottamaan vastausta. Oikeustoimilain lähtökohta on, että tarjous sitoo tekijäänsä, joten väärä hinta tai tuote on kaupallinen riski eikä pelkkä kirjoitusvirhe.
Mihin tarjousprosessin aika kuluu?
Tuotteiden tunnistusta, yksiköitä ja hintoja (vaiheet 4–6) ei voi hoitaa kopioimalla. Tapaustutkimuksemme mukaan myyjä käyttää tarjousten ja tilausten käsin tekemiseen keskimäärin 4–7 minuuttia riviä kohden. Suurin osa ajasta kuluu etsimiseen eikä kirjoittamiseen: mikä tuote on ”rst kulma 30x30x3, tavallinen laatu”, mikä on tämän asiakkaan hinta ja löytyykö pyydetty koko valikoimasta. Terästukussa sama pyyntö vaatii usein vielä pituuksien ja painojen muuntamista.
Laske oma lähtötasosi samalla tavalla. Esimerkkilaskelma: 40 rivin tarjouspyyntö vie 4–7 minuutin rivikohtaisella ajalla 160–280 minuuttia, eli noin 2,7–4,7 tuntia. Kun kuukaudessa tehdään 1 000 tarjousriviä, aikaa kuluu noin 67–117 tuntia, ja 45 euron tuntikustannuksella se on noin 3 000–5 250 euroa kuukaudessa. Omat lukusi saat tarjousrivin kustannuslaskurilla (englanniksi).
Toinen kustannus on vastausaika. Kun pitkä pyyntö odottaa vapaata myyjää, asiakas ehtii pyytää tarjouksen muualtakin. Kun rivien etsiminen siirtyy agentille, tarjous lähtee nopeammin, nopea vastaus voittaa useammin tilauksen ja myyjille jää aikaa myyntiin. Uusi myyjä pääsee vauhtiin aiemmin, ja tuotetuntemus jää yritykseen, kun ERP Agent oppii tiimin lähettämistä riveistä. Vastausajan mittaamisesta ja lyhentämisestä kerrotaan oppaassa tarjouksen vastausaika.
Mitkä tarjousprosessin vaiheet voi automatisoida?
Lähes koko rivikohtainen työ voidaan automatisoida. Myyjälle jäävät harkinta ja hyväksyntä, eli se osa, jossa hänen osaamisestaan on eniten hyötyä.
| Vaihe | Miten ERP Agent hoitaa sen | Myyjän rooli |
|---|---|---|
| Pyynnön vastaanotto | Yrityksellänne on oma agentin postilaatikko. Myyjät välittävät pyynnöt sinne tai liittävät ne verkkosovellukseen sellaisinaan, siistimättä. | Kiireellisten pyyntöjen priorisointi. |
| Asiakkaan tunnistus | Tunnistaa asiakkaan ERP:n asiakasrekisteristä ja varoittaa, jos vastaavaa asiakasta ei löydy. Merkitsee, jos pyynnön toimitusosoite poikkeaa ERP:n osoitteesta. | Merkittyjen poikkeamien vahvistus. |
| Rivien purku | Lukee sähköpostin tekstin ja liitteet: PDF (myös skannattu), Excel, CSV, Word, kuvat ja välitetyt viestit. | Ei näppäilyä eikä kopiointia. |
| Tuotteiden tunnistus | Tunnistaa oikeat tuotteet lyhenteistä, mitoista, materiaaleista, teknisistä kuvauksista, tuotenumeroista ja asiakkaan koodeista. Tarkistaa rivillä mainitut ominaisuudet, kuten koon, jännitteen ja paine- tai suojausluokan, ja pudottaa ristiriitaiset ehdokkaat alas. | Alle 80 pisteen rivien tarkistus ja tarvittaessa vaihtoehtoisen tuotteen valinta. |
| Määrät ja yksiköt | Metallituotteissa muuntaa pituudet kiloiksi, metreiksi tai kappaleiksi, tunnistaa vakiopituudet ja lisää sahausrivin, kun pyydetty pituus poikkeaa vakiopituudesta. | Tulkinnanvaraisten määrien vahvistus. |
| Hinnat | Hakee asiakashinnat ja alennukset suoraan ERP:n omasta hinnoittelulogiikasta sen yhteyden kautta, jonka rakennamme yrityksellenne käyttöönotossa. | Projektihinnat ja katteen harkinta. Hintoja voi muuttaa ennen lähetystä. |
| Kirjaus ERP:hen tai CRM:ään | Kirjaa hyväksytyn tarjouksen tai myyntitilauksen ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmään ja tarkistaa ennen lähetystä, että tuotekoodit löytyvät ERP:stä. | Hyväksyntä ennen kirjausta. |
| Lähetys asiakkaalle | Hyväksytty tarjous on valmiina ERP-, CRM- tai muussa järjestelmässä. Mitään ei lähde asiakkaalle ilman myyjän hyväksyntää. | Myyjä lähettää tarjouksen ja käyttää vapautuneen ajan asiakkaisiin. |
Suurin säästö syntyy tuotteiden tunnistuksesta ja hinnoista, koska niihin kuluu käsin eniten aikaa.
