Siirry sisältöön

Opas tukkukaupan myynnille

Tarjouksen vastausaika tukkukaupassa: mistä se syntyy ja miten sitä lyhennetään

Tarjouksen vastausaika on aika, joka kuluu asiakkaan tarjouspyynnön saapumisesta siihen, että valmis tarjous on asiakkaalla. Tukkukaupassa sen ratkaisevat jono, rivien määrä, tuotteiden tunnistus, asiakashinnat ja hyväksynnät. Tapaustutkimuksemme mukaan myyjä käyttää tarjousten ja tilausten käsin tekemiseen keskimäärin 4–7 minuuttia riviä kohden. ERP Agent ottaa rivikohtaisen työn hoitaakseen: tyypillinen tarjouspyyntö on valmis tarkistettavaksi 3–8 minuutissa.

Tällä sivulla

Mitä tarjouksen vastausaika tarkoittaa?

Tarjouksen vastausaika on aika, joka kuluu tarjouspyynnön saapumisesta siihen, että tarjous lähtee asiakkaalle. Siitä puhutaan myös tarjousten läpimenoaikana tai tarjouspyyntöön vastaamisen nopeutena. Tukkukaupassa ja teknisessä kaupassa tarjouspyyntö tulee yleensä sähköpostilla, ja mukana on PDF, Excel, Word-tiedosto tai urakoitsijan tarvikeluettelo. Tarjous tehdään ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmään ja lähetetään takaisin sähköpostilla.

Kaksi mittaria menee helposti sekaisin, ja ero ratkaisee, mitä kannattaa korjata. Läpimenoaika on kalenteriaika, jonka asiakas kokee: siihen kuuluvat illat, viikonloput ja tunnit, jotka pyyntö odotti avaamattomana. Työaika on aika, jonka joku oikeasti tekee tarjousta. Tapaustutkimuksemme 4–7 minuutin rivikohtaisella ajalla 30 rivin pyyntö on 2–3,5 tuntia työtä. Silti se voi lähteä vasta kolmantena päivänä, koska kenelläkään ei ollut niin pitkää yhtenäistä jaksoa vapaana.

Sopikaa ensin, mistä ajanotto alkaa ja mihin se päättyy. Aloita ajanotto, kun pyyntö saapuu mihin tahansa yrityksenne postilaatikkoon, ei silloin, kun myyjä avaa sen. Lopeta ajanotto, kun tarjous lähtee asiakkaalle, ei silloin, kun se tallentuu ERP:hen. Esihenkilön hyväksyntää odottava tarjous ei ole asiakkaan näkökulmasta valmis.

Vastausaika vai voimassaoloaika?

Sopimusoikeudessa vastausaika tarkoittaa toista suuntaa: aikaa, jonka kuluessa tarjouksen saaja voi hyväksyä tarjouksen. Oikeustoimilain mukaan hyväksyvän vastauksen on saavuttava tarjouksen tekijälle tarjouksessa annetussa määräajassa (2 §) tai, jos määräaikaa ei ole, ajassa, jonka tarjouksen tekijä on kohtuudella voinut laskea vastaamiseen menevän (3 §). Liian myöhään saapunut hyväksyntä katsotaan pääsääntöisesti uudeksi tarjoukseksi (4 §). Tämä opas käsittelee tukun omaa vastausaikaa tarjouspyyntöön. Merkitse silti jokaiseen tarjoukseen päivämäärä, johon asti se on voimassa, niin asiakkaan vastausaika ei jää tulkinnan varaan.

Tarjousprosessin vaiheet: mihin aika kuluu?

Toimialasta riippumatta tukun tarjous kulkee yleensä samojen seitsemän vaiheen läpi.