Millä tavoilla tarjouksia voi automatisoida?
Tukkukaupan tarjouspyynnöt tulevat asiakkaan omilla sanoilla, joten ratkaisevaa on, kuka tunnistaa tuotteet. Näin eri tavat eroavat.
| Tapa | Miten se toimii | Mitä sähköpostilla tulevalle tarjouspyynnölle tapahtuu |
|---|---|---|
| Tarjouspohjat ja Excel-hinnastot | Valmis rakenne ja hinnat kaavoilla. | Myyjä hakee edelleen käsin tuotteen jokaiselle riville, jonka asiakas on kirjoittanut omin sanoin. |
| Verkkokauppa, asiakasportaali tai EDI | Asiakas tilaa itse omilla tuotekoodeillasi. | Sähköpostilla tulevat tarjouspyynnöt jäävät kokonaan myyjälle. |
| CPQ-konfiguraattori | Kokoaa tarjouksen konfiguroitavasta tuotteesta sääntöjen mukaan. | CPQ on tehty tuotteen konfigurointiin, ei vapaamuotoisen listan tuotteiden tunnistamiseen laajasta valikoimasta. |
| Tiedonpoiminta ja ohjelmistorobotiikka | Lukee tekstin ja siirtää kentät järjestelmään ennalta määritellyn mallin mukaan. | Teksti siirtyy, mutta tuotteen tunnistus ja hinnoittelu jäävät myyjälle. Jokainen uusi pyyntömuoto tarvitsee oman mallinsa. |
| ERP Agent (tekoälyagentti) | Lukee pyynnön sellaisenaan, tunnistaa oikeat tuotteet tuoteluettelostasi, hakee asiakashinnat ja valmistelee tarjouksen tai myyntitilauksen. | Agentti tekee rivikohtaisen työn, eikä mitään tarvitse kartoittaa etukäteen. Myyjä tarkistaa merkityt rivit ja hyväksyy luonnoksen. |
Tavat voivat toimia rinnakkain: EDI ja verkkokauppa palvelevat koodeilla tilaavia vakioasiakkaita, ja ERP Agent hoitaa pyynnöt, jotka tulevat niin kuin asiakkaat oikeasti kirjoittavat. CPQ:n ja tekoälyn eroista lisää: CPQ vai tekoäly tarjouksiin (englanniksi).
Mistä pyynnöistä automatisointi kannattaa aloittaa?
Ota kokeiluun mukaan kaikki pyyntötyypit, jotka täyttävät myyjien päivät. Näin ERP Agent käsittelee kunkin.