Tarjousprosessin vaiheet: mihin aika kuluu?
VaiheMitä tapahtuuMikä hidastaaMistä kesto riippuu
1. VastaanottoPyyntö saapuu myyjän omaan, yhteiseen tai toimipisteen postiin, ja joku ottaa sen hoitaakseen.Pyynnöllä ei ole vastuuhenkilöä, ja se odottaa myyjää, joka on työmaalla tai lomalla.Postilaatikoiden määrä, lomat, kuormitus
2. LukeminenMyyjä selvittää, mitä pyydetään: tuotteet, määrät, toimitus ja erityisehdot.Skannatut PDF:t, pitkät viestiketjut, yksi lista jaettuna useaan liitteeseen.Pyynnön muoto
3. Tuotteiden tunnistusJokainen rivi yhdistetään tuoteluettelon tuotteeseen: lyhenteet, mitat, laadut, asiakkaan ja kilpailijan koodit.Puuttuva koko tai laatu, koodit, jotka vain yksi kollega tuntee, lähes samanlaiset variantit.Rivien määrä
4. HinnoitteluAsiakashinnat, alennusryhmät ja projektihinnat haetaan. Valikoiman ulkopuolisille tuotteille kysytään hinta toimittajalta.Hintasopimukset ERP:n ulkopuolella, toimittajan vastauksen odottaminen.Rivien ja erikoishintojen määrä
5. KirjausRivit näppäillään tarjoukseksi ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmään.Jo selvitetyn tiedon kirjoittaminen uudelleen.Rivien määrä
6. HyväksyntäIsot tai matalakatteiset tarjoukset menevät esihenkilölle.Hyväksynnät käydään läpi kerran päivässä, ja koko tarjous odottaa yhtä riviä.Tarjouksen arvo, hyväksyntäsäännöt
7. Lähetys ja täsmennyksetTarjous lähtee, ja epäselvät rivit kysytään asiakkaalta.Koko tarjous jätetään odottamaan, kunnes jokaiseen kysymykseen on vastattu.Epäselvien rivien määrä

Vaiheet 3–5 ovat rivikohtaista työtä, ja siksi rivien määrä ratkaisee työajan. ERP Agent ottaa hoitaakseen lukemisen, tuotteiden tunnistuksen, asiakashintojen haun ja kirjauksen. Vaiheissa 1, 6 ja 7 pyyntö enimmäkseen odottaa, ja siksi läpimenoaika voi olla moninkertainen työaikaan verrattuna. Lisää oppaassa miten automatisoida tarjoukset tukkukaupassa.

Mikä pidentää tarjouksen vastausaikaa?

Kuusi tekijää selittää suurimman osan erosta sen välillä, lähteekö tarjous samana aamupäivänä vai ensi viikolla.

  • Rivien määrä. Kaksinkertainen rivimäärä tarkoittaa suunnilleen kaksinkertaista työaikaa. Pitkät pyynnöt myös odottavat pisimpään, koska ne vaativat yhtenäisen jakson myyjän päivästä, ja sellaista on harvoin puhelujen ja tiskiasiakkaiden välissä.
  • Asiakkaan kirjoitustapa. Pyynnöt tulevat asiakkaan lyhenteillä, asiakkaan omilla nimikekoodeilla, kilpailijan tuotenumeroilla tai suunnittelijan kuvauksilla. ”RST putki 40x20x2 6 m” pitää yhdistää yhteen tiettyyn tuotteeseen omassa tuoteluettelossanne, ja mitä vähemmän pyyntö muistuttaa tuoteluetteloa, sitä kauemmin yhteen riviin kuluu. Terästukussa mukaan tulevat vielä pituudet ja painot.
  • Lähes samanlaiset tuotteet. Kun valikoimassa on paljon lähivariantteja, kuten kierrekokoja, ruostumattoman teräksen laatuja A2 ja A4, paineluokkia PN10 ja PN16 tai palo- ja IP-luokkia, hitain osa on väärien ehdokkaiden karsiminen. Rivi, josta laatu puuttuu, muuttuu kysymykseksi asiakkaalle. Tämä korostuu kiinnitystarvikkeissa ja LVI-tukussa.
  • Asiakashinnat. Kun sopimushinnat ja alennusryhmät ovat ERP:ssä, hinta löytyy suoraan järjestelmästä. Kun ne ovat Excelissä tai kollegan muistissa, jokaisesta rivistä tulee selvitystyö.
  • Hyväksynnät ja luovutukset. Katehyväksyntä, toinen myyjä erikoisalueen riveille ja esihenkilö, joka hyväksyy kerran päivässä, lisäävät kalenteriaikaa lisäämättä työtä.
  • Kuka tietää mitä. Jos vain yksi myyjä tietää, mitä asiakkaan ”VA-220” tarkoittaa, sen asiakkaan tarjoukset odottavat häntä, ja kesälomien aikaan odotus venyy. Uudet myyjät ovat hitaimpia, koska he opettelevat vielä tuoteluetteloa ja asiakkaita.

Esimerkkilaskelma: paljonko työtä tarjouspyynnössä on?

Vaihda rivimäärien tilalle omanne. Rivikohtainen aika on tapaustutkimuksestamme: myyjä käyttää tarjousten ja tilausten käsin tekemiseen keskimäärin 4–7 minuuttia riviä kohden.

Esimerkkilaskelma: paljonko työtä tarjouspyynnössä on?
Pyynnön koko (esimerkki)Työaika, 4–7 min riviä kohdenMitä se tarkoittaa sisämyynnille
5 riviä20–35 minMahtuu muiden töiden väliin ja voi lähteä samana päivänä.
20 riviä80–140 min (1 h 20 min – 2 h 20 min)Vaatii rauhallisen hetken ja siirtyy helposti seuraavaan päivään.
50 riviä200–350 min (3 h 20 min – 5 h 50 min)Puolet tai suurin osa myyjän työpäivästä.
120 riviä480–840 min (8–14 h)Yhdestä kahteen täyttä työpäivää, käytännössä useamman päivän aikana.
300 riviä1 200–2 100 min (20–35 h)Useita työpäiviä, usein jaettuna myyjien kesken.

Pelkkä työaika: odotus, hyväksynnät ja kysymykset asiakkaalle tulevat päälle. Kuukauden työmäärän saatte kertomalla tarjousrivit kuukaudessa 4–7 minuutilla. Tarjousrivin kustannuslaskuri (englanniksi) laskee sen omilla määrillänne ja tuntikustannuksellanne, ja opas käsin tehtyjen tarjousten kustannuksista (englanniksi) kertoo, mitä laskelmaan kannattaa ottaa mukaan.

Miksi pitkät tarjouspyynnöt odottavat pisimpään?

Laskelma selittää, miksi pienet pyynnöt lähtevät nopeasti ja isot odottavat. Viiden rivin pyyntö mahtuu puhelujen väliin, mutta 120 rivin tarvikeluettelo vaatii päivän, jota kenelläkään ei ole vapaana. Isot pyynnöt ovat kuitenkin usein arvokkaimpia, ja juuri ne ostaja lähettää todennäköisimmin usealle toimittajalle yhtä aikaa.

Kun asiakas on urakoitsija, kuten usein LVI-tukussa ja sähkötukussa, mukaan tulee vielä asiakkaan oma aikataulu. Kun urakoitsija laskee omaa urakkatarjoustaan, hän pyytää materiaalihinnat tukuilta ja tarvitsee ne ennen oman tarjouksensa jättöpäivää. Hinta, joka saapuu jättöpäivän jälkeen, ei ole mukana laskelmassa, oli se kuinka hyvä tahansa.

ERP Agent kääntää asetelman. Tyypillinen tarjouspyyntö on valmis 3–8 minuutissa, ja satojen rivien pyyntö, joka vie käsin useita työpäiviä, noin puolessa tunnissa. Nopea tila käsittelee enintään noin 50 rivin pyynnön 1–3 minuutissa. Pitkät ja arvokkaat pyynnöt eivät enää ole hitaimpia, ja myyjän aika kuluu niiden rivien tarkistamiseen, jotka vaativat harkintaa.

Miten tarjouksen vastausaikaa mitataan?

Jaettu taulukko ja muutaman viikon rehellinen kirjaaminen antavat lähtötason, johon jokaista parannusta voi verrata.

  1. Sopikaa alku- ja loppuhetki

    Alku on hetki, jolloin pyyntö saapui yrityksenne postiin. Loppu on Lähetetyt-kansion aikaleima, kun tarjous lähti asiakkaalle. ERP:n tarjouksesta näkee luontipäivän, mutta saapumisaika löytyy vain sähköpostista. Kirjatkaa määritelmä ylös, jotta jokainen toimipiste mittaa samaa asiaa.