| Pyyntötyyppi | Miksi se kannattaa ottaa mukaan | Miten ERP Agent käsittelee sen |
|---|---|---|
| Lyhyet sähköpostipyynnöt vakiotuotteista | Usein suurin volyymi, ja myyjät huomaavat hyödyn heti. | Nopea tila käsittelee enintään noin 50 rivin pyynnön (teksti, Excel tai Word) 1–3 minuutissa. |
| Pitkät Excel- ja PDF-listat | Eniten minuutteja yhtä pyyntöä kohden. | Iso pyyntö jaetaan osiin, joita käsitellään rinnakkain. Satojen rivien pyyntö valmistuu noin puolessa tunnissa. |
| Asiakkaan omat koodit ja kilpailijan tuotenumerot | Toistuvat samoilla asiakkailla ja vievät käsin eniten etsimistä. | Asiakkaan koodi näkyy rivillä, ja agentti oppii lähetetyistä riveistä, mitä tuotetta koodi tarkoittaa. Kilpailijoiden tuoteperheet agentti kytkee omiin vastineisiinne yrityksenne vastaavuustietojen avulla. |
| Urakoitsijoiden määräluettelot | Pitkiä listoja, joissa on paljon vakiotuotteita. | Tunnistaa tuotteet suunnittelijan teknisistä kuvauksista ja tarkistaa rivillä mainitut ominaisuudet, kuten koon ja paineluokan. |
| Ruotsin- tai englanninkieliset pyynnöt | Vientiasiakkaat ja kaksikieliset asiakkaat kirjoittavat omalla kielellään. | Yhdellä kielellä kirjoitetun pyynnön tuotteet löytyvät toisenkielisestä tuoteluettelosta. |
| Tuoteluettelosta puuttuvat erikoistuotteet | Myyjä hoitaa ne joka tapauksessa, joten niiden pitää erottua heti. | Kirjaa rivin sovitulle yleisnimikkeelle eikä arvaa lähintä tuotetta, joten myyjä näkee heti, mitkä rivit kuuluvat hänelle. |
Miten tarjoukset automatisoidaan? Opas yhdeksässä vaiheessa
Näin tukkukauppa vie tarjousten automatisoinnin kokeilusta käyttöön. ERP Agentin kanssa kokeilu alkaa tuoteluettelotiedostolla, joten ensimmäiset luonnokset näet ennen kuin ERP-yhteys on valmis.
Nimeä omistaja ja tavoite
Myyntipäällikkö omistaa hankkeen, ja kaksi tai kolme sisämyyjää testaa. Päätä, automatisoidaanko tarjoukset, myyntitilaukset vai molemmat, ja mikä luku ratkaisee: minuutit riviä kohden, vastausaika vai molemmat.
Kerää noin 50 oikeaa tarjouspyyntöä
Tuoreita, sellaisina kuin ne saapuivat: alkuperäiset sähköpostit liitteineen, ei uudelleen kirjoitettuja listoja. Painota sitä, mikä täyttää myyjien päivät, ja ota mukaan muutama hankala.
Mittaa lähtötaso
Kellota samankaltaisia pyyntöjä käsin: sähköpostin avaamisesta siihen, että tarjous on ERP:ssä. Kirjaa minuutit riviä kohden ja aika pyynnön saapumisesta vastaukseen. Kellota sekä kokenut että uudempi myyjä.
Kokoa tiedot
Tuoteluettelo, asiakasrekisteri, asiakashinnat ja aiemmat tarjoukset pyyntöineen. Älä aloita kuukausien siivousprojektia: kokeilu näyttää, mitkä puutteet oikeasti vaikuttavat tuloksiin.
Päätä yksi hintalähde
Hinnat kannattaa hakea samasta paikasta kuin nytkin, yleensä ERP:n hinnoittelulogiikasta, jotta tarjous noudattaa samoja asiakashintoja ja alennuksia kuin ERP. ERP Agent hakee asiakashinnat suoraan ERP:n omasta hinnoittelulogiikasta, olipa järjestelmänne Lemonsoft, Visma, Business Central, SAP tai jokin muu: rakennamme yhteyden yrityksellenne käyttöönotossa.
Sovi tarkistussäännöt
Kuka hyväksyy, mitkä rivit merkitään epävarmoiksi ja mitä ei koskaan lähetetä ilman ihmistä. Sovi myös, mihin tunnistamattomat rivit kirjataan: sovittu yleisnimike on parempi kuin arvaus. ERP Agentissa alle 80 pisteen rivit merkitään tarkistettaviksi automaattisesti.
Päätä, minne luonnos päätyy
ERP-, CRM- tai muu järjestelmä, tarjous vai myyntitilaus ja mitkä kentät. ERP Agent integroituu Business Centraliin, SAPiin, Vismaan, Lemonsoftiin ja mihin tahansa muuhun ERP- tai CRM-järjestelmään. Rakennamme yhteyden yrityksellenne käyttöönotossa, ja sillä välin kokeilu jatkuu tuoteluettelotiedostolla.
Kokeile ja pisteytä
Anna agentin tehdä luonnokset ja myyjien korjata ne kuten ennen lähetystä. Pisteytä jokainen rivi: oikea tuote, oikea määrä, oikea hinta ja merkittiinkö rivi epävarmaksi. Valmis pisteytyslomake on tarjousagentin pilotin tarkistuslistassa (englanniksi).