  2. Kirjatkaa jokainen pyyntö muutaman viikon ajan

    Ottakaa mukaan myös nopeat pyynnöt ja ne, joihin ei koskaan vastattu. Käyttäkää alla olevan seurantataulukon sarakkeita.

  3. Erottakaa läpimenoaika ja työaika

    Pyytäkää myyjiä merkitsemään karkea arvio siitä, kauanko he tekivät kutakin tarjousta. Läpimenoaika miinus työaika on odotusta; työaika on rivikohtaista työtä.

  4. Raportoikaa kokoryhmittäin, ei yhtenä keskiarvona

    Ryhmitelkää pyynnöt rivimäärän mukaan, esimerkiksi 1–10, 11–50 ja yli 50 riviä. Yksi 300 rivin projektilista vääristää sadan pienen pyynnön keskiarvon.

  5. Seuratkaa mediaania ja hitainta kymmenesosaa

    Mediaani kertoo tavallisesta päivästä, hitain kymmenesosa siitä, missä asiakkaat odottavat pisimpään. Seuratkaa molempia kuukausittain ja kokoryhmittäin.

  6. Yhdistäkää vastausaika tilauksiin

    Merkitkää, mistä tarjouksista tuli tilaus. Kun vertaatte nopeita ja hitaita tarjouksia saman kokoryhmän sisällä, näette, mitä vastausaika on teidän liiketoiminnassanne arvoinen.

Millä taulukolla tarjousten vastausaikaa seurataan?

Yksi rivi jokaista pyyntöä kohden. Sarakkeet voi kopioida sellaisenaan omaan taulukkoonne. Esimerkkirivi näyttää muodon.

Millä taulukolla tarjousten vastausaikaa seurataan?
PyyntöSaapuiAvattiinLähtiRivejäKysyttyjä rivejäTyöaikaKäsittelijäTilaus?
Esimerkki: urakoitsijan tarvikeluettelo, PDFma klo 8.12ma klo 13.40ti klo 10.054233 h 30 minMyyjä BKyllä

Näistä sarakkeista saatte läpimenoajan (Lähti miinus Saapui), odotuksen ennen työn alkua (Avattiin miinus Saapui), työajan riviä kohden, täsmennystä vaatineiden rivien osuuden, pyynnöt joihin ei koskaan vastattu sekä sen, kuinka usein nopeista ja hitaista tarjouksista tuli tilaus.

Oma lähtötasonne on luku, joka lyödään

Viiden rivin pyyntö ja 300 rivin projektilista eivät voi jakaa yhtä tavoitetta, eikä ulkopuolinen keskiarvo kerro mitään teidän tuoteluettelostanne, asiakkaistanne tai siitä, mistä ajanottonne alkaa. Asettakaa tavoite kokoryhmittäin oman mediaaninne pohjalta ja seuratkaa sitä kuukausittain. Samasta lähtötasosta näette, mitä ERP Agent teille tuo: ajakaa omat pyyntönne sen läpi pilotissa ja vertatkaa tulosta kokoryhmä kerrallaan.

Miten nopeuttaa tarjousten tekemistä?

Prosessimuutokset poistavat odotusta, ja tarjousagentti poistaa rivikohtaisen työn. Kun teette molemmat, pitkät pyynnöt eivät enää ole hitaimpia.

  1. Yksi reitti ja yksi vastuuhenkilö jokaiselle pyynnölle

    Ohjatkaa tarjouspyynnöt yhteiseen myyntipostiin ja päättäkää käsittelijä heti pyynnön saapuessa, myös silloin, kun asiakkaan vakiomyyjä on lomalla tai työmaakäynnillä. ERP Agentissa yrityksellänne on oma agentin postilaatikko: kun pyyntö välitetään sinne, luonnos valmistuu automaattisesti sillä aikaa, kun myyjä on puhelimessa tai asiakaskäynnillä.

  2. Lajitelkaa pyynnöt koon mukaan

    Vastatkaa pieniin pyyntöihin ensin. Kuitatkaa pitkä lista heti ja kertokaa päivä, jolloin tarjous tulee, niin asiakas tietää sen olevan tulossa.

  3. Tarjotkaa selvät rivit ja kysykää loput

    Älkää jättäkö 40 rivin tarjousta odottamaan kahden epäselvän rivin takia. Lähettäkää se, minkä voitte hinnoitella, merkitkää avoimet rivit ja kysykää samassa viestissä täsmällinen kysymys (”A2 vai A4?”, ”PN10 vai PN16?”).

  4. Pitäkää hinnat ja hyväksynnät järjestelmässä

    Siirtäkää sopimus- ja projektihinnat ERP:hen, ohjatkaa esihenkilölle vain todelliset poikkeukset ja sopikaa päivään kiinteät hetket, jolloin hyväksynnät käydään läpi.

  5. Pitäkää asiakaskoodien tuntemus yrityksessä

    Kirjatkaa, mitä omaa tuotettanne kukin asiakkaan koodi ja kilpailijan tuotenumero vastaa, jotta tieto ei ole vain yhden myyjän muistissa. ERP Agent kerryttää tätä tietoa työn lomassa: se oppii myyjien lähettämistä riveistä, ja kun asiakas seuraavan kerran kirjoittaa saman asian, se valitsee saman tuotteen. Lisää aiheesta: tuotenumeroiden ristiviittaus (englanniksi).

  6. Poistakaa rivikohtainen työ

    Rivien määrä on suurin yksittäinen tekijä pitkien pyyntöjen vastausajassa. Pyynnön lukeminen, oikeiden tuotteiden tunnistus, asiakashintojen haku ja luonnoksen kokoaminen on työtä, jonka tarjousten automatisointi tekoälyllä ottaa hoitaakseen. Myyjälle jää tarkistus.

Mikä keino lyhentää mitäkin osaa vastausajasta?

Prosessimuutokset lyhentävät odotusta, ja koodilistat, verkkokauppa, EDI ja CPQ hoitavat kukin oman osansa. Vapaamuotoisen tarjouspyynnön rivikohtaisen työn ottaa hoitaakseen ERP Agent.

Mikä keino lyhentää mitäkin osaa vastausajasta?
KeinoMitä se hoitaaMitä myyjälle jää vapaamuotoisessa pyynnössä
Yhteinen myyntiposti ja nimetty käsittelijäJonotuksen ennen kuin työ alkaaKoko rivikohtainen työ
Kiinteät hyväksyntäajatOdotuksen kirjauksen ja lähetyksen välissäKoko rivikohtainen työ
Osittainen tarjous ja täsmentävä kysymysOdotuksen epäselvien rivien takiaSelvien rivien tunnistus, hinnoittelu ja kirjaus
Asiakaskoodit ERP:ssäTuttujen asiakkaiden toistuvat rivit tutuilla koodeillaJokainen rivi, jossa on uusi nimitys, uusi asiakas tai kilpailijan koodi
Verkkokauppa, asiakasportaali tai EDIVakiotilaukset asiakkailta, jotka tilaavat koodeillanneJokainen sähköpostilla, PDF:nä tai Excelinä tuleva tarjouspyyntö
CPQ-konfiguraattoriKonfiguroitavien tuotteiden tarjoukset sääntöjen pohjaltaJokaisen tuotteen etsiminen asiakkaan listasta
Tiedonpoiminta (OCR)PDF:n tai skannauksen muuttamisen tekstiksiTuotteen päättely tekstistä, hinnoittelu ja kirjaus
Ohjelmistorobotiikka (RPA)Valmiiksi rakenteisen tiedon näppäilyn ERP:henTuotteiden tunnistus vapaamuotoisesta pyynnöstä
ERP AgentPyynnön ja liitteiden lukemisen, oikean tuotteen tunnistuksen jokaiselle riville, asiakashinnat sekä tarjouksen tai myyntitilauksen valmistelunTarkistettaviksi merkittyjen rivien läpikäynti ja hyväksyntä

Koodilistat, portaalit ja EDI palvelevat edelleen niitä asiakkaita, jotka niitä käyttävät; ERP Agent hoitaa pyynnöt, jotka tulevat niin kuin asiakkaat oikeasti kirjoittavat. Lisää: CPQ vai tekoäly tarjouksiin (englanniksi).