Ota käyttöön vaiheittain
Aloita yhdellä tiimillä tai toimipisteellä ja laajenna, kun luvut pitävät. Seuraa käytössä samoja lukuja kuin kokeilussa. ERP Agent oppii lähetetyistä riveistä: kun asiakas seuraavan kerran kirjoittaa saman asian, se valitsee saman tuotteen.
Mitä tietoja tarjousten automatisointi tarvitsee?
| Tieto | Mihin sitä käytetään | Mistä se saadaan alkuun |
|---|---|---|
| Tuoteluettelo: koodit, nimet, mitat, materiaalit, yksiköt | Tuotteiden tunnistus. | Tiedostona tai ERP:stä. |
| Asiakasrekisteri | Asiakkaan ja toimitusosoitteen tunnistus. | Tiedostona tai ERP:stä. |
| Asiakashinnat, alennusryhmät ja sopimushinnat | Luonnoksen hinnat. | Suoraan ERP:n hinnoittelulogiikasta sen yhteyden kautta, jonka rakennamme yrityksellenne käyttöönotossa. |
| Aiemmat tarjoukset ja niiden tarjouspyynnöt | Miten asiakkaasi kirjoittavat ja mitä tuotteita he tarkoittavat. | Tiedostoina tai sähköpostihistoriasta. |
| Myyntihistoria | Haku painottuu tuotteisiin, joita asiakas oikeasti ostaa. | Tiedostona. |
| Esimerkkipyynnöt | Kokeilu ja tulosten pisteytys. | Omasta sähköpostista, sellaisinaan. |
| Yleisnimike tunnistamattomille riveille | Rivi kirjataan näkyvästi, eikä sitä korvata lähimmällä tuotteella. | Sovitaan käyttöönotossa. |
Puutteelliset tuotekuvaukset näkyvät kokeilussa merkittyinä riveinä, joten tiedät, mitkä tuotetiedot kannattaa korjata ensin.
Esimerkki: tarjouspyyntö sähköpostista tarjousriveiksi
Näin LVI-tukun tavallinen sähköpostipyyntö muuttuu riveiksi, kun tuotteet tunnistetaan ja jokainen rivi saa vastaavuuspisteet.
Sähköposti asiakkaalta: ”Tarjous, toimitus ensi viikolla”
- Moi, saisinko tarjouksen näistä sopimushinnoilla:
- 10 kpl palloventtiili DN25 täysaukkoinen
- 50 m kupariputki 22 mm
- 20 kpl meidän nro 44-118
- 6 kpl patteriventtiili kulma 1/2"
- t. Mikko
| Pyyntö | Ehdotettu tuote | Määrä | Vastaavuus | Agentin perustelu |
|---|---|---|---|---|
| palloventtiili DN25 täysaukkoinen | Palloventtiili DN25 PN40, täysaukkoinen | 10 kpl | 96 | Koko ja malli täsmäävät. |
| kupariputki 22 mm | Kupariputki 22 × 1,0 mm, 5 m tanko | 10 tankoa | 84 | Pyydetty metreinä, myydään 5 m tankoina: 50 m = 10 tankoa. |
| meidän nro 44-118 | Putkenkannake 54 mm, kumieristetty | 20 kpl | 91 | Asiakkaan oma koodi; sama tuote kuin asiakkaan aiemmassa tarjouksessa. |
| patteriventtiili kulma 1/2" | Patteriventtiili, kulmamalli DN15 | 6 kpl | 72 | Alle 80: valmistaja ja malli eivät selviä pyynnöstä. Valitse vaihtoehdoista. |
Havainnollistava esimerkki. Hinnat on jätetty pois, koska ne tulevat tukkukaupan omasta asiakaskohtaisesta hinnoittelusta.
Miten myyjä tarkistaa automatisoidun tarjouksen?
Automatisoinnin hyöty ratkeaa tarkistusnäkymässä. Jos myyjä joutuu avaamaan jokaisen rivin varmuuden vuoksi, minuutit eivät vähene. Vaadi siksi työkalulta neljä asiaa: alkuperäinen pyyntö näkyy ehdotetun tuotteen vieressä, jokaisella rivillä on varmuutta kuvaava luku, perustelun saa auki yhdellä klikkauksella ja vaihtoehtoisen tuotteen voi ottaa tilalle.
ERP Agentissa jokainen rivi saa vastaavuuspisteet asteikolla 0–100, ja alle 80 pistettä saaneet rivit merkitään tarkistettaviksi. Rivin avaamalla näkee agentin perustelun ja vaihtoehtoiset tuotteet. Tarjouschatissa voi lisätä tai poistaa rivejä ja muuttaa määriä, hintoja tai muita tietoja, ja jokainen ehdotettu muutos hyväksytään tai hylätään rivi riviltä. Myyjän aika kuluu merkittyihin riveihin, eikä mitään lähde asiakkaalle ilman hänen hyväksyntäänsä.
Tärkein mittari: väärät rivit, jotka näyttävät varmoilta
Epävarmaksi merkitty väärä rivi maksaa myyjälle yhden vilkaisun. Merkitsemätön väärä rivi menee asiakkaalle, ja muutaman tällaisen jälkeen myyjät alkavat tarkistaa kaikki rivit uudelleen, jolloin säästö katoaa. Siksi ERP Agent tarkistaa jokaisen rivin mainitsemat ominaisuudet, pudottaa ristiriitaiset ehdokkaat alas ja merkitsee alle 80 pisteen rivit. Laske kokeilussa erikseen, kuinka moni väärä rivi jäi merkitsemättä.
Kysymykset toimittajalle ja ERP Agentin vastaukset
Näillä kysymyksillä näet, tekeekö työkalu tukkukaupan tarjoustyön kokonaan vai vain osan siitä. ERP Agent on käytössä teräksen, LVI-tuotteiden ja kiinnitystarvikkeiden tukkukaupoissa.
| Kysymys | ERP Agentin vastaus |
|---|---|
| Mihin järjestelmään tarjous päätyy? | Siihen ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmään, jota jo käytätte. ERP Agent integroituu Business Centraliin, SAPiin, Vismaan, Lemonsoftiin ja mihin tahansa muuhun ERP- tai CRM-järjestelmään ja vie myyjän hyväksymän luonnoksen sinne. Rakennamme yhteyden yrityksellenne käyttöönotossa, ja tuoteluettelotiedostolla (englanniksi) voit aloittaa jo samalla viikolla. Katso integraatiot. |
| Mistä luonnoksen hinnat tulevat? | Suoraan ERP:n omasta hinnoittelulogiikasta sen yhteyden kautta, jonka rakennamme yrityksellenne käyttöönotossa. Tarjous noudattaa samoja asiakashintoja ja alennuksia kuin ERP, ja myyjä voi tarkistaa ja muuttaa hintoja ennen lähetystä. |
| Mitä tapahtuu, jos asiakasta ei tunnisteta? | Agentti etsii asiakkaan ERP:n asiakasrekisteristä ja varoittaa, jos vastaavaa ei löydy. Kun myyjä vaihtaa asiakkaan, hinnat voi hakea uudelleen. |
| Miten tuote tunnistetaan asiakkaan omasta nimityksestä, koodista tai kilpailijan tuotenumerosta? | Agentti tunnistaa oikeat tuotteet lyhenteistä, mitoista, materiaaleista, teknisistä kuvauksista, tuotenumeroista ja asiakkaan koodeista ja pitää alkuperäisen pyyntörivin ehdotuksen vieressä. Se käsittelee myös epämääräiset kuvaukset, kilpailijoiden tuotekoodit ja alan ammattikielen. |
| Mitä tapahtuu riville, jota ei tunnisteta? | Rivi kirjataan sovitulle yleisnimikkeelle, eikä tuotetta arvata. |
| Miten epävarmuus näkyy? | Jokaisella rivillä on vastaavuuspisteet 0–100, ja alle 80 pisteen rivit merkitään tarkistettaviksi. Perustelu ja vaihtoehtoiset tuotteet aukeavat riviltä. |
| Voiko jotain päätyä asiakkaalle tai ERP:hen ilman hyväksyntää? | Ei asiakkaalle: myyjä hyväksyy jokaisen tarjouksen ennen kuin se lähtee. Myyjä tarkistaa luonnoksen ennen kuin se kirjataan ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmään, ja tarjouschatin jokainen muutos hyväksytään tai hylätään rivi riviltä. |