Mitä muuttuu, kun ERP Agent tekee rivikohtaisen työn?

Tarjousagentti siirtää rivikohtaisen työn myyjältä ohjelmistolle. ERP Agentissa myyjä välittää asiakkaan sähköpostin yrityksen omaan agentin postilaatikkoon tai liittää sen sellaisenaan verkkosovellukseen. Agentti lukee viestin ja liitteet (PDF, myös skannattu, Excel, CSV ja Word), tunnistaa jokaiselle riville oikean tuotteen tuoteluettelostanne lyhenteiden, mittojen, materiaalien, tuotenumeroiden ja asiakaskoodien perusteella, hakee asiakashinnat yrityksellenne määritetyistä tiedoista ja säännöistä ja valmistelee tarjouksen tai myyntitilauksen. Ruotsinkielisenkin pyynnön tuotteet löytyvät suomenkielisestä tuoteluettelosta.

Myyjän työ muuttuu jokaisen rivin näppäilystä niiden rivien tarkistamiseen, jotka vaativat harkintaa. Jokainen rivi saa vastaavuuspisteet asteikolla 0–100, ja alle 80 pistettä saaneet rivit merkitään tarkistettaviksi. Rivin avaamalla näkee agentin perustelun ja voi ottaa vaihtoehtoisen tuotteen. Tarjouschatissa voi pyytää muutoksia, ja jokainen ehdotettu muutos hyväksytään tai hylätään rivi riviltä. Tiiminne pysyy ohjaksissa: oletuksena myyjä tarkistaa luonnoksen ennen kuin mitään kirjoitetaan ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmään.

Agentti oppii lähetetyistä riveistä: kun asiakas seuraavan kerran kirjoittaa saman asian, se valitsee saman tuotteen. Asiakaskoodien tuntemus jää yritykseen eikä lähde lomalle myyjän mukana, uudet myyjät pääsevät vauhtiin nopeammin, ja asiakkaat saavat vastauksen nopeasti silloinkin, kun pyyntö on pitkä.

ERP Agent toimii nykyisen ERP-järjestelmänne päällä ilman järjestelmänvaihtoa, ja se integroituu Business Centraliin, SAPiin, Vismaan, Lemonsoftiin ja mihin tahansa muuhun ERP- tai CRM-järjestelmään. Rakennamme yhteyden yrityksellenne käyttöönotossa, ja tuoteluettelotiedostolla voitte aloittaa jo samalla viikolla. Katso, miten kukin yhteys toimii.

ERP Agentin tarjouksen tarkistusnäkymä esimerkkidatalla
Esimerkkidata: jokainen pyynnön rivi ehdotetun tuotteen ja vastaavuuspisteiden vieressä. Myyjän aika kuluu merkittyihin riveihin. Avaa täysikokoisena

ERP Agent lukuina

4–7 min
riviä kohden, kun tarjoukset ja tilaukset tehdään käsin, tapaustutkimuksemme mukaan
3–8 min
tyypillisen tarjouspyynnön käsittely ERP Agentissa
1–3 min
nopeassa tilassa, kun pyynnössä on enintään noin 50 riviä
95 %
asiakkaidemme keskimääräinen automaatioaste
yli 95 %
tarkkuus tarjousrivien automatisoinnissa LVI-WaBeKilla

Mitä kysyä ennen kuin valitsette työkalun tarjousten nopeuttamiseen?

Pitäkää lähtötaso kokoryhmittäin valmiina, niin voitte mitata eron. Esittäkää sitten nämä kysymykset jokaisesta vaihtoehdosta.