| Miten työkalu oppii? | Lähetetyistä riveistä: kun asiakas seuraavan kerran kirjoittaa saman asian, agentti valitsee saman tuotteen. Lisäksi se oppii yrityksenne aiemmista tarjouksista ja niiden tarjouspyynnöistä. |
| Kauanko käsittely kestää? | Tyypillinen pyyntö 3–8 minuuttia ja satojen rivien pyyntö noin puoli tuntia. Nopea tila käsittelee enintään noin 50 rivin pyynnön (teksti, Excel tai Word) 1–3 minuutissa. |
| Toimiiko se eri kielillä? | Kyllä. Ruotsin- tai englanninkielisen pyynnön tuotteet löytyvät suomenkielisestä tuoteluettelosta. |
| Miten tietoja käsitellään? | ERP Agent on GDPR-yhteensopiva, ja mallit ajetaan ilman datan tallennusta (zero data retention). Ennen käyttöönottoa sovimme, mitä tietoja agentti tarvitsee ja mihin järjestelmiin se saa pääsyn. Katso tietoturva. |
| Miten palvelu hinnoitellaan? | Hinta muodostuu käyttöönotosta ja kuukausimaksusta. Käyttöönoton laajuuteen vaikuttavat integraatiot, tuotetiedot ja yrityksenne tarpeet, ja saat eritellyn tarjouksen ennen aloittamista. Katso hinnoittelu. |
LVI-WaBeKilla ERP Agent automatisoi tarjousrivejä yli 95 prosentin tarkkuudella. Lue LVI-WaBeKin asiakastarina.
Tyypilliset virheet tarjousten automatisoinnissa
- Aloitetaan tarjouspohjasta. Uusi pohja siistii ulkoasun, mutta rivit haetaan edelleen käsin.
- Rakennetaan malli jokaiselle asiakkaan lomakkeelle. Pohjiin perustuva tiedonpoiminta vaatii mallin jokaiselle pyyntömuodolle, ja jokainen uusi asiakas tuo lisää työtä. ERP Agent tunnistaa tuotteet asiakkaan omista sanoista, joten mitään ei tarvitse kartoittaa etukäteen.
- Testataan siistillä demolistalla. Demossa pyyntö on siisti. Asiakkaidesi pyynnöt eivät ole, joten kokeile niillä.
- Mitataan kokeilu yhdellä luvulla. Mittaa lyhyet pyynnöt, pitkät listat ja asiakaskoodit erikseen, niin näet, missä myyjien minuutit säästyvät ja mitkä tuotetiedot kannattaa korjata ensin.
- Jätetään myyjät sivuun. Myyjät, jotka tarkistavat luonnokset, tietävät parhaiten, missä virheet ovat. Ota heidät mukaan kokeilusta asti.
Miksi tukkukaupat automatisoivat tarjoukset ERP Agentilla
ERP Agent on ensimmäinen agenttinen tekoälykerros tukkukaupan ERP-järjestelmille. Se tekee tarjouksen rivikohtaisen työn, ja myyjä tekee päätökset.
Asiakkaan sanoista oikeaan tuotteeseen
Lyhenteet, mitat, asiakkaan koodit ja kilpailijoiden tuotekoodit muuttuvat oman tuoteluettelosi tuotteiksi, myös kielestä toiseen.
Toimii ERP:n päällä
Ei järjestelmänvaihtoa. ERP Agent integroituu mihin tahansa ERP-järjestelmään, ja kokeilun voi aloittaa tuoteluettelotiedostolla jo samalla viikolla.
Tiimi pitää ohjat
Mitään ei lähde asiakkaalle ilman hyväksyntää. Vastaavuuspisteet, perustelut ja tarjouschat tekevät tarkistuksesta nopean.
Osaaminen jää taloon
Agentti oppii tiimin lähettämistä riveistä, joten uusi myyjä pääsee vauhtiin nopeammin eikä asiakaskoodien tuntemus lähde lomalle kenenkään mukana.
ERP Agent lukuina
- 4–7 min
- käsin tehdyn tarjous- tai tilausrivin keskimääräinen kesto tapaustutkimuksemme mukaan
- 95 %
- asiakkaidemme keskimääräinen automaatioaste
- yli 95 %
- tarkkuus tarjousrivien automatisoinnissa LVI-WaBeKilla
- 3–8 min
- tyypillisen tarjouspyynnön käsittely ERP Agentissa
- 1–3 min
- nopeassa tilassa, kun pyynnössä on enintään noin 50 riviä