Mitä kysyä ennen kuin valitsette työkalun tarjousten nopeuttamiseen?
KysymysMiksi sillä on väliäERP Agent
Käyttääkö se teidän tuoteluetteloanne ja asiakashintojanne?Jos työkalu vain poimii tekstin, tuotteiden haku ja hinnoittelu jäävät myyjälle.Tunnistaa jokaiselle riville oikean tuotteen omasta tuoteluettelostanne ja hakee asiakashinnat yrityksellenne määritetyistä tiedoista ja säännöistä.
Selviääkö se hankalimmista pyynnöistänne?Skannatut PDF:t, lyhenteet, asiakkaan omat koodit ja rivit ilman kokoa tai laatua vievät eniten aikaa.Lukee PDF:t (myös skannatut), Excelit, CSV:t ja Word-tiedostot ja yhdistää lyhenteet, mitat, tuotenumerot ja asiakaskoodit tuotteisiinne, myös kielestä toiseen.
Mitä myyjä näkee epävarmalla rivillä?Tarkistus on nopea vain, kun epävarmat rivit erottuvat.Vastaavuuspisteet 0–100 jokaisella rivillä; alle 80 pisteen rivit merkitään, ja perustelu ja vaihtoehtoiset tuotteet ovat yhden klikkauksen päässä.
Mihin tulos päätyy?Tiedosto, jonka joku näppäilee uudelleen, tuo rivikohtaisen työn takaisin.Tarjous tai myyntitilaus ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmäänne.
Kuka hyväksyy ennen kuin mitään lähtee?Asiakas näkee tarjouksen, ei työkalua.Tiiminne. Oletuksena myyjä tarkistaa luonnoksen, eikä agentti lähetä asiakkaalle mitään itse.
Oppiiko se tiimiltänne?Asiakkaan omat nimitykset pitäisi opettaa vain kerran.Kyllä: kun asiakas seuraavan kerran kirjoittaa saman asian, se valitsee saman tuotteen, jonka tiiminne lähetti.
Toimiiko se teidän ERP-järjestelmänne kanssa?Työkalu, joka toimii vain muutaman järjestelmän kanssa, rajaa käyttöä.Kyllä: Business Central, SAP, Visma, Lemonsoft tai mikä tahansa muu ERP- tai CRM-järjestelmä, ja yhteyden rakennamme yrityksellenne käyttöönotossa. Tuoteluettelotiedostolla pääsee alkuun jo samalla viikolla.
Voitteko testata sitä omilla pyynnöillänne?Siisti demolista ei todista paljon.Kyllä. Tuokaa omat pyyntönne; tarjousagentin pilotin tarkistuslista (englanniksi) kertoo, miten kokeilu tehdään reilusti.

Lähteet

Usein kysytyt kysymykset

Mikä on hyvä tarjouksen vastausaika tukkukaupassa?

Hyvä vastausaika on nopeampi kuin oma lähtötasonne samassa kokoryhmässä: viiden rivin pyynnöllä ja 300 rivin projektilistalla ei voi olla samaa tavoitetta. Mitatkaa nykyinen mediaani kokoryhmittäin, asettakaa jokaiselle ryhmälle oma tavoite ja seuratkaa, muuttuvatko nopeammat tarjoukset useammin tilauksiksi. ERP Agentilla tyypillinen pyyntö on valmis tarkistettavaksi 3–8 minuutissa, joten vastausajan ratkaisee tarkistus eikä näppäily.

Kuinka nopeasti tarjouspyyntöön pitää vastata?

Jos tarjouspyynnössä on määräaika, siihen mennessä. Urakoitsijan pyynnössä todellinen takaraja on hänen oman urakkatarjouksensa jättöpäivä, koska sen jälkeen saapunut hinta ei ole mukana laskelmassa. Jos määräaikaa ei ole, kuitatkaa pyyntö heti ja kertokaa päivä, jolloin tarjous tulee. Pienet pyynnöt kannattaa hoitaa samana päivänä, ja pitkissä listoissa rivikohtaisen työn poistaminen lyhentää vastausaikaa eniten.

Kauanko tarjouksen tekeminen käsin kestää?

Se riippuu rivien määrästä. Tapaustutkimuksemme mukaan myyjä käyttää tarjousten ja tilausten käsin tekemiseen keskimäärin 4–7 minuuttia riviä kohden. Esimerkiksi 20 rivin pyyntö on siis 80–140 minuuttia työtä ennen odotusta, hyväksyntöjä ja täsmennyksiä.

Miten tarjouksen vastausaika lasketaan?

Vähentäkää tarjouksen lähetysajasta tarjouspyynnön saapumisaika. Raportoikaa mediaani kokoryhmittäin yhden keskiarvon sijaan ja kirjatkaa työaika erikseen, niin näette, kuinka suuri osa vastausajasta on odotusta.

Miten nopeuttaa tarjousten tekemistä?

Antakaa jokaiselle pyynnölle yksi vastuuhenkilö, vastatkaa pieniin pyyntöihin ensin, lähettäkää selvät rivit ja kysykää epäselvistä samassa viestissä, pitäkää asiakashinnat ERP:ssä ja asiakaskoodien tuntemus yrityksessä. Poistakaa sen jälkeen rivikohtainen työ tarjousten automatisoinnilla tai myyntitilausten automatisoinnilla.

Mitkä tarjousprosessin vaiheet vievät eniten aikaa?

Työaikaa vievät tuotteiden tunnistus, hinnoittelu ja kirjaus, koska ne tehdään rivi kerrallaan. Kalenteriaikaa vievät vastaanotto, hyväksyntä ja täsmennykset, joissa pyyntö odottaa jotakuta. Rivimäärä ratkaisee työajan, vastuunjako ja hyväksyntäkäytännöt läpimenoajan.

Voittaako nopein tarjous kaupan?

Nopeus painaa etenkin silloin, kun ostaja lähettää saman listan usealle tukulle ja tilaa ensimmäisestä hyväksyttävästä vastauksesta, tai kun urakoitsija tarvitsee hinnat oman tarjouksensa jättöpäivään mennessä. Sen, mitä nopeus on teidän liiketoiminnassanne arvoinen, näette vertaamalla, kuinka usein nopeista ja hitaista tarjouksista tulee tilaus samassa kokoryhmässä.

Kauanko ERP Agentilla kestää tehdä tarjous?

Tyypillisen pyynnön käsittely kestää 3–8 minuuttia ja satojen rivien pyynnön noin puoli tuntia. Nopea tila käsittelee enintään noin 50 rivin pyynnön 1–3 minuutissa. Sen jälkeen myyjä tarkistaa ja hyväksyy luonnoksen.

Toimiiko ERP Agent meidän ERP-järjestelmämme kanssa?

Kyllä. ERP Agent integroituu Business Centraliin, SAPiin, Vismaan, Lemonsoftiin ja mihin tahansa muuhun ERP- tai CRM-järjestelmään. Rakennamme yhteyden yrityksellenne käyttöönotossa, ja voitte aloittaa tuoteluettelotiedostolla jo samalla viikolla. Katso integraatiot.

Onko tarjouksen vastausaika sama kuin tarjouksen voimassaoloaika?

Ei. Tässä oppaassa vastausaika on aika, jossa tukkukauppa vastaa asiakkaan tarjouspyyntöön. Voimassaoloaika on aika, jonka kuluessa asiakas voi hyväksyä tarjouksen. Oikeustoimilain mukaan hyväksynnän on saavuttava tarjouksen tekijälle määräajassa tai, jos sitä ei ole annettu, kohtuullisessa ajassa. Merkitkää tarjoukseen päivämäärä, johon asti se on voimassa.

Voiko tarjous lähteä asiakkaalle ilman, että kukaan tarkistaa sen?

Ei ERP Agentilla. Tiiminne pysyy ohjaksissa: agentti ei lähetä asiakkaalle mitään itse, ja oletuksena myyjä tarkistaa luonnoksen ennen kuin mitään kirjoitetaan ERP-, CRM- tai muuhun järjestelmään.

Tutustu ERP Agentiin

Tuokaa viime viikon hitaimmat tarjouspyynnöt

Ottakaa mukaan ne pyynnöt, joihin vastaaminen kesti pisimpään, myös pitkät ja sotkuiset. Katsotaan yhdessä, miten agentti käsittelee ne teidän tuoteluettelollanne ja hinnoillanne.

  • Näe tarjousagentti käytännössä
  • Kysy oman yrityksenne tarpeista
  • Sovitaan seuraavat askeleet
Lauri Pelkonen

Lauri Pelkonen

Perustaja ja toimitusjohtaja

Varaa 30 minuutin puhelu Pyydä demo sähköpostilla

Voit myös kirjoittaa suoraan